国有企业档案工作管理办法-模版.docx

技术有限公司档案工作管理办法

第一章 总 则
第一条 为加强中国xx技术有限公司（以下简称公司）档案工作的科学管理，有效的保护和利用档案，更好地为公司提高经济效益服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称档案法）、《中华人民共和国档案法实施办法》等国家有关法律、法规，结合公司档案工作实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于公司本部。各子公司档案管理工作参照此办法执行。
第三条 本办法所称档案是指公司在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式（如文字、图表、声像等）的文件、资料。
第四条 公司应遵守《档案法》、《档案法实施办法》，依法管理档案，明确管理档案的部门或人员，提高全员档案意识，确保档案完整、系统、准确和安全。
第五条 公司档案工作接受上级档案行政管理部门的监督和指导。
第二章 管理体制和职责
第六条 综合部是公司档案工作的业务归口管理部门，对档案工
作实行统筹规划、组织协调，科学管理各门类档案并开展利用服务。其主要职责是：
（一） 贯彻、执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、
法规，组织制修订公司档案工作的规章、制度，并对执行情况实施监督、检查；
（二） 组织编制公司档案工作的发展规划和年度工作要点，经公司批准后组织实施；
（三） 负责对子公司的档案工作进行监督、检查、业务指导；
（四） 负责组织公司档案宣传、教育和业务培训；
（五） 承办集团公司交办的各项工作任务。
第七条 各部门应明确本部门档案专、兼职文件、资料员。其主要职责是：
（一） 贯彻、执行国家的法律、法规和公司的规章、制度；
（二） 熟悉本部门的业务范围，了解掌握本部门业务动态，及时追踪新业务、项目资料的去向，保证档案、资料的系统性、完整性；
（三） 负责收集本部门在日常工作中，形成的有价值的文件、资料、图片、音像、磁介质等，按照不同类型进行分类整理工作；
（四） 对本部门人员负有档案业务的指导责任，并有责任督促业务、项目承办人及时整理文件、材料归档。
第八条 公司人事档案按《中国xx技术有限公司本部员工档案管理办法》执行；公司会计档案按《中国xx技术有限公司会计档案管理办法》执行。
第九条 公司各部门应依法遵守国家有关保密规定，保证党和国家、公司档案、资料不泄露，保证公司各门类档案的完整与安全。
第三章 文件材料的管理及归档
第十条 公司资产与产权发生变动，要认真清理各类档案资料，做好档案的处臵工作。
工作人员变动工作及退休时，必须将属于归档范围的文件材料全部归档，不得私自处理。
第十一条 按照档案法规定，任何人不得拒绝归档，切实做好档案管理工作。
第十二条 归档的文件材料应完整、准确、系统、有效，应为原件。文件书写和载体材料应能耐久保存。（文件归档范围见附件2）
第十三条 归档的文件材料必须做到制成材料优良、用笔用纸符合规定、字迹线条和图像清晰，粘贴、装订符合档案保护要求。
第十四条 公司各部门专、兼职文件、资料员按照公司归档范围的要求，负责整理本部门形成的各类档案资料，做好文件登记，在次年3月底以前将本年度文件移交综合部档案室集中管理。交接双方根据移交目录清点核对，填写移交清单，履行签字手续。（未完成在
建项目档案资料，可暂时存放本部门，也可移交公司档案室统一保管）
第四章 档案管理
第十五条 综合部从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。
第十六条 综合部根据有关规定，确定本公司档案保管期限。第十七条 综合部应做好电子档案的管理和定期备份，保证电子档案的完整安全和真实有效。
第十八条 公司设立专门地点或库房保管档案。
第十九条 综合部应做好档案室的防盗、防火、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等安全工作，门窗应结实牢固。须防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全。
第五章 档案利用
第二十条 借阅及复印档案时，须填写《借阅档案申请单》（见
附件1），由部门领导批准后，到档案室进行登记，经综合部部长同意后方可借阅及复印。
第二十一条 查阅密级文件应办理查阅手续，须在档案室内阅看，不可借阅和复印。
第二十二条 档案借阅期限不得超过一周，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
第二十三条 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不
得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、伪造、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告综合部部长。
第二十四条 公司对不按规定而造成文件材料损失的，或对档
案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。
第二十五条 在人员调动、退休前必须清退所借阅档案，由档案管理部门认定后方可办理有关手续。
第二十六条 综合部应积极做好公司档案的提供和利用工作，努力开发档案信息资源，为公司提供及时、有效的服务。
第六章 档案的销毁
第二十七条 综合部对保管期限已满的档案应当进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按照有关规定经综合部部长批准后进行销毁。
第二十八条 对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存。
第二十九条 销毁时要有二人以上监销，并在清销册上签字。
第三十条 公司应采取严密管理措施，防止档案销毁时失密和泄密。
第七章 附 则
第三十一条 本办法由公司综合部负责解释。
第三十二条 本办法自印发之日起施行。

附件：1.借阅档案申请单
2.文件归档范围和档案保管期限
3.档案管理工作流程图

附件1
借阅档案申请单
申请部门

申请日期

申请部门领导

审批部门领导

借阅方式
□借阅□复印
归还日期

文件名称及密级：

备注

附件2
文件归档范围和档案保管期限
凡是反映公司工作活动，具有查考利用价值的文件材料属归档范围。
机 构
归 档 范 围
保管期限
上级机关文件材料
1.上级机关召开的需要贯彻落实执行的会议文件材料
30年
2.上级机关颁发的属于公司主管业务并要执行的以及普发的文件，非公司主管业务但需要贯彻执行的法规性文件
30年
3.党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查本公司工作的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音录像等材料
永久
4.上级机关对本公司请示的批复文件
永久
5.代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印本
30年
6.上级机关转发公司的文件（包括报纸、刊物转载）
10年
公司内部文件材料
1.本公司召开的党、政、工、团代表大会，工作会议的全套会议文件，以及各种声像材料（由召开部门收集归档）
永久
2.公司党委、行政领导召开的办公会议记录和专业会议记录
永久
3.公司印发（包括转发及与其他单位联合印发）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件修改稿
永久
4.公司向上级机关的请示文件，下级机关的请示与公司的批复文件
永久
5.公司与外商洽谈合作协议、及友好往来的重要传真或与公司有关的信件材料
永久
6.公司及内部职能部门形成的工作计划、总结、报告
永久
7.反映公司业务活动和技术开发项目管理的专业文件材料（由本部门负责收集）
永久
8.公司党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料
永久
9.公司领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录、影像材料
永久
10.公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及人员编制等文件材料
永久
11.公司制定的工作条例、章程、制定等文件材料
永久
12.公司的历史沿革、大事记、年鉴，反映本单位主要活动的简报，声像材料；荣誉
奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像、光盘等文件材料
永久
13.公司人力资源年报
永久
14.公司纪检、审计等文件材料
永久
15.公司及本单位办理员工的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根
永久

16.公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册
永久
17.公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料
永久
18.公司的统计年报、会计决算
永久
19.其他有保存价值的、各种形式的文件材料
30年
同级企业和非隶属企业的文件材料
1.同级企业和非隶属企业颁发的非本公司主管业务但需要执行的法规性文件
30年
2.有关业务单位对公司工作检查形成的重要文件
30年
3.同级企业和非隶属企业与公司联系、协商工作的重要来往文件
30年
4.其他有保存价值的、各种形式的文件材料
30年

附件3
档案管理工作流程图

查阅密级文件应办理查阅手续，须在
档案室内阅看，不可借阅和复印

需要借阅档案人员，
须
持有部门领
导、综合部部长签字确认的
《借阅
档案申请单》
方可借阅文件及复印

档案的借阅、利用

档案管理员每年
3
月底前通知各部门移
交本年度文件

档案管理员检查移交材料的完整性，在
确保归档材料齐全的情况下，双方签字
交接并填写移交清单

档案管理员对归档材料进行分类、装
订、编目、机录、上架

档案的保管

借阅档案归还时，档案管理员应认
真检查文件的完整性，如发现遗失
或损坏及时报告部门领导

对确无保存价值的档案登记造册，按
照有关规定经综合部部长批准后进
行销毁

—D14-10—