国有集团公司视频会议系统管理办法模版.docx

集团公司视频会议系统管理办法
第一章 总 则
第一条 集团公司视频会议系统是通过集团公司广域网，应用专用视频设备构建的高清视频会议系统，覆盖与集团公司联网的各下属单位。为进一步提高集团公司视频会议系统使用效率，更好地发挥系统作用，规范系统的运行维护，明确职责和工作要求，保证集团公司视频会议的质量和效果，制定本办法。
第二条 本办法适用于通过集团公司视频会议系统召开由集团公司、各分（子）公司或所属单位发起的视频会议。
第三条 本系统按程序化、规范化原则，实行统一指挥、分工负责、分级管理。
第二章 职 责 分 工
第四条 集团公司办公厅是集团公司视频会议系统的综合管理部门，负责规章制度的制定和修订；负责视频会议系统应用的审批、协调和考核工作；对系统的构成、使用和调整进行统一管理。
第五条 集团公司网控中心是视频会议系统运行维护、设备管理及日常操作的具体部门，直接负责视频会议相关设备的日常管理、维护和使用操作等工作。
第六条 集团各下属单位的视频会议系统管理部门应服从集团公司办公厅的统一管理，明确系统管理责任人和联系人，做好本单位系统及设备的日常维护和使用操作。
第七条 各下属单位明确的视频会议系统管理责任人和联系人，应报集团公司办公厅备案，提交《视频会议系统管理人员备案表》（见附件一）；人员如有变动，应及时报集团公司办公厅更新备案。
第八条 中电飞华为全系统的线路支撑单位，负责接入电路和视频网络系统的应急保障，负责向集团公司及下属单位提供畅通的应急处理技术支持。
第三章 技 术 管 理
第九条 各单位应保障本单位局域网络运行正常，对本单位到集团本部的广域网链路情况进行监控，发现广域网链路或设备出现问题应及时联系集团公司网控中心，并尽快排查故障，保障视频会议系统链路畅通。
第十条 各单位应定期对本地系统进行例行检测，确保系统处于随时可用状态，包括音、视频设备及相关网络，填写视频会议系统定期检测情况记录。
第十一条 依据集团公司IP地址规划方案，各分会场视频终端的IP地址由集团公司统一分配，如安装多台视频会议终端须向集团公司主管部门提出书面申请，集团公司统一分配IP地址并开通相关使用权限。
第十二条 各单位不得随意更改视频会议终端设备的信道链路、IP地址、视频终端密码及技术参数。
第十三条 为避免回声啸叫，电视机或音箱的音量不应太大；麦克风距离音箱不应太近。
第十四条 视频终端开机的情况下，禁止搬动设备，以免造成设备损坏。
第十五条 集团公司电话会议系统目前已同视频会议系统实现集成，可作为视频会议系统的备份系统，未建广域网的单位可利用电话会议系统参加视频会议。电话参会操作详见附件二。
第十六条 各视频会议接入单位可将电话线接到视频终端电话口上，可利用视频终端连接的扩音设备播放声音，实现电话系统的扩声功能。当广域网故障不能参会时，采用视频会议终端连接电话会议系统的方式参加会议。
第四章 会 议 管 理
第十七条 为避免集团公司视频会议系统使用时发生资源冲突，各部门、各分（子）公司及所属单位发起召开视频会议需填写《集团公司视频会议系统组会申请表》（见附录三），由集团公司办公厅统一调配资源。
第十八条 会议主办单位负责向各参会单位发出会议通知，参会单位收到会议通知后及时安排本单位的视频会议技术支撑部门和会场服务部门做好会议准备。
第十九条 会议主办单位应及时将会议通知、会议议程、会议主持词提交给集团公司网控中心。
第二十条 集团公司网控中心负责根据会议通知要求尽快组织做好视频会议系统各项保障工作。主要包括会议前的会议模版建立、系统调试检查、会议设备联调、会议期间的网络状况监控、会议音频和视频控制、会议情况记录等。
第二十一条 各参会单位分会场系统管理人员在系统调试阶段必须按时到位，服从集团公司网控中心的统一调度，严格按照规范要求，调整本单位视频会议室的灯光、背板、桌牌、摄像头等，以获得统一的取景效果。
第二十二条 各参会单位须加强系统设备联调，确保会议系统在会议开始前20min处于就绪状态。开会前10min仍不能进入会议或对整个会议有很大干扰的会场须退出会议，以保证整个会议的质量。
第二十三条 在完成系统设备联调的情况下，各单位必须保持设备联调时确定的状态，直到会议结束前，不允许再对系统中各设备尤其摄像头做任何调整操作，分会场的麦克风在系统调测完成后须设置为静音状态，需要分会场发言时再将麦克风开启。
第二十四条 为保障视频会议整体效果，各参会单位须严格管理会场秩序，保证会议出席人员按时到会，着装整齐，与会人员应集中就座在摄像头可视区域，杜绝迟到早退、私下交谈、打电话、收发短信、随意走动以及睡觉、吸烟等影响会议质量的行为。
第二十五条 会议期间，分会场技术人员要随时待命，不得擅自离开岗位；系统非正常停机、网络中断、机房事故、停电、非法入侵、病毒等事件导致应用系统不能正常运行，影响使用时须及时同主会场技术人员沟通。
第二十六条 为不断完善视频会议系统，会议结束后，各单位应及时分析总结视频会议情况，做好会议情况纪录。遇到问题，应填写分会场故障反馈表（见附件四），以电子邮件形式发送到集团网控中心system＠邮箱中，便于集团及时掌握分会场情况，协调处理出现的问题。
第二十七条 集团公司视频会议系统为集团公司内部专用系统，系统相关运维工作人员必须严格做好保密工作。
（一）不得将系统相关管理账号和密码透露给第三者。
（二）妥善保存涉及会议的音像资料，严禁利用职务之便私自泄漏涉及会议内容的相关信息资料。
（三）不得擅自将其他视频会议终端或设备接入本系统。
第五章 检 查 考 核
第二十八条 集团公司办公厅将加强对视频会议系统使用情况的考核，每次会议结束后根据会议情况进行适时通报。
第二十九条 集团公司办公厅定期对视频会议系统的建设、运维及规范管理情况进行检查并通报。
第六章 附 则
第三十条 下属单位要参照本办法制定实施细则，明确分工，落实责任，加强考核。
第三十一条 本办法由集团公司办公厅负责解释。
第三十二条 本办法自印发之日起施行。

附件：1．视频会议系统管理人员备案表
2．电话会议系统参数及操作说明
3．集团公司视频会议系统组会申请表
4．集团公司视频会议系统分会场故障反馈表
附件一：
视频会议系统管理人员备案表
视频会议系统管理小组主管
（直接负责人）：
姓　名：

部　门：

职　务：

电　话：

传　真：

手　机：

电子邮箱：

视频会议系统管理小组成员：
姓　名：

部　门：

职　务：

电　话：

传　真：

手　机：

电子邮箱：

附件二：
电话会议系统参数及操作说明
电话会议系统相关参数：
1．接入号：VOIP用户：x
电力系统内线：x
市话：x
2．会议号：x
3．密码：听众模式：1
电话会议系统接入流程：
（1）参会单位根据自身情况选择接入号，通过电话机拨号接入；
（2）根据语音提示再拨会议号，按#键。
根据语音提示输入密码1（听众模式），按#键参加会议。
附件三：
集团公司视频会议系统组会申请表
会议发起单位

会议管理人

联系电话

系统调测联系人

联系电话

会议名称

会议主要内容

会议范围

会议开始时间
月 日 时
会议结束时间

会议主会场

分会场是否发言

参会分会场名单

发言分会场名单

备注

附件四：
集团公司视频会议系统分会场故障反馈表
分会场名称

所属分（子）公司

视频会议联系人

联系电话（手机）

设备情况
0 正常 0 出现以下问题：

链路情况
0 正常 0 出现以下问题：

解决措施及结果

其他需说明的问题