行政部事务工作作业流程图.doc

行政事务工作步骤图

一、印章管理
1、步骤图
填写印章使用申请表
由申请人、部门责任人签字
总经理签字
行政部加盖印章

2、说明
使用公章到行政部填写《印章使用申请表》；
《印章使用申请表》要有经手人、部门责任人签字；
报总经理同意后，方可为其加盖；
如遇总经理不在，由总经理委托受托人签字有效；
假如工作需要使用财务章，须到财务部门按上述程序办理；
因工作需要将印章携带外出，由总经理特批，同意程序如上。
具体参考行政部事务管理规程第一节。
3、使用表格
印章使用记录表

二、档案、公文管理
（一）档案管理
1、归档步骤
双方办理交接手续
各部门将形成档案移交行政部
分类、判定保管期限
编制案卷目录、装盒
组卷、填写卷内文件目录、编页码、编写案卷标题、填写记录表
在要求时间下发移交档案通知

双方办理交接手续
统一编制档号、装订
日常零碎文件材料
登记、入库、排架
技术部、项目研发部按要求整理本部门形成材料，组成案卷
插入内容关联案卷
单独立卷
双方办理交接手续
检验案卷质量
档案室接收移交档案

2、说明
1）档案分类：协议（包含销售和采购协议）、投标书、招标书、相关图纸、通知、文件
2）归档
各部门将所需存档档案整理成册；
本部门存档及移交行政部存档；
相关人员在《存档记录表》登记。
技术档案归档：由工程部、项目研发部自行建档并报行政部立案。
具体参考行政部事务管理规程第二节第十、十一条。
3、使用表格
存档记录表
（二）公文管理
1、行文步骤
行政部存档
行政部负责印发
行政部加盖公章
行政部打印
总经理签批
行政部核稿
填写发文审批单
部门起草文稿
接收单位签收文回执

2、说明
1）拟稿：由各部门进行拟稿，文稿必需内容清楚、层次分明、见解明确、文字简练、标点符号正确、书写工整，用钢笔书写，严禁用铅笔或油笔；
2）汇稿：文件拟草后，如须汇签文件，必需先推行汇签手续，汇签人在文稿汇签处，签署自己意见；
3）核搞：文件由行政部责任人核搞，内容包含文件质量、内容是否符合要求；
4）签批：报总经理签批后，行政部打印、定稿、查对、盖章和印发。
5）对不一样内容发文建立发文登记簿，含发文时间、文件名称、收文单位、发出时间和收文回执；
6）具体参考行政部事务管理规程第二节十二、十三条。
3、使用表格
1）发文记录表
2）哈尔滨日达兴科技实业股份发文审批单
（三）、收文管理
1、步骤图
邮件、信函等
上级来文或同级单位来文
文件分类
接收到文件
存档
行政部登记
承接单位在收文处理单上签字
分送各承接部门
登记
行政部收文处理单

2、说明
1）收文范围：上级来文、函件、邮件、传真、信件等；
2）收文处理：行政部文秘在接到上级来文、信、函、邮件、传真后，要对文件进行分类登记，对有密件开口和国外信函，邮票被撕应拒绝签收，登记内容包含：来文单位、文件内容、收到时间。
3）具体参考行政部事务管理规程第二节十四条。
3、使用表格
1）哈尔滨日达兴科技实业股份收文处理单；
2）收文记录表

（四）、受控文件管理
1、步骤图

管理体系文件
外来文件
其它管理性文件
技术性文件
手册和程序文件
编制
编制
编制
标识
同意
同意
同意
同意
发放
发放
发放
使 用
使 用
必需定时评审
定时核查
更 改
作 废
换 版

N N N

Y Y Y
发放

2、说明
具体参考行政部事务管理规程第二节十五、十六条
3、使用表格
1）受控文件目录
2）文件发放、回收统计
（五）文件/档案查询、借阅管理
1、步骤图
查询/借阅人提出申请
查找文件
部门责任人签字
总经理同意
申请人签字
行政部
行政部登记

2、说明
1）查询文件/档案先由申请人提出申请，并经部门责任人签字同意；
2）由总经理同意行政部方可借阅。
具体参考行政部事务管理规程第二节十一、二十三、二十四条。
3、使用表格
1）档案借阅记录表 2）公文查询记录表
三、会议管理
行政部存档
到会人员签字
会议纪要整理
会议召开、会议统计
参会人员回执
行政部下发会议通知
会议主持单位/人
确定会议议题、时间、地点及列席人员
确定会议种类
总经理同意
1、会议管理步骤

2、说明
1）由会议主持单位提出要召开会议种类并确定会议议题、时间、地点及列席人员；
2）经总经理同意行政部按会议主持单位要求下发会议通知，接到通知人员要有回执；
3）会议召开要有专员统计，整理会议纪要，会议纪要要有和人员签字；
4）会议纪要下发，行政部立案；
5）具体参考行政部事务管理规程第三节。
3、使用表格
1）会议通知单
2）会议纪要
四、图书资料管理
1、图书管理步骤
借书人提出申请
行政部催还
借阅超期

图书资料返回
申请人本人签字
图书借出
行政部登记
总经理同意

2、说明
1）企业图书资料由行政部统一保管，需图书资料由所需人提出申请，行政部登记，并由本人签字，方可借阅；
2）图书借出如到期未还由行政部负责催还，直至返回。
3）具体参考行政部事务管理规程第四节。
3、使用表格
图书借阅记录表
五、办公用具管理
（一）办公用具采购管理
1、办公用具采购步骤图
部门提出申请
部门经理签字
行政部领取申请单
保管员验收、入库
行政部统一购置
总经理审批
行政部进行汇总、责任人签字

2、说明
1）部门提出所需办公用具，到行政部领取物品需求申请单；
2）部门经理在申请单上签字，再由行政部责任人签字，最终经总经理审批；
3）由行政部对总经理同意申请单进行汇总，由行政部统一购置；
4）行政部对采购物品进行验收、入库；
5）具体参考行政部事务管理规程第五节
3、使用表格
1）办公用具需求单
（二）办公用具领用管理
1、步骤图
部门提出申请
行政部办理出库
行政部责任人核准
部门责任人签字
办公用具领用申请表
总经理同意
100元以下
100元以上

2、说明
1）各部门提出要要领用办公用具到行政部填写领用申请单，由部门经理签字；
2）到行政部核准，100元以下办公用具由行政部责任人签字直接领用，100元以上办公用具由总经理同意方可领用；
3）办公用具出库直接记入个人台账；
4）具体参考行政部事务管理规程第五节。
3、使用表格
1）办公用具领用申请单
2）个人办公用具记录表
六、复印、打印、电话管理
（一）复印、打印管理
1、步骤图
方可复印/打印印
行政部责任人同意
行政部填记录表
复印/打印材料

2、说明
1）由各部门拿到所需复印/打印材料到行政部记录表；
2）由行政部责任人同意方可复印/打印；
3）具体参考行政部事务管理规程第六节第三十七至四十一条。
3、使用表格
复印、打印记录表
（二）电话管理
一）电话接听管理
1、电话接听步骤图
电话铃响
接线员接听
处理来电人相关问题，并做好统计
把电话转入相关部门

2、说明
1）电话铃响三次接线员接听，把电话转入来电人要联络人部门；
2）如联络人不在，本部门人要做统计，立即通知被联络人。
3）具体参考行政部事务管理规程第六节四十二条。
二）电话费用管理
是否超出计划
行政部审核
未超
行政部人员对所申请电话充值
总经理审批
填写申请单
部门提出申请
超出
1、电话费用申请步骤图

2、说明
1）电话费用每个月各部门定额，如各部门提出申请到行政部领取电话费用申请单；
2）由行政部审核，如未超出定额，直接对所申请电话充值，如超出定额，由总经理审批，经总经理同意方可为其充值；
3）具体参考行政部事务管理规程第六节四十三条。
3、使用表格
电话费用申请单

三）长途电话管理
1、使用步骤图
行政部登记
使用人
公事需拨打长途
到指定电话拨打
行政部确定
写清电话号、简述联络事项

2、说明
1）因公需要拨打长途电话，由使用人到行政部登记；
2）并填写呼叫号码、联络事项、使用时间，经行政部确定即可到指定电话机拨打；
3）具体参考行政部事务管理规程第六节四十三条。
3、使用表格
1）长途电话使用记录表
七、招待费用管理
1、招待费用管理步骤图
总经理同意
报清来访单位、事由、时间、人数
部门提出招待申请

到财务部领取费用

总经理确定招待标准和规模

2、说明
1）各部门需招待业务往来客人，提出来访单位、来访事由、时间、人数，报总经理同意；
2）总经理确定招待标准、费用和规模，由招待部门到财务借取费用；
3）具体参考行政部事务管理规程第七节。
八、传真、信件收发及名片管理
（一）传真接收管理
1、传真接收管理步骤图
取走传真
接收人签字
通知接收人
行政部登记
接收到传真

2、说明
1）接收到传真由行政部进行登记，通知接收人来领取，接收人签字方可拿走传真；
2）具体参考行政部事务管理规程第七节四十九至五十一条。
3、使用表格
传真接收记录表
（二）传真发送管理
企业文件
1、传真发送管理步骤图
直接发送
部门责任人签字
总经理审批
行政部登记
各部门要发送传真

通常文件

2、说明
1）各部门需发传真，先到行政部登记再由部门责任人签字；
2）如发送相关企业资料文件需总经理签字同意，通常性文件由各部门经理签字即可发送；
3）具体参考行政部事务管理规程第七节四十九至五十一条。
3、使用表格
传真发送记录表
（三）名片管理
1、名片管理步骤图
总经理同意
申请人认真填写
部门责任人同意
行政部领取名片印刷申请单
申请人提出申请
行政部统一印制

2、说明
1）申请人提出印制名片申请，到行政部领取名片印刷申请单；
2）申请人认真填清本人职务、姓名、联络方法等内容；
3）由部门经理审核同意，再由总经理同意，转交行政部统一印制；
4）具体参考行政部事务管理规程第八节五十七至六十一条。
3、使用表格
1）名片印刷申请单
九、设备申请及维修步骤
（一）设备申请管理
1、步骤图

部门提出所需设备申请
调拨
总经理同意

部门责任人同意
行政部核实

提出申请要求
总经理同意
购置（按采购程序）
部门领取

2、说明
1）各部门依据各自工作实际情况和预算计划，提出切实可行申请要求（内容具体翔实、理由充足），经部门经理和总经理签字同意后，抄送给行政部。
2）行政部依据各部门现有设备资产情况对申请进行核实，并对各部门要求从真正客观需求出发，遵照设备申请标准，提出处理提议和意见（调拨或购置）。
3）假如采取“ 调拨 ”程序，行政部将调拨计划上总经理签字确定后实施；假如采取“ 购置 ”程序，行政部将参考企业办公用具采购程序进行。
4）采购由行政部统一申请费用、组织购置、费用摊销，过程遵照“价廉物美”标准，在满足各部门需求基础上，注意设备性能价格比，多压价比价、厉行节省。设备采购结束后统一由行政部组织验收核查；固定资产登记后，由各部门登记领用，责任到人。
5）具体参考行政部事务管理规程第九节六十二至六十九条。
3、使用表格
1）设备申请单
2）设备调拨单
（二）设备维修步骤
外修
内修、安排人员
总经理批谁
行政部
设备情况
部门责任人
报修人员
设备维修单
行政部联络厂家售后
调拨机器
超出
一周
1、步骤图

2、说明
1）报修人员先将报修信息反馈给各部门责任人；
2）部门经理报送到行政部；
3）行政部依据编号，联络厂商，组织立即维修；
4）经过暂借、调拨等方法，将临时不用设备给报修者使用；
5）机器设备维修完成，行政部登记立案，发还给报修者使用；
6）具体参考行政部事务管理规程第九节七十条。
3、使用表格
1）设备维修单
十、车辆管理
1、车辆管理步骤图
用车人提出申请
行政部安排车辆、驾驶员
总经理同意
部门责任人同意

2、说明
1）用车人持部门领导指示用车申请向行政部提出用车；
2）行政部核准，报总经理同意；
3）行政部依据前后急缓次序安排车辆；
4）用车人认真填写《用车记录表》；
5）车辆返回后，司机填写《用车单》上内容，上报行车里程、往返时间、地点等。用车人将《用车单》交至行政部，行政部做好车辆使用登记；
6）具体参考行政部事务管理规程第十二节八十六、八十七条。
3、使用表格
1）用车单
2）用车记录表