集团公司收发文管理业务流程--内控.docx

收发文管理业务流程 一、 业务目标 l 确保文件的印发、管理及内容符合国家法律、法规和公司内部规章制度的要求； l 确保公文流转的效率和质量； l 为公司发展战略的实现提供有力的资料支持。 二、 业务风险 l 文件内容与国家法律、法规、政策或企业的相关管理制度抵触，造成执行困难甚至法律风险； l 公文流转效率低下，质量不高可能对正常的经营管理造成影响，影响到企业的对外良好形象； l 文件印发、存档、管理的混乱可能造成企业信息的泄漏，给企业造成财产损失。 三、 业务范围 该子流程主要描述了xx股份有限公司（以下简称“股份公司”）收发文的管理流程。主要包括收文办理（指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序）和发文办理（公文拟制、会商、核稿、签发、印制、用印、分发、发送与接收、公文归档等内容）。股份公司总经理办公室负责股份公司公文管理以及相关办法的制定和修改。四、 业务流程描述 1 收文办理 1.1 股份公司各主办部门将经本部门主管签字后的文件、签报报送总经理办公室，由总经理办公室办公管理人员签收并登记在收文登记本后进行初步审核，根据业务职能分工批转相关职能部门办理，按照时间要求催办、查办。 1.2 各下属单位一般由总经理办公室（或总裁办、综合管理部）负责文件的收发工作。 2 发文办理 2.1 公文拟制 股份公司各业务主办部门负责根据xx股份有限公司总部公文处理办法中的公文格式等要求进行公文的拟制，公文内容符合国家法律、法规及xx股份有关规定。 2.2 会商 拟文中，涉及其他部门职责的事项，主办部门提前征求其意见，取得一致意见后行文，并附注对各部门意见的处理说明，主办部门领导签字认可。 2.3 核稿 拟好公文一律送总经理办公室核稿。重点审核行文必要性，文件内容是否符合法律、法规及政策的规定，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和要求，需否会商，文种使用、公文格式是否符合规定等。确定发文范围、印发份数、主题词和缓急程度后呈股份公司主管领导签发。 2.4 签发 签发人批签日期，签发日期为发文日期。 2.5 印制 经签发人签署后的文稿，反馈回总经理办公室进行编号、印制和分发。 2.6 用印 文件用印携带有文件签发人签字的文稿；除“会议纪要”和以传真形式发出的以外，所有公文加盖印章。联合行文，由主办单位加盖印章，或联合单位并列加盖印章，主办单位在前。用印部门的主办人员填写用印申请单，由该部门负责人签字后，送总经理办公室印章管理人员审核，由总经理办公室主任签字批准后即可用印。 2.7 分发 股份公司文件的下行文主送、抄送范围为：各有关企业；各驻外机构、分公司、办事处、直营特大项目、总部部门。根据文件情况缩减或扩大主、抄送范围。 2.8 发送与接收 2.8.1 非涉密文件通过电子邮件形式发送，并注明签发人；发送的电子文件要求电子回执确认。 2.8.2 主送或抄送股份公司总部各部门的非涉密文件均在办公平台“文件中心”同时公布，各部门信息员负责每日查看“文件中心”接受文件。 2.8.3 涉密文件或报送上级单位的文件以纸质文件发送，股份公司文件、总经理办公室文件和工作部文件等由打字室发送，股份公司便函经总办审核后报出，部门便函由各业务部门自行发送。 2.8.4 发送纸质文件时，发送人员、接收人员在发文登记本上登记；电子文件通过网上办公系统发送，收到文件后系统会自动回复。 2.8.5 发往在京单位的文件送收发室报格；其他单位通过机要交换或邮局发送。 2.9 文件归档 公文办理完毕后档案管理人员根据xx股份有限公司总部实施细则的规定，及时整理（立卷）、归档。保存好文件存档记录。 五 相关制度目录 1 xx股份有限公司总部公文处理办法 2 xx股份有限公司总部实施细则 六 主要控制点 1 收文程序 2 文件发送程序 3 用印的申请与审批 4 文件整理及存档 七 检查资料 1 收文登记本 2 发文登记本 3 用印申请单 4 文件存档记录