公司设备档案管理实施细则(试行版)模版.docx

文档信息

*文件名称
xx有限公司设备档案管理实施细则
*文件编号

*文件所有者
公司办公室
文件密级
普通

文件版本记录

*生效日期
*作者
版本
变更说明
批准人

(xx)
新文件建立

文件说明

*目的
为加强和规范xx有限公司设备档案管理，维护设备档案的完整与完全，提高设备档案工作质量，充分发挥设备档案的作用，结合公司实际情况，制定本细则。
*适用范围
xx有限公司
*流程结构

关联文件

xx有限公司设备档案管理实施细则

第一章 总则
第一条 为加强和规范xx有限公司（以下简称“公司”）设备档案管理，维护设备档案的完整与完全，提高设备档案工作质量，充分发挥设备档案的作用，根据国家档案局《企业档案工作规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》的有关规定，结合公司实际情况，制定本细则。
第二条 本细则适用于公司总部及各业务单元设备档案的管理。
第三条 本细则所称设备档案，是指公司的自制、外购设备在设计、购置、安装、调试、验收、管理使用、维修改造、报废过程中形成的具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。
第四条 公司设备档案应向档案主管部门进行归档信息报备，并按“谁产生，谁保管”的原则进行设备资料的实物管理。
第二章 组织与职责
第五条 档案管理部门应根据统一领导，分级管理的原则，对设备档案管理工作进行业务监督与指导。
第六条 设备档案管理部门兼职档案员要参与公司重要设备开箱，保证设备文件材料收集的完整性，负责检查应归档文件的质量。
第七条 公司相关业务部门负责设备文件材料的整理，并按时、保质向公司档案主管部门进行归档信息报备。

第三章 设备文件的归档
第八条 归档范围
详见附件：《xx有限公司设备档案归档范围和保管期限表》。
第九条 归档时间
设备文件材料应在开箱验收后即时登记，安装调试后一个月内由业务部门整理完毕，及时向公司档案主管部门进行归档信息报备。
第十条 归档要求
（一）设备文件材料是设备的重要组成部分，凡属归档范围内的设备文件材料，是重要的无形资产，任何部门或个人不得据为己有。
（二）归档的设备档案应反映各类设备设计、购置、安装、调试、验收、管理使用、维修改造、报废的全过程，保证完整、准确、系统，实物相符。
（三）归档的设备档案必须经过符合国家规范的系统整理，案卷立卷应遵循文件材料的自然形成规律和成套性特点、保持文件之间有机联系。
（四）归档的设备文件材料应为原件。
（五）归档的设备图样应按A4幅面折叠，折叠后图上的标题栏应外露。
（六）作为公司固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀和大型设备（10万元人民币以上），必须归档。
（七）设备开箱资料的归档
1.设备采购单位档案部门或档案人员必须参加重要设备开箱，并做好设备文件材料的开箱登记工作，收集齐全完整。
2.现场设备开箱，部门负责人或技术人员与档案管理人员应共同对照设备购置合同（技术协议）的相关条款，确认供应商提供的设备资料符合双方约定；设备开箱后若发现箱内资料缺损，需追查原因并要求供应商补齐、归还。
3.现场设备开箱时，如因有关部门不通知档案部门或档案人员到场而发生设备资料丢失、损坏或留在个人手中，视情节轻重追究当事人的相关责任。
4.作为公司固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀和大型设备资料必须经归档确认后方可结算设备款项。
第十一条 归档审核
各业务部门整理设备文件材料完毕，须经部门负责人或技术人员审核确认后方可向部门档案人员移交归档。
第十二条 归档手续
设备文件材料移交部门兼职档案员时，应编制设备文件材料移交清单一式两份，双方清点核对无误后签字，各留一份以备查考。

第四章 设备档案的管理
第十三条 归档设备文件材料的整理
归档设备文件材料的整理由各业务部门负责。
设备文件材料的整理以单台（套）为单位进行，原则上一一对应；文字材料和图纸尽量分开，不混合在一个档案装具内；文字材料按阶段、问题组卷，图纸按内在组织构成组卷；案卷排列时文字材料在前，图纸在后，按设备依据性材料、外购设备现场开箱验收资料（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、设备运行、设备维护、设备报废等顺序排列。
文字材料整卷装订或单件装订。整卷装订时需加装内封面；单件文件装订后，应在每件文件首页右上方空白处加盖档号章，档号章内容包括档号（分类号+案卷号）、序号。
图纸按图号顺序散装入科技档案盒排列，并在每张图纸的右上方加盖档号章。
第十四条 设备电子文件的整理、鉴定与归档要求参见《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》和《电子文件归档与管理规范》。
第十五条 设备档案的管理
（一）设备档案的汇总整理由设备档案管理部门兼职档案员负责。应依据公司档案分类方案编制设备档案档号，档号格式为：全宗号—分类号—案卷号—件号。
（二）编制设备档案分类目录、专题目录，完善设备档案检索工具。
（三）准确划定设备档案的保管期限，定期对设备资料进行鉴定，确保设备档案的完整、准确，保证时效性。设备档案保管期限分永久、定期（30年、10年）两种，以单台（套）为单位划定，其保管期限不得短于设备的实际使用寿命。
（四）档案人员要定期检查核对设备档案，做到“帐物相符”。

第五章 附则
第十六条 本办法由公司办公室负责解释。
第十七条 本办法自发布之日起施行。

附件：
1.xx有限公司设备档案归档范围及保管期限表

附件1
xx设备档案归档范围和保管期限表

档案门类
(分类号)
二级类目
（分类号）
归档范围
保管期限
设备档案
08
综合
01
1
设备管理条例、办法、方案、规定
永久
2
设备管理规划、计划、总结
10年
3
设备运行管理文件、设备备件管理文件
10年
4
设备技术管理文件
30年
外购设备
02

订货阶段

1
购置设备调研报告、可行性研究报告、比较论证方案
30年
2
申请购置、引进设备的请示报告与批复
30年
3
招投标文件、评标过程文件、中标通知书，订货谈判记录、合同、协议和来往文件
30年

到货验收阶段

1
设备开箱验收记录
30年
2
装箱清单（设备装箱单、设备资料清单、备品备件清单）、使用、维护说明书、合格证、商检、出厂检验记录、图册（样）、设备保修、包修证卡
30年
3
争议及索赔来往文件
永久

安装调试阶段

1
安装竣工图、竣工验收记录
30年
2
调试运转记录和报告、检测验收报告
30年
3
技术质量上的异议和处理结果材料
永久

使用维护阶段

1
设备维护使用手册、操作规程、设备运行记录、设备台帐
30年
2
设备大中修计划、总结、通知、设备改造记录、修改图
30年
3
重大事故分析处理报告
永久

设备报废阶段

1
设备报废鉴定书、申请报告、批复及处理结果
30年
自制设备（无）
03