采购部作业流程及标准模板.doc
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1、xxx酒店质量管理体系文件 TY/ZY-11A-采购部作业文件2月1日公布 3月1日实施xxxx酒店目 录一、术语和定义:最低库存量表示在申购期应贮备物资数量二、作业步骤:111 月、季度计划采购步骤112 市场调查步骤113 供货商评选步骤114 零星采购步骤115 原材料采购步骤116 物资验收步骤117 采购费用申请步骤118 市场询价作业步骤119 质量投诉处步骤1110 物资入库步骤1111 物资发放步骤1112 直拨原材料收发步骤1113 标准化库存量制订步骤1114 物资存放步骤一、术语和定义:最低库存量表示在申购期应贮备物资数量二、作业步骤:111计划采购步骤图流 程编 号作
2、业 流 程 图作 业 要 求1234567审 批预 算财务审核计划汇总采 购部门申报采购计划11提前20天要求部门提供物资需求计划;12采购人员综合、归纳,形成采购计划;13采购部把汇总后采购计划交财务部审核;14财务部审核完成后,依据本年营业实绩,消耗率和损耗率,第二年营业指标及估计做采购预算;15财务部将汇总计划和预算汇报送总经理审批;16经同意计划由采购部实施、财务部监督。112市场调查步骤流 程编 号作 业 流 程 图作 业 要 求12345678审 批市场分析内部整理市场调查汇报搜集数愿资料存档确定调查目标市场调查1、采购员调查周期和需求,确定调查目标;2、搜集物资规格、型号、质量标
3、准、数量和价格等信息;3、采购员到市场,对产品进行调查了解(包含型号、规格、标准、价格)后,进行整理;4、采购、财务、相关部门对市场进行分析;5、由采购同上级部门汇报调查情况;6、由上级部门或相关领导审批、认可;7、相关资料统计存档;113供货商评选步骤流 程编 号作 业 流 程 图作 业 要 求12345678审 批评价审定初 选签 约公市招标条件资料存档确定招标条件选供货方1、为使酒店采购到优质、价廉物品,应由财务责任人,物品使用部门和分管采购负责责任人组成评选小组,在公开透明管理下选择供货商、物品选购、供货商选择最少应有2-3倍被选对象;2、在市场调查汇报基础上,由采购确定供货商指标条件
4、,并请财务、物品使用部门会审,会审后指标条件应送主管采购部领导同意;3、由采购部向社会公市招标条件;4、依据供给商应标情况,由采购根据招标条件确定,供货商候选人;5、由采购部牵头,财务、物品使用部门参与对供给方候选人进行评审,并初步确定,供给商候选人。6、由采购部主管将供给商候选人报主管领导审批,若领导有异议,则按程序重新进行评选;7、采供部主管同已确定供给商签署采供协议;8、评选资料由采购部存档,采供协议送总办存档。114零星采购步骤流 程编 号作 业 流 程 图作 业 要 求1234567审 批审 核审 核采供汇总采 购部门申购零星采购1、计划外采购,属临时性;2、部门上报由责任人签字申购
5、单;3、采购到库房核实,需采购进行汇总;4、部门领导审核;5、财务审核;6、由上级主管部领导审核。115原材料采购步骤流 程编 号作 业 流 程 图作 业 要 求12345验 货采 购入 库库房申购原材料采购1、库房依据库存量进行采购;2、采购、电话采购或人员采购;3、对产品规格、型号、产地、保质期、生产日期、数量等进行验收。116物资验收步骤步骤编号作 业 流 程 图作 业 要 求123456退货对单验货物资入库填写验收单直 拨接 单物资验收1、申购单(注:产品要求、规格型号等);3、由各部门验货员、库管、采购员(资产管理员)组成验货小组参与验货;4、对多种物资型号、数量、规格认真正确地填写
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