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内部会计控制制度设计案例
一、背景介绍
XX化工厂是1958年组建国有中型企业，原下属南京化工局，现下属于南京市化建总企业，是中国塑料稳定剂和电子化工助剂定点生产单位。现拥有总资产上亿元，年生产能力超出2万吨，职员700人左右。该厂设有16个职能机构，全部核实集中在厂部财务部门，无下属独立核实单位，以下是该厂组织机构图：

说明：厂长负责全厂工作，下属四个副厂长，分别为经营副厂长，管供给、销售和电子商务；行政副厂长，管理行政办公室、钟亭旅社和房地产；生产副厂长管理生产、质检和技术工程；总工程师管理研究所、技术开发和档案资料，虚线部分表示：。厂长其它为厂长直管。
该厂有六个车间，其中四个基础生产车间、两个辅助生产车间。
XX化工厂现在实现销售收入上亿元，实现净利润超百万元。其生产主产品塑料稳定剂品种关键有硬脂酸盐系列、三盐基硫酸铅、无尘复合稳定剂；电子化工助剂有粒（粉）状氧化铅、硅酸铅等产品。其中粒状氧化铅和无尘塑料稳定剂属于国家级新产品，主产品无尘塑料稳定剂是PVC加工中热稳定剂更新换代产品，含有良好工艺性能和环境保护性能。其产品主采取国际同类产品优异标准组织生产，为化工部、江苏省、南京市优质产品。企业经过GB-/T19002-ISO9002质量认证。数次取得国家、省和市级产品质量和环境保护奖励。
一个化工企业得以顺利发展，不仅要靠其过硬产品和服务质量，更在于其规范和完善内部控制制度，其管理控制方法为很多企业所效仿。这里我们试图提炼和剖析其财务一体化下成功内控经验。
二、XX化工厂财务一体化下内部控制情况
1、基础情况
南京经过财政部门开始推行实施企业会计电算化工作始于1995年，从那时起培养了一批能够推进和实施企业会计电算化会计人才。XX化工厂便得益于此次机会，该厂会计人员在培训以后，于1996年在企业领导高度重视下，开始引进会计电算化，并于97年1月经过财政部门验收，在南京市率先实施了甩账，企业管理效率取得了很大提升。伴随企业不停发展和扩张，尤其是该企业材料品种、规格繁多，应收账款也比较复杂、数量较大，管理起来比较麻烦，轻易出现差错。于是该厂不停地进行软件和硬件升级，拥有了财务内部局域网，并形成了厂内大网络，最终在全国会计基础工作规范化验收过程中，完善了企业财务管理制度和程序，并于1999年在和软件企业合作中实现了财务信息一体化。经过该一体化系统，企业财务部门和领导能够随时进行库存、应收账款等查询和分析，并实现了全方位财务分析、决议管理等。
2、财务一体化组成
XX化工厂财务一体化实施在最大程度上实现了企业管理制度化和法制化，从而促进了管理现代化、标准化和规范化，克服了企业成长中制度瓶颈和阵痛。该财务一体化系统关键由账务、销售、仓库、供给、人事系统等组成。其中账务管理包含现金管理、固定资产管理、报表等功效，销售管理包含开票、应收账款等模块，存货管理关键包含原始数据录入、查询等模块，供给系统关键包含应付款管理、供给商管理等。各个功效模块间实现了信息实时传输和有授权共享。其功效结构图以下：

仓库、供给、销售、应付款等管理信息最终全部集中到总账，由财务部总账系统统一编制记账凭证、统一核实和监控。
XX化工厂依据其组织机构设置和管理特点，采取了以下站点分布方法：
软件名称
站点数
使用部门
销售（应收账款）
2
销售部
仓库
1
仓库
账务
3
财务部
工资
1
人事部
供给（应付账款）
1
供给部
领导查询
5
厂办、生产办、企管办
3、XX化工厂财务一体化下内部控制
（1）应付账款和存货控制
在XX化工厂财务一体化系统中，最有特色部分是 LINE-HEIGHT: 150%">XX化工厂存货大类不多，只有原辅材料、备品备件和机物料三大类，但后二者规格、品种繁多，达3000多个，且在企业中还十分关键，而手工核实管理十分麻烦，经过计算机来进行分类管理就减轻了很多核实工作量，并降低了因为领用、统计方面带来错误和损失。其仓库入库管理业务步骤和数据传输关系以下：

步骤说明：存货验收入库时填制入库单一式四联，一联由仓库保管员留用，另三联由采购员连同发票持往仓库办公室，由办公室录入入库统计，生成存货文件。然后一联由仓库办公室留下，另两联入库单连同发票由采购员传输给财务部门。仓库办公室在录入入库单时，一定要确定货款是否已经支付，假如发觉货款已经支付，则在对应信息中注明，方便财务制单时能和传输来发票、付款单据查对相符；假如发觉货款没有支付也在对应栏目中注明，以传输给供给部门时形成供给部门应付账款文件，供给部门依据这些统计来进行付款计划，供给部门假如付款，在经过财务办理相关付款手续后，在其站点上输入付款统计，传输到财务部门形成付款记账凭证，财务部门并进行付款查对。

2、应收账款管理和控制
XX化工厂销售开票和应收账款等管理在一体化之前一直由财务部门执 行，一体化以后，销售计划、销售单据录入和应收账款催收工作全部由销售部门独立完成，其形成销售和收款统计自动传输到财务部门，然后在财务部门形成账务统计并进行审核，其步骤以下：

步骤图说明：销售部门依据合相同凭据经过计算机开票一式四联，自己留一联，另外手工开具提货单两联连同三联发票给用户。销售部门在开票时，假如用户现购，则在发票单据中注明对应信息，传输给财务制收款记账凭证（销售部门输入信息）；假如用户欠款，则开具欠款单给用户，同时在发票中注明未付款信息，形成应收账款文件（也是在销售部门输入）。用户持三联发票、两联提货单和现金、支票（或欠款单）到财务部门付款、盖章，留存一联发票给财务部门，购货人持盖章后发票和提货单到仓库提货，提货单一联留仓库，另一联给仓库办公室站点录入，形成存货降低统计。仓库开具出门证给用户，至此销售过程完成。收款时，收款凭证由财务部门收取，同时收取款项，财务部门凭收款凭证通知销售部门货款到账情况，由销售部门输入应收账款收回统计，最终传输到财务，形成记账凭证，核销应收账款。同时财务随时查询应收账款到账情况，形成账龄分析，并定时向销售部门催收，并依据相关要求形成逾期奖惩表单，传输给销售部门和管理部门。
三、评论
XX化工厂经过财务一体化不仅简化了财务核实工作，最关键是完善了其内部控制制度和步骤，提升了效率。
其最有特色控制关键表现在对付款和收款控制上。该企业不管是收款还是付款，其实际收支业务全部是经过财务来完成，不过对于付款需要由供给部门来请付，并严格和其所购货物相对应，并由财务和供给两方相互查对。
1、对于应付账款，由供给部门请付后由财务支付，财务部门在支付时就已经录入了对应付款统计，形成了付款凭证，等到供给部门也录入对应应付款付账统计时，双方方经过相互查对就能够确定应付账款根本核销，假如只有财务统计而没有供给部门统计，则说明供给部门已将该款项挪作她用，从而能够监控应付账款付款情况。在这个过程中，财务历来不主动付款，供货商催款时催是供给部门而不是财务部门。
2、对于销售，则不管是现销还是赊销，最终全部要由财务部门来确定。假如是现销，则购货者（或员工）将款项交到财务，财务收款后在发票等相关单证上盖章后购货者（或员工）才能够去提货或发货；假如是赊销也需要将实际票据传输到财务确定属于赊销后才能够提货或发货，前者在财务形成了收款凭证，后者在财务形成了应收账款统计，同时销售部门也按摄影同票据输入了相同信息，二者又能够相互查对。对于应收账款实际催账由销售人员依据其账龄立即催收，财务部门立即监督和催促销售部门催收，收回款项也经过财务端口入账，假如应收账款由财务收到了，则财务通知销售部门，由销售部门核销其应收账款。
在上述票据传输过程中，存货统计立即得到反应同时，也能够相互查对。
从该企业上述控制步骤来看，其资金收支和财产物资增减全部处于财务监控之中，而且财务处于主动控制地位。这种方法效率高，监控力度强，适适用于信息系统（站点）相对比较集中中小型企业。