办公自动化系统标准设计专业方案.doc

办公自动化系统设计方案

一. 创业园及各部门工作内容介绍
留学生创业园是广州市政府于1999年成立，创业因为留学人员回国创业高科技产业孵化器，为留学人员提供研发用地、税收返还等优惠政策，和创业咨询、投资、融资、市场开发、人才、信息、咨询、后勤等各方面扶持服务。共同办公部门有：招商部、
拓展部、物业部、财务部和办公室五个部门。招商部作为创业园关键业务部门担负着双重责任：常常需要向企业领导部门提供多种不一样报表、和项目管理工作；拓展部关键负责企业入园以后作为一个关键商务部门；物业部关键负责企业物业管理：入住、返园手续办理、房租、水电、押金、履约金、工程装修管理等工作；财务部关键是负责款项收取，财务情况说明，和提供资金流向说明：办公室关键是对企业整体情况掌握。
现在没有一套完善系统能够对创业园全部工作进行管理，并能提供灵活接口，协同办公，这么给各个部门带来大量无须要反复性文字录入工作，工作进展不协调，各部门沟通不立即等等问题，这些问题制约了创业园发展和工作效率提升。
因为创业园以上问题原因，和多个部门之间存在着业务往来接口较多，纸张文档传输使工作效率底下，不能立即、有效、安全传输商务信息，和数据资料反复录入占用了大量人力物力，没有将现在创业园已经完善计算机网络利用上，闲置、浪费了现有资源。

二. 创业园信息化建设目标
信息化建设目标：用现代化手段将全部项目资料管理起来，实现项目资料电子化管理，任意生成多种报表，为领导立即提供战略决议依据；重组和优化业务步骤，用计算机网络来 对部门之间业务往来进行电子化传输和管理。利用信息技术对企业物流、资金流、信息 流进行有效控制和管理，降低企业营运（人力）成本，优化管理，提升形象。
具体内容是：
1、Intranet技术组建招商部、拓展部、物业部和办公室内部通讯网络平台；
2、建立创业园内部业务步骤管理系统，实现对入园企业（项目）在立项、入园、日常管理和毕业出园企业信息流管理；
3、建立拓展部数据资料管理系统：国家级项目资金、财政资金、除财政之外资金等分开统计处理，和企业设备、人员进场、纳税统计等； 
4、建立物业管理数据库，对企业入园手续（资料及步骤）进行管理：押金、 约金支付、水电表初试抄录、钥匙管理、房租、水电费收取、装修方案、装修押金管理，缴费通知单打印，滞纳金管理，和退园管理等；
5、建立财务部流水帐管理系统，和进园押金收取，押金管理，滞纳金管理，建立退园管理资金处理、往来处理；
6、建立办公室步骤管理系统，对办公室日常工作进行管理；
7、建立符合创业园物业部、招商部、拓展部和办公室内部工作步骤管理系统，实现对商务资料统计、核实，财务核收，物业管理、信息搜集，拓展部资料管理等数据自动转接信息化管理，并经过项目管理实现创业圆项目报表汇总；
8、实现企业邮件通讯、信息共享、信息交流、内部审核工作流管理和业务报表查询，实现电子商务无纸办公。

三. 创业园信息化建设计划
针对创业园管理特点，从入园企业（项目）管理和部门阅业务流考虑，提出企业信息 化先以商务信息化为基础，经过商务信息化成功实施，逐步向企业信息化推进。我们提议 以商业管理为关键，财务管理、物业管理系统为主，拓展部，办公室为辅助业务流为基础平舍信息化管理系统。
依据市场多年企业信息化经验，企业信息化系统建立根据“整体计划、分布实施”指导思想开展。创业园能够以招商部管理信息化为先锋，分阶段实现企业信息化。
创业园信息化整体计划图1所表示：

四. 创业园信息化实施步骤及费用
1、项目分析及软件计划
对创业园各个部门工作步骤，工作内容和需求搜集阶段，我方提供无偿信息咨询及信息化方案计划；对创业园各个部门需要软件结构、功效进行按需分析计划阶段，提供无偿服务，并提供软件计划方案，时间：5个工作日；
2、软件编写
双方签约后立即进入软件编写阶段，时间：45个工作日
3、安装调试
将软件安装在各个相关部门，并进行调试，进入试用阶段，时间25个工作日；
4、软件应用及修改意见搜集
软件安装后正式使用过程，需要相关部门协同指出软件系统中不足之处问题找出，并提出改善需求，时间：5个工作日到15个工作日；
5、软件二次开发
依据软件改善需求修改，完善软件，时间：5个工作日到10个工作日
7、售后服务
接收二次开发后软件，无偿提供第十二个月系统维护和技术支持（以后每十二个月维护费将按协议额20%收费）。
8 、全部费用
以上全部周期3个月，费用累计30000 元。

五. 创业园招商部信息化建设效益分析
从创业园需求看，信息化建设必需从创业园业务体系基础出发，进行总体设计和规 划，分阶段有计划有步骤地进行实施，使制搁经营管理存在工作流、资金流、物流和信息流得到全方面有效地管理。锐锋科技工作室将以招商部内部业务步骤管理系统为先锋，在未来做好创业园全方面信息化处理方案，组成创业园整体信息化应用体系。
创业园经过实施信息化管理系统，下面对招商部内部业务步骤管理系统效益进行分析：
◆ 招商部入园企业（项目）管理系统将全方面管理现在创业园全部入园企业（项目）资料，并能随时提供多种领导需要报表，使招商部从日常繁琐低价值工作中解脱出来；
◆ 拓展部对不一样性质资金项目标管理，资料统计；
◆ 财务管理，以此来对招商部项目款项数据，进行核实和作为收款，催收，罚款依据，为作好基础；
◆ 利用物业管理系统作为招商部信息搜集平台，进行管理费、租金催收，水电 核查工作部门基础数据搜集和进出口业务管理；
◆ 将整个项目各个相关管理部门组建成一个整体，各部门协同办公，建立企业级Intranet /Internet 通讯平台 , 实现无纸化、信息化办公；

结束语
创业园现在正处于飞速发展期，信息化运作已是迫在眉睫，创业园在此关键时刻，适时提出以信息化促进发展。但现在企业信息化建设中，创业园更关键是针对企业具体情况， 制订出适合企业利用管理系统。
选择一套好信息化管理系统，不仅增强基础管理规范性和计划性，而且能够提升企业工作效率，和创业园整体关键竞争力，将更有利于创业园以后快速发展，经过企业信息化系统提供分析数据，为创业因高层管理决议提供有力依据。所以，经过ET手段，利用企业信息化系统完善企业内部管理，对创业园发展含有战略性意义。