建筑建设公司会议管理办法模版.docx

会议管理办法
1 目的
规范公司各类会议管理，转变会议作风，促进公司经营管理及决策的科学化、制度化、规范化，不断提高会议效率和决策水平，落实会议精神。
2 适用范围
公司总部（项目）范围内的各类会议（包括视频会议）。
3 工作流程
会议筹备及管理流程：针对不同类型的会议，会议主办部门必须严格按照已经审批的会议计划，编制会议经费，及时发布会议通知，部署会务工作，制定会议纪律等，达到规范会议管理，节约经费开支，提高办会成效、确保办会质量的目的。
4 会议筹备管理工作标准及要求
4.1 会议计划及申请
4.1.1 拟定会议计划并提出申请
（1） 会议分类
① 公司总部召开的会议按会议内容分类主要包括公司年度（年中）工作会议、公司党委会、
总经理办公会议、党政联席会议、各种专题会议（月度生产例会等）、公司举办的各种表彰会等（具体要求详见附表1、2、3、4、5）。
② 项目部召开的会议按会议内容分类主要包括项目年度总结（表彰）会议、项目经理办公会、
各种专题会议（技术交底会等）、项目举办的各种评审会等。
（2） 由部门、项目承办，以公司名义召开的会议，应列入公司会议计划；未列入公司会议计划的会议原则上不予安排。
（3） 会议的主办部门，应在会议召开前拟定好会议计划，如需在外召开的会议，应由主办部门填写《会议审批表》（表式： SHECTL MTⅡ16-11-1）、《会议经费预算审批表》（表式：SHECTL MTⅡ16-11-2）。
（4） 会议主办部门负责人负责会议计划的编制、会议经费预算、统筹组织等工作，并负责将审批过的会议计划向总经理办公室（项目综合管理部）报备，以便会议的协调及会务工作的顺利开展。
4.1.2 会议计划的审核
公司（项目）分管领导负责会议计划、会议预算经费等的审核工作，审核的重点是计划是否安排合理、可行，预算是否可控等。
4.1.3 会议计划的审批
（1） 公司（项目）主要领导负责会议计划、会议预算经费等的审批工作，审批时应就会议的特点、会议的组织形式等提出意见和建议。
（2） 确有必要召开的临时性会议，会议主办部门应及时向分管领导请示，经同意后，告知总经理办公室（项目综合管理部），由总经理办公室（项目综合管理部）统一协调开会时间和地点。
（3） 项目经理部举办会议应按以上程序报备项目综合管理部，以便会议的协调、安排。
（4） 各项目经理部承办以业主及当地相关单位名义召开的大型会议应向公司总经理办公室报备。

4.2 会议的审批及通知
4.1.4 会议通知
（1） 确定召开会议后，主办部门应及时通知参会人员，会议通知应包括：会议名称、会议主题、会期、参加人员范围、开会时间和地点、需准备的材料或其它要求。
（2） 公司举办的大型综合性会议，由总经理办公室以正式文件通知到公司领导、各项目经理部、公司总部各部门，由各项目经理部、总部各部门负责传达到参会者本人。
（3） 公司组织召开的专题会议由总经理办公室在会议召开之前，应至少提前一天（紧急情况除外）以书面、电话或网络形式通知与会人员。
（4） 业务部门组织的专题会议由承办部门（项目）在会议召开之前，应至少提前一天（紧急情况除外）以书面、电话或网络形式通知与会人员。
4.3 会议筹备
4.3.5 会场选择、布置与会务工作
（1） 公司（项目部）会场选择应以简朴节约、整洁庄重为原则，反对铺张浪费和超标准选择会场。
（2） 公司（项目部）各类会议会场选择由总经理办公室（项目综合部）负责，一般性会议尽量在公司机关会议室（项目部会议室）举办。确因特殊原因需要在外部召开会议的，会议主办部门应将申请理由、会议规模、参会人数等具体情况书面提交总经理办公室（项目部），履行相关手续并请示主要领导同意后，选择与局或公司签订协议的宾馆酒店协助主办部门办理会务事宜（项目上可根据当地情况具体安排）。
（3） 公司会议会场一般由主办部门进行布置和安排，有特殊要求的可由总经理办公室协助布置会场。项目部会议会场一般由主办部门提出具体要求，综合管理部负责布置和安排。
（4） 公司（项目）的会议协办部门原则上为总经理办公室（项目综合管理部），协办会议时，应按照会议计划严格实施。会议计划有所变动时，应主动与主办部门做好沟通协调工作。
4.4 会议召开
4.3.6 召开会议
召开会议时，会议的主办部门应提前装订（印刷）好会议资料、协调好各参与部门，以便会议的顺利进行
4.3.7 会议签到等会务工作
（1） 会议承办部门应事先准备好公司统一使用的会议签到簿，特殊情况可自制签到簿。公司召开的各种会议均实行个人签到，规模较大的会议实行部门（项目）领导签到。每个会议时段结束时，承办者可对各单位的出勤情况进行检查或抽查。
（2） 参加公司会议的部门和项目，在接到会议通知后，必须按时、按要求上报出席、列席会议人员名单，会议回执由主办部门制定，随同会议通知一并下发。
（3） 按要求应该出席、列席公司会议的人员，如因特殊情况不能出席、列席，须于会前向主办部门请假，经请示公司主要领导或主持专题会议的主管领导批准同意后，可缺席会议或安排其他人员出席、列席。
（4） 出席、列席公司会议的人员，必须提前5分钟到达会场，不得迟到、早退。会议期间，与会人员必须将移动通讯设备调至静音状态或者关机，不得在会上接听电话，不得办理与会议无关的事务。
（5） 凡涉及公司秘密的事项，与会人员必须严格保密，妥善保管会议文件，需要退回的文件要及时退回。
（6） 项目部会议纪律参照公司会议纪律执行。
4.4 总结改进、落实督办
4.5.8 会议资料整理及归档
（1） 公司大型综合性会议由办公室整理会议资料、会议记录、图片影音资料归档。
（2） 职能部门（项目）以公司名义召开的专题性会议，主办部门要应整理一套完整的会议材料、会议记录、图片影音资料在会议结束后，及时移交总经理办公室归档。
（3） 日常会议应由主办部门负责会议记录和纪要整理。
（4） 需要印发会议纪要，须经总经理签发后按公司正式发文程序进行。
4.5.9 持续改进
（1） 主办单位应在会议结束后，认真总结会议的成功经验和教训，提高全员重视度，加强监督，不断总结改进。
（2） 强化服务，保持会议各环节的畅通性，保持会议议程的科学性及会议召开的有效性。
4.5.10 会议经费的报销
（1） 会议主办部门必须在会议计划中对会议经费有详实的规划，在实际开支过程中如遇到单项费用或新增项目，可能超过会前批准的经费计划范围，主办部门需在经费支出前请示主要领导审核同意。
（2） 公司性会议或以公司名义召开的，由部门、项目承办的会议，经公司主要领导审定同意后，持会议审批单，在财务报销。
（3） 以部门、项目名义召开的会议，经本部门、本项目主管领导审核，总经理办公室（项目综合部）核对确认后，经公司、项目部主要领导审定同意后，财务报销。
5 记录控制
（1） 会议审批表（样式见表式：SHECTL MTⅡ16-11-1）
（2） 会议经费预算审批表（样式见表式：SHECTL MTⅡ16-11-2）
（3） 会议签到表（公司各类会议适用）（样式见表式：SHECTL MTⅡ16-11-3）
（4） 大型综合会议签到表（样式见表式：SHECTL MTⅡ16-11-4）
（5） 会议记录（表样式见式：SHECTL MTⅡ16-11-5）
（6） 会议议程安排（样式见表式：SHECTL MTⅡ16-11-6）
（7） 会议资料汇总表（样式见表式：SHECTL MTⅡ16-11-7）
（8） 大型会议会务工作明细表（样式见表式：SHECTL MTⅡ16-11-8）
（9） 总经理办公会议议题工作单（样式见表式：SHECTL MTⅡ16-11-9）
（10） 部门工作汇报（样式见表式：SHECTL MTⅡ16-11-10）
（11） 视频会议申请单（样式见表式：SHECTL MTⅡ16-11-11）
6 附则
本办法自下发之日起实行，其解释权和修订权属公司总经理办公室。
附表1：
总经理办公会（项目经理办公会）工作标准
阶段
节点
工作执行标准
责任人/部门
会议准备
指示召开会议
⑴总经理办公会议由总经理召集和主持，特殊情况下可由总经理委托一名经理层成员召集和主持。
⑵总经理办公会议出席人员为：总经理、党委书记（或党委负责人）、副总经理、“三总师”、总经理办公室主任，根据会议议题，必要时可邀请董事、监事、总部机关部门负责人和有关人员列席会议。
⑶总部总经理办公会议原则上每月召开一次，讨论公司经营、管理和发展中的重大事项，会议时间由总经理确定。项目经理办公会可依据项目生产经营情况适时召开。
⑷有下列情形之一的，可以临时召开总经理办公会议：
①总经理认为必要时；
②符合“三重一大”规定或有重大经营事项须立即决策时；
③副总经理（或“三总师”）等高级管理人员提议时；
④董事长要求时。
总经理
通知召开总经理办公会
⑴总经理办公会议的会务工作由总经理办公室负责。总经理办公会议议程及出席范围经总经理审定后，一般应于会议前一个工作日通知经理层成员及其他出席者。各部门需提交总经理办公会议讨论的议题，一般应于会议前5个工作日向总经理办公室申报，由总经理办公室请示总经理后予以安排。重要议题的讨论材料需提前3个工作日送达出席会议人员阅知。
⑵总经理办公室会前需提前做好会议准备，摆好出席会议的公司领导和高级管理人员及汇报席、记录席桌牌，制好会议签到表，会前或汇总完成会议签到工作。
⑶会议通知要明确会议时间、地点，出席人员、列席人员、讨论议题、与会要求、会议联系人等。
⑷与会人员因故不能参加会议的，应向总经理或主持会议的经理层成员请假。除特殊情况外，与会人员要保证参加会议。
总经理办公室
会议议题准备

⑴总经理办公会议的议题和内容，一般由董事长、总经理、经理层成员或“三总师”直接提出议题，各部门提出的议题，须填写《总经理办公会议议题工作单》（表式：SHECTL MTⅡ16-11-9），经分管领导审批后，书面报公司总经理办公室，最后由总经理研究决定。
⑵议题提交总经理办公会议之前，相关部门要充分调研、论证和协商，在形成比较成熟明确的方案、意见或建议后，提前五天向总经理办公室提交。
⑶总经理办公室提前三天将汇总后的议题报总经理，以书面形式将会议议题和相关资料送交参会人员。召开临时总经理办公会时，办公室须及时通知相关人员，并尽量组织好会议材料。
⑷凡分管领导职权范围内可以决定或协调解决的事项，一般不提交总经理办公会讨论。
⑸总经理办公会议一般不临时增加或减少议题；非特殊情况一般不临时动议某个议题，确需临时增加或减少议题时，应征得主持人的同意。
总经理办公室及各部门
会议召开
召开总经理办公会

⑴在每次总经理办公会期间，经理层成员、各部门负责人应简明扼要的汇报近期工作（工作汇报格式参考表式：SHECTL MTⅡ16-11-10）；各部门分管领导对部门工作进行点评，并对近期重点工作进行安排，此项议程作为总经理办公会议的例行事项予以实施。
⑵总经理办公会议讨论决定问题实行民主集中、多数一致、总经理负责的原则，会上，与会人员应充分发言，简明扼要的阐述自己的观点，由总经理归纳出席会议成员的多数意见后作出决议，对经会议讨论尚不宜做出决议的议题，总经理有权决定下次再议。在必须做出决议而又不能形成多数一致意见时，总经理有最终决定权。
⑶总经理办公会议对决定事项应充分讨论、审慎决策。当有意见分歧时，一般事项 以主持会议的总经理或副总经理的意见为准，若所议事项属时限性强或涉及工程质量、安全生产等紧迫问题，由总经理当即决定。
⑷与会人员应从时间和精力上保证会议的顺利进行，关闭手机或置于静音状态，不得迟到、早退，未经主持人同意不得擅自离会。
⑸会议讨论的问题，凡涉及与会人员自身或夫妻关系、直属亲缘关系、近姻亲关系人的利益时，本人应主动要求回避。
⑹总经理办公会议成员必须认真负责地行使职权，遵守保密纪律，维护公司领导班子的团结，不得私自传播保密会议的内容和事项。
总经理办公室
主持会议
总经理或受委托的经理层成员在主持总经理办公会议时，应做适当的引导性发言，坚持一题一议、充分讨论的原则，掌握好现场情况，做好会议衔接，提高会议效率，确保会议的正常有序进行。
总经理
会议决议落实

形成决议

⑴在广泛听取与会人员意见的基础上，会议主持人视讨论情况和集中正确意见，在每个议题讨论结束时形成决定。
⑵会议讨论过程中，总经理办公室主任应认真做好会议记录，会议记录应完整、真实，记录应包括会议时间、地点、 出席人员、列席人员、审议事项、发言要点、决定事项等。会议结束后，会议记录应交与会人员传阅、签名。应出席而未出席会议人员，由总经理办公室负责将会议记录送其传阅。
参会人员
经理层成员审核
总经理办公会形成的决议，应由参会的经理层成员进行审核，从本人负责的业务范围方面对决议的合理性进一步提出意见和建议。
经理层成员
党委书记
（党委负责人）
复核
各经理层成员审核完后，党委书记（或党委负责人）须对决议进行复核，复核的重点应是决议内容是否合理、程序是否合规等。
党委书记
（党委负责人）

总经理审批
总经理办公会形成的决议，在会议结束后一天内由办公室负责整理，并报总经理审批。
总经理办公室
形成会议纪要

⑴总经理办公会议应根据实际情况，适时形成会议纪要。会议纪要内容主要包括：会别、会次、时间、地点、主持人、参加人，会议的主要内容及议定事项。会议纪要由会议主持人审定并决定是否印发及发放范围。会议纪要要妥善保管、存档。
⑵总经理办公会议决定以会议纪要的形式作出，经主持会议的总经理或副总经理签 署后，总经理办公室督办。凡是需要保密的会议材料，会议结束后总经理办公室负责收回。
⑶公司总经理办公室主任负责办公会会议纪要的撰写并提交相关部门、领导会签，确保5日内下发。
⑷公司总经理办公室文秘负责按程序提请公司总经理签发会议纪要，并妥善保管会议资料，确保会议材料的完整性。
总经理办公室
落实督办

⑴办公会形成的决议，由分管领导根据分工负责的原则予以落实。明确由牵头部门负责、其他有关部门参与执行的，牵头部门应及时将执行情况报告分管领导，参与执行的部门应积极配合牵头部门的工作。
⑵各部门必须把领导点评、重点安排和形成的决议中涉及本部门职责的工作，列入下月工作计划，并组织落实。
⑶因特殊情况经主持人同意不能参加会议的人员，会后由主持人或总经理办公室主任向其转告本次会议重要事项的议事情况和结果。
⑷办公会议的决定或决议一经形成，公司各部门和全体员工都必须认真严格执行。
⑸在执行办公会决定或决议时，如遇特殊情况而无法执行的，一般应提交总经理办公会复议。在办公会议未做出新的决定之前，任何人不得违背会议决定事项。紧急情况需临时调整原决议时，可由总经理征求有关领导意见后进行调整；特殊情况下，直接由总经理进行调整，但应就调整内容在下次办公会议上进行通报。
⑹总经理办公室协助分管领导负责会议决议的督办检查，并将落实情况及时向总经理汇报，定期在办公会议上予以通报。
总经理办公室

附表2：
网络视频会议工作标准
阶段
节点
工作执行标准
责任人/部门
会前准备

申请召开视频会议

⑴公司视频会议实行申请制度，各职能部门主持召开的视频会议需填写《视频会议申请单》（表式：SHECTL MTⅡ16-11-11），部门负责人签字后交至公司企划信息部留档。
⑵会议的主办部门应在会前充分与分管领导沟通，就会议的组织形式、会议议程等做充分考虑，提前安排好各项工作。
会议主办部门
协调会场

⑴公司视频会议的会务工作由总经理办公室负责，会议的主办部门应在会议召开前一天对此次会议的会务工作提出具体要求。
⑵总经理办公室需提前做好会议准备，摆好出席会议桌牌，做好会议服务工作，会议主办部门负责参会人员的组织、签到和会场秩序的管理。
总经理办公室
通知相关人员参加会议

⑴视频会议的会议通知，统一由主办部门拟定，通知应在会议召开前2个工作日内下发总部各领导、各部门及项目经理部。
⑵会议通知要明确会议时间、地点、出席人员、会议议程、与会要求等。
会议主办部门
调试视频设备

⑴公司企划信息部信息化管理员（项目信息化员）负责按照会议安排，做好视频系统调试和联网工作，及时解决使用过程中的问题，确保系统的正常运行。
⑵视频会议系统的调试工作应在会议召开前1小时内完成，与各分会场完成视频联调接通工作，调试的重点应是摄像头的清晰度、话筒的音量等。
企划信息部
召开会议
主办部门主持会议
视频会议由主办部门负责人主持，主持时应言简意赅、重点突出，并掌握好会场情况，做好会议议程的衔接，提高视频会议效率。

主办部门
部门（项目）发言

⑴公司总部各部门在视频会议召开时，应在熟悉会议材料的基础上，按照会议安排及各自业务，对公司（项目）部门下一步的工作做总体布置安排，提出合理化建议，并监督实施。
⑵各部门发言材料应紧密结合会议议题和公司实际，做到合理务实，可操作性强，并经分管领导审核。
⑶参加视频会议的各项目，可结合视频会议议题，就项目需公司协调解决、决策的事项、困难等发言，由公司总部各部门、公司领导现场解决；如会上不便讨论的，将在会议结束后及时予以回复。
参会部门
会议总结

⑴会议结束前，主办部门分管领导应针对会议做总结性发言，并部署下一阶段重点工作。
⑵公司主要领导可根据会议情况，做指导性发言，对各部门工作予以点评或对公司下阶段工作进行部署。
分管领导
主办部门
落实督办

形成会议纪要
会议期间，主办部门应认真做好会议记录工作，并在会后整理形成会议纪要。会议纪要由各相关部门、分管领导会签后，由总经理签发，各部门应认真贯彻落实，并及时将情况反馈会议主办部门。
主办部门
督办落实

会议安排的工作任务由相关部门落实，视频会议的主办部门按会议纪要负责督办。上月会议交办的各项工作在本月会议中要有答复，已完成的要报告结果；未完成的须说明原因和理由。
主办部门

附表3：
技术交底会议工作标准
阶段
工作执行标准
责任人/部门
会议筹备及要求
⑴公司（项目）在施工过程中的重要技术方案、施工组织设计等，在施工前为使施工人员了解工程规模、建设意义、工程特点，明确施工任务、特殊的操作方法、质量标准、安全措施、环境保护措施、节约措施、工期要求等，做到心中有底，须召开技术交底会，明确施工要求，落实各项责任。
⑵一般施工项目要在每个分部工程开始前进行技术交底，对于工期较长的分部工程要每月进行一次交底，重大危险项目，在施工期间内，应逐日交底。
⑶技术交底工作要遵循三级交底要求，即公司级、项目部级与施工队级。一级技术交底应由公司总（副）工程师领导和组织；二级技术交底应由各工程的项目经理领导，项目总工组织；三级技术交底应由施工队长领导，施工队技术负责人组织。对于重大和关键工程项目要请公司副总工程师以上的领导参加，必要时由公司（副）总工程师交底。
⑷施工人员要严格按交底要求施工，不得擅自变更施工方法。有必要更改时应取得交底人的同意。各级技术人员、质检人员、安监人员发现施工人员不按技术交底要求施工可能造成不良后果时应立即停止其施工，同时报上级处理。
总工程师
工程管理部
召开会议

⑴公司（项目）技术交底会议根据需要随时召开，会议议题由工程管理部、分管领导确定，会议的组织工作由工程管理部负责。
⑵会议召开前，工程管理部须及时通知相关人员参加会议，并做好会议签到、会议记录和会议的组织工作。
⑶进行各级技术交底时都应随即组织有关人员认真讨论，弄清交底内容。
⑷要充分发扬民主，接受交底人员积极发表意见，然后加以归纳集中，对交底内容做必要的补充修改，使其更加完善。
⑸对涉及已批准的方案措施的变动，应按有关制度报请上级批准。
⑹交底人和接受交底人应履行签字手续。
总工程师
工程管理部
落实督办

⑴工程管理部是技术交底工作的归口部门，各项目部按照公司制度对各种技术交底记录进行管理，并且应及时上报工程管理部存档，未能及时上报的技术交底记录要以书面的形式说明原因。
⑵公司（项目）工程管理部应严格按照施工方案、设计等指导现场施工，发现问题及时解决或按程序报上级审批。
工程管理部

附表4：
合同交底会议工作标准
阶段
工作执行标准
责任人/部门
会议筹备及要求
⑴为使工程及技术管理人员对合同全面的理解，执行好合同，利用合同作为工具管理协调各方资源，保证工程在可控的目标范围内完成；通过合同交底，使工程及技术管理人员清楚甲乙双方的权力、合同的完成目标、管控的要点、难点、风险，有利于执行人员利用合同处理项目实施过程中的问题。
⑵公司（项目）各类重要合同签订后，成本合同部或主要办理部门应及时对各部门进行合同交底，包括提交一份有效合同（复印件再盖章），对合同主要条款、履行合同时应注意的问题进行交底等，并介绍与顾客方相关人员认识，相互告知联系方式。合同交底须填写相关记录。
⑶合同履行过程产生的变更或补充协议，成本合同部或主要办理部门应及时传递到有关部门，并做好记录。
成本合同部
召开会议

⑴会议召开前，成本合同部应及时通知相关人员参会；人员范围一般为工程、技术主要管理人员，确因需要可适当增加参会人员范围。
⑵会议由成本合同部门负责人或分管领导主持召开，合同管理人员向项目工程及技术主要管理人员进行合同交底，全面陈述合同背景、合同工作范围、合同目标、合同执行要点及特殊情况处理，并解答交底现场提出的商务条款问题，最后形成书面合同交底记录。
⑶合同交底主要对合同中核心条款进行讲解、讨论。各职能部门负责人应将合同目标和责任具体落实到各执行人员的管理工作中。合同交底主要有以下内容：
①工程概况及合同工作范围
②合同关系及合同涉及各方之间的权利、义务与责任
③合同开竣工日期，以及工期控制总目标及阶段控制目标
④合同质量控制目标及合同规定执行的规范、标准和验收程序
⑤合同对本工程的材料、设备采购、验收的规定
⑥投资及成本控制目标，变更、洽商条款以及合同价款的支付及调整的条件、 方式和程序
⑦合同双方争议问题的处理方式、程序和要求
⑧工程保修范围及内容
另外，需要特别注意一点，就是要注意合同的保密性，重视商业保密。合同交底是合同管理的一个重要环节，需要现场工程、技术人员在合同交底前，认真阅读合同，进行合同分析，发现合同问题，提出合理建议。
成本合同部
落实督办

成本合同部是合同交底的归口部门，负责监督合同的有效运行，并对各部门是否履行相应合同职责提出意见或建议，确保合同有效运行。
成本合同部

附表5：
安全（生产）专题会议工作标准
阶段
工作执行标准
责任人/部门
会议筹备及要求
⑴安全（生产）专题会议是协调和处理公司生产组织过程中存在的问题，确保生产计划顺利实施的主要形式，因此，为保障生产信息的畅通，安全（生产）专题会议必须及时召开，并形成会议纪要，需要时向有关部门和上级领导进行传递，并对存在的问题及时协调处理。⑵公司（项目）安全（生产）专题会议每月召开一次，由安质环保部主持召开，负责会议的通知及组织工作。
安质环保部
召开会议
⑴安全（生产）会议的主要内容为：
①总结和分析近期的安全生产形势，提出已经发现或隐藏的安全隐患，并针对隐患做出具体的安排和部署；
②传达贯彻上级有关安全生产工作的文件、会议精神和指示；
③研究和决定对各项安全责任事故的处理及对有关责任人的处理意见。按“四不放过”的原则认真分析、吸取教训、制定防范措施；
④对提出的安全隐患，制定整改和防范措施
⑤其他需上会讨论的议题。
⑵会上，公司（项目）主管安全的领导应对安全（生产）工作作出部署安排，提出下一步工作的思路，并强调工作中重点、难点。

安质环保部
落实督办
公司（项目）安质环保部应做好会议记录，将会议精神和纪要及时下发，并跟踪了解重大安全措施的执行情况。

安质环保部

表式：SHECTL MTⅡ16-11-1
中交二公局铁路工程有限公司
会 议 审 批 表
会议名称

主办部门

协办部门

举办时间

会议地点

会议类别

参会人数

费用预算

拟定客房数
间
是否定往返票

订票人数及去向
另附
会议主要议程

主办部门申请意见

签字： 年 月 日
分管领导审核意见

签字： 年 月 日
主要领导审批意见

签字： 年 月 日

表式：SHECTL MTⅡ16-11-2
中交二公局铁路工程有限公司
会议经费预算审批表
分类
费用项目
单价（元）
单位
数量
小计（元）
备注
会议
材料
用品
1.文件袋

2.拉杆夹

3.软抄本

4.签字笔

5.打印纸

6.耗材

7.会议材料

8.…

合 计

会场
布置
用品
1.会议横幅

2.会议桌签

3.代表证、鲜花

4.照（摄）像

5.投影仪等

6.…

合 计

住宿
费用
1.标准间

2.单人间

3.…

合 计

就餐
费用

1.早餐

2.中餐

3.晚餐

4.团餐

5.招待烟

6.招待酒

7.招待茶

8.…

合 计

车辆
费用
1.小型车辆

2.其他类型车辆

合 计

其他
费用
1.…

合 计

费用总计（大写）
￥ 元（ 万 仟 佰 拾 元 角）
审批： 审核： 复核： 制表：

表式：SHECTL MTⅡ16-11-3
中交二公局铁路工程有限公司
会 议 签 到 表
会议名称： 主持人：
会议地点： 记录人：
召开时间： 年 月 日 时 分
序号
姓名
单位/部门
职务
联系电话
备注
1

2

3

4

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6

7

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11

12

13

…

第 页
说明：1.本签到表用于公司大型综合性会议时，由各单位负责人填写，在备注栏注明本单位到会人数；2.本签到表用于公司专题会议或一般性会议时，由参会者本人填写，联系电话一栏公司总部人员可不填写。

表式：SHECTL MTⅡ16-11-4
中交二公局铁路工程有限公司
大 型 综 合 会 议 签 到 表
会议名称：
序号
姓 名
性 别
单位/部门
职 务
联系电话
住房号
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

1388
第 页

表式：SHECTL MTⅡ16-11-5
中交二公局铁路工程有限公司
会 议 记 录
会议名称：
会议地点：
会议时间： 年 月 日 会议开始： 时 分 会议结束： 时 分
会议主持： 会议记录： （签名）
拟参会人 员

拟进行的会议议 题

会 议 记 录

表式：SHECTL MTⅡ16-11-6
会议议程安排表
日期/时间
会 议 内 容
主持人

表式：SHECTL MTⅡ16-11-7
会议资料汇总表
主办部门：
会议名称：
会议类型：总经理办公会□ 专题性会议□ 视频会议□
其他□
会议资料：
1.《会议审批表》 份（如有）
2.《会议经费预算审批表》 份（如有）
3.《会议日程安排》 份 页
4.《会议签到表》 份 页
5.《会议记录》 份 页
6.其他会议资料：
⑴…………… 份 页
⑵…………… 份 页
⑶…………… 份 页
⑷…………… 份 页

复核： 制表：

说明：

表式：SHECTL MTⅡ16-11-8
大型会议会务工作明细表
会议流程
工作名称
内 容
时间要求
责任部门/负责人
责任人
会议策划
印发会议
通知
通过前期收集、汇总信息，在会议召开前一个月印发会议通知
会议召开一个月前
主办部门
部长
成立会务组
通过成立会务组，确定组员职责分工。召开会务组会议。
印发通知后一周内
主办部门
部长
会议选址调研
按照会议规模及类别调研选择会场及会务后勤工作，若在项目经理部所在地举行，要提早让项目配合调研会议场所
印发通知前后
主办部门
总经理办公室
部长
（主任）
会议实施计划
在调研准备基础上，确定会议议程、资料汇集、行程安排、会议食宿、宣传报道以及费用开支等情况
会议召开20天前
主办部门协办部门
部长
会议实施

准备
阶段
资料准备
会议文件
催促有关参会对象提交会议材料，并同步起草领导讲话草稿；
会议召开20天前
主办部门
企划信息部
部长
主办
公司领导审核材料，相关人员修改会议材料。
会议召开10天前
企划信息部
相关人员
对会议材料进行汇总排版，并交付印刷。准备会议所需笔、笔记本、资料袋。
会议召开5天前。
企划信息部
总经理办公室
相关人员
确定会议日程、组织召开预备会议、收集公司专题报告、项目交流材料及PPT。
会议召开前一天
企划信息部
部长
主办
发布资料
当会上有资料发布时，要把发布宣读文件、发放清单、以及需要发放的资料准备就绪。
会议召开前半天
承办部门
部长
奖品用品
当会上有表彰奖励活动时，要提前准备好表彰奖励宣读文件，摆放好奖牌、奖状。
会议召开前半天
承办部门

会场准备
确定参会
人数
确定公司总部、各项目部参会人员名单、特邀参会人员名单，提交总经理办公室，向被邀请人发出邀请函。
会议召开一周前
总经理办公室
部长
（主任）
会议必备用品
根据选择的会场，准备会议所需用品，如横幅、投影仪、远程视频会议系统、音响设备、领导席鲜花、毛巾、发言人处放矿泉水。
会议召开前
总经理办公室
企划信息部

相关人员

大型会议会务工作明细表（续）
会议流程
工作名称
内 容
时间要求
责任部门/
负责人
责任人
会议实施
准备阶段
会场准备
会议室安排布置
桌椅摆放、名签摆放、会场布设，横幅及背景布设；
投影测试、音响设备测试、灯光测试
制作会前欢迎、会中休息的幻灯片花絮
会议召开前一天下午
总经理办公室
企划信息部
相关人员
后勤准备

确定会场、住宿及餐饮
根据参会人数确定会场、住宿场所。
会议召开前一周
总经理办公室
主任
食宿及交通工具具体安排
根据最终确定的参会人数对食宿、会议行程及交通工具进行安排
会议召开前一周
总经理办公室
主任
后勤、接待准备工作
1．资料发放登记表、会议签到册，房间分配、分组讨论会议室安排、零星用餐。
2．大厅水牌、会务组门签、会议室前指引水牌、接待台布设、横幅制作，酒店、交通车的安排。
3．报到接待、安排住宿、房间水果、问候卡设置，票务工作。
会议召开前三天
总经理办公室
相关人员
召开阶段
会场内部事务
资料工作
1．对会议文件进行必要的修改完善；
2、负责传递会议资料，指定专人做好会议记录；
3．做好会议签到和录音；
4．资料领取顺序安排、领取资料时的签收安排；
5．颁奖的顺序及颁奖人安排。
会议期间
总经理办公室
承办部门
相关人员
会场工作
1．会前安装、测试好所有音响、灯光、视频系统；
2．音响系统，要确保发言人话筒位置适合，换发言人时及时传递话筒；
3．投影仪使用中要注意为每个发言人准备好投影发言材料，及时排除中断故障；
4．会前半小时放欢迎词，领导讲话过程中放主题词，休息放休息花絮。
5．会前、会议休息中间、颁奖时以及会议结束后放局歌为背景音乐。

会议期间

企划信息部

相关人员

大型会议会务工作明细表（续）
会议流程
工作名称
内 容
时间要求
责任部门/
负责人
责任人

会场外部工作
后勤工作
1.确定会间就餐方式及标准，做好会间吃、住、行安排，领导的迎接、送行。
2.会议休息期间摆放果盘、领导席放置毛巾、矿泉水。
会议期间
总经理办公室
相关人员
会后聚餐、集