公司文件编写编码管理办法模板.doc
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1、XXX精锻文件编号: LC-QD4200-01生效日期:07月01日文件编写管理措施版本号: A 修订号: 0 页 次:1/101. 目标:为统一企业内部管理文件编写格式及编码规则,使其格式化、标准化,特制订本管理措施,作为文件编写及编码依据。2. 范围:2.1 本管理措施涵盖全部一、二、三级文件和质量统计表单格式标准。包含:首页、内页、文件结构、段落章节等。2.2 和产品相关技术文件(图纸、作业指导书),其编码依据“技术文件管理制度”中编写编码要求实施。3. 职责3.1 编写: 各部门责任人依据工作需要,应指派专员负责编写某项作业步骤相关文件。3.2 编号管理: 编写文件人员必需向文件管理员
2、取得文件特定编号。4. 定义:文件等级文件种类文件名称文件格式架构一级制度文件质量手册ISO9001:标准条款格式二级程序文件程序文件七/八段结构三级程序文件所延伸作业说明管理措施七/八段结构操作规程检验规程作业指导书技术文件依专业特征,部分制订统计表单统计表汇报统计单备注: 属于需呈报外部政府机关文件不受上述要求限制。5. 程序5.1 文件格式:5.1.1 质量手册及程序文件首页格式参见附页21)修订号:0,1,2,3,4,5,每一份文件任何一页修订5次以上则文件改版。假如文件一次性更改内容较多,能够看情况考虑换版。版次以A、B、C依序编制,使用至Z版后,应重新发放,原有编号应作废不再使用。
3、2)文件版次变更后,将变更页次具体填写在首页制订/修订统计页次栏内。5.1.2 质量手册及程序文件首页,必需使用附页4,内页必需使用附页3特定格式,并在每一页右上角标识文件编号、生效日期、版本号、修订号。5.1.3不设首页三级文件格式见附页5。5.1. 4质量统计表单格式见附页6。5.1.5文件封面见附页2。5.2 文件结构:XXX精锻文件编号: LC-QD4200-01生效日期:07月01日 文件编写管理措施版本号: A 修订号: 0 页 次:2/105.2.1 四段结构1)总则2)职责3)控制要求4)相关文件5.2.2 七/八段结构1)目标2)适用范围3)职责4)定义(适用时)5)程序6)
4、相关文件7)质量统计表单8)附页(适用时)5.3 文件编写结构说明5.3.1 目标简述编写本程序用途和宗旨。5.3.2 适用范围概略说明文件适用范围:区域、部门、人员、产品,以确定文件适用广度。5.3.3 职责 简述文件中关键责任部门和相关责任部门5.3.4 定义说明部分不常见专有名词、专业术语、缩写字、符号、计算公式或活动解释,或在此文件中特定意义。5.3.5 程序1) 文件关键部分,如有必需编写时搭配步骤图,依据逻辑前后次序,以段落方法具体叙述相关文件要求。2)清楚叙述每项工作完成步骤并划清界限,说明前后步骤关联性或影响,每个段落应有标题,方便具体了解程序作业要求。3)编写内容应注意:简练
5、、完整、明确。文字努力争取清楚易懂、句子简短、语意肯定。5.3.6步骤图 将程序所要求职责、程序步骤以步骤图方法表示,各图表内文字表示应努力争取简练。关键图型/符号说明以下: 起点/终点 表示步骤之起点或最终点均用此符号 处理 步骤图到此阶段所进行操作、处理等工作决议或判定 指检验、判定、审核、认可、签章、核准所使用符号。XXX精锻文件编号: LC-QD4200-01生效日期:07月01日文件编写管理措施版本号: A 修订号: 0 页 次:3/10 流向线 步骤和方向标示 关联线 作业和作业之间为非直接相关,为间接帮助或辅助性标示。 转接点 表示本页结束(连接下页),续页开始(承接上页) 5.
6、3.7相关文件具体统计和本程序相关一切其它文件。5.3.8 附件:文件中所用表单及其它文件。 5.4 段落章节组成:依据下列数字、文字次序排列。1.1.1 1.1.1 1) 2) a) b) (1) 1.2 2. 5.5 文字格式标准化5.5.1 统一使用Microsoft Word建文件,文件封面及各表单必需有企业徽标,正文统一采取宋体,小四号,文件编号及数字统一采取小四号Times New Roman 字体;文件、表单封面及正文具体要求详见附页(2、3、4、6)。如文件不设封面,封面上编制/审核/同意等对应信息,可放至文件末,见附页5。文件放大张贴时,字体可对应放大。 5.5.2 依据文件
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
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