国有工程有限公司归档文件整理办法.docx
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1、工程有限公司归档文件整理办法第一章 总则条 为做好文件归档整理工作,确保归档文件的质量,以达到档案管理规范化、标准化的要求,根据国家档案颁发的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定、归档文件整理规则以及中国交建相关档案管理制度,结合工程有限公司(以下简称)的实际情况,特制定本办法。条 文件材料按年度、部门整理归档。凡在各项经营活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料,均由承办部门按照归档文件整理要求进行整理归档,并向档案部门移交。第三条 本办法适用于属各单位、机关各部门。第二章 职责第四条 各单位应将文件材料归档工作纳入本部门工作职责范围内,建立文件材料管理领导人责任
2、制,各部门应指定兼职档案员并报档案室备案,兼职档案员负责本部门文件的登记、保管、整理、归档工作,确保归档文件材料的齐全、完整。第五条 档案室负责指导本单位各部门、各项目部及专项工作文件材料的收集、整理和归档工作,并采取各种有效措施,检查督促各部门做好文件材料的归档工作。第六条 档案人员应当严守保密制度,不得利用职权擅自扩大档案的利用范围,不得泄漏文件机密内容,确保文件机密的安全。第三章 平时归档及文件材料整理的要求第七条 为确保归档文件材料的齐全完整,各单位应做好平时归档工作,对处理完毕或领导批存的文件材料,应及时由兼职档案员集中统一保管,逐件进行登记。如因工作需要临时借用文件,应在临时借用文
3、件登记表(见附件1)上登记,归还时应及时注销。(一)文件的收集以本单位工作中形成的文件材料为主,同时也不能忽略与本单位工作活动密切相关的上级、同级和下级机关的文件材料。(二)文件材料的正文与附件、打印件与定稿、同一问题的请示与批复要齐全完整不能分开。(三)要加强对会议材料、统计报表、总结、计划等非公文类文书文件材料的收集。第八条 所有本单位发出文件的定稿,文件处理手续必须完备,定稿上有领导签字,盖有印章,年、月、日清楚。复印的文件一般不作为档案保管(复印件作为正文附件的除外),但复印后加盖原印章的文件具有档案凭证作用,视同原件保管,由于传真文件不宜长期保存,应复印后归档。第九条 凡是在本单位刊
4、物登载公布,不另行文的文件定稿,应由文件的主办部门将定稿和刊物一并归档;几个部门的联合发文,应由主办部门将定稿及有关文件材料归档;会议文件由主办部门归档。第十条 归档的文件材料,必须书写工整,字迹清晰,纸张优良,格式统一,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸书写、签批。对于破损文件,应进行托裱,对批语、签注意见写在文件装订线上的应予以粘贴补宽。第四章 保管期限及归档范围第十一条 文件材料的具体归档范围及保管期限按照企业管理类档案保管期限表(见附件2)执行。(一)根据国家档案文书档案保管期限的规定,结合我的实际情况,文书档案归档期限划分为永久、长期(30年)、短期(10年)三种;并在档案装具上
5、予以标注。(二)凡是记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌、对本单位的经营管理等工作有长远利用价值的文件材料,应列为永久保管。(三)记述和反映本单位一般活动的、在相当长时期内对本单位工作有查考利用价值的文件材料,应列为长期(十一年至三十年)保管。(四)凡是在较短时期内本单位需要查考的文件材料,应列为短期(十年以下,含十年)保管。第十二条 文书文件材料的保管期限应从文件所属年度的下一年一月一日起计算(合同应从合同期满的下一年开始计算)。第五章 归档文件的整理第十三条 归档文件的整理:是将归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、编目、装袋、装盒,使之有序化的过程。件:归档文件整理的单位。一般以
6、每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,动态信息、简报等材料一期为一件,来文与复文(指联系密切的来往性质的文件材料,如请示与批复、函与复函等)为一件。第十四条 归档文件整理原则:遵循文件的自然形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管利用。第十五条 归档文件质量要求:归档文件应为原件,归档材料齐全完整、已破损文件应予以修整,字迹模糊或易褪变的文件应采取字迹固定、恢复、复制等保护措施,超大纸张应按照A4标准折叠,文件修整应使用符合档案保护要求的材料并最大限度地保护文件的原貌。第十六条 整理方法(一)分类:将
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