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信息沟通控制程序

1 目标和适用范围
为实现企业质量目标，以确保满足用户要求为宗旨，使内部、外部
质量信息有效沟通，制订本程序。
本程序要求了信息管理方法及沟通要求。
本程序适适用于来自用户及企业各部门、各层次间相关信息沟通控制和管理。
2 引用文件
《文件控制程序》
《质量统计控制程序》
《管理评审程序》
《采购控制程序》
《用户满意度调查控制程序》
《产品监视和测量控制程序》
《制造过程监视和测量控制程序》
3.术语
无
4.职责
4.1信息中心负责企业质量管理体系、产品、外部技术信息等沟经过程
控制和综合管理，并负责信息归档、保管工作。
4.2质检部负责质量检验、质量指标完成情况信息沟经过程控制和管理。
4.3各车间、各部门负责提供产品制造过程中质量管理信息。
4.4营销部负责和用户沟通信息过程控制和管理。
4.5采购部负责采购信息沟经过程。
5.程序
5.1质量信息沟通步骤图(见附录1)
5.2信息沟通程序说明
5.2.1信息搜集
各部门按职责分工立即搜集企业内、外部各类信息，和在多种报刊上发表和企业生产、技术、经营相关信息，和同行业企业建立信息网络，扩大信息起源。
要对搜集信息进行分类及分析，并统计分析结果。
●各主管部门应将相关信息进行分析整理后报主管付总经理。并汇总到信息中心，信息中心进行归类分析，将结果报管理者代表；
●各部门必需向和部门相关其它部门提供正确有效信息资源。
●企业经过例会、简报、板报、下发文件等形式进行信息沟通。
5.2.2质量信息分类
a) A类质量信息
● 批量质量事故;
● 造成停产重大质量问题;
● 用户查询关键意见,用户投诉;
b) B类质量信息
● 生产中发生严重不合格项目或质量缺点;
● 生产过程中质量问题,自己难以处理;
● 长久遗留下来未处理问题;
c) C类质量信息
● 各部门、车间内偶发性产品或过程不合格信息。
5.2.3质量信息反馈
●各部门质量信息要以“质量信息反馈单”形式传输。
●质量信息反馈时间：A类不得超出4小时, B类不得超出8小时。
5.2.4质量信息处理
●C类质量信息由各发生部门/分厂做出初步处理意见,并报主管经理同意.
●B类质量信息由质保部做出初步处理意见,并报主管经理依据实际情况做出最终处理意见
●A类质量信息由主管经理做出初步处理意见,并报最高管理者同意。
●经同意最终处理意见分别返回到各类信息主管部门
●各信息主管部门将处理意见立即返回到各相关责任部门并监督检验信息处理意见落实情况。
●相关责任部门接到信息处理意见后应立即组织对处理意见落实工作。
5.2.4信息台帐管理
a）相关责任部门将信息处理意见落实情况返回到信息中心，信息中心按管理体系分别建立台帐。
b）信息中心建立流动信息统计台帐，按月统计流动信息数据，于每个月五日前统计完成。信息统计台帐应包含以下几方面信息：
●经营采购信息；
●和用户相关信息；
●安全生产信息；
●质量检验信息；
●生产信息；
●质量管理体系信息；
●外来行业技术标准和相关法律、法规信息；
●其它信息。
5.2.5信息管理要求
a）各信息主管部门要对定时信息搜集有效性及反馈渠道顺畅进行检验。
b）信息中心每季对信息沟经过程绩效进行一次检验评价，每十二个月对信息沟通工作进行一次综合评价，评价结果纳入到管理评审输入。
6.过程绩效及计算方法
过程：信息沟通
绩效：质量信息反馈、传输、处理符合率＝
“质量信息反馈单”填写符合份数/抽检“质量信息反馈单”份数×100%
7.质量统计
“质量信息反馈单”
“信息统计台帐”
“纠正/预防方法实施表”
“信息沟通检验表”
“外部用户报怨处理单”
8.附录
8.1附录1《质量信息沟通步骤图》
8.2附录2《质量统计清样》

《质量信息传输步骤图》

责任部门 输入 关键步骤 输出 部门
“信息统计台账”
“质量信息反馈单”

经营信息
用户报怨
内部质量

各部门
营销部
质保部

信息搜集
各部
相关部门
信息搜集/分类

“质量信息反馈单”
“外部用户报怨处理单”
“质量信息反馈单”

信息中心
各部门
营销部
质保部

相关信息
相关部门门
质量信息反馈

质量信息分析/
结果整理

质保部 “不合格评审单”
“检验汇报”

质保部质量信息处理

---
主管付总经理/总经理
相关部门
纠正/预防方法实施表
纠正方法

纠正方法验证
“8D”汇报（A类/反复发生）
质保部
营销部
纠正/预防方法实施表
“检验汇报”

用户
“外部用户报怨处理单”

信息统计台账
质保部

信息中心

“信息沟通检验表”
过程绩效评价

管理评审
图示说明：
步骤路线

信息路线