大型购物广场储值卡管理.doc

xxxx购物广场有限公司
内部控制系列文件
010405

储值卡管理

xx 版

批 准：

xx-04-01 发布 xx-04-01实施
xxxx购物广场有限公司

1.0目的
本程序规定了公司有关储值卡管理方面的具体要求，旨在规范公司储值卡的系统访问安全管理、账户及权限管理以及储值卡购卡、建卡、售卡（激活）、退卡、换卡等各项具体工作，防范储值卡管理过程中的各种潜在风险。
2.0制度要求
2.1储值卡管理程序制定
2.1.1公司统括部根据公司储值卡管理实际情况，制定本公司储值卡系统管理制度。
2.1.2统括部应当会同内控人员等对储值卡相关人员进行储值卡管理知识的培训，并在培训后予以考核。
2.2储值卡系统访问安全
储值卡系统访问安全规定参见《010402-xx杉杉--信息系统访问管理》2.2。
2.3储值卡系统账号及访问权限管理
2.3.1储值卡系统使用的是商友系统的会员卡模块，系统管理员即该系统唯一最高权限使用人是统括部IT人员。
2.3.2储值卡系统使用部门提出用户账号及访问权限申请，填写《商友系统用户权限申请表》经IT人员确认具体权限，再经过部门部长、销售金、财务总监根据公司组织架构，以及考虑到财务部长负责日常经营，是否需要更改为财务部长？
审批。其他相关规定参见《010402-xx杉杉--信息系统访问管理》2.3。
2.4 储值卡流程管理
2.4.1储值卡流程大致分为购卡、建卡、售卡（激活）三个过程，有两个库存，分别是建卡库和售卡库。
2.4.2购卡
2.4.2.1统括部负责采购空白储值卡，统括部负责保管空卡。新购置的储值卡，必须经过财务部、销售金和统括部三方人员共同清点，按编号顺序，贴上封条后，才能入统括部保险箱由统括部保管。
2.4.2.2空白储值卡的库存管理，需由统括部专员、销售金管理专员、财务专员三人一起定期对空卡进行盘存并签字，每半月至少盘点一次，内控部负责监盘。
2.4.3建卡
2.4.3.1财务部提出储值卡的需求数量，填写《储值卡建卡、领用申请单》（参见表1），由财务总监考虑到财务部长负责日常经营，此处是否需要改为财务部长？
签字同意后交给销售金管理处。销售金领导签字同意后建卡。
2.4.3.2销售金管理专员根据《储值卡建卡、领用申请单》，向统括部领取空卡，做建卡操作。统括部负责登记空白储值卡领用台账。
2.4.3.3销售金专员建卡完毕，需销售金领导在系统中审核建卡信息，审核完毕，卡片进入系统建卡库。销售金管理专员必须当天将卡交给储值卡申请人验卡后签收。财务部验卡后卡片进入系统售卡库。
2.4.4售卡（激活）
2.4.4.1财务部是售卡主要负责部门。顾客到顾客服务中心或财务部，并填写《购卡申请单》（参见表2）。INF专员持《购卡申请单》到财务部后，财务部出纳主要负责收银、售卡工作，财务部会计确认收款、开票。售卡出纳员核对卡内信息及票据后发卡，顾客应登记签收。
2.4.4.2每日售卡结束，售卡出纳员编制《储值卡销售日报表》（参见表3），并邮件给相关人员。次日上午由财务主管人员将当日售出的储值卡进行核对并做激活处理。财务部保管的已建的储值卡视同现金管理。
2.5 储值卡流程异常处理办法
2.5.1新购空白储值卡，发现部分卡片质量问题，如果数量较少，直接剪角作废处理，同时该卡号也做废卡号。统括部填写《作废申请表》，经过销售金、财务部联合审批后方可剪角作废处理。如果数量较多，不予验收入库并向供应商索赔。
2.5.2 建卡过程中，卡片磁条质量问题，该卡直接剪角作废处理，同时该卡号也做废卡号，销售金再去统括部补领一张。
2.5.3 验卡过程中，卡片不能读，找销售金专人重制该卡片一次，如还不能读，则做废卡处理。
2.5.4客户购卡后，在店铺不能正常使用，首先判断是否当天购卡，该卡未激活，
再次判断该卡已消磁，需到销售金补磁，最后判断坏卡，通过财务储值卡账户查询该卡余额，重制相同余额的新卡，旧卡作废。
2.5.5 换卡处理
2.5.5.1储值卡一般不做换卡处理，特殊情况除外，如以公司名义购卡，数量大，且购买的所有卡均未使用，可以给予换卡处理。
2.5.5.2换卡具体操作（因卡质量问题导致的换卡除外）：购卡人需出示身份证及原购卡票据，到INF填写《储值卡换卡、退卡申请单》（参见表4），INF凭申请单到财务室办理，财务总监同上
和销售金负责人同意并签字后，给予换卡。若需要换成其他面额卡，财务部无此面额的库存卡，则需填建卡申请到销售金处临时建卡。换卡结束后，售卡出纳员在系统中做原储值卡作废登记，作剪角处理并向客户收取作废卡的工本费。
2.5.5.3顾客储值卡磁条损坏，原卡无法使用，需要做储值卡换卡处理的情况。具体操作同上。
2.5.6退卡处理
2.5.6.1xxxx储值卡原则上不做退卡处理。顾客以公司名义购卡，整批卡未使用前要求退卡，购买日起一个星期内可以退卡。（对于整批购买，有部分储值卡已有消费的情况，不作退卡处理。）
2.5.6.2退卡具体操作：退卡人需出示身份证及原储值卡购买发票（如用借记卡或贷记卡方式购买的，还需出示签购单。）顾客到INF填写《储值卡换卡、退卡申请单》，写明合理的退卡理由，INF凭顾客填写的申请单到财务室，由财务总监同上
和销售金负责人签字同意。售卡出纳员做退卡处理，在系统中作废原卡，保留顾客身份证复印件。之后作剪角处理并向客户收取作废卡的工本费。同时，优惠返利卡也必须收回。
2.5.6.3对客户申请的退卡业务，财务部需查看储值卡类别，区分储值卡与优惠卡，若是正常销售的储值卡，按规定给予退卡处理，若是优惠卡则不作退卡处理。
2.5.6.4退卡操作结束，INF专员必须当即剪掉原卡（售卡人员监督），并登记台账，记录退卡信息。
2.5.7优惠返利卡管理
2.5.7.1客户在一次性购卡一定金额以上的，按售卡金额的一定比例奖励客户优惠返利卡。
2.5.7.2优惠返利卡建卡申请必须经过财务总监同上
和销售金负责人联合签字确认。
2.5.8客户可以使用杉德卡请根据实际情况进行调整
到顾客服务中心换取定额储值卡。
3.0流程图（另附）
4.0政策
4.1禁止未经培训的相关人员不得作为操作人员申请账户及权限。
4.2对于发生岗位变化或离岗的用户，公司必须立即调整其在系统中的访问权限。
4.3禁止未经授权人员擅自调整、删除或修改系统中设置的各项权限参数。
4.4禁止信息系统用户私自安装非法软件和卸载企业要求安装的防病毒软件。
4.5公司信息系统操作人员必须在权限范围内进行操作，严禁利用他人的口令和密码进入软件系统。
4.6禁止任何信息系统访问管理经办人员和授权管理人员在执行信息系统账号及权限管理过程中不按程序处理业务，并对违反规定的责任人员按照有关奖惩管理程序予以相应的处分。
4.7原则上本制度每年修订一次，遇特殊情况时经授权审批后可随时进行修改。本制度最终解释权归属于公司总经理办公会。
5.0相关制度及表单
表1——xx杉杉-010405-01 储值卡建卡、领用申请单
表2——xx杉杉-010405-02 购卡申请单
表3——xx杉杉-010405-03 储值卡销售日报表
表4——xx杉杉-010405-04 储值卡换卡、退卡申请

010405-xx杉杉-储值卡管理 7/9
表1：储值卡建卡、领用申请单

储值卡建卡、领用申请单
申请部门：财务部 日期： 年 月 日
卡类别
卡号
面额
数量
合计
财务负责人签字
销售金负责人签字

合计金额

备注

建卡人： 复核人： 申请人： 签收人：
表2：购卡申请单

购卡申请单

日期： 年 月 日
购卡人
姓名

证件
身份证

单位

营业执照

联系方式

结算方式

卡类别
卡号
面值
数量
合计
支付信息
普卡

账户：

银卡

账号：
金卡

开户行：
优惠卡

合计金额

表3：储值卡销售日报表

储值卡销售日报表
编号
种 类
卡 号
金 额
购 卡 人
日 期
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

制表人：

表4：储值卡换卡、退卡申请

储值卡换卡、退卡申请
日期： 年 月 日
购卡人/公司

卡类别
□金卡 □银卡 □普卡 □优惠卡
购卡日期

卡号

换卡/退卡人

面额

换卡/退卡日期

数量

身份证

合计

联系方式

原发票号

换卡/退卡
□换卡 □退卡
是否交回原发票
□是 □否
备注说明

财务负责人审批：
销售金负责人审核：
审核人： 操作人： 申请人：