公司开闭店档案管理细则(试行版)模版.docx

文档信息

*文件名称
xx有限公司开闭店档案管理实施细则
*文件编号

*文件所有者
公司办公室
文件密级
普通

文件版本记录

*生效日期
*作者
版本
变更说明
批准人

(xx)
新文件建立

文件说明

*目的
为了进一步加强和规范xx有限公司开闭店档案管理，维护开闭店档案的完整与完全，提高开闭店档案管理工作的质量，充分发挥档案的作用，结合公司实际情况，制定本细则。
*适用范围
xx有限公司
*流程结构

关联文件

xx有限公司开闭店档案管理实施细则

第一章 总则
第一条 为了进一步加强和规范xx有限公司（以下简称“公司”）开闭店档案管理，维护开闭店档案的完整与完全，提高开闭店档案管理工作的质量，充分发挥档案的作用，根据《xx有限公司档案工作制度》相关规定，结合公司实际情况，制定本细则。
第二条 本细则适用于公司总部各部门及各业务单元的开闭店项目档案管理。
第三条 本细则所称开闭店档案，是指新开立店铺、改造店铺、或关闭店铺,在店铺规划、商业设计、建店或改造及闭店过程中形成的、具有保存利用价值的文字、图纸、表格、声像材料、计算材料等各种形式和载体的历史记录；不包括合同、工程类档案，该类档案依据相关制度专案管理，同时注明互见号。
第四条 开闭店档案应按时向档案主管部门进行归档信息报备，并按“谁产生，谁保管”的原则进行开闭店资料的实物管理。

第二章 组织与职责
第五条 业务单元预开业部门主责对所辖范围内的开店、改造店档案管理工作进行组织与实施，闭店项目组主责对所辖范围内的闭店档案管理工作进行组织与实施。
第六条 开闭店项目主责部门应将开闭店可研、文件材料的立卷归档工作纳入项目的管理工作中，建立项目档案管理领导人责任制，配备专、兼职档案人员负责项目文件材料的立卷归档工作，建立项目档案管理体系，确保项目结案文件材料的齐全、完整、真实。
第七条 开闭店项目文件材料的收集、整理、归档、移交应与项目的立项准备、商业设计、各子项目（包括但不限于项目论证、设计规划、业主交楼验收、工程验收、设备验收、VI验收、建店营运交付等）验收同步进行。做好项目档案的过程控制管理，项目档案资料提交、验收应作为项目（子项目）交付验收的内容。

第三章 开闭店项目文件的收集
第八条 凡与开闭店项目有关，在项目开展过程中形成的具有查考利用价值的各种形式和载体的文件材料均应收集齐全。各业务单元应根据归档范围进行收集归档。
第九条 开闭店项目文件材料的收集、积累由主责部门、协同部门负责。
业务单元预开业部门负责收集、积累新店、改造店项目前期文件、项目交付验收阶段形成的文件及、涉外文件。闭店项目组负责收集、积累闭店项目前期文件、项目交付验收阶段形成的文件及、涉外文件。
各协同部门负责收集、并向主责部门提交各职责范围内文件。
各文件形成部门应按文件形成的先后顺序或项目启动进程及时收集、积累。

第四章 开闭店文件的整理与归档
第十条 开闭店文件的整理由主责部门、协同部门负责。主责部门负责全部项目文件的汇总整理。
第十一条 整理原则
开闭店文件立卷要遵循工作项文件材料的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；便于保管和利用。
第十二条 整理方法
（一）立卷方法
1.新店、整改店项目，由业务单元预开业部门收集的前期可行性研究与立项审批文件、商业设计阶段形成的文件、建店管理阶段文件和涉外文件按照文件材料形成的时间、问题、或项目依据性、基础性、交付验收文件组卷。
2.闭店项目，由闭店项目组收集的前期可研与审批文件、闭店组织实施过程中、和涉外文件的文件材料按照形成的时间、问题、或项目依据性、基础性、交付验收文件组卷。
（二）开闭店档案的档号结构为：全宗号+分类号+案卷号，其中分类号，一级类目为"开闭店档案" ，二级类目按"店号"，三级类目为 "建店01、改造02、闭店03"。
（三）开闭店档案整理应用集团档案管理系统（含离线版），提高整理效率和规范化程度。
第十三条 声像材料整理
声像材料按卷整理，实行数字化管理，所有声像材料需转存为电子文件，档案员可按卷建立文件夹整理卷内电子文件，并在档案管理系统中完成数据著录和电子文件挂接，并注明互见号。
声像材料档号编制应继承开闭店档案的分类号。
第十四条 电子文件整理
按《xx有限公司电子文件归档与管理办法》要求执行，其中图纸类电子文件以JPEG、TIFF、PDF为通用格式保存，音频电子文件应以WAV、MP3为通用格式保存，视频视频和多媒体电子文件应以MPEG、AVI为通用格式保存。
第十五条 开闭店文件的归档
（一）归档范围
详见附件：《xx开闭店档案归档范围和保管期限表》。
（二）归档要求
1.归档文件应完整、成套、系统。应记述和反映开闭店的论证、规划、设计、建店、交付验收的全过程。图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。
2.协同部门在向主责部门移交纸质文件材料归档时，应同时移交合规的电子版档案。
3.归档的文件材料要字迹清楚，图面整洁，不得用易褪色的书写材料书写、绘制。
（三）归档验收
主责单位应建立开闭店项目交付资料审核内控验收流程，确保项目资料的齐全、完整、真实。开闭店文件材料经过系统整理，组成案卷后，须经开闭店主责部门负责人、档案管理人员审核确认后方可归档。
（四）归档时间
各部门应随着开闭店的进展及时向公司档案主管部门进行归档信息报备。
开闭店工作交付后两个月内，各协同部门按本指引要求向主责单位及时移交经过验收确认的项目文件材料。
经办人应将项目各阶段形成并经过整理的文件每季度报送部门兼职档案员进行实物归档。
（五）归档手续
各协同部门将经过整理、编目后形成的档案文件向主责部门档案管理部门归档时，必须办理归档手续，填写移交清单一式二份，双方签字，各留一份以备查考。

第五章 开闭店档案的保管与利用
第十六条 开闭店档案保管期限分永久、定期（30年、10年）两种，介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。
第十七条 各业务单元要做好开闭店档案的保管工作，设置专门库房或保管区域，配备档案防护和必要设备，保证档案的完整与安全。
第十八条 各业务单元应贯彻《xx有限公司档案利用管理办法》，建立开闭店档案利用审批流程，明确档案借阅要求，保证档案安全利用。

第六章 附则
第十九条 本细则由公司办公室负责解释。
第二十条 本细则自发布之日起施行。

附件：
1.xx开闭店档案归档范围和保管期限表

附件1.
xx开闭店档案归档范围和保管期限表

档案门类
(分类号)
二级类目
（分类号）
三级类目
（分类号）
归档范围
保管期限

建店
（01）

建店管理

1
新店项目章程（制度）
永久

2
总分控表
永久

3
新店项目商品策略及经营定位会调研报告
永久

4
新店员工进场检查清单
永久

5
工程设计提资表
永久

6
员工进场交场红线标准
永久

7
开业前巡场会巡检表
永久

8
37天经营回顾会报告
永久

9
三个月经营回顾会报告
永久

10
相关会议纪要
永久

11
项目概/预算报告
永久

商业规划
永久

1
动线布局图纸
永久

2
品类布局图纸
永久

4
落类细化图
永久

5
招商品类/品牌落位图
永久

商业设计

1
单店项目VI方案
永久

2
广告标识制作明细表
永久

3
广告标识验收单
永久

4
工程造价审核结果确认函
永久

业态标准

1

永久

改造
（02）

建店管理

1
改造项目审批报告（改造时间、改造思路、业绩分析、项目预算等）
永久

2
总分控表
永久

3
改造店项目商品策略
永久

4
经营定位会调研报告
永久

5
商品计划及配置表
永久

6
开业前改造完工巡检表
永久

7
三个月改造评估报告
永久

商业规划

1
动线布局图纸（新旧图纸）
永久

2
品类布局图纸（新旧图纸）
永久

3
小类布局细化图
永久

招商品类/品牌落位图
永久

商业设计

1
VI方案
永久

2
广告标识制作明细表
永久

3
广告标识验收单
永久

业态标准

永久

闭店
（03）

闭店筛选

闭店筛选分析
永久

闭店决策

闭店决策（三重一大、OA审批）
永久

闭店

闭店（关店/诉讼/解约协议、
物业移交书）、人员遣散、人员赔偿、商品物资撤出（业务单据）
款项支付、违约金支付
永久

闭店及项目解约往来函件，报批、物业移交、违约金支付等
永久