人才服务机构流动人员人事档案管理服务标准化手册模板.docx

浙江省人才服务机构流感人员人事档案
管理服务标准化手册
（ 讨 论 稿 ）
一、范 围
本手册要求了流感人员人事档案接收、信息录入、材料归档、查阅、整理、数字化加工、库房管理、出具各类人事证实、转出等业务内容、步骤及要求。
本手册适适用于浙江省省、市、县人才服务机构流感人员人事档案管理管理服务业务。
二、政策依据
中组部、国家档案局《干部档案工作条例》（组通字[1991] 13号）
中组部、人事部《流感人员人事档案管理暂行要求》（人发[1996] 118号）
中组部《干部人事档案材料搜集归档要求》（中组发[]12号）
中组部《干部档案整理工作细则》（组通字[1991]11号）
中共浙江省委组织部浙江省人力资源和社会保障厅相关印发《浙江省流感人员人事档案工作服务规范》通知（浙人社发[]3号）
中共浙江省委组织部浙江省人力资源和社会保障厅浙江省教育厅《相关加强流感人员人事档案规范管理通知》（浙人社发[]204号）
三、工作内容及要求
（一）档案接收
1、档案接收工作应由省、市、县人才服务机构（以下简称各服务窗口）进行，由专员负责接收工作。
2、各服务窗口应在服务场所醒目位置公告《通知单》（见附录A），提供业务咨询服务，依据需要提供《服务指南》（见附录B）等。
3、接收人员应根据档案接收工作步骤（见附录C.1）及档案接收制度（见附录D.1），进行人事档案接收审核及登记。
（二）档案信息录入
1、档案信息录入工作由各服务窗口或后台录入部门进行，由专员负责信息录入工作。
2、信息录入人员应依据档案材料记载内容和档案信息录入内容要求（见附录E），如实录入档案数据库。
3、信息录入人员应认真负责，避免差错和遗漏。录入完成后应进行查对，确保档案信息完整正确。
（三）材料归档
1、材料归档工作由各服务窗口受理，由专员负责材料归档工作。
2、材料接收人员应根据档案材料归档工作步骤（见附录C. 2）及材料搜集归档制度（见附录D.2）、判别归档制度（见附录D.3），对归档材料进行审核登记。
3、接收人员应认真判别、严格审核，对不属于归档范围或不符合归档要求材料不予接收。
4、库房管理人员归档时应认真查对姓名、出生年月、档案号等信息，确保材料正确归档。
（四）档案整理
1、档案整理工作由各服务窗口或后台整理部门进行，由专员负责档案整理工作。
2、整理人员应根据档案整理工作步骤（见附录C.3），进行分类、判别、排序、编目、技术加工、装订等工作。
3、整理应根据档案整理制度（见附录D.4）进行，做到认真判别、分类正确、排列有序、目录清楚、装订整齐，使每卷档案达成完整、真实、精炼、实用要求。
（五）数字化加工
1、数字化加工工作由数字化加工部门进行，由专员负责数字化加工工作。
2、数字化加工人员应根据数字化加工工作步骤（见附录C. 4），进行材料扫描、图像处理、图像检测、数据挂接、验收审核等工作。
3、数字化加工应依据数字化加工制度（见附录D．5）进行，做到档案图像数据和纸质档案完全对应，确保档案实物和档案信息安全保密。
（六）库房管理
1、库房管理工作由各服务窗口或后台库房管理部门进行，由专员负责档案库房管理工作。
2、库房管理人员应接照档案库房管理工作步骤（见附录C. 5）及档案保管保密制度（见附录D.6），进行库房管理工作。
3、应保持档案库房清洁，配置必需设施（见附录F），采取安全方法，以符合防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温要求。
4、应依据档案检验查对制度（见附录D.7）每十二个月将档案实物和档案名册、档案数据库进行查对，发觉问题立即处理。
（七）档案查阅服务
1、档案查阅服务由各服务窗口进行，由专员负责档案查阅服务工作。
2、查阅服务人员应根据档案查阅工作步骤（见附录C.6）及档案查阅制度（见附录D.8），提供人事档案查阅服务。
3、应确保档案材料不被涂改、圈划、抽取、撤换，档案内容不被泄漏或私自向外公布。
4、应确保档案内容不应被私自复制、拍摄。查阅单位确因工作需要从档案中取证，应说明理由，经档案管理部门审核同意后复制或拍摄。
5、档案通常不外借。如必需外借，应由借阅单位说明理由，经人才市场（人才服务中心）责任人同意后办理登记手续，并限期归还。
（八）出具各类人事证实
1、出具各类人事证实工作业务由各服务窗口进行，由专员负责出具证实工作。
2、出具证实人员应根据出具各类人事证实工作步骤（见附录C.7），依据档案实际记载内容出具证实。档案中无记载，补齐相关材料后出具。确需复印档案材料作为旁证，应在复印件上注明用途及复印日期，并加盖公章。
3、出具证实经过邮寄或本人转交，应严密包封并加盖密封章。
（九）档案转出
1、档案转出工作由各服务窗口进行，由专员负责转出工作。
2、转出人员应根据人事档案转出工作步骤（见附录C.8）及档案转递制度（见附录D.9），进行人事档案转出审核，确保转出档案正确无误。
3、转出审核档案时应仔细查对姓名、出生年月、身份证号等相关信息，避免因同名同姓转错档案。
4、户口或党组织关系挂靠人才服务机构，须先行转出。
四、工作步骤
流感人员人事档案管理服务工作步骤见附录C。
五、工作表格
流感人员人事档案管理服务工作常见表格见附录G。

附录A（规范性附录）

流感人员人事档案管理服务通知单
一、服务依据
1、《流感人员人事档案管理暂行要求》（人发[1996] 118号）
2、中共浙江省委组织部浙江省人力资源和社会保障厅相关印发《浙江省流感人员人事档案工作服务规范》通知（浙人社发[]3号）
3、中共浙江省委组织部浙江省人力资源和社会保障厅浙江省教育厅《相关加强流感人员人事档案规范管理通知》（浙人社发[]204号）
二、流感人员人事档案范围
1、辞职或被解聘机关工作人员、企机关专业技术人员和管理人员人事档案；
2、和用人单位解除劳动协议或聘用协议专业技术人员和管理人员人事档案；
3、待业大中专毕业生人事档案；
4、自费出国留学人员人事档案；
5、外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用专业技术人员和管理人员人事档案；
6、外国企业常驻代表机构中方雇员人事档案；
7、其它流感人员人事档案。
三、流感人员人事档案管理机构
流感人员人事档案应集中归口到县以上（含县）政府人力社保部门所属人才服务机构统一管理，并接收同级党委组织部门、政府人力社保部门监督和指导。其它任何单位不得私自管理流感人员人事档案。

附录B（规范性附录）

流感人员人事档案管理服务指南
浙江省人才服务机构设置市流感人员人事档案管理中心，市、县人才服务机构设置流感人员人事档案管理分中心。经过统一流感人员人事档案信息管理平台，实现档案信息异地联网查询，实施一点受理、多点提供有效服务模式，为各类企机关和专业技术人才、管理人才提供人事档案综合管理服务。
流感人员人事档案委托管理分为单位委托和个人委托。
一、单位委托管理人事档案
由单位携带营业执照、组织机构代码证（复印件）和人才服务机构签署档案委托管理协议，并提供职员档案所在地。由人才服务机构办理和代办调集职员档案手续。档案转入后，人才服务机构提供相关人事服务。
二、个人委托管理人事档案
由本人携带身份证、解除工作关系证实或退工单办理调档手续，手续齐全当场办理。待档案转入后和人才服务机构签署档案委托管理协议，人才服务机构提供相关人事服务。
服务内容
●为委托单位新进职员调转人事档案；
●为委托单位退工（解除工作关系）职员转递人事档案；
●为委托单位提供人事档案信息查询服务；
●为委托单位搜集、判别职员动态人事档案材料；
●为委托单位审核、整理和装订职员人事档案；
●为委托单位职员出具各类人事证实；
●派出档案专业人员为企机关整理装订人事档案；
●提供相关人事档案事务咨询服务。

附录C（规范性附录）

流感人员人事档案管理服务工作步骤

C.1 档案接收工作步骤

入库：信息录入人员向
库房管理人员移交入库
信息录入：向信息录入人
员移交档案，由其进行信
息录入
填写回执，一周内寄出
是
登记：在接收人事档案登
记簿上进行登记
否
部门责任人复审
后退档
材料是否
齐全清楚
对接收档案进行审核
接收人员接收档案

C.2 档案材料归档工作步骤

接收人员接收归档材料

登记：在接收档案材料登记
簿上进行登记
信息更新：依据归档材料
修改档案信息
库房管理人员将材料
正确归入档案中
移交：接收人员向库房管理
人员移交归档材料
将材料退回
要求重新制作或补办手续
是否符合归
档要求
审核：依据归档要求对材料
进行判别
查询：查询档案号，确定
档案是否在库保管

是
是
否
否
是否属于归
档范围

C.3 档案整理工作步骤
入库：装订人员将审核经过
档案归还库房管理人员入库
审核：审核人员对装订成册档
案进行审核验收
装订：整理人员对目录进行校
对，正确无误后装订成册
目录录入：目录录入人员进行档
案目录录入打印
整理：整理人员根据标准进行鉴
别、分类、排序、技术加工
领取：整理人员从库房管理人
员处领取档案，办理登记手续
C.4档案数字化加工工作步骤图

是
是
是
是
否
否
否
否
是否经过图
像检测
是否经过录入审核
是否经过整
理审核
数字化加工人员向库房
领取档案
整理：根据要求进行判别、
分类、排序、技术加工
录入：录入档案目录及教育经历、工作经历等具体信息
图像扫描及处理
图像挂接
向库房归还档案
是否验收审
核

C.5档案库房管理工作步骤

档案接收入库：
查对无误后入库上架保留
利用结束后立即入库，并注销登记
对需要利用出库档案进行登记，注明利用原因
将转出档案移交给转出人员
查对档案号、姓名、出生年月日或身份证号等相关信息，无误后进行信息注销
根据出库档案记录表抽取档案
档案利用出入库：
档案转递出库：
将档案接收登记信息和档案姓名、档案号进行查对

C.6档案查阅服务工作步骤
查阅审批表归档备查，档
案归入库房
登记：将阅档单位、阅档人、查阅理由等给予登记
再次审核：审核来人摘录之
材料及档案是否齐全
阅档：抽取档案交来人在指定
处阅档
审核：查阅人须持统一印制
《查阅干部人事档案审批表》
及证件
受理查阅档案申请
C.7 出具各类人事证实工作步骤

受理：出具证实人员受理出
具人事证实申请
档案入库
阅档出具：查阅档案并出具
相关人事证实，并由来人签收
登记：将出具材料名称、出具
时间、要求出具单位等给予登记
审核：审核存档凭证或单位介
绍信等手续是否齐全
背景调查、档案保管等其它证实
职称评审、跨省市调动等档案信息查对
入党、入职、从军、考研、出国、调动
等政审
养老、特殊
工种、购房、
年休假工龄
证实
亲属、经历、
未型、履历
等公证证实

C.8 档案转出工作步骤
存档凭证、调档函等归档
保留

审核：审核接档单位是否含有档案保管资格、取档人身份等信息
抽取：填写出库档案记录表，抽取档案，查对相关信息
注销：注销档案信息
登记：在转递档案登记簿上
登记，填写档案转递通知单，
由接档人签收或机要寄出
转出人员受理转出申请

附录D（规范性附录）

流感人员人事档案管理服务工作制度

D.1流感人员人事档案接收制度
一、凡接到“催调干部人事档案通知单”后，应按要求将流感人员人事档案正本（或副本）立即送交流感人员人事档案管理部门。
二、送交档案时，应检验查对材料和目录，预防张冠李戴或缺乏材料，通常人事档案材料不齐全或不清楚，应补齐或搞清楚后，再办理相关手续。
三、送交档案必需按要求经过整理，对不合格，可退回原单位重新整理，限期报送。
四、流感人员人事档案管理部门在收到档案材料后要逐一登记，并立即办理接收手续。
五、对送交档案、档案材料，应按中组部《干部人事档案材料搜集归档要求》（中组发[] 12号）要求，认真判别，严格审核，预防不符合归档要求材料进入档案。对缺乏档案材料应进行登记并立即搜集补充。

D.2流感人员人事档案材料搜集归档制度
一、严格根据中组部《干部人事档案材料搜集归档要求》（中组发[]12号）要求范围搜集流感人员人事档案材料，立即将全方面反应人员自然情况和德、能、勤、绩、廉档案材料搜集归档，充实档案内容。
二、形成流感人员人事档案材料部门，在形成材料后30天内，按要求将材料送交流感人员人事档案管理部门归档。
三、流感人员人事档案管理部门，应建立联络制度，立即掌握形成档案材料信息，主动向档案材料形成部门、流感人员本人和其它相关方面搜集档案材料。
四、档案材料形成部门、档案管理人员和流感人员本人不得以任何借口涂改、伪造档案材料，不得将应归档材料据为已经有或拒绝、拖延归档，不得将归档范围之外材料私自归档，不得将虚假材料和不符合归档要求材料归档，不得私自、指使或许可她人抽取、撤换或销毁档案材料。对违反相关要求，视其性质、情节轻重和造成后果，对负相关键责任领导人员和直接责任人员进行批评教育，或给党纪、政纪处分。其中，档案管理人员参与涂改、伪造档案材料，应从严从重处理，并不得继续从事人事档案工作。

D.3流感人员人事档案材料判别归档制度
一、归档材料应已办理完成。材料应对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。
二、归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上姓名、出生时间、参与工作时间和入党时间等和档案记载不一致，材料形成部门应重新制作，补办手续，或由含有干部管理权限组织（人事）部门审改（或出具组织说明）并加盖公章。
三、归档材料通常应为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档，必需注明复制时问，并加盖材料制作单位公章或人事关系所在单位组织（人事）部门公章。
四、流感人员人事档案材料载体应使用16开型（长260毫米，宽184毫米）或国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）公文用纸，材料左边应留有20-25毫米装订边，字迹材料应符合档案保护要求。
五、对符合归档要求材料应逐份登记，并立即归入本人档案袋（盒）内。

D.4流感人员人事档案整理制度
一、应判定材料是否属于流感人员材料。属于她人材料（错插材料），首先查询是否在库，确不在库，应和材料形成单位联络将材料立即退回。
二、应依据材料关键内容和用途判定其保留价值，确定是否属于档案内容。不属于档案内容和反复多出材料，应退回材料形成单位。无保留价值材料，应在《销毁材料记录表》上进行登记，经复核后报档案管理部门责任人同意销毁。
三、应审核材料是否完整、齐全、真实。头尾不清、起源和时间不明材料，应查清注明后再归档。查不清楚或对象不明确材料，不应归档。发觉档案中缺乏相关材料，应填写《整理审核立案表》，立即通知单位或个人补齐相关材料。发觉涂改，伪造材料，应给予清除，并按相关要求追究责任，严厉查处。
四、应审核材料是否手续完备。手续不完备，应要求材料形成单位补办相关手续。发觉材料手续不全，应填写《整理审核立案表》，立即联络材料形成单位补齐手续。
五、应依据材料关键内容或用途确定类别。依据材料形成时间或材料内容主次关系进行排序，并在每份材料右上角编上类号和次序号，存其右下角编写页数。
六、应依据类别排列次序及档案材料目录格式，打印具体档案材料目录。
七、材料载体变质或字迹退色不清时，应采取修复、打印、誊录、复印等方法进行抢救。打印、誊录材料，应认真细致、查对无误，并注明复制单位和日期。
八、对纸张不规则、破损、卷角、折皱材料，应使用剪裁、折叠、加边、裱糊等方法进行技术加工。技术加工不应影响材料完整或损伤字迹。应拆除材料上大头针、曲别针、订书钉等金属物，以预防氧化锈毁材料。
九、材料装订时应理齐全卷材料，在材料左侧竖直打上装订孔，装订成卷。装订成卷后档案应卷面整齐，全卷整齐、平坦，装订坚固实用。
十、整理装订成卷后，进行认真细致检验，验收合格后方可入库。

D.5数字档案加工制度
一、数字档案图像数据格式为单页JPG格式。色彩模式为24位真彩色，分辨率为300dpi。
二、数字档案图像数据和档案目录数据应做到一一对应。图像数据和纸质档案应做到完全对应，除图像纠偏、裁边外不做任何修饰性图像处理。
三、对图像偏斜度、清楚度、失真度等应进行检测。发觉不符合质量要求时，应重新进行图像处理。
四、每份档案应以档案号为扫描后图像文件夹命名。文件夹下以材料所属类号为子文件夹，子文件夹下单份材料按页码次序对图像文件命名。
五、数据挂接应确保每份图像文件夹名称和档案数据库中等案号对应，图像文件页数和档案数据库中该份档案材料页数一致。
六、对数字化加工完成档案和数据应进行验收审核。经验收合格数据应立即进行备份。

D.6流感人员人事档案保管保密制度
一、严格遵守《中国档案法》、《中国保守秘密法》、《干部档案工作条例》及《流感人员人事档案管理暂行要求》，不得在口头上、通讯中泄露档案内容和其它相关机密事项。
二、档案库房必需坚固，配制铁质档案拒，库房内保持清沽、平静，定时检验防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温等“六防”设施落实情况，确保档案安全，做到万无一失。
三、对保管流感人员人事档案应在人事档案名册上逐一进行登记。死亡人员档案分开保管。
四、严禁个人私自保留任何人档案材料。
五、档案管理人员调动时，必需严格推行交接手续。
六、非档案管理人员不得进入档案库房。
七、档案材料不得私自转移、分散、销毁和丢失。
八、在工作中形成废纸须粉碎处理。

D.7流感人员人事档案检验查对制度
一、档案存放应编排有序，便于查找，档案管理人员应每十二个月一次将库房内流感人员人事档案（实物）和流感人员档案名册进行查对，发觉问题，立即处理。
二、凡人事档案转出，应立即登记。
三、每十二个月末对库房档案进行统计，确保档案完整和有序。

D.8流感人员人事档案查阅制度
为深入落实实施中组部、国家档案局《干部档案工作条例》（组通字[1991]13号）、中组部《相关严格管理干部人事档案通知》（组通字[1996] 22号）精神，对查阅人事档案作以下要求：
一、查阅流感人员人事档案者，必需是中共党员，并持有市委组织部统一印制且手续完备《查阅干部人事档案审批表》和本人证件。凡持“调查证实材料介绍信”或“行政介绍信”要求查阅人事档案，一律不予提供查阅。
二、流感人员人事档案是党和国家机密，查阅者必需严格遵守保密制度和阅档要求。流感人员人事档案应妥善保管，不得遗失，不得转借她人，不准给无关人员翻阅。档案内容应严格保密。不得在案卷内涂抹、勾画及乱加批注。卷内材料不得拆散，不得任意增删，未经同意不得私自拍摄、复制。违者视情节轻重给予批评教育直至纪律处分，假公济私者按违反《中国档案法》处理。
三、外省市需查阅人事档案，应事先联络，取得同意后，凭《查阅干部人事档案审批表》前来查阅。如流感人员人事档案部分内容反应被了解人情况，则提供相关部分。
四、公安、安全、检察部门、公证处等需查阅流感人员人事档案，也应持有《查阅干部人事档案审批表》。确因需要而摘录档案内容，须取得档案管理人员同意。对其摘录部分，由档案管理人员和原文查对无误后，写明档案材料出处及日期，并加盖公章。对摘录复制材料除必需留作证据外，一律由查阅单位负责销毁。
五、查阅流感人员人事档案，应在阅档室内或指定地方查阅。六、任何个人不得查阅本人及其亲属人事档案。

D.9流感人员人事档案转递制度
一、建立流感人员人事档案转递登记簿，凡进出档案须严格手续，逐一登记。
二、转递流感人员人事档案要经过机要交通或派专员送取，严禁本人携带，对本人携带档案，档案管理部门应拒绝接收。
三、转出档案必需完整齐全，按要求经过认真整理并装订成卷，不得扣留部分材料或分批转出，凡整理中剔除待销毁材料不得随流感人员人事档案同时转递。
四、转递流感人员人事档案须填写《转递流感人员人事档案通知单》，严密包封并加盖密封章，以机密件寄出。成批移交档案时，可填写移交名册（一式两份），由接交双方签字盖章。
五、档案管理部门对外单位转入档案，应认真清点，经查对无误后，在回执上署名加盖公章后立即退回寄出单位。逾期30天未收到回执，档案转出单位应函电催问，以防丢失。
六、档案管理部门要主动和用人单位联络，使流感人员人事档案伴随人员流动或改变主管单位而立即转递。
附录E（规范性附录）

流感人员人事档案信息录入内容要求
1、基础信息
² 姓名——按转入人事档案中记载录入。
² 身份证号——指现在本人有效身份证号。无身份证号，录入临时号，证件类型选择“其它”，号码规则为“LS+单位代号+出生年月日”，如“LS”。
² 档案转入号——指“接收人事档案登记簿”流水号。
² 出生年月——录入身份证号后自动形成，无身份证号，按档案中记载录入。
² 性别——录入身份证号后自动形成，无身份证号，按档案中记载录入。
民族——按档案中记载录入。
曾用名一一按档案中记载录入。
² 政治面貌——加入共青团和各党派组织名称。
² 参与年月——指加入共青团和各党派组织时间，根据档案中“入团志愿书”或“入党志愿书”记载录入，入团时间为团龄起始时间，没有团龄起始时间根据支部大会经过决议时间录入，入党时间为支部大会经过接收其为预备党员决议时间。
² 参与工作时间——依据报到证或第一份工作材料（转正定级表等）记载录入。居住地、邮编——指档案中最近记载居住具体地址及邮编。
² 户口所在地——按最近“退工单”上记载录入。
² 毕业院校、所学专业、毕业时间、最高学历、学位——按裆案中最高学历“毕业生记录表”、“成绩单”、“报到证”记载录入。学位通常在“授予学位证实”或“成绩单”上记载。
² 现职称、取得时间——指最近“资格考试合格人员记录表”或“专业技术职务任职资格评审申报表”等职称评审材料中审定职称。
² 委托单位——指已和市区县人才服务中心签署档案管理（人事代理）协议单位。工作单位、电话、邮编——指现实际工作单位名称、电话、邮编。
² 委托方法——指单位委托、个人委托（以签定协议为准）或居住证调档。
² 档案转递方法——指档案转入方法（通常指：机要、专送、调档等）。
² 转递人——指送达档案或前往调档工作人员姓名。机要转递，录入机要号。
² 正本、副本——指人事档案正、副本转入情况。通常均为正本。
² 原单位——指档案转出单位，即原档案管理单位。
² 档案转入日——指“接收人事档案登记簿”具体登记日期。
² 档案转入地——指人事档案接收机构名称或代码。默认无须录入。
备注——备注中可录入档案材料缺乏情况等信息。
2、个人简历
² 教育经历：依据档案中“高中毕业生记录表”、“高校毕业生记录表”等材料记载，从高中开始录入起止时间、学校、所获学位、所学专业。高中阶段学位、专业无须录入。
² 工作经历：依据档案中“退工单”、“解除工作关系证实”等离职材料记载，录入起止时间、工作单位、离职原因。
3、家庭组员
² 依据最近“干部履历表”、“职员记录表”或“毕业生记录表”中家庭组员记载录入关系、姓名、工作单位、职务、出生年月或年纪。
4、奖惩情况
² 依据档案中奖励、处分材料上记载录入奖惩时间、奖惩内容。
5、政审统计
依据档案中“因公出国（境）人员审批表”、“因公出国（境）人员立案表”记载录入政审时间、政审结果、去向、停留时间、事由。
6、考评情况
依据“年度考评记录表”等考评材料录入考评时间、考评单位、考评结果。
7、语言能力
依据档案记载录入语种及经过何种考试取得何种成绩。
8、培训统计
依据档案中“培训结业成绩记录表”等培训材料记载录入培训时间、内容、成绩、培训单位。
9、结果统计
依据档案中发明发明、科研结果判定材料记载录入获奖时间、等级、内容。
10、协议鉴证
依据档案中“劳动协议”中鉴证统计录入登记时间、协议起止时间。
11、待业登记
依据“劳动手册”待业登记一栏记载录入失业时间、登记时间、原单位。
12、数字档案
在正确分类前提下依次进行电子扫描，形成一份既规范正确，又含有利用价值数字档案。
其中录入内容中带“²”，为必需录入项目。

附录F（规范性附录）
流感人员人事档案库房设施要求

根据中组部、人事部和国家档案局相关要求，为安全、科学地保管档案，最大程度地延长档案寿命，档案库房设施应达成以下标准：
一、档案库房管理工作应有专员负责，并建立档案库房管理规章制度。
二、建立人事档案专用库房，每管理1000人人事档案，库房面积不少于20平方米。办公用房、阅览室和档案库房应该分开，即“三室”分开。
三、档案库房应配置必需六防设施，采取一定安全方法，以达成“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温）要求。
l、防火。档案库房应远离食堂、锅炉房、汽车库、材料库等消防关键目标。规模较大高层库房应安装避雷针。库房内应配置必需灭火器材，不得存放易燃物品和其它杂物，不准吸烟、生火，不得使用破旧电线。档案管理人员要熟悉相关消防知识，能正确使用灭火器材。天天下班前应切断电源。
2、防潮。在库房内应安装干湿球温度计或温湿度表，随时掌握温湿度改变情况，使
用去湿机等设备，库房相对湿度控制在45%～60%。
3、防蛀。裱糊档案材料应选择化学浆糊。库房内不得存放食品和易霉物品。定时施放驱虫药剂，使用防腐防虫物品，采取防虫、灭鼠方法。
4、防盗。将库房设置在比较安全地方，并安装防盗门窗，使用性能很好保险锁和报警器。档案管理人员在下班前，必需检验门窗关闭情况。
5、防光。宜选择白炽灯照明。如采取荧光灯照明时，应有紫外线过滤方法。不宜采取自然光源，有外窗时应配有窗帘等遮阳方法。在任何情况下均应避免阳光直射档案。
6、防高温。应配置排风扇、空调等通风降温等设备，库房温度控制在14℃~24℃。
附录G（资料性附录）
流感人员人事档案管理服务常见工作表格

接收流感人员人事档案记录表
接收日期
转入号
转递方法
姓名
原管理单位
档案号
入库情况
备注

流感人员人事档案归档材料记录表
接收日期
档案号
姓名
材料名称
形成单位
份数
递送人
归档情况
备注

销毁档案材料记录表
档案号
姓名
材料名称
份数
页数
处理意见及理由
处理结果
备注

鉴她人： 判别日期： 复核人： 复核日期：

死亡人员档案记录表
登记日期
档案号
姓名
工作单位
死亡日期
档案何时转何处
备注

查阅流感人员人事档案记录表
查阅日期
档案号
姓名
查阅单位
查阅人
查阅理由
备注

出具人事档案证实记录表
出具日期
档案号
姓名
证实内容
签收人
联络电话
备注

转递流感人员人事档案记录表
转出日期
序号
姓名
档案号
转至单位
单位电话
转递人
备注

档案接收审核立案表
经审查你单位送来 同志人事档案缺乏一下需要归入本人档案关键材料，依据中组部相关《干部人事档案材料搜集归档归档》要求，请你单位负责在 天内补齐所缺材料。如未补齐材料，我中心将无法提供相关人事服务。
材料名称
缺材料
缺公章
备注
高中
毕业生记录表

大中专学历材料
毕业生记录表

成绩单

授予学士学位通知

硕士学历材料
毕业生记录表

成绩单

授予 学位通知

职称评审
专业技术职务资格评审表

资格考试合格人员记录表

党组织材料
中国共产党入党志愿书

入党申请书

预备党员转正申请书

进沪材料
审批机关调函

原工作单位行政关系介绍信

工作材料
派遣通知/报到证

劳动力记录表

退工单/解除劳动关系证实

其它材料

送档单位：
联络电话：
送档人署名：
送档日期： 年 月 日
查阅流感人员人事档案审批表存根
： 编号：
查 何 人
档 案
姓名
单位
职务
政治面貌

阅 档 人

签发人： 经办人： 年 月 日

查阅流感人员人事档案审批表
： 编号：
查 何 人
档 案
姓名
单位
职务
政治面貌

阅 档 人

查阅理由

查阅单位
责任人署名：

(盖公章) 年 月 日
上级单位
责任人署名：

(盖公章) 年 月 日
备注

注意事项：1、每张审批表，被查档案在同一单位，通常可查二人档案；如只查一人档案，应将空格划掉
2、凡因入团、入党、入学、从军和出国等进行政治审查，不能查阅其父母和其它亲属干部、人事档案，应按《相关调查证实材料要求》办理。
借阅流感人员人事档案审批表存根
编号：
借阅对象
姓名
单位
职务
政治面貌

借阅人员

签发人： 经办人： 年 月 日

借阅流感人员人事档案审批表
： 编号：
借阅何人
档 案
姓名
单位
职务
政治面貌

借阅人员

借阅理由

借阅单位
意见
责任人署名： (盖公章) 年 月 日
人才中心
意见
责任人署名： (盖公章) 年 月 日
备注

注意事项：1、“借阅人员”、“借阅理由”、“借阅单位意见”等栏目须认真具体填写。
2、借阅单位党委领导签字同意之日起5个工作日内办理有效。
3、所借档案须在5个工作日内归还。
人事档案材料摘录记录表
档案号：
a 摘录对象
b
c 性别
d
e 出生年月
f

g 摘抄内容：（可附页）
h摘录人：

i

年 月 日
j审核人： 以上材料均摘自本人档案。

k

l （盖章） 年 月 日
浙江省人才市场制

地址：