国有公司实物档案管理规则-模版.docx
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1、公司实物档案管理规则 第一章 总 则 第一条 为加强公司(以下简称公司)实物档案的管理,更好地开发利用档案信息资源,充分发挥实物档案在企业各项工作中重要的作用,根据中国中铁股份公司档案管理办法,制定本规则(以下简称规则)。 第二条 实物档案是各单位在生产、经营和各项重大活动中获得的荣誉奖励(如奖杯、奖状、奖牌、奖旗、证书、赠品等)、能以实物反映本单位历史的客观记录。实物档案是反映企业业绩、社会声誉、商务诚信的凭证性载体,是企业无形资产的重要组成部分。 第三条 各单位对已归档的实物档案,应按保管条件的要求,建立专用库房或设实物档案分室管理,其分室的档案业务工作由档案部门进行监督、指导。 第四条
2、实物档案是各单位构成档案全宗不可缺少的组成部分,必须遵循集中统一管理的原则。为保证实物档案完整准确和有效利用,必须将实物档案的形成、积累、收集、整理和归档工作,纳入有关人员的职责范围及岗位责任制。 第二章 实物档案的收集与归档 第五条 凡是形成实物档案的部门,都应按归档要求,在实物档案形成之后,立即收集齐全,向档案部门移交归档。任何单位和个人不得据为己有或拒绝向档案部门移交。 第六条 实物档案归档范围,凡是上级单位颁发的奖杯、奖状、奖牌、奖旗、证书以及领导人题字、字画、赠品等均属归档范围,归档的实物制品应是原件。 第七条 实物档案应在取得实物后一个月,由主办单位或个人编写说明向档案部门移交。
3、第八条 凡是归档的实物,都必须附具文字说明。 第九条 实物档案归档时应履行归档手续,移交单位要编制移交目录一式二份,交接双方签字,作为档案存档以备查考。 第三章 实物档案的编号 第十条 实物档案的代字为“SW”。 第十一条 实物档案具体分类编号由种类代号、分类代号、属类内容代号和案卷流水号四部分组成,编号方法是:种类代号、分类代号均采用汉语拼音字母标识(见附件1)。本规则只规定种类和分类汉语拼音代号。属类内容代号和案卷(件)流水号各单位可自行规定。 第十二条 实物档案分类后,按实物档案的内容编写文字说明。一组内容联系密切的声像材料,除标明项目名称外,还应编写总说明和分说明。 第四章 实物档案的
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