档案整理工作专项方案.doc
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归档文件整理工作方案 年度归档文件整理工作是档案资政服务基础,也是档案管理工作资源建设关键组成部分,为了愈加好地做好年度归档文件整理工作,依据《归档文件整理规则》和市档案局相关工作要求,特制订本方案以下: 一、指导思想 根据分工负责、各司其职、各负其责、齐全完整、应归尽归标准,强化组织领导,加强业务知识学习,严格根据国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限要求》要求,遵照文件形成规律,保持文件之间有机联络,区分不一样价值,便于保管和利用目标,在要求时间内保质保量完成归档文件整理工作。 二、时间要求 归档文件整理工作从4月1日起——5月27日指导整理结束;7月31日前归档文件目录按标准打印完成,原生电子文件和电子档案目录报市档案局。 三、工作标准 (一)文件材料搜集工作 文件材料搜集是归档工作起点,直接决定归档质量,务必高度重视,认真负责。只有立即广泛搜集,才能确保文件材料齐全、正确、完整、有效。搜集工作和年度评优评先挂钩,档案员务必将本机关多种红头文件,黑头文件、会议材料、多种会议统计;重大活动资料、工作汇报、简报、专题汇报、调研汇报;工作计划、总结、小结;规章制度(要求)、干部(职员)记录表、花名册、各类统计报表(组织、人事、工资、业务报表等);协议、合相同搜集齐全、完整,确保应归尽归。同时注意搜集本机关及行业有保留价值图书、报刊、资料、声像等,集中移交市档案局。 (二)文件材料整理工作 1、档案员要根据《归档文件整理规则》和国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限要求》要求,认真指导各单位归档文件整理工作。 2、对上级业务部门有标准要求根据行业标准整理。如:电业局(按件整理,划分为永久、长久、短期3个保管期限,按机构分类);邮政局、电信局(按企业分类整理);银行(按机构问题分类整理),各组要按其标准指导她们进行整理。 3、乡镇(街道办事处)按党群和行政两个机构(问题)进行分类、整理,划分为永久和定时2个保管期限。 4、市委、政府、市委办、政府办四个全宗,按十大类(问题)进行分类整理。市委、政府两个关键全宗永久整理成三套,定时为一套;市委办、政府办两个全宗永久整理为二套,定时为一套。 5、单位发文实施三套制:第一套带发文底稿。本级文件要有初稿和拟稿单,上级下发文件要有传阅单,尤其是一级单位,没有要求补齐,签发签一起放在正文后,按文件级进行整理;第二套(即发文聚集)按不一样发文字号次序组卷整理。100页左右为一卷,用铅笔编写页号(编写位置:有字正面右上角,反面左上角),加封面(用黑碳素笔按要求规范、正确填写)、归档文件目录、备考表,三孔一线用线绳装订。第三套作为挑选支农、惠农、劳动保障等包含民生现行政策性要求文件,作为本年度现行文件,各归档组整理后交征编股,充实全市现行文件中心内容。 6、双载体归档。为同时促进档案信息化建设,单位纸质文件及其定稿原生原文电子版,务必按标准同时归档,确保正确无误。(根据发文字号次序排列好报对应归档组做好保留备份) 7、归档工作要统一标准。档案员在指导单位工作人员保管期限划分和归档文件排列、编号时,要和上年度务必保持标准一致。归档文件整理期限划分通常为:本单位制发文件、材料,关键划分为永久,其它划为定时;上级业务部门和其它单位下发文件,有本单位人事任免、表彰、处分和针对本单位有工作指示等划分为永久,对本单位须落实落实及有指导意义划为定时。归档文件整理排列次序通常为:综合性工作、意见、总结、组织人事、纪检、宣传教育、单位业务、其它等,以利于以后检索利用。 8、装订要细致。即多种金属物要拆除掉,装订线要缝直,文件要平整,装订线要用剪子修剪整齐,不留线头,不要图省事,用手拽。 9、整理要规范。归档章要求盖在文件首页上方空白处正中,归档章要盖得清楚,严禁盖成“双眼皮”或模糊不清;归档章内项目填写要工整、正确、规范。 10、卷盒用铅笔书写。填写字迹要工整,端正,规范,清楚。 11、规范打印归档文件目录。以去年档案局馆出台《归档文件目录打印标准》为指导,严格根据办公室统一设置Excel栏目格式规范打印,打印好电子版经检验合格后方可出纸质目录。(注:发文聚集打印时要注意将件号改为次序号,页数改为页号) 12、归档文件整理工作实施组长负责制。工作人员整理中碰到新业务问题,要请示分管业务领导立即处理,不得自作主张,随意处理,以确保规范整理。 四、严厉法纪,责任到人 归档期间,工作人员严格实施归档文件整理标准,确保归档质量,办公室将采取多个形式不定时检验督导归档质量。档案员在要求时间内按要求规范指导完划分单位归档文件整理任务。 五、协调跟进,搞好征集 归档伊始,档案工作人员注意和分管领导做好汇报,将领导办公室内文件、资料及上十二个月征订期刊、杂志、书籍、声像等立即征集进档案室,避免损毁、丢失可能。- 配套讲稿:
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- 关 键 词:
- 档案 整理 工作 专项 方案
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