公司开闭店档案管理细则(试行版)模版.docx
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1、文档信息*文件名称xx有限公司开闭店档案管理实施细则*文件编号*文件所有者公司办公室文件密级普通文件版本记录*生效日期*作者版本变更说明批准人(xx)新文件建立文件说明*目的为了进一步加强和规范xx有限公司开闭店档案管理,维护开闭店档案的完整与完全,提高开闭店档案管理工作的质量,充分发挥档案的作用,结合公司实际情况,制定本细则。*适用范围xx有限公司*流程结构关联文件xx有限公司开闭店档案管理实施细则第一章 总则第一条 为了进一步加强和规范xx有限公司(以下简称“公司”)开闭店档案管理,维护开闭店档案的完整与完全,提高开闭店档案管理工作的质量,充分发挥档案的作用,根据xx有限公司档案工作制度相
2、关规定,结合公司实际情况,制定本细则。第二条 本细则适用于公司总部各部门及各业务单元的开闭店项目档案管理。第三条 本细则所称开闭店档案,是指新开立店铺、改造店铺、或关闭店铺,在店铺规划、商业设计、建店或改造及闭店过程中形成的、具有保存利用价值的文字、图纸、表格、声像材料、计算材料等各种形式和载体的历史记录;不包括合同、工程类档案,该类档案依据相关制度专案管理,同时注明互见号。第四条 开闭店档案应按时向档案主管部门进行归档信息报备,并按“谁产生,谁保管”的原则进行开闭店资料的实物管理。第二章 组织与职责第五条 业务单元预开业部门主责对所辖范围内的开店、改造店档案管理工作进行组织与实施,闭店项目组
3、主责对所辖范围内的闭店档案管理工作进行组织与实施。第六条 开闭店项目主责部门应将开闭店可研、文件材料的立卷归档工作纳入项目的管理工作中,建立项目档案管理领导人责任制,配备专、兼职档案人员负责项目文件材料的立卷归档工作,建立项目档案管理体系,确保项目结案文件材料的齐全、完整、真实。第七条 开闭店项目文件材料的收集、整理、归档、移交应与项目的立项准备、商业设计、各子项目(包括但不限于项目论证、设计规划、业主交楼验收、工程验收、设备验收、VI验收、建店营运交付等)验收同步进行。做好项目档案的过程控制管理,项目档案资料提交、验收应作为项目(子项目)交付验收的内容。第三章 开闭店项目文件的收集第八条 凡
4、与开闭店项目有关,在项目开展过程中形成的具有查考利用价值的各种形式和载体的文件材料均应收集齐全。各业务单元应根据归档范围进行收集归档。第九条 开闭店项目文件材料的收集、积累由主责部门、协同部门负责。业务单元预开业部门负责收集、积累新店、改造店项目前期文件、项目交付验收阶段形成的文件及、涉外文件。闭店项目组负责收集、积累闭店项目前期文件、项目交付验收阶段形成的文件及、涉外文件。各协同部门负责收集、并向主责部门提交各职责范围内文件。各文件形成部门应按文件形成的先后顺序或项目启动进程及时收集、积累。第四章 开闭店文件的整理与归档第十条 开闭店文件的整理由主责部门、协同部门负责。主责部门负责全部项目文
5、件的汇总整理。第十一条 整理原则开闭店文件立卷要遵循工作项文件材料的自然形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系;分类科学,组卷合理;便于保管和利用。第十二条 整理方法(一)立卷方法1.新店、整改店项目,由业务单元预开业部门收集的前期可行性研究与立项审批文件、商业设计阶段形成的文件、建店管理阶段文件和涉外文件按照文件材料形成的时间、问题、或项目依据性、基础性、交付验收文件组卷。2.闭店项目,由闭店项目组收集的前期可研与审批文件、闭店组织实施过程中、和涉外文件的文件材料按照形成的时间、问题、或项目依据性、基础性、交付验收文件组卷。(二)开闭店档案的档号结构为:全宗号+分类号+案卷号,其中分类
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