公司投资并购项目档案管理办法(试行版)模版.docx

文档信息

*文件名称
xx有限公司投资并购项目档案管理办法
*文件编号

*文件所有者
公司办公室
文件密级
普通

文件版本记录

*生效日期
*作者
版本
变更说明
批准人

(xx)
新文件建立

文件说明

*目的
为进一步规范xx有限公司投资并购项目档案的管理工作，结合公司的实际情况，制定本管理办法。
*适用范围
xx有限公司
*流程结构

关联文件

xx有限公司投资并购项目档案管理办法
第一章 总则
第一条 为进一步规范xx有限公司（以下简称“公司”）投资并购项目档案的管理工作，结合公司的实际情况，制定本管理办法。
第二条 本办法仅适用于公司总部投资并购项目档案管理工作。
第三条 本办法中所称投资并购项目档案是指公司在投资并购过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。
第四条 公司财务管理部负责投资并购项目档案的收集及归档。投资并购项目档案应按时向档案主管部门进行归档信息报备，并按“谁产生，谁保管”的原则进行投资并购项目资料的实物管理。

第二章 投资并购项目材料的收集归档

第五条 归档范围
凡与投资并购项目有关，在投资并购过程中形成的具有查考利用价值的各种形式和载体的文件材料均应收集齐全。
第六条 归档要求
（一）所有属于归档范围内的投资并购项目材料都应按要求归档，任何部门或个人不得据为已有。
（二）归档的投资并购项目材料，确保内容完整、真实可靠。
（三）归档的投资并购项目材料须是原版。
（四）投资并购项目中形成的照片、音频、视频等按照声像档案进行归档，同时注明互见号。
第七条 归档时间
单个项目结束后一个月内由经办人整理完毕，并移交部门兼职档案员，由部门兼职档案员定期向公司档案主管部门进行归档信息报备。

第三章 投资并购项目档案的整理
第八条 投资并购项目档案的整理
公司投资并购项目档案按卷整理，按二级类目分年度以项目为单位编案卷号和顺序号。每一个项目编制一个案卷。
第九条 投资并购项目材料分类
详见附件一
第十条 投资并购项目档案的整理
1.组卷
投资并购项目档案应在全宗内按年度—项目进行分类，在项目结束后整理归档。
2.编号
案卷级档号结构为：全宗号—年度—分类号—案卷号。
文件级档号结构为：全宗号—年度—分类号—案卷号—件号。
案卷号：指存放同一个投资并购项目内容的案卷编号。
件号:指同一案卷投资并购项目材料的顺序号。
3.著录
在公司档案管理系统进行著录。分案卷级和文件级。
（1）案卷级主要著录项包括：全宗号、年度、分类号、案卷号、题名、立卷人、保管期限等。
全宗号：立档单位的编。
年度：项目形成的年度。
分类号：公司档案分类方案中投资并购项目档案的代码。
案卷号：指存放同一个投资并购项目内容的案卷编号。
题名：概括反映同一个投资并购项目内容的标题。
立卷人：本次投资并购项目的立卷责任者。
保管期限：本投资并购项目档案划定的保管期限。
（2）文件级主要著录项包括：全宗号、年度、分类号、案卷号、件号、题名、互见号。
除与案卷级相同的著录项外，其余：
互见号：是指与投资并购项目有密切联系的其他载体档案的档号。
4.编目
通过公司档案管理系统编制投资并购项目档案目录，包括案卷目录及文件目录。

第四章 投资并购项目档案保管与利用
第十一条 投资并购项目档案的利用须办理借阅手续。
第十二条 归档的投资并购项目档案未经相关领导批准，任何部门和个人不得自行公布、销毁。违反规定者，按公司相关规定处理。

第五章 附则
第十三条 本办法由公司办公室负责解释。
第十四条 本办法自颁布之日起执行。

附件：
1.xx有限公司投资并购项目档案归档范围和保管期限表

附件1.
xx有限公司投资并购项目档案归档范围和保管期限表
档案门类
(分类号)
二级类目
（分类号）
归档范围
保管期限
投资并购项目档案
18

1
尽职调查报告
永久
2
集团非授权项目报集团预审签报
永久
3
重大会议纪要
永久
4
项目可研报告
永久
5
项目立项申请及审批等文件
永久
6
项目后评价报告
永久
7
合作意向书
永久
8
项目评估报告、项目审计报告
永久
9
项目交易协议及审批文件
永久
10
增量业务资产价值检讨报告
永久