通信工程公司公司公文文书的规定模版.doc
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1、第三十五篇 公司公文、文书规范公文、文书是单位的门面,是单位素质的一个反映侧面,准确写好一个合乎规范的公文或文书,是一件不容易的事,结合本公司常用的公文和文书作如下简单的规范,详细写作可参考相关材料;第一部分 行政公文它是国家规定的“通用公文”,对做好工作、强化管理、提高效率具有重要意义:第一章 决定第一条 适用范围:对重要事项或重大行动做出安排。不但要讲请规定事项,还要讲清按此规定的道理,它的说理性较强。第二条 特点:具有规定性,指示性。决定比命令具体。第三条 分类:法规性决定; 指挥性决定:政策性决定、规定性决定 ; 知照性决定; 奖罚性决定:褒奖性决定、惩处性决定;第四条 决定的写作(基
2、本型):标题:“关于的决定”;正文:第一部分:写决定的原因、理由、依据、目的和意义。特别应把原因写清楚,才能体现决定的重要、合理性。第二部分:写决定的事项、决定的具体内容。第三部分:落款署名(盖印):时间、主题词、主送单位、抄送单位、经办单位、联系人、电话;第五条 写作注意事项:决定是指挥性公文,它要求下级不折不扣地执行,所以是十分严肃的事。第一部分原因一定要写的简洁明确。第二部分决定事项一定要写的准确具体。讲清“做什么”和“怎么做”。第二章 指示第六条 适用范围:它是用于对下级布置工作,阐明工作活动的指导原则,它是一种行政公文、指挥性文件。第七条 特点:具有制约性、针对性、及时性。第八条 分
3、类:政策性指示、部署性指示。第九条 指示的写作:标题:必须“三要素”俱全,即发文机关、事由、文种组成:如XXX公司关于的紧急指示。正文:一般分为三部分前言:写明发出指示的原因、目的或依据,要简明扼要。主体:指示的具体内容,基本原则、具体步骤、措施、注意事项等。要明确具体,切实可行。结尾:写执行注意事项、要求、希望。落款署名(盖章):时间,主题词、主送单位、抄送单位、经办单位、联系人、电话。第十条 指示写作注意事项:结构合理指导明确理由充分部署适当第三章 通知(公文通知)第十一条 适用范围:转发公文;下级需办理、周知、执行的事项;任免、聘用人员;第十二条 特点:适用范围很广,下行文,时效性强,知
4、照、指示、布置工作的作用。第十三条 分类:指示性通知;知照性通知;事务性通知;批示性通知。第十四条 通知的写作:标题:必须“三要素”俱全,如“福建省XXX公司关于加强管理的通知”;主送单位;正文:一般由三部分组成;前言:通知的理由、目的、依据或情况。主体:通知事项,应承办、执行、知晓的事项。结尾:可以主体写完自然结尾、也可以“特此通知”,如前言已有“特作如下通知”,具结尾不再写“特此通知”。落款署名(盖章):时间,主题词 、主送单位、抄送单位、经办单位、联系人、电话;第十五条 写作注意事项:公文通知与日常事务通知应严格区别,公司大部分是事务性通知。内容不同:重大事项、重要行为与日常内部一般性事
5、务通知的区别。范围不同:系统与机关内部的区别。格式不同:严格公文格式与无固定格式的区别。程序不同:拟稿、审批、发文、存档程序办事与无正规程序的区别。发布方式不同:按公文程序办与日常应用文系列的区别。标题不同:公文应“三要素”齐全、日常可仅写“通知”,简单落款,单位、时间即可。第四章 通报第十六条 适用范围:表彰先进;批评错误;传达重要精神或情况的公文。第十七条 特点:典型性,时效性,教育性,属下行文。通知是“共同执行”,通报可以结合单位具体分别对待。第十八条 分类:表扬(彰)通报;批评通报;典型通报;事故通报;情况通报。第十九条 通报的写作:标题:必须“三要素”俱全,如“福建省XXX公司关于转
6、发泉州电信分公司通信工程队伍管理与考评细则等三个通信工程管理制度的通报”。正文:一般由以下二部分组成:前言:通报原因、根据和目的或写通报的问题、事件、情况、点名主题。其最后的“特通报如下”,“要求如下”等过渡性词语;主体:主要通报的事项、摆明情况,提出要求,多项通报可逐项叙述。落款署名(盖章):时间,主题词 、主送单位、抄送单位、经办单位、联系人、电话。第二十条 通报写作注意事项:内容要典型;发通报要与工作配合;要准确无误;议论要有分寸;第五章 报告第二十一条 适用范围:向上级汇报工作;反映情况;提出意见、建议;答复、陈述性公文。第二十二条 特点:上行文,陈述文。第二十三条 分类:用途性报告;
7、范围性报告;性质性报告。第二十四条 报告的写作:标题:必须“三要素”齐全;如“福建省XXX公司关于加强通信工程项目部管理的报告”。主送机关、单位:一般只送一个单位不要送个人;正文:一般由以下两部分组成:事由:报告的事,为什么要写此报告,要把情况的前因后果写清楚。事项:工作步骤、措施、效果、或意见、建议、注意问题等。最后结束语:“特此报告”、“专此报告”“以上报告如无不妥,请批示执行”,或“以上报告,请指示(批示、指正)等。落款署名(盖章):时间、主题词 、抄送单位、经办单位、联系人、电话。第二十五条 报告写作注意事项:要概述事实及情况;要重点突出、中心明确;实事求是,有针对性;不要夹带“请示”
8、、“批示”,报告与请示要分开行文。第六章 请示第二十六条 适用范围:下级向上级请求指示、批准的呈请性、期复性公文。第二十七条 特点:呈请性、期复性、越职性。第二十八条 分类:请求指示的请示;请求批准的请示;请求批转的请示(此类结尾语多加“以上请示如无不妥,请批转执行”的字样)第二十九条 请示的写作:标题:必须“三要素”齐全,如“福建省XXX公司关于电力管道结算有关问题的请示”主送机关、单位:一般只送一个单位、不送个人;正文:一般由三部分组成:请示的原因请示的事项结尾语:如“上述意见,是否妥当,请批示”,“特此请示,请予批准”,“以上要求,请批转执行”等语。切异带强制性的语句。(4)落款署名(盖
9、章):时间、主题词、抄送单位、经办单位、联系人、电话。第三十条 写作注意事项:一文一事;以便批准行文。一个主送机关或单位。逐级请示。第七章 批复第三十一条 适用范围:答复下级机关、单位请示事项的公文。第三十二条 特点:属被动行文;答复明确;批复具有约束力;第三十三条 分类:同意性批复:决定性批复指示性批复; 否定性批复:要讲清否定理由 解答性批复:第三十四条 批复的写作:标题:必须“三要素”齐全,如“福建省XXX公司关于漳州移动公司维护中心调整维护员工资的批复”。主送机关、单位:即谁请示批复给谁。正文:一般由两部分组成:引据:针对哪个文号或单位的什么文件的批复。答复:针对来文的答复、同意否、有
10、什么意见、应注意问题,要写清。结尾:一般用语“此复”,“特此批复”结束全文。如正文“引据”已有“批复如下”则结尾就不另写结尾语。落款署名(盖章):时间、主题词、抄送单位、经办单位、联系人、电话。第三十五条 批复写作注意事项:有请示必须给予批复;批复要慎重;批复语气要肯定。第八章 函(公函)第三十六条 适用范围:机关、单位之间商洽工作,询问和答复问题;向有关主管部门请求批准事项的公文。是公务信件,用在平行机关单位或不相隶属机关单位之间,也可用于上下级之间。第三十七条 特点:内容多是事务性的商洽。不具有约束力:但受文单位应予认真对待。有的函有指示性:请求批准的函,“复函”就具有“批复”功能,收文单
11、位要遵照办理、执行。第三十八条 分类:商洽函;问答函;请函;告知函。第三十九条 函的写作:标题:必须有“三要素”具全,如“福建省XXX公司关于通信工程管线材料供货问题的函”,主送机关、单位;一般只送一个单位。正文:直接了当,开门见山,一般由三个层次组成:开头:发函原因、或讲情况、叙述问题由来;主体:要联系、商洽、询问、请求或答复的事情;提出要求或解答对方的询问;指出解决的办法;提出处理意见。结尾:一般可用可不用结尾语“专此函告”,“特此函达”、“特此函复”,“请审核批准”“特此函询,请复”等。落款署名(盖章):时间、主题词、抄送单位、经办单位、联系人、电话。第四十条 写作注意事项:函是正式公文
12、必须规范格式,不要当成公务信件,如“便函”,“邀请信”,“贺信”等,它不属正式公文文种。要重视“函”的重要性。平行机关、单位请求批准只能用“函”,不能用“请示”。第九章 会议纪要第四十一条 适用范围:记载、传达会议情况和议定事项,要求有关单位共同执行的公文。它可以起到“报告”、“通知”、“协议”、“通报”的作用。第四十二条 特点:属于会议文件纪要与记录不一样,关键在“要”点记录。并根据会议主题进行条理、系统的整理。 系统化、条理化、理论化。这是纪要的一大特点。第四十三条 分类:办公会议纪要:即例会纪要。工作会议纪要:解决、协调某工作的会议纪要。讨论会纪要。第四十四条 会议纪要的写作标题:只写机
13、关部门名称或与会人员身份的纪要:如“福建省XXX公司维护中心主任座谈会议纪要”。只写会议性质的会议纪要:如“福建省XXX公司-管线工程施工会议纪要”。用制发机关、单位名称、有事由、文种、无“关于”关联词的纪要:如“福建省XXX公司安全生产工作会议纪要”;“三要素”齐全的标题:如“关于研究跨越惠安螺阳高速公路通信管道问题的会议纪要”。正文:一般由以下四部分组成:会议概况:时间(起、止),地点、主持人、参加人、列席人、领导同志参加情况、会议议题等。会议精神:要解决的问题,对会议重要性、所取的成果进行分析、要有说理性、概括的有条理、准确、语言精炼。一般的办公及工作会议不写这部分,只有规格较高,较重要
14、的会议才写。会议议定事项:如“经研究、议定事项如下”,按顺序写出议定的事项。结尾:一般会议纪要可不写结语,重要会议要有结语,多写一段对会议的评价,希望、号召、要求等。落款署名(盖章):时间、主题词、主送单位、抄送单位、经办单位、联系人、电话、主要参加人员签名。一般应附参加人员签到表和纪要由参加主要负责人签名确认。第四十五条 会议纪要写作注意事项:做好准确工作:起草人要始终参加会议,了解全会议题中心,把握要解决问题的要害和深度。要正确集中会议讨论形成的意见。要突出重要、要点。注意条理、说理。第二部分 事务公文它应用于单位日常工作,没有严格的办文程序和法规性,也没有执行的强制性。它与日常工作、中心
15、工作紧密结合,目的明确,针对性强,有特定的传播范围。第十章 计划第四十六条 适用范围:部门、个人完成工作的书面安排,打算。第四十七条 特点:具有前瞻性;具有具体性;具有时效性;具有指导性;第四十八条 计划的分类;按目的:工作计划;学习计划;经济计划;(2)按内容:综合计划;单项计划;第四十九条 计划的写作:(1)计划的内容:目的、任务、要求;方法、措施;时限、时序;(2)计划的形式:条文式;表格式;标题:全称、简称、文章式标题三种:全称如“福建省XXX公司二00六年管线工程建设承揽计划”;简称如“二00六年管线承揽计划”;文章式如“团结一致,为实现二00六年承揽工程计划而奋斗”。正文:一般包括
16、目的和依据;目标和任务;措施和步骤;执行希望四部分组成。落款署名(盖章)、时间、主题词、主送单位、抄送单位、经办单位、联系人、电话。第十一章 总结第五十条 适用范围:个人或单位对某一阶段情况或问题进行分析、概括的文书。第五十一条 特点: 回顾性;评价性;时效性;汇总性;第五十二条 分类:根据目的分:工作总结 经验总结根据内容分:综合总结 专题总结根据时段分:年度总结 季度、月总结第五十三条 总结的写作:标题:有单行和双行标题两种。标题一般由对象名称、时限、主题、文体组成。如”福建省XXX公司二00五年通信工程设计工作总结”。引言:开头或前言,一般很简单,引出后边正文。有些具体、阶段小结甚至可以
17、不要引言。正文:一般有以下四部分组成:基本情况:全面、简要说明要总结的工作、事项,起到画龙点晴的作用。取得的成绩:对应的基本情况,总结若干主要成绩、经验。充分体现总结的评价性。这是主要部分。存在问题:应以主要问题,并应有一定分析。今后打算:针对总体、长远计划和存在问题,宜粗不宜细,宜简不宜繁、宜大事不宜小事罗列。结尾:简单的结论语或说明努力方向,今后打算,如这部分需细说也可列入正文。结尾不一定是必须部分。第五十四条 总结的写作方法:汇集材料:收集与主题相关材料,越细越具休越好。分析归类:这是写好总结的关键,透过大量零星材料,分析、判断、归纳、列出大小标题框架,变成条理逻辑性强,说服力强的总结。
18、这是写作人水平、历史经验、能力的集中反映。是总结质量的关键阶段。起草根据框架标题和每一标题的具体事例、数据、素材等。根据总体中心议题,和写作切入点,使若干议题围绕中心来写。语言要通顺流畅、朴实自然,要对人、对今后工作有一定启发帮助作用。反复修改、征求意见,定稿。第十二章 调查报告第五十五条 适用范围:为一定目的、对客观事物进行调查研究分析后写的文书。也叫考察报告。第五十六条 特点:情报性、文章性、研究性。第五十七条 分类:综合调查报告;专题调查报告;情况反映调查报告;典型分析调查报告;探讨研究调查报告;第五十八条 调查报告的写作:标题:分单行和双行标题两种标题一般由调查对象、主题、文种三部分组
19、成。如单行标题:“对我公司五个工程项目部人事用工制度的调查”。双行标题:“通信工程质量管理应如何落实?对我公司部分项目部的调查”。引言:它是说明性文字,开场白,它包括调查的缘由、目的、对象、过程、方法等基本信息,有时还包括中心思想、结论等关键信息。向读者提供总的背景材料、导入正文。正文:主要结构:纵式:按时间顺序组织材料、安排内容。横式:按结论、配小标题组织材料、安排内容。纵横结合:兼上述二种。主要内容:调查缘由、目的、过程和方法(引言部分)。调查获得的主要情况对情况的分析研究。结论。结尾:收束、归结全文。概括全文中心思想,结束语。个别不需要结尾,以正文结束全文。第五十九条 调查报告的写作方法
20、:搜集材料(整理材料)。选题:抓住带典型、普遍、全局、指导意义;特别是焦点、热点、难点问题确定调查问题。调查前准备。拟定调查提纲。开展调查。分析调查材料。确定调查材料的框架结构,充实数据、事例。摆事实、讲道理、用事实写作。运用对比材料说话。结构型式:段首扼要:每段用一句话概括全段中心。段末归结:叙述具体材料后用简短句归结。提出问题分析解决的顺序写。按认识事物由浅入深,基本情况,主要特点或经验,主要问题、想法、建议。按逻辑思维:总结、分说或分说、总说。第十三章 简报第六十条 适用范围:交流信息、汇报工作、反映情况的事务性文书。一种临时性、内部刊物。第六十一条 特点:真实、及时、简明的方式。 不是
21、正式公文,但可以起上传下达作用。单位、行业的信息传递、交流以促进、推动工作,相互学习提高。也可叫“工作动态”、“情况反映”、“快讯”、“快报”等名称。第六十二条 分类:工作简报;动态简报;会议简报;第六十三条 简报写作方法:报头:简报名称、期数、编印单位、印发日期、密级、编号等。报尾包括送发单位和编印份数等。报身:标题:醒目、精到、可单、双、多行标题。正文:开头:导语、前言、概括全文中心内容,主体:时间、地点、人物、事实、原因、结果。报尾:用一两句话结束全文,有的可以不用报尾。第六十四条 简报写作方法:力求简、短、新、快。讲清情况和事实:按时间顺序写;按空间顺序写;归纳分类表述;对比写;适当说
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