国有公司归档文件整理规则-模版.docx
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1、公司归档文件整理规则 第一章 总 则 第一条 为适应档案管理现代化,简化立卷程序,提高工作效率,更好的为公司(以下简称公司)各项工作提供优质服务,根据国家档案局颁布的中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则(DA/T222000),结合中国中铁股份公司中国中铁股份公司档案管理办法及公司系统档案工作实际,制定公司归档文件整理规则(以下简称规则)。 第二条 本规则规定了归档文件整理的原则和方法。 第三条 本规则适用于公司系统各级立档单位。 第二章 定 义 第四条 归档文件 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、作为文书档案具有保存价值的各种纸质文件材料。 第五条 整理 将零散的文件材料,根据其
2、相互关系、特征和保存价值,以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目装盒,使之有序化的过程。 第六条 件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件的正本与定稿为一件(如定稿过厚不易装订可单独为一件);正文与附件为一件(如附件数量较多不易装订可各为一件);原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件;来文与复文、请示与批复同一年度的为一件,不同年度的可分开(但必须标识存放的关联位置);没有批复的重要请示可视为一件。 第三章 整理原则 第七条 遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系。区分不同价值,便于保管和利用。 第四章 质量要求 第八条 归档文件应齐全
3、完整。模糊或已破损的文件应予修复。 第九条 归档文件所使用的书写材料、纸张、固定材料等应符合档案保护要求。 第十条 本单位有文号的文件归档时,必须归有单位领导在发文稿纸上签发的定稿和盖有公章的正本。 第十一条 计算机起草文件的底稿,应归有修改痕迹的最后一稿和盖有公章的正本。无修改痕迹的底稿可以不归,但要在备注中说明。 第十二条 各种会议记录应采用A4 横条格用纸,首页应采用活页记录纸(见附件1)。 第十三条 归档文件及各种表格的用纸,应符合公文格式的要求,档案管理的各种表格采用A4 纸。 第五章 整理方法 第十四条 装订 一、 归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后
4、;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后(批复在前,请示在后); 二、 归档文件的装订方式和用品的选择,以保持整齐、完整、安全,不损坏和不锈蚀文件,便于保管,不丢失,方便利用为原则。 第十五条 分类 一、 归档文件可以采用保管期限年度机构或年度保管期限机构分类方法进行分类。同一全宗只能采用一种分类方法; 二、 文件排列的顺序应按党、政、工、团、其它。行政部门中机构排列顺序,可按本机关机构序列的规定(或习惯)排列,综合性部门在前,业务部门在后。不同保管期限、不同内部组织机构的文件不能混淆,党组(委)、纪检委形成的文件必须分开。与外单位联合行文,定
5、稿由主办单位归档,其它单位归正本。业务部门起草以机关或办公室名义制发的文件,由负责起草的部门归档; 三、 归档文件的年度,以文件签发日期为准。跨年度形成的文件归入办结年(跨年度形成的会议文件归入闭幕年,跨年度形成的案件文件归入结案年);法规性的文件归入公布(批准)年;各种报告、总结、计划及各种统计资料有文号的归入文件形成年;无文号的归入其内容针对年;长远规划、多年工作总结、报告、表彰等文件归入形成年;年度工作总结和第二年计划在一起的文件,归入文件形成的一年;会议记录不得跨年度归档;正本与定稿,来文与复文等作为一件时,文件的日期应以装订时排在前面的文件日期为准。 第十六条 排列 一、 归档文件应
6、在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度排列; 二、 没有文号的文件,如会议文件、会议记录、会议纪要、统计报表、工作计划、工作总结等可按内容相对集中,按时间先后排列; 三、 同一立卷部门内不同级别的文件应以本级文件为主,排列时本级有文号的文件在前,无文号的文件在后。其它文件按不同级别排列。第十七条 编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号。文书处理部门应对归档的每件文件编室件号,并在每件文件上加盖归档章(见附件 2),填写全宗号、年度、保管期限、机构、室编件号。档案部门填写馆编件号。 一、 全宗号:公司给所属各立档单位,各子(分)公司、办事处给下属各立档单位的全宗代号(见附件1
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