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公司归档文件整理规则

第一章 总 则

第一条 为适应档案管理现代化，简化立卷程序，提高工作效率，更好的为公司(以下简称公司)各项工作提供优质服务，根据国家档案局颁布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22—2000），结合中国中铁股份公司《中国中铁股份公司档案管理办法》及公司系统档案工作实际，制定《公司归档文件整理规则》(以下简称《规则》)。
第二条 本《规则》规定了归档文件整理的原则和方法。
第三条 本《规则》适用于公司系统各级立档单位。

第二章 定 义
第四条 归档文件
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、作为文书档案具有保存价值的各种纸质文件材料。
第五条 整理
将零散的文件材料,根据其相互关系、特征和保存价值，以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目装盒，使之有序化的过程。
第六条 件
归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件的正本与定稿为一件（如定稿过厚不易装订可单独为一件）；正文与附件为一件（如附件数量较多不易装订可各为一件）；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文、请示与批复同一年度的为一件，不同年度的可分开（但必须标识存放的关联位置）；没有批复的重要请示可视为一件。

第三章 整理原则

第七条 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。

第四章 质量要求

第八条 归档文件应齐全完整。模糊或已破损的文件应予修复。
第九条 归档文件所使用的书写材料、纸张、固定材料等应符合档案保护要求。
第十条 本单位有文号的文件归档时，必须归有单位领导在发文稿纸上签发的定稿和盖有公章的正本。
第十一条 计算机起草文件的底稿，应归有修改痕迹的最后一稿和盖有公章的正本。无修改痕迹的底稿可以不归，但要在备注中说明。
第十二条 各种会议记录应采用A4 横条格用纸，首页应采用活页记录纸（见附件1）。
第十三条 归档文件及各种表格的用纸，应符合公文格式的要求，档案管理的各种表格采用A4 纸。

第五章 整理方法
第十四条 装订
一、 归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，
附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后（批复在前，请示在后）；
二、 归档文件的装订方式和用品的选择，以保持整齐、完整、安全，不损坏和不锈蚀文件，便于保管，不丢失，方便利用为原则。
第十五条 分类
一、 归档文件可以采用保管期限——年度——机构或年度——保管期限——机构分类方法进行分类。同一全宗只能采用一种分类方法；
二、 文件排列的顺序应按党、政、工、团、其它。行政部门中机构排
列顺序，可按本机关机构序列的规定（或习惯）排列，综合性部门在前，业务部门在后。不同保管期限、不同内部组织机构的文件不能混淆，党组（委）、纪检委形成的文件必须分开。与外单位联合行文，定稿由主办单位归档，其它单位归正本。业务部门起草以机关或办公室名义制发的文件，由负责起草的部门归档；
三、 归档文件的年度，以文件签发日期为准。跨年度形成的文件归入办结年（跨年度形成的会议文件归入闭幕年，跨年度形成的案件文件归入结案年）；法规性的文件归入公布（批准）年；各种报告、总结、计划及各种统计资料有文号的归入文件形成年；无文号的归入其内容针对年；长远规划、多年工作总结、报告、表彰等文件归入形成年；年度工作总结和第二年计划在一起的文件，归入文件形成的一年；会议记录不得跨年度归档；正本与定稿，来文与复文等作为一件时，文件的日期应以装订时排在前面的文件日期为准。
第十六条 排列
一、 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度排列；
二、 没有文号的文件，如会议文件、会议记录、会议纪要、统计报表、工作计划、工作总结等可按内容相对集中，按时间先后排列；
三、 同一立卷部门内不同级别的文件应以本级文件为主，排列时本级
有文号的文件在前，无文号的文件在后。其它文件按不同级别排列。第十七条 编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号。文书处理部门应对归档的每件文件编室件号，并在每件文件上加盖归档章（见附件 2），填写全宗号、年度、保管期限、机构、室编件号。档案部门填写馆编件号。
一、 全宗号:公司给所属各立档单位，各子（分）公司、办事处给下属各立档单位的全宗代号（见附件10）；
二、 年度:归档文件形成的年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“1998”；
三、 保管期限:归档文件保管期限（永久、长期、短期）或代码（永久1、长期2、短期3）；
四、 件号:文件的排列序号。室编件号,由文书部门编制；馆编件号,由档案部门根据进馆（科）时档案变动情况编制；
五、 机构:各单位内部组织机构的名称（或规范的简称）；
六、 归档文件章盖在归档文件首页上端的空白处，填写各栏项目时，应使用符合档案保护要求的字迹材料或刻制的小章加盖。
第十八条 编目
文书处理部门应依据归档文件分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录：
一、归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、电子文件名、备注、机构、电子文件载体号等项目（见附件3）。
（一） 件号:填写室编件号；
（二） 责任者:制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写责任者时，应使用全称或通用简称，不能使用“本单位”或“本公司” 等含义不明的简称；
（三） 文号:文件的发文字号。转发文件和来文文件的字号，如不能在
文号栏内显示，可在标题后加“[ ]”注明；（四）题名:文件标题。没有标题的或标题不规范的，可以自拟标题，外加“[ ]”号；
（五） 日期:文件签发日期。以 8 位阿拉伯数字标注年、月、日，如
“2002 年9 月8 日”，应填写为“20020908”；
（六） 页数:每一件归档文件的总页数。文件中有图文的页面为一页；
（七） 电子文件名:电子文件归档时使用的文件名和文件扩展名；
（八） 备注:注释文件需要说明的情况；
（九） 机构：各单位内部组织机构的名称（或规范化的简称）。
（十） 电子文件载体号:电子文件脱机存储载体的编号，由档案部门填写。
二 、归档文件目录应按保管期限装订成册并编制封面。归档文件目录封面可视需要设单位名称、年度、保管期限等项目（见附件4）。
第十九条 装盒
归档文件按件号顺序装入档案盒，与归档文件目录排列顺序一致。不同年度、不同保管期限、不同机构的文件不能放在同一盒内。
一、档案盒：
（一） 档案盒封面应标明全宗名称（即立档单位名称全称）。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度为20mm、30mm、40mm 等
（见附件5）；
（二） 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、机构、室编件号、馆编件号（室、馆编件号填写盒内第一件和最后一件文件起止件号，中间用“—”号连接）、盒号等项目（见附件6、7）；
第二十条 备考表：备考表（见附件 9）放在盒内文件之后（可印制在封三上），项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
一、 盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销
毁等情况；
二、 整理人:负责整理归档文件的人员姓名；
三、 检查人:档案部门负责检查档案质量的人员姓名；
四、 日 期:归档文件整理完毕的日期。

第六章 移 交

第二十一条 文书处理部门要按时将归档文件材料以件为保管单位向档案部门移交。
第二十二条 文书处理部门向档案部门移交归档文件材料时，要编制 “移交清册”（见附件8），并附归档文件目录，一式两份。双方点收并检查归档文件质量合格后，在移交清册上签名盖章，双方各存一份备查。

第七章 附 则

第二十三条 本规则由公司档案部门负责解释。
第二十四条 本规则自印发之日起实施。
附件：1.公司会议记录纸首页
2.公司文书档案归档章式样
3.公司归档文件目录式样
4.公司归档文件目录封面式样
5.公司文书档案盒封面式样
6.公司文书档案盒脊背式样（竖放）
7.公司文书档案盒脊背式样（横放）
8.公司归档文件移交清册式样
9.公司文书档案备考表式样
10.公司各单位全宗代码

附件1:公司会议记录纸首页：
单 位 名 称
会议
年第 次会议记录封签
开始日期： 年 月 日 时
结束

地 点：
主持人：
记录人：
会议主持内
容

出
席

（共 人）
列
席

（共 人）
缺
席

（共 人）
会议文
件

原始记录 页

会议附件 页
注：（1）记录用纸用A4纸横写
（2）本页放在当次会议原始记录之前装订后存档
第 页共 页

附件2:公司文书档案归档章式样：

归档章式样 8mm 16mm

单位全宗号
年度
室编件号
机构
保管期限
馆编件号

3×15mm

附件3:公司归档文件目录式样
归 档 文 件 目 录
机构： 电子文件载体
件号
责任者
文 号
题 名
日期
页数
电子文件名
备注

33

附件4:公司归档文件目录封面式样

归 档 文 件 目 录

全宗名称 年度

保管期限

102

35
mm
35
m

20
附件5:公司文书档案盒封面式样

25

全

宗

名

称

附件6:公司文书档案盒脊背式样（竖放）

104
附件7:公司文书档案盒脊背式样（横放）

37

附件8:公司归档文件移交清册式样
归档文件移交清册

共计： 盒 件
其中：永久 盒 件 长期 盒 件
短期 盒 件
移交单位： 接收单位：
移 交 人： 接 收 人：
年 月 日

106

附件9:公司文书档案备考表式样
35
单位：毫米
备 考 表

30

情

况

说

明：

10 45 10

60
10

10
整

理

人：

10
检

查

人：

10
年

月

日

25 25
30

附件10:公司各单位全宗代号

公司各单位档案全宗代号

顺号
企 业 全 称 名 称
代号
备注
1
公司
01

2
公司第一工程公司
02

3
公司第二工程公司
03

4
华海工程公司
04

5
市政工程公司
05