国有资产控股运营档案管理暂行办法模版.docx
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1、zz省zz基金管理有限公司档案管理暂行办法第一章 总则第一条 为进一步规范zz省zz基金管理有限公司(以下简称为zz基金),更好地为公司各项工作提供有效的信息,根据中华人民共和国档案法zz省档案管理规定和zz省国有资产控股运营有限公司档案管理办法的要求,结合公司的实际情况,特制定本办法。第二条 本办法所称档案是指公司自筹建之日起从事政治、经济等活动直接形成的对本单位和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录,包括文书档案、项目档案和声像档案等。第三条 zz基金的各部门和人员都有维护档案完整和安全的义务。第二章 档案管理部门的职责第四条 综合部为档案保管部门,负责对全部档案资料的
2、接收、汇编、统计、保存、借阅、利用等档案管理工作。第五条 人事类档案和财务类档案由zz基金的人事部门和财务部门负责整理汇编、保存和管理。第六条 公司档案原则上由综合部汇编、保存。成员企业也可根据自身情况,由事务主办部门对本部门处理事务所形成的档案进行整理汇编,并保存于本部门。第七条 综合部或自己保存档案的部门应配备专职或兼职档案工作人员,负责本公司或本部门形成的归档文件的接受、整理、汇编和归档。第三章 项目档案的归档范围第八条 项目档案的归档范围包括公司参控股项目档案和委托贷款项目档案。凡反映公司项目管理、具有查考利用价值的文件材料,均应归档。第九条 参控股项目的归档材料主要包括三大项:项目类
3、文件、股东权益类文件、经营管理类文件。(一)项目类文件包括但不限于以下文件:1.对参控股项目的决策意见;2.项目建议书上报文件;3.项目建议书批复文件;4.初步可行性研究报告审查意见;5.可行性研究报告评估意见;6.可行性研究报告审查意见;7.可行性研究报告上报文件;8.可行性研究报告批复文件;9.项目招标文件及评标结果;10.初步设计审查意见;11.初步设计批复文件;12.项目年度投资计划批复文件;13.项目开工批复文件;14.工程概算及调整的批复文件;15.工程竣工决算审计及决算报告;16.项目验收文件;17.相关企业的基础性材料;18.其他项目类文件。(二)股东权益类文件:1.合资意向书
4、;2.合资协议及其变更文件;3.合资公司章程;4.股东(大)会、董事会、监事会会议决议(纪要)等资料;5.出资证明文件;6.项目融资承诺、担保、借款协议(含转贷协议);7.项目资本金拨付的相关手续;8.股权证明书及与股东权益有关的其他资料。(三)经营管理类文件:1.参控股项目年度财务审计报告;2.离任审计报告;3.法律纠纷类有关文件;4.股东(大)会、董事会、监事会形成的会议纪要或决议;5.其他在生产经营中形成的文件。第十条 贷款项目的归档材料主要有:(一)经理办公会对项目的决策意见;(二)项目评估报告;(三)项目初步设计;(四)贷款合同、担保合同;(五)项目考察报告;(六)贷款展期申请;(七
5、)同意贷款展期的会签单;(八)贷款展期协议书;(九)贷款合同展期合担保书;(十)起诉项目的有关资料。(十一)其他有关贷款项目的文件。第十一条 综合业务档案的归档材料主要有:(一)参控股项目中存在问题的研究及相关资料;(二)公司扩大新投资领域的研究及相关资料;(三)借款、贷款合同及有关附件;(四)资金拨付过程中的有关文件;(五)对外担保的有关文件;(六)投资计划;(七)公司发行债券的请示及上级批复;(八)担保方年度财务报表、偿还能力分析报告、信誉评定、与委托行的发行协议、担保书及反担保书;(九)发行公告、印制票样复印件等;(十)各种经济合同的纠纷、调节、仲裁、诉讼、审查、鉴定、债务处理等文件;(
6、十一)破产项目的债权清理、破产企业的资产盘点、评估、债务回收等文件;(十二)以物抵债的物品变卖、租赁等文件。(十三)其他有关综合业务类文件。第三章 文书档案的归档范围第十二条 凡是反映公司工作、具有查考利用价值的文件材料、均属归档范围。第十三条 文书档案包括上级机关文件、公司文件、相关单位的文件等。(一)上级机关的下列文件应予以归档:1.上级机关对公司的批示、批复;2.上级机关需要公司贯彻执行的重要文件;3.上级机关领导视察、检查工作时的重要指示、讲话、题词等;4.上级机关转发公司的文件(包括报纸、刊物内容)。(二)公司下列文件应予以归档:1.董事会会议、党委会会议、领导班子会议、总经理办公会
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