企业邮局管理员手册概述模板.doc

厦门中资源网络服务企业企业邮局管理员手册1. 概述32. 邮局管理系统关键功效32.1.企业部门管理32.1.1创建/删除直属部门32.1.1.1.创建直属部门32.1.1.2.填写企业部门标识符和企业部门名称42.1.1.3.完成新部门设置52.1.1.4.企业部门删除52.1.2.创建/删除直属用户62.1.2.1.填写直属用户信息62.1.2.2设置邮箱初始密码和相关信息82.1.2.3查看用户列表82.1.2.4删除直属用户102.1.3设置/删除企业管理员102.1.3.1管理员选择102.1.2.2管理员查看112.1.2.3删除企业管理员132.2用户管理132.2.1创建用户132.2.1.1用户选择132.2.1.2填写用户信息142.2.1.3设定原始密码和其它信息152.2.1.4用户查看152.2.2用户信息修改162.2.2.1SMTP别名172.2.2.2修改用户个人信息192.2.2.3查看用户访问统计202.2.2.4删除本用户212.2.2.5企业用户查找222.3企业信件通知232.4企业基础信息242.5批量增加用户252.5.1. 准备.txt文本名单252.5.2批量上传262.6批量用户删除272.7查看许可域272.8服务等级管理271. 概述1.1. 功效介绍本文介绍是企业管理员在实际应用中负责企业部门维护和用户管理工作过程和功效，各级管理员职责权限愈加分明,有效确保了系统顺畅高效运行以此来确保邮件系统部门使用工作。1.2. 企业管理员职责企业管理员负责整个企业邮箱内部管理工作，由企业直属用户来担任。它能够增加部门管理员，但部门管理员必需是该部门组员。企业管理员关键负责其下属企业管理工作，为了使其下属企业邮箱能够正常运作，企业管理员应该做好以下管理工作： 在其下属部门列表中，为使用邮箱服务部门建立相关统计，即创建部门； 依据上级管理员分配域名为部门及部门用户分配域名； 依据上级管理员分配服务等级分配已经有服务等级给部门及部门用户； 依据上级管理员分配资源分组信息，分配资源分组给部门及部门用户； 企业管理员在目前用户群中创建和其功效相同企业管理员，来实现共同管理； 为企业建立企业管理员、部门管理员，使其以后能够负责整个部门内部管理工作； 查看目前企业全部用户情况； 查看目前企业中各个部门用户使用情况。企业管理员含有功效部门管理其它OA管理员创建、删除、编辑、修改浏览目前管理权限下全部部门浏览企业部门管理员对目前企业部门管理员创建、删除、编辑、修改浏览企业部门和部门信息对企业部门进行创建、删除、编辑、修改浏览用户对用户进行创建、删除、编辑、修改企业基础组织管理企业信件通知企业基础信息查看查看目前企业许可域查看目前服务等级1.3. 企业邮箱管理系统模块依据管理功效，邮箱管理系统分为以下模块：【企业部门管理】：创建、删除、修改企业部门、部门直属用户等功效；【用户管理】：邮箱用户增加、删除、修改邮箱状态、修改邮箱配置、邮箱组间转移、管理员设置等功效；【企业信件通知】：发送信件通知所属邮箱群组组员功效；【企业基础信息】：设置、修改企业邮箱基础信息；【查看许可域】：站点管理员为企业分配许可域名列表【服务等级管理】：查看站点管理员分配给企业服务等级【批量增加用户】：批量增加企业邮箱用户功效；【批量删除用户】：批量删除企业邮箱用户功效；【退出系统】：退出目前管理系统；2. 邮局管理系统功效介绍2.1. 企业部门管理正如建立好企业以后就要设置部门一样，设置好企业属性后，就能够对企业各个部门进行创建和管理了。为适应企业邮箱需要，我们许可创建部门时企业部门之间相互嵌套情况，即下级企业部门中能够包含其下级企业部门。所以，我们将企业部门间相互嵌套和相互部门用户增加，统称为企业部门管理。下面我们逐步介绍它使用。单击功效菜单中“企业部门管理”按钮，将显示目前企业管理人员所管辖企业信息列表，在该列表中提供给我们信息有：企业部门标识符：是部门唯一标识符，用来区分不一样部门，不可反复；我们能够了解为“简称”。企业部门名称：目前部门列表中各个部门名称。本级用户数：部门用户列表相关部门已经添加用户数量。我们在目前直属部门管理界面下能够用“创建直属部门”和“创建直属用户”两个功效键来继续添加部门或为指定各个部门进行直属用户新增工作，同时还提供有“企业管理员”和“企业用户”来供我们查看目前企业管理员信息和用户信息。下面我们对这些功效分别进行介绍。2.1.1 创建直属部门经过“创建直属部门”管理员能够为企业创建不一样邮件群组并进行管理。以下介绍创建措施：2.1.1.1. 选择“创建直属部门”按扭2.1.1.2. 填写企业部门标识符和企业部门名称管理员能够依据企业组织结构设置企业部门标识符和企业部门名称，然后点击“确定”注意企业部门标识符是部门唯一标识符，不可反复。2.1.1.3. 完成新部门设置2.1.2 创建部门下级部门因为部门之间是许可嵌套，比如一个企业用户服务部中还包含有用户服务1部、用户服务2部等，所以在创建完企业直属部门后我们还能够继续创建部门直属部门。具体创建以下：2.1.2.1 选择要创建部门单击企业部门表示符，如：“CS”，进入其“下级企业部门管理”页面，在该页面中显示了全部属于该企业下一层部门列表。2.1.2.2 创建该部门下一级直属部门点击“创建直属部门”，填写下一级直属部门“企业部门标识符”和“企业名称”，点击确定。2.1.2.3 成功创建部门下级部门2.1.3 修改企业部门信息成功创建企业部门后，管理员能够对企业部门名称和位置进行修改。在企业部门列表中，选中需要修改企业部门后，单击部门列表下方“修改基础信息”按钮，进入到“企业部门信息”页面，此时管理员可修改企业部门基础内容。2.1.4 企业部门删除点击“企业部门管理”，勾选要删除部门，点击“删除”，删除不需要部门列表注意：必需在没有任何用户和企业部门属于该企业部门前提下，才能够删除该企业部门。2.1.5 创建直属用户创建邮件系统用户，首先必需明确该用户是直属于本企业部门还是直属于下级企业部门。在确定用户所处位置后，有两种方法能够进入创建用户页面：l 单击下属部门按键创建按上文叙述进入该用户所属位置用户列表页面，在此页面中单击“下属部门用户列表”按钮，进入后使用“创建用户功效”即可进入创建用户相关页面进行用户添加工作。l 进入下属部门页面创建单击“企业部门标识符”进入该用户所属位置企业部门页面，在此页面中单击“创建直属用户”按钮，即可进入创建用户相关页面进行用户添加工作。2.1.5.1 填写直属用户功效信息点击“创建直属用户”，填写邮件地址、选择所属企业部门、填写邮箱容量和网络文件夹容量，然后点击“确定”服务等级分配状态选择域名分配表示用户属于那一级企业用户 创建用户分配域名因为企业许可域名已经在首选电子邮件下拉菜单中显示出来，管理员只需依据提供许可域进行分配选择。分配域名需要注意是首选电子邮件地址中域名必需是本企业许可域名，而且不能是许可域名别名。另外，成功创建用户后，该用户首选Email地址不能够改变。 选择用户归属部门在添加目前部门用户时，系统在企业部门下拉框内自动给出目前企业所在部门路径，无需另外选择。注意：假如此处部门路径发生改变，则所添加用户归属位置也会发生改变。在根目录“/”下，表示直属于本企业用户，该用户能够设置为企业管理员。在下级目录比如“/design”下，表示该用户直属于企业部门design用户，该用户能够设置为该部门管理员，但不能设置为企业管理员。 创建用户分配服务等级选择服务等级时，系统将分配给目前企业服务等级在下拉菜单中显示出来，管理员依据用户需求功效进行分配选择即可。 设置用户状态目前创建用户界面下提供有三种状态选择方法：正常：正常状态。暂停：停止服务状态，临时严禁对该用户全部功效访问。关键用于当用户逾期未交费时设置。当处于该状态时，系统将拒收任何发给该用户信件，而在用户试图登陆或访问时出现username / password error.。当状态恢复为正常时候，系统恢复对其正常服务。锁定：锁起状态，处于该状态时该用户服务等级值将会被指定服务等级中值所替换。分配邮箱附加容量用户邮箱空间（拥有服务等级中邮箱空间+该用户邮箱附加空间）总和不得大于本企业能够分配邮箱空间总配额。2.1.5.2 设置邮箱初始密码和相关信息2.1.6 查看用户列表选择“企业部门标识符”“CS”，点击“下属部门用户列表”2.1.7 删除直属用户在对应企业管理部门用户列表下，勾选要删除用户，点击“删除”，完成对用户删除。2.1.8 设置企业管理员本系统能够在整个企业邮箱设置一个总邮箱管理员，管理整个企业邮箱。设置以下：选择属于企业直属用户，点击“设为企业管理员身份”。2.1.9 设置企业部门管理员依据企业部门需要设置各企业部门邮箱管理员。部门邮箱管理员取得授权，能够登录对应部门管理系统实施管理权限。设置以下：选择对应企业部门下属用户列表和对应用户邮箱，点击“设为企业部门管理员身份”2.1.10 删除企业管理员选择对应部门企业管理员名单，选择“取消企业部门管理员身份” 注意：部门管理员增加完成后假如，假如对目前部门管理员转移部门后，其权限一律变为一般用户。2.1.11 查看企业部门为使管理员能够方便快捷地定位到某一企业部门，本邮件系统提供了按企业部门名称跳转功效，免去管理员在企业列表中找到相关统计麻烦。在“下属企业部门”页面底部，按“选择要跳至企业部门”提醒，在编辑框内输入要跳转进入企业部门标识符，即可跳转至该企业“下级企业部门管理”页面。2.2. 用户管理使用“用户管理”能够进行邮箱用户增加、修改和删除等管理。2.2.1 创建用户2.2.1.1 用户选择在“用户管理”界面，点击“创建用户”2.2.1.2 填写用户信息设定用户所属部门，配置邮箱容量和网络公文包空间，然后点击确定2.2.1.3 设定原始密码和其它信息2.2.2 用户信息修改点击“用户列表”对应用户“” 标识或E-mail地址，进入用户信息修改2.2.2.1 SMTP别名使用SMTP别名，用户能够以别名接收电子邮件，设置以下：2.2.2.1.1 选择SMTP别名点击“用户信息修改”页面“SMTP别名”2.2.2.1.2 添加别名然后单击“确定”完成设置。注意：假如别名标识符已经有些人使用，系统将提醒别名不是唯一，用户能够选择其它别名。2.2.2.1.3 别名删除假如用户不想用某部分名，能够在“用户别名编辑”界面进行删除。2.2.2.2 修改用户个人信息2.2.2.2.1 选择“修改用户个人信息”2.2.2.2.2 修改、补充用户信息并点击“确定”完成修改2.2.2.3 查看用户访问统计点击“修改用户信息”页面“查看用户访问统计”，能够查看邮箱访问IP和类型。2.2.2.4 删除本用户点击“删除本用户”删除对应用户2.2.2.5 企业用户查找2.2.2.5.1 依据条件查找在“用户管理”页面，管理员能够经过设定查找条件对进行分部门、分用户和管理员进行用户查找。打开“用户管理”页面，选择要查看企业部门、用户类别（一般用户、管理员、全部用户）等条件进行查看。2.2.2.5.2 输入用户电子邮件/用户标识或过期日期查找在“用户管理”页面，输入用户全称E-mail地址、或用户名能够查询到对应用户信息；输入过期日期，能够查询到以过期日期为条件用户信息。2.3. 企业信件通知经过“企业信件通知”功效，管理能够对其管理下邮箱用户进行群发邮件，企业等级管理员能够对企业全部些人进行邮件通知，部门管理员能够对部门所属用户进行邮件群发。点击“企业邮箱通知”，填写通知内容，或经过上传方法完成内容设置，点击“发送文本信件”完成邮件通知。2.4. 企业基础信息点击“企业基础信息”，能够查看企业邮箱容量、用户数情况、设置企业基础信息等功效。企业基础信息”功效为企业管理员查询对目前直属企业状态信息提供方便。管理员能够浏览固定企业状态信息包含企业标识符、名称、状态、该企业可分配附加邮箱容量、已用附加容量、邮箱总数、已用邮箱总数、创建日期、到期日期和资源分组；和基础信息，包含通讯地址、电话号码和联络人。其中需要注意是：企业状态分为三种，其中企业名称和企业名标识符表示了目前OA管理部门归属企业信息。配给容量：配给容量指企业可分配附加邮箱容量，在容量管理上除了在服务等级中包含邮箱空间，企业还可在其拥有附加容量范围内，为用户分配一定邮箱附加空间，那么用户邮箱空间 = 其拥有服务等级中包含邮箱空间 + 企业为其分配附加邮箱空间。此处配给容量就给出了目前OA人员最大能够分配附加邮箱空间容量。状态：本邮件系统提供有三种企业状态选项，依次为“正常”、“严禁”和“锁定状态”。正常状态：只有企业处于该种状态，企业下用户才能够正常使用多种服务和管理功效。严禁状态：临时严禁对该企业用户全部功效访问。关键用于该企业逾期未交费时设置。当处于该状态时，系统将绝收任何发给该用户信件，而在用户试图登陆或访问时出现username / password error.。当状态恢复为active时候，系统恢复对其正常服务。锁定状态：处于该状态时该用户Class of service值将会被指定COS中值所替换。到期日期：企业到期日期指是该企业邮箱使用期限，输入到期日期为空表示没有限制。超出其使用期限后，该企业邮箱状态将等价于锁定状态。资源分组：系统提供了资源分组，关键目标是许可管理员对系统硬件资源进行调配，以达成负载均衡等目标，关键功效是从硬件资源角度对用户进行服务分级。通讯地址：目前企业通讯地址。电话号码：目前企业联络电话。联络人：目前企业联络人名称。2.1 批量增加用户使用“批量增加用户”，管理员能够一次性批量添加企业邮箱用户，免去一个个添加劳动，设置以下：2.5.1.准备.txt文本名单在批量添加前，请先依据系统需要准备.txt文本用户名单；2.1.2 批量上传选择所属企业部门、用户容量、网络文件夹容量、设置原始密码，并点击浏览将以上.txt文件加上，并选择确定，完成批量用户上传2.2 批量用户删除使用“批量用户删除”，管理员能够一次性批量删除多个邮箱用户。使用方法和“批量添加用户”同。2.3 查看许可域系统一个显著特点是支持多域管理，即许可一个企业拥有多个域名。在功效菜单中点击“查看许可域”，将显示域名列表就是站点管理员为企业分配许可域名列表，也是目前企业管理人员能够分配域名。管理员同时能够看到“企业中使用域名用户数”。注意：企业管理员能够分配已经有许可域，但没有创建新域名权限。2.4 服务等级管理服务等级管理关键是用来查看站点管理员分配给企业服务等级，也是目前企业管理员能够分配服务等级。在创建整个邮件系统时，站点管理员应该已建立了一定数量服务等级并分配给各个企业管理员，以实现对邮箱服务分级管理。在服务等级列表中能够方便查看到目前企业管理员能够分配服务等级名称、已经分配服务等级和剩下等级数量。依据目前服务等级数量显示，能够了解企业管理员能够分配服务等级数量。注：一个服务等级数量就相当于一个邮箱。在功效菜单中点击“服务等级管理”，将显示“企业服务等级”页面。以下图例：