医院采购工作综合流程.doc

采购工作步骤

为了规范医院采购工作步骤，愈加好地保障临床科室需要和医院日常工作顺利开展，使采购工作更科学、步骤更规范、效率更高效、质量更优质、成本更低廉，特制订本步骤：
一、采购分类
采购工作分为物资采购和固定资产采购。
1、物资包含：办公用具、卫生被服、药品、医疗器械、医用耗材、卫生材料等。具体分类以下：办公用具包含：行政办公用具（如：笔、纸、计算器立即电脑耗材等）、网络设备（如：电脑配件、打印机消耗材等网络办公耗材等）和医用表格（如处方单、化验单、检验单等）；卫生被服包含：职员制式服装（如：医生服、技师服、护士服、导医服等）和病床用具（卫生床单、卫生被、病号服 ）；药品包含：西药（包含针剂、片剂、大液体和中成药）和中药（指中草药）；医疗器械包含：医生用医用工具（如：手术刀柄和刀片、体温计、血压计等）和诊疗器械（如：超声雾化器等）；医用耗材包含：化验试剂、CT胶片和植入人体内并单独计费耗材（如：T型节育器等）；卫生材料是指需要消毒灭菌一次性耗材（如：一次性棉球、一次性输液器、各类手术包）。
2、固定资产包含：医疗设备、办公家俱、通常设备、运输设备等。具体分类以下：医疗设备分为大型医疗设备(指单件价值或批量在50万元（含）以上医疗设备，如CT机、胃肠镜、彩超等）、中型医疗设备（单件价值在2万元以上且单件在5万元以内或批量总价值10万元以上且批量总价值50万元以内固定资产）、小型医疗设备（单件价值在2万元以内或批量总价值5万元以内固定资产，如心电图机、监护仪等）；办公家俱是指办公使用多种家俱（如：办公桌、办公椅、文件柜等）；通常设备是指不直接用于临床服务多种通用设备（如：电脑、打印机、显示器、空调、电视、网络专业设备等；运输设备是指各类汽车等运输工具（如：小轿车、救护车、体检车等）。
二、各部门职责
采购步骤包含主管部门、财务部门、采购部门和仓储部门。
1、主管部门负责固定资产和物资采购申请审核、固定资产和库存物资质量(有权确定采购物资生产厂家，但不能指定供给商)、固定资产调配和库存物资出库审批。固定资产、办公用具、卫生被服主管部门是行政人事部；医疗器械、医用耗材主管部门是设备科；卫生材料主管部门是护理部、药品主管部门是药剂科。
2、财务部门负责固定资产和库存物资采购申请审核、库存物资出入库汇总审核、固定资产和库存物资总账、固定资产和库存物资报销审核，库存物资监督和定时监盘。
3、采购部门负责固定资产和库存物资采购，固定资产和库存物资验收时质量确保，审查医疗设备、医疗器械、药品和卫生材料“三证”，其中医疗设备“三证”由设备科负责建立档案并保管，医疗器械、药品和卫生材料“三证”由仓库集中保管。
4、仓储部门负责库存物资入库登记，日常库房管理，根据审批出库单进行出库发放，月末汇总上报入库和出库汇总表。办公家俱、通常设备、运输设备、办公用具、卫生被服仓储部门是行政人事科；医疗设备、医疗器械、医用耗材、卫生材料仓储部门是药剂科—耗材库；药品仓储部门是药剂科—药库。
三、物资采购
㈠请购
1、常规物资由仓储部门库房管理员依据现在库存数量和消耗情况提出采购申请，由主管部门审批，常见物资库存量不得超出半个月，不常见物资和采购时间较长物资库存量不得超出1个月为标准，确保物资周转率年度达成10次以上。物资采购目录以外物资由使用部门（科室）提出申请，主管部门审核，院长审批，物资采购目录以外物资申请数量通常不得超出估计使用1个月数量，经使用3个月能够正常使用后，纳入物资采购目录管理。经使用3个月不能够正常使用，不得纳入物资采购目录管理管理。
2、物资采购申请同意后统一交到仓储部门，由仓储部门库房管理员依据同意物资采购申请编制《物资请购单》，《物资请购单》应完整填写物资名称、规格、型号、数量等基础信息，需要专门说明物资生产厂商，应在备注栏中注明物资生产厂商。物资采购申请部门不得提出指定物资供给商要求。
3、《物资请购单》由库房管理员编制，同时将电子档上传财务科和主管部门进行预审，预审完成后，报主管部门审核并签字、报财务部门审核并签字，物资请购通常每七天一次，标准上每七天二下午由库房管理员将同意后《物资请购单》报采购部，并上传电子档一份。
㈡采购
1、每十二个月年初，各医院编制整年物资采购预算，编制价格以上年度实际采购最低价为基础。
2、采购部应依据医院年度物资需求情况选好供给商，采购部应该对供给商资质、物资质量、配送立即性、供给商信誉等情况进行科学评定，确定信誉好、质量高、价格低、供给立即供给商作为企业物资供给商。对首次纳入企业物资供给商应该要求物资供给商提供对应资质证实材料留医院仓储部门立案，采购部留资质证实电子档（全部供给商资质证实材料均应在医院仓储部门立案，随时供医院和政府相关部门调阅）。
3、年初应由企业组织一次集中招标采购会，由各供给商报价，企业确定整年物资招标采购价格和确定《物资采购目录》，《物资采购目录》内物资为常见物资。企业确定《物资采购目录》后，应立即将物资采购目录和招标采购价格以电子文档方法下发各医院财务部门，物资采购目录和准予公开采购价格以电子文件方法下发各医院主管部门，同时送企业财务部立案。
4、《物资采购目录》以内物资和《物资采购目录》以外药品、医疗器械和卫生材料均由企业采购部统一采购，《物资采购目录》以外物资和零星物资（单件价值在200元以内且批量价值在500元以内物资）由医院自行采购。
5、采购人员收到《物资请购单》后，依据年度物资采购确定供给商进行物资采购。
6、采购人员要严把物资质量关，尤其是对使用期不足6个月药品、卫生材料严禁采购。
7、《物资请购单》送达采购部后，常见物资通常应于一周内由供给商送达医院仓库；如因不可抗力及市场担心原因造成在一周内采购不到特殊物资，采购部应于《物资请购单》送达3天内反馈到请购部门，标准上物资采购最长时限为15天。物资供给商不能送达医院仓库，由采购部提货并送达医院仓库。
㈢验收
1、物资抵达仓库时，由最先接收物资人员通知采购员和主管部门指定物资验收人员依据《物资请购单》对所采购物资进行验收。
2、验收人员在验收时关键负责物资质量问题，即：物资生产日期、到期日期、物资名称、规格、厂商、包装等质量问题，对物资经验收和订购单不符物资或质量不符合国家要求物资，验收人员有权拒绝入库。
3、库房管理员在验收时关键负责物资数量问题，即：物资数量是否正确，对超出采购申请数量物资，库房管理人员有权拒绝入库。
4、对不符合国家要求、医院采购要求和超出申购数量物资，由采购人员负责退货处理。
5、经验收合格物资，应立即办理入库，并打印物资入库单一式三联，《物资入库单》作为物资验收合格凭证，应该由验收人员、采购人员和库房管理员共同签字确定，和供给商送货单一并作为付款或应付款项依据，入库单第一联由库房留存，作为物资入库依据，第二联交由采购人员作为报销结算依据，第三联由库房管理员依据供货商分类整理后，于次月3日报财务科作为应付账款入账。
㈣付款
1、行政后勤物资通常采取货到付款或月底结算；医疗物资采取先采购，延后两个月付款方法。
2、月底终了，采购部应搜集各供给商《供给商对账单》，各家供给商《供给商对账单》应按月编制，在对账单上应标明期初余额、本期购置金额、本期付款金额和期末余额，《供给商对账单》（或传真件）须经采购部签字确定后应于每个月5日前送到医院财务科，财务科应查对每家供给商对账单，对账单核实有误，采购部、仓储部门应该帮助查实，确保做到账账相符、账实相符。
3、标准上，下月物资付款总额应该和上月物资采购总额相当，医院因资金担心不能确保物资付款计划，应于每个月10日前依据月份资金使用计划立即通知采购部物资付款额度，便于采购部编制物资付款计划；采购部因物资采购困难或供给商回款需要增加物资付款计划，应于每个月10日前依据物资付款计划立即商医院财务部门物资付款需要，财务部门在资金能够保障情况下，应合适增加物资付款额度。
4、每个月15日前由采购部编制当月物资付款计划表，医院财务部门审核后，报医院院长审批后复印一式两份，原件送财务部门，复印件由采购部留存，同时采购部将付款计划表电子档传财务部门一份。
5、采购部依据审核同意后物资付款计划填制物资付款报销单，物资付款报销单应同时附物资采购发票和物资入库单，并于每个月20日前报财务部门审核，经审核符合要求付款报销单，财务部门集中于每个月下旬支付，财务部门支付对应款项后，出纳立即在采购共享资料文件夹更新付款进度供采购部了解付款情况。
6、市场紧缺医疗物资或特需医疗物资需要预付款或现付款，应事先报经医院院长同意，财务部门凭同意汇报给予预付款或现付款。
㈤质量反馈
1、使用部门（科室）随时将使用过程中发觉物资质量等问题以《物资使用部门反馈问题处理单》形式报物资主管部门，由物资主管部门将问题集中反馈到采购部门，采购部收到反馈问题处理单后，应立即和供给商联络，以处理物资质量等问题，不能给予处理，应给予退货，确保物资质量和医疗安全。
2、年度终了，采购部应该对企业全部物资供给商进行一次评定，加强供给商管理，对供给物资质量差、价格高、供给不立即、信誉不好供给商给予清理，并吸收部分更适合供给商作为企业物资供给商。
四、固定资产采购
㈠请购
1、专用固定资产（专用固定资产是指仅本部门或本学科人需要使用且其它部门或学科包含不到固定资产）由使用部门（科室）申请，报主管部门审核，院长审批；通用固定资产（通用固定资产是指医院有最少两个部门或学科同时需要使用固定资产）由主管部门依据部门（科室）需要提出申请，院长审批；战略性固定资产（战略性固定资产是指因企业或医院战略发展而需要购置固定资产）由主管部门依据企业或医院工作安排提出申请，院长审批。
2、单件价值在5万元以上或批量总价值10万元以上医疗设备应该经过相关部门（医务科技术支持进行论证，主管部门对市场需求进行论证，财务部门对经济效益进行论证）论证；单件价值在50万元以上医疗设备，应该作为大型医疗设备管理，除需要相关部门（医务科技术支持进行论证，主管部门对市场需求进行论证，财务部门对经济效益进行论证）论证外，还需要报企业相关部门（教授委员会进行技术支持复核、经营部进行市场需求复核、财务部对经济效益进行复核）复核。
3、小型固定资产（单件价值在2万元以内或批量总价值5万元以内固定资产）由主管部门填制固定资产请购单，院长审批；中型固定资产（单件价值在2万元以上且单件在5万元以内或批量总价值10万元以上且批量总价值50万元以内固定资产），由主管部门填制固定资产请购单，相关部门论证，院长审核，董事长审批；大型固定资产（单件价值或批量总价值在50万元以上固定资产）由主管部门填制固定资产请购单，相关部门论证，企业相关部门复核，院长审核，董事长审批。《固定资产请购单》应完整填写固定资产名称、规格、型号、数量等基础信息，需要专门说明固定资产生产厂商，应注明固定资产生产厂商。主管部门不得指定固定资产供给商要求。
4、《固定资产请购单》审批完成后应复印一式三份，主管部门留存一份，报财务部门立案一份，报采购部一份，同时上报电子文档。
㈡采购
1、询价。除小型固定资产外，其它固定资产应该在相关部门论证前，由主管部门填制《固定资产询价函》，送企业采购部，由采购部对相关固定资产进行询价。大型医疗设备除了提供对应价格外，应该由供给商提供医疗设备相关技术参数和其它相关资料。中型固定资产询价时，最少提供3家供给商相关价格；大型固定资产询价时，最少提供5家（除当地域不足5家供给商外）供给商相关价格和技术资料。
2、确定供给商。固定资产请购经过论证、复核后，小型固定资产供给商由企业采购部确定；中型固定资产供给商由医院院长确定；大型固定资产供给商由董事长确定。
3、签署协议。小型固定资产采购通常不需签署协议，由采购部填制《固定资产订购单》直接采购；其它固定资产采购均应签署固定资产采购协议后方可实施采购。采购协议签署应该在采购部收到经同意采购《固定资产请购单》后进行，协议通常由同意人或同意人授权其它人员签署协议。采购协议签署后复印三份，正式协议送医院行政人事部集中管理，一份作为《固定资产订购单》附件送固定资产请购主管部门，一份作为固定资产首付款附件送医院财务部门，一份由采购部留存。
4、申请预付款。依据固定资产采购协议，需要预付款，由采购部填制付款申请书，同时附固定资产采购协议，按审批程序审批后交财务部门付预付款。
6、订购固定资产。由采购部依据《固定资产采购协议》或《固定资产订购单》，向供给商订购固定资产，并通知供给商按质量、规格和时间等要求立即供货。
㈢验收
1、固定资产抵达医院后，需要存放在仓库，由仓库库房管理员通知主管部门指定固定资产验收人员和采购人员共同依据《固定资产订购单》或《固定资产采购协议》对所采购固定资产进行验收；固定资产抵达医院后，不需存放在仓库，应直接送到使用部门，由最先接收固定资产人员通知主管部门指定固定资产验收人员和采购人员共同依据《固定资产订购单》或《固定资产采购协议》对所采购固定资产进行验收。
2、需要供给商委派专门人员来院安装固定资产，应该于供给商委派专门人员来院安装前开箱验收；专用医疗设备需要使用部门参与验收。
3、验收固定资产时，首先应查看装箱清单，主管部门验收人员负责验收固定资产名称、规格、厂商等质量是否和采购订购单要求一致，固定资产质量是否符合国家质量要求；清查固定资产全部附件是否和装箱清单一致；清点固定资产数据是否和采购数量一致；对验收不合格固定资产和数量超出订购单数量，验收人员有权拒绝入库。
4、使用部门参与验收，应检验固定资产是否能够正常使用，质量是否能够达成使用部门要求。
5、固定资产验收合格后，主管部门验收人员、采购人员、使用部门接收人员（或仓储部门库房管理员）和其它参考验收人员均应在固定资产验收单上签字确定并复印一式三份，一份由主管部门留存、两份交采购部；采购部门留存一份，采购部付款结算时作为报销结算凭证附件。固定资产验收合格后应交付使用部门使用，同时将固定资产使用说明书交由使用部门保管，固定资产配件、附件和其它资料由主管部门统一保管并建立固定资产档案（医疗设备和家用电器交由设备科统一管理，电脑及其它隶属设备交由网管人员统一管理，其它固定资产资料交由行政人事科统一管理）。
6、对不符合国家要求、医院采购要求和超出申购数量物资，由采购人员负责退货处理。
7、经验收合格固定资产，应由主管部门负责到仓储部门办理入库和出库手续，并打印固定资产入库单和出库单一式三联，《固定资产入库单》第一联由库房留存，作为固定资产入库依据，第二联交由采购人员作为报销结算依据，第三联由库房管理员依据供货商分类整理后，于次月3日报财务科作为应付账款入账；《固定资产出库单》第一联由库房留存作为固定资产出库依据，第二联交由主管部门作为使用部门领用依据，第三联由库房管理员依据使用部门分类整理后，于次月3日报财务科作为固定资产增加。
㈣付款
1、固定资产采购付款通常分为：货到付款；采购人员预借货款、货到结算；分期付款等方法。小型固定资产通常采取货到付款或采购人员预借款、货到结算方法；大、中型固定资产通常采取分期付款方法进行。
2、采取货到付款方法时，固定资产采购回来经验收合格后，凭固定资产采购发票、固定资产验收单和固定资产入库单填制《费用报销单》，经财务部门审核，院长或董事长审批后直接报销。
3、采取预借货款、货到结算方法时，由采购部采购人员依据主管部门请购单填制借款单，附主管部门《固定资产请购单》复印件，报财务部门审核，院长同意后借款。固定资产采购回来经验收合格后，凭固定资产采购发票、固定资产验收单和固定资产入库单填制《费用报销单》，经财务部门审核后给予消账（将采购员借款按固定资产采购价格转为资产），采购员未立即消账，将作为采购员借款处理。
4、采取分期付款方法时，由采购部采购人员依据固定资产采购协议约定需要预付款填制付款凭证，附主管部门《固定资产请购单》复印件和《固定资产采购协议》复印件，报财务部门审核，院长或董事长同意后给予预付款，预付款不得超出固定资产价值70%（含）。只有同时含有以下条件时，固定资产付款进度才能达成70%以上：一是固定资产已经送达医院并验收合格；二是已经取得固定资产采购发票。固定资产采购回来后经验收合格后，凭固定资产采购发票、固定资产验收单和固定资产入库单填制《付款凭证》，经财务部门审核，院长或董事长同意后付款。非首次付时，应在付款上注明协议总金额、已付款金额、此次付款金额和余额。
5、标准上，固定资产付款进度按协议约定实施，确因资金困难应协商处理。
6、每个月10日前由采购部编制当月固定资产付款计划表，医院财务部门审核，报医院院长审批后复印一式两份，原件送财务部门，复印件由采购部留存，同时采购部将付款计划表电子档传财务部门一份。
7、采购部依据审核同意后固定资产付款计划填制固定资产付款报销单，固定资产付款报销单应同时附固定资产采购发票、固定资产验收单和固定资产入库单（大、中型固定资产采购首次付款应附固定资产采购协议复印件），并于每个月20日前报财务部门审核，经审核符合要求付款报销单，财务部门集中于每个月下旬支付，财务部门支付对应款项后，出纳立即在采购共享资料文件夹更新付款进度供采购部了解付款情况。
㈤质量反馈
1、使用部门（科室）随时将使用过程中发觉固定资产质量等问题以《固定资产使用部门反馈问题处理单》形式报固定资产主管部门，由固定资产主管部门将问题集中反馈到采购部门，采购部收到反馈问题处理单后，应立即和供给商联络，以处理固定资产质量等问题，不能给予处理，应给予退货，确保固定资产质量和医疗安全。
2、年度终了，采购部应该对企业全部固定资产采购供给商进行一次评定，加强供给商管理，对供给固定资产质量差、价格高、供给不立即、信誉不好供给商给予清理，并吸收部分更适合供给商作为企业固定资产采购供给商。