集团公司费用管理业务流程--内控.docx

费用管理业务流程

一、业务目标

l 确保费用支出符合国家有关法律、法规和公司内部规章制度的要求；
l 正确核算费用支出，确保费用支出真实、准确、完整地得到记录并恰当反映于财务报告中；
l 保证费用在预算范围内，有利于费用节约。

二、业务风险

l 费用支出性质及核算不符合国家有关法律、法规和公司内部规章制度的规定，可能导致公司受到处罚或经济损失；
l 费用核算不准确、不及时，可能导致公司财务信息不真实、不完整；
l 费用预算与支出管理不当，可能导致资源配置不合理，或舞弊行为的发生。

三、 业务范围

该子流程主要描述xx股份有限公司（以下简称“股份公司”）管理费用、销售费用、财务费用的相关管理业务流程，主要包括费用预算编制、费用的申请及审批、费用的入账与核算、费用支出考核评估制度，在执行费用管理业务流程中，应确保不相容职责相分离。

四、 业务流程描述

1 费用预算编制
1.1 每年11月份，各公司财务部门组织开展本公司费用预算的编制工作。
1.2 股份公司及各级子（分）公司业务部门负责编制费用预算的人员根据下一年本部门业务职责需要，本着节约原则，依据《XX公司费用管理办法》分项编制部门变动费用（主要指管理费用中的差旅费、办公费、业务招待费、会务费、通讯费、车辆使用费等）预算，并确定归口管理的固定费用（包括变动费用以外的管理费用、财务费用、销售费用）年度预算，经本部门经理审核签字后报财务部，财务部预算管理岗位对各部门年度费用预算进行汇总，编制《XX公司年度费用预算及编制说明》。
1.3 股份公司及各级子（分）公司财务部经理对本公司《年度费用预算及编制说明》进行审核签字确认后报公司总会计师审核，经总会计师审核签字提交本公司预算管理委员会讨论，预算管理委员会根据《XX公司年度综合预算》，确定本公司年度费用预算是否可行，预算管理委员会审核通过后提交总经理常务会审批，总经理常务会审批后由财务部以公司文件形式下发
《XX公司年度费用预算》。
1.4 费用预算的调整与审批
1.4.1 各级公司年度费用预算调整实行每年度调整一次。每年三季度末，股份公
司及各级子（分）公司财务部负责组织本公司年度费用预算的调整工作。
1.4.2 股份公司及各子（分）公司各业务部门根据本部门费用预算执行情况，结合本部门未完的管理工作事项确定是否追加部门费用预算，编制《费用预算调整申请》，本部门经理审核签字后报公司分管领导，经公司分管副总经理审批签字后交财务部，财务部预算管理岗位对部门预算调整申请进行汇总，编制《费用预算调整汇总表及情况说明》，财务部经理审核签字后报公司总会计师，总会计师审核签字后提交本公司预算管理委员会审批，预算管理委员会审批后由财务部以公司文件或会议纪要的形式下发。
1.4.3 部门费用预算调整申请须包括以下内容：核定的部门年度预算、完成的主要工作及经费支出情况、控制经费支出的主要措施、未完工作事项及所需经费预算明细等。

2 费用的申请与审批
2.1 股份公司及各级子（分）公司各部门负责对本部门变动费用的控制，同时对归口管理的固定费用按总额控制；财务部负责对公司费用的日常控制及总额控制。
2.2 股份公司及各级子（分）公司各部门日常费用支出须按单项业务预算申请，
各部门经办人员填写《费用支出申请报告》，申请报告须列明具体的费用名称、开支理由、支出限额等内容、根据审批职责权限经部门总经理、公司分管副总经理、公司总经理审批签字后使用。
2.3 股份公司及各级子（分）公司各部门核销费用时，由经办人员填写《费用报销单》（后附费用原始凭证）经部门总经理审核签字后连同《费用支出申请报告》一并交财务部审核，稽核岗位人员审核费用报销单支出项目、金额与原始凭证是否一致，审核单项费用实际支出是否超过支出申请限额等，对超过申请限额的费用须按程序报批（参见本子流程2.2），审核无误后在《费用报销单》上签字确认，根据职责审批权限，报销人持《费用报销单》经财务部总经理、公司总会计师、公司总经理审批签字后办理报销手续。
2.4 股份公司及各级子（分）公司各部门费用使用不得越级报批，不得超标准使用。财务部有权拒绝越权审批费用的报销。

3 费用的入账与核算管理
3.1 股份公司及各级子（分）公司财务部会计核算岗位人员对发生的各种费用支出，按照《xx股份有限公司会计制度》规定进行归集、分配，填制费用报销付款凭证，财务部总经理或其授权人员按月对付款凭证进行复核并签字。
3.2 对需要进行待摊、预提的费用，依据财政部《企业会计准则》和《xx股份有限公司会计制度》的规定，会计核算人员按月编制《待摊、预提费用计算表》，经财务部总经理或其授权人员审核签字后编制记账凭证，经财务部总经理或其授权人员审核签字。

4 费用的监督与考核
4.1 每季度末，股份公司及子（分）公司财务部预算管理岗位人员对本公司费
用预算执行情况进行季度总结，编制《季度费用预算执行情况分析报告》，分析费用预算节超情况及采取的控制措施，财务部总经理对《季度费用预算执行情况分析报告》审核签字后报公司总会计师批示，公司总会计师对《季度费用预算执行情况分析报告》做出批示后由财务部以电子邮件形式反馈给各业务部门。
4.2 季度预算超支的部门，须对部门年度预算是否超支做出书面说明，如确需增加年度预算，超支部门须严格按预算编制程序报批（参见流程1.4.2）后增加部门年度预算，同时财务部增加公司年度费用总预算。季度预算超支的部门，不需要增加部门年度费用预算，或虽申请增加年度费用预算但未被批准的，部门须向财务部提出具体控制措施，如缩减开支、调剂季度预算等，否则，财务部采取超支暂停报销等手段加以控制，以确保部门年度预算不超支。
4.3 年度末，股份公司及子（分）公司财务部预算管理岗位人员对本公司年度费用预算执行情况进行年度考核分析，编制《年度费用预算执行情况分析报告》及考核奖罚方案，经财务部总经理审核签字后，报公司总会计师审核；公司总会计师对《年度费用预算执行情况分析报告》及考核奖罚方案进行审核，签字确认后提交本公司预算管理委员会审核，预算管理委员会讨论通过并形成会议纪要，提交公司总经理审批，公司总经理核准后以公司文件的形式下发执行。

五、 相关制度目录

1 财政部《企业会计准则》
2 《xx股份有限公司会计制度》
3 《xx股份有限公司总部费用管理办法》
4 《XX公司费用预算管理办法》

六、 主要控制点

1 费用预算的编制与审核
2 费用预算调整与审批
3 费用的申请与审批
4 费用的入账与核算管理
5 费用的监督与考核

七、 检查资料

1 部门年度费用预算
2 公司年度费用预算及编制说明
3 公司年度综合预算
4 费用支出申请报告
5 费用报销单
6 费用报销付款凭证
7 待摊、预提费用计算表
8 费用凭证
9 费用预算调整汇总表及情况说明 10 季度费用预算执行情况分析报告
11 关于季度费用预算执行情况分析报告的批示
12 年度费用预算执行情况分析报告及考核奖罚方案
13 预算管理委员会关于年度费用预算执行情况分析报告及考核奖罚方案的会议纪要