行政部事务工作作业流程图.doc
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1、行政事务工作步骤图一、印章管理 1、步骤图填写印章使用申请表由申请人、部门责任人签字总经理签字行政部加盖印章 2、说明使用公章到行政部填写印章使用申请表;印章使用申请表要有经手人、部门责任人签字;报总经理同意后,方可为其加盖;如遇总经理不在,由总经理委托受托人签字有效;假如工作需要使用财务章,须到财务部门按上述程序办理;因工作需要将印章携带外出,由总经理特批,同意程序如上。 具体参考行政部事务管理规程第一节。3、使用表格印章使用记录表二、档案、公文管理(一)档案管理1、归档步骤双方办理交接手续各部门将形成档案移交行政部分类、判定保管期限编制案卷目录、装盒组卷、填写卷内文件目录、编页码、编写案卷
2、标题、填写记录表在要求时间下发移交档案通知双方办理交接手续统一编制档号、装订日常零碎文件材料登记、入库、排架技术部、项目研发部按要求整理本部门形成材料,组成案卷插入内容关联案卷单独立卷双方办理交接手续检验案卷质量档案室接收移交档案2、说明1)档案分类:协议(包含销售和采购协议)、投标书、招标书、相关图纸、通知、文件2)归档各部门将所需存档档案整理成册;本部门存档及移交行政部存档;相关人员在存档记录表登记。技术档案归档:由工程部、项目研发部自行建档并报行政部立案。具体参考行政部事务管理规程第二节第十、十一条。3、使用表格存档记录表(二)公文管理1、行文步骤行政部存档行政部负责印发行政部加盖公章行
3、政部打印总经理签批行政部核稿填写发文审批单部门起草文稿接收单位签收文回执2、说明1)拟稿:由各部门进行拟稿,文稿必需内容清楚、层次分明、见解明确、文字简练、标点符号正确、书写工整,用钢笔书写,严禁用铅笔或油笔;2)汇稿:文件拟草后,如须汇签文件,必需先推行汇签手续,汇签人在文稿汇签处,签署自己意见;3)核搞:文件由行政部责任人核搞,内容包含文件质量、内容是否符合要求;4)签批:报总经理签批后,行政部打印、定稿、查对、盖章和印发。5)对不一样内容发文建立发文登记簿,含发文时间、文件名称、收文单位、发出时间和收文回执;6)具体参考行政部事务管理规程第二节十二、十三条。3、使用表格 1)发文记录表
4、2)哈尔滨日达兴科技实业股份发文审批单(三)、收文管理 1、步骤图邮件、信函等上级来文或同级单位来文文件分类接收到文件存档行政部登记承接单位在收文处理单上签字分送各承接部门登记行政部收文处理单 2、说明1)收文范围:上级来文、函件、邮件、传真、信件等;2)收文处理:行政部文秘在接到上级来文、信、函、邮件、传真后,要对文件进行分类登记,对有密件开口和国外信函,邮票被撕应拒绝签收,登记内容包含:来文单位、文件内容、收到时间。 3)具体参考行政部事务管理规程第二节十四条。 3、使用表格 1)哈尔滨日达兴科技实业股份收文处理单; 2)收文记录表(四)、受控文件管理1、步骤图管理体系文件外来文件其它管理
5、性文件技术性文件手册和程序文件编制编制编制标识同意同意同意同意发放发放发放使 用使 用必需定时评审定时核查更 改作 废换 版N N N Y Y Y发放2、说明具体参考行政部事务管理规程第二节十五、十六条3、使用表格1)受控文件目录2)文件发放、回收统计(五)文件/档案查询、借阅管理1、步骤图查询/借阅人提出申请查找文件部门责任人签字总经理同意申请人签字行政部行政部登记2、说明 1)查询文件/档案先由申请人提出申请,并经部门责任人签字同意;2)由总经理同意行政部方可借阅。具体参考行政部事务管理规程第二节十一、二十三、二十四条。3、使用表格 1)档案借阅记录表 2)公文查询记录表三、会议管理行政部
6、存档到会人员签字会议纪要整理会议召开、会议统计参会人员回执行政部下发会议通知会议主持单位/人确定会议议题、时间、地点及列席人员确定会议种类总经理同意1、会议管理步骤2、说明 1)由会议主持单位提出要召开会议种类并确定会议议题、时间、地点及列席人员; 2)经总经理同意行政部按会议主持单位要求下发会议通知,接到通知人员要有回执; 3)会议召开要有专员统计,整理会议纪要,会议纪要要有和人员签字; 4)会议纪要下发,行政部立案; 5)具体参考行政部事务管理规程第三节。3、使用表格 1)会议通知单 2)会议纪要四、图书资料管理1、图书管理步骤借书人提出申请行政部催还借阅超期图书资料返回申请人本人签字图书
7、借出行政部登记总经理同意2、说明 1)企业图书资料由行政部统一保管,需图书资料由所需人提出申请,行政部登记,并由本人签字,方可借阅; 2)图书借出如到期未还由行政部负责催还,直至返回。 3)具体参考行政部事务管理规程第四节。3、使用表格图书借阅记录表五、办公用具管理(一)办公用具采购管理1、办公用具采购步骤图部门提出申请部门经理签字行政部领取申请单保管员验收、入库行政部统一购置总经理审批行政部进行汇总、责任人签字2、说明 1)部门提出所需办公用具,到行政部领取物品需求申请单;2)部门经理在申请单上签字,再由行政部责任人签字,最终经总经理审批; 3)由行政部对总经理同意申请单进行汇总,由行政部统
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