办公室工作综合流程.doc
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1、办公室工作步骤第一部分 办公室工作步骤步骤1.1:收文步骤收文步骤办公室文员办公室主任分管领导及处理主管领导及处理收文步骤起始签收、登记审阅 关键文件 承接、督办通常文件阅读、拟办承接、落实步骤结束步骤1.2:发文步骤发文步骤办公室文员办公室主任分管领导及处理步骤起始步骤结束编号、发文存档初核拟稿 审阅 关键文件 通常文件 打印、查对签发签收步骤结束步骤2.1:印章使用管理步骤用印人各科室领导办公室主任办公室文员申请填写印章使用申请单步骤起始审批 同意 同意 同意 统计、存档盖章步骤结束步骤2.2:印章借用管理步骤用印人各科室领导办公室主任办公室文员用印人申请填写印章借用申请单步骤起始审批 同
2、意 同意 同意 印章管理员审核签字步骤结束统计、存档借出收回步骤3:档案借阅、复印管理步骤档案使用人各科室领导办公室主任办公室文员用印人申请填写档案借阅、复印申请单步骤起始审批 同意 同意 同意 档案管理员审核签字步骤结束统计、存档借出、复印收回步骤4.1:接待工作步骤来访客人相关部门接待人员各部办领导办公室主任财务处步骤起始客人到访具体落实汇报、拟账请示相关领导明确客人身份、来访事由 制订接待方案了解情况 通常客人 费用审批制订接待方案了解落实情况汇报、报账落实了解落实情况费用审批审批费用报销步骤结束步骤5.1:小型接待步骤(来电、来人)办公室文员办公室主任分管领导接听来电统计内容/接待来访
3、步骤起始 情况处理 关键情况 承接、督办通常文件拟办承接、落实步骤结束步骤5.2:大型接待步骤办公室文员办公室主任分管领导各科室步骤结束组织接待了解具体情况形成接待方案步骤起始 审批 落实接待准备情况 同意和各科室相关组织接待步骤结束步骤6.1:参与外部会议步骤办公室文员办公室主任分管领导各科室通知参会人员接到会议通知步骤起始 审批 关键会议 通常会议落实参会人员 同意参与会议步骤结束步骤6.2:组织内部会议步骤办公室主任办公室文员各科室办公室文員步骤起始通知开会 参会人员通知会议准备材料准备 会议统计部署会场形成会议纪要 参与会议落实落实步骤结束归档步骤7:办公用具、固定资产采购、入库、领用
4、步骤科室办公室主任分管领导领用步骤结束步骤起始依据需求提出计划划提出 审核 大宗物品 物资采购验收入库、登记并建立台账 审批第二部分 办公室管理制度一、收文、发文管理制度1、 收文(1)登记。收文后,依据来文单位(上级来文、平级来文、下级来文)立即录入来文登记簿;(2)办理。来文登记后,视缓、急情况,立即填写文件处理标签报送相关领导阅批;(3)归档。文件办理完成,立即归档,定时或按企业要求将已归档文件再次分类整理,交由企业档案室集中管理。2、 发文(1)提出申请。各部门依据需要提出发文申请,由部门责任人草拟文件内容(草拟内容需用水笔书写,方便长久保留);(2)文件审核。各部门草拟文件必需交总经
5、办统一审核;(3)领导审批。全部企业发文必需由企业领导审批后,方可印制;(4)文件公布。企业文件领导审批后,由总经办校对,用印,然后正式公布;(5)文稿归档。全部企业发文文稿统一由总经办整理归档。二、会议筹备制度1、会议组织(1)每十二个月召开一次总结表彰大会;(2)每六个月最少召开一次支部大会和经理以上管理人员会议;(3)每三个月召开一次办公会;(4)每个月召开一次产品沟通会议;(5)每七天各部门召开一次周例会。2、会前准备:(依据会议规模大小、关键程度安排)(1)安排会议议题;(2)确定会议筹备方案;(3)办理会议报批手续;(4)印发会议通知;(5)准备会议文件材料;(6)会场卫生、照明、
6、通风、音响、桌椅排列;(7)安排座次编组和邀请嘉宾;(8)关键会议新闻公布。3、会中、会后安排:(1)会议签到;(2)导入会场;(3)安排讲话;(4)会议统计(录音);(5)会场秩序和后勤服务;(6)参会人员离会;(7)清理会场;(8)会议文件整理;(9)会议新闻报道;(10)会议纪要印发;(11)会议精神落实;(12)会议决定事项督办。4、精简会议:办公室应该从实际出发严格控制会议规模、会期,力戒形式主义,开会不得攀规格、讲排场,要严格控制会议成本,努力提升会议质量。三、办公用具管理制度1、采购、印制(1)提前三天书面申请。部门责任人审核,报企业分管领导同意,交由办公室统一采购或印制。(特殊
7、情况可委托办理)。(2)各部门在申报时,需认真填写计划单,计算好月使用量,通常采购或印制数量以六个月使用数为上限。(3)申请印制,应设计好规格、件数,并提出初步印制价格。(4)各部门验收时,要先查明物品规格、件数、价格是否相符,确定后在交货单上签字。(5)办公室在审核发票时,认真查对交货单,确定无误后签字,报分管领导同意后付款。(6)低值易耗办公用具,各部门应本着不铺张不浪费标准,从严从细控制使用。(7)高值办公耗材(如电脑、传真机)在使用中,应注意日常维护和保养;确需维修时,报请分管领导同意后,办公室通知具办。2、文印、传真(1)文印、传真用纸一律由办公室统一采购,各部门登记领用。(2)除有
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