农商行办公自动化系统管理办法模版.docx

农商行办公自动化系统管理办法 第一章总则第一条为提高办公效率，规范办公流程，节约运行成本，提升管理水平，省联社建成了农商行办公自动化系统，该系统可以在省联社、各办事处（市联社）、各县级联社之间传输电子公文，也可以用于各级机构内部的公文处理，还附带有电子邮箱等其它功能。为切实保证办公自动化系统安全、高效、畅通，结合农商行实际，制定本办法。第二条全省农商行系统内上报、下发的各类公文原则上均编辑制作成电子公文通过该系统进行传输。第三条农商行办公自动化系统生成的电子公文与纸质公文具有相同效力，收发、传阅、签批、执行、归档等均按文件管理的有关规定执行。第二章职责分工第四条全省各级农商行办公室负责办公自动化系统的日常应用管理。全省各级农商行科技部门负责办公自动化系统的技术支持和系统维护。第五条全省各级农商行均需指定专职操作人员，具体负责办公自动化系统电子公文的接收、传送工作。操作人员要实行AB岗，并保持相对稳定，以确保公文接收、传送工作的连续性。 第六条 使用办公自动化系统的单位(以下简称使用单位)需指定一名系统管理员，负责本机构及辖内各使用单位系统运行相关事宜的协调处理工作，负责本机构及辖内各使用单位人员(账户)、机构信息变更处理等。省联社科技信息中心指定专人作为总系统管理员，负责保障系统正常运行、技术支持与维护及定期备份数据等。第七条全省各级农商行办公室与科技部门要定期或不定期对办公自动化系统的运行和管理情况进行检查。各使用单位在使用过程中，发现问题要及时向省联社办公室、科技信息中心反映，必要时由省联社联系系统开发商及时解决。第三章设备管理第八条全省各级农商行专用办公设备接入办公自动化系统时要确保物理环境安全和内网传输畅通，使用办公自动化系统的计算机需永久断开互联网连接，并关闭WIFI接收装置。第九条 用于办公自动化系统的服务器、计算机、激光打印机、扫描仪等专用设备，要专网专用，不得在互联网、内网间交叉混用。第十条 接入办公自动化系统的计算机必须安装省联社科技信息中心统一配发的可通过内网升级的专用杀毒软件。第十一条 严禁在专用计算机上安装与工作无关的软件和进行与工作无关的操作。办公自动化系统中所需办公软件使用，必须遵守知识产权的有关法律法规。第十二条 使用移动存储设备应事先作杀毒处理。第四章 帐户管理第十三条 农商行办公自动化系统采用实名制账户管理。第十四条 办公自动化系统用户的操作权限由本机构系统管理员根据实际岗位职责，经请示分管领导后进行分配。对新增人员的开户和调离岗位人员的销户或转户，需经分管领导核准后，由系统管理员办理。第十五条 办公自动化系统用户应妥善保管自己的账户资料。登录系统后因故离开要及时退出系统或采取其它保密措施，以确保账户安全。登录密码遗忘或泄露应及时通知系统管理员处理。第十六条 全省各级农商行要及时更新辖内机构信息，对改制更名、网点新增、撤并等情况，要做到变化一家及时更新一家。第五章电子公文传输 第十七条农商行办公自动化系统内传输的电子公文主要包括：加盖电子印章的正式公文、会议及相关通知、会议纪要、各类信息、电子报刊等。第十八条原则上通过办公自动化系统发送的各类公文不再发送纸质文件。如部分公文附件过大（超过50M）或者通过办公自动化系统发送会影响文件法律效力、权威性（如加盖钢印或特殊纸质文件等），应报送完整纸质文件。第十九条涉密文件不得使用办公自动化系统传输，严格按照相关保密规定执行。第二十条 全省各级农商行应及时接收电子公文，操作人员每天上班后及时登录系统，工作时间内要保持固定的浏览频次，以免影响和延误工作。第二十一条 接收电子公文时，须认真审核，确认无误方可接收，否则应写明原因予以退回。收到电子公文时，要按照电子公文处理要求，及时进行流转处理。第二十二条 发送电子公文时，必须按照公文管理规定认真排版，加盖电子印章，正确选择发送对象。如有急件，操作人员还可通过短信、电话等其他方式通知相关机构操作人员接收。第二十三条 电子公文要按年度进行拷贝归档，也可视情实行纸质载体和电子文档双套归档。第六章 电子印章管理第二十四条 省联社负责统一制作、颁发电子印章U盘(各使用单位的印章图像均存储于该设备内)。如使用单位电子印章损坏、丢失，需立即向省联社科技信息中心报告（包括原因、处理情况和改进措施），省联社科技信息中心负责注销原印章，并重新制作该使用单位电子印章。第二十五条省联社科技信息中心负责对电子印章授权文件定时更新。第二十六条电子印章应视同实物印章，由专职操作人员管理，不用时要锁入保险柜。电子印章的使用严格按照印章使用管理办法执行。第二十七条操作人员应严守秘密，不得向无关人员透露操作程序、印章密码等信息。电子印章不得随便委托他人保管、使用，确因工作需要或特殊原因须由他人保管时，要经相权领导批准同意，并办理转移交接手续。第二十八条 全省各级农商行电子印章管理人员基本资料和联系方式，要报上一级办公室备案。第七章应急处理第二十九条 当办公自动化系统出现系统性故障时，相关使用机构应及时通知本级科技信息部门，并向上级机构办公室和科技信息部门报告，迅速查明原因，排除故障。如故障无法及时排除时，各使用机构可暂时按照有纸化办公程序进行操作，保障正常办公。待系统恢复正常后，需在系统中补发文件。第八章 责任追究第三十条省联社办公室负责对全省各级农商行办公自动化系统运行和使用情况进行监督、检查、通报。办公自动化系统使用和管理情况将纳入年度考核范围。第三十一条 对违反操作规程、不及时接收公文造成延误工作的，违反规定并造成失、泄密事故的，将依据农商行工作人员违规行为处罚办法追究相关人员责任，对涉嫌犯罪的，移交司法机关处理。第九章 附则第三十二条 本办法由农商行负责解释。第三十三条 本办法自下发之日起施行。