办公室工作综合流程.doc

办公室工作步骤
第一部分 办公室工作步骤
步骤1.1：收文步骤
收文步骤
办公室文员
办公室主任
分管领导及处理
主管领导及处理
收文
步骤起始

签收、登记

审阅

关键文件

承接、督办
通常文件
阅读、拟办

承接、落实
步骤结束

步骤1.2：发文步骤
发文步骤
办公室文员
办公室主任

分管领导及处理
步骤起始

步骤结束
编号、发文
存档
初核
拟稿

审阅

关键文件

通常文件

打印、查对

签发

签收
步骤结束

步骤2.1：印章使用管理步骤
用印人
各科室
领导
办公室主任
办公室文员
申请填写
《印章使用申请单》
步骤起始

审批

同意

同意 同意

统计、存档
盖章
步骤结束

步骤2.2：印章借用管理步骤
用印人
各科室
领导
办公室主任
办公室文员
用印人
申请填写
《印章借用申请单》

步骤起始

审批

同意

同意 同意

印章管理员审核签字
步骤结束
统计、存档

借出
收回

步骤3：档案借阅、复印管理步骤
档案使用人
各科室
领导
办公室主任
办公室文员
用印人
申请填写
《档案借阅、复印申请单》

步骤起始

审批

同意

同意 同意

档案管理员审核签字
步骤结束
统计、存档

借出、复印
收回

步骤4.1：接待工作步骤
来访客人
相关部门接待人员
各部办领导
办公室主任

财务处
步骤起始
客人到访

具体落实
汇报、拟账
请示相关领导
明确客人身份、来访事由

制订接待方案
了解
情况

通常客人
费用
审批
制订接
待方案
了解落实情况
汇报、报账
落实

了解落实情况
费用审批
审批

费用报销
步骤结束

步骤5.1：小型接待步骤（来电、来人）
办公室文员
办公室主任

分管领导
接听来电
统计内容/
接待来访
步骤起始

情况处理
关键情况

承接、督办
通常文件
拟办

承接、落实
步骤结束

步骤5.2：大型接待步骤
办公室文员
办公室主任
分管领导
各科室
步骤结束
组织接待
了解具体情况形成接待方案
步骤起始

审批

落实接待
准备情况

同意

和各科室相关
组织接待
步骤结束

步骤6.1：参与外部会议步骤
办公室文员
办公室主任
分管领导
各科室
通知参会
人员
接到会议
通知
步骤起始

审批
关键会议

通常会议
落实参会人员

同意

参与会议

步骤结束

步骤6.2：组织内部会议步骤
办公室主任
办公室文员
各科室
办公室文員
步骤起始
通知开会

参会人员通知

会议准备

材料准备

会议统计
部署会场

形成会议纪要

参与会议

落实落实

步骤结束
归档

步骤7：办公用具、固定资产采购、入库、领用步骤
科室
办公室主任
分管领导
领用
步骤结束
步骤起始
依据需求提出计划划提出

审核
大宗物品
物资采购
验收入库、登记并建立台账

审批

第二部分 办公室管理制度

一、收文、发文管理制度
1、 收文
（1）登记。收文后，依据来文单位（上级来文、平级来文、下级来文）立即录入来文登记簿；
（2）办理。来文登记后，视缓、急情况，立即填写文件处理标签报送相关领导阅批；
（3）归档。文件办理完成，立即归档，定时或按企业要求将已归档文件再次分类整理，交由企业档案室集中管理。
2、 发文
（1）提出申请。各部门依据需要提出发文申请，由部门责任人草拟文件内容（草拟内容需用水笔书写，方便长久保留）；
（2）文件审核。各部门草拟文件必需交总经办统一审核；
（3）领导审批。全部企业发文必需由企业领导审批后，方可印制；
（4）文件公布。企业文件领导审批后，由总经办校对，用印，然后正式公布；
（5）文稿归档。全部企业发文文稿统一由总经办整理归档。

二、会议筹备制度
1、会议组织
（1）每十二个月召开一次总结表彰大会；
（2）每六个月最少召开一次支部大会和经理以上管理人员会议；
（3）每三个月召开一次办公会；
（4）每个月召开一次产品沟通会议；
（5）每七天各部门召开一次周例会。
2、会前准备：（依据会议规模大小、关键程度安排）
（1）安排会议议题；
（2）确定会议筹备方案；
（3）办理会议报批手续；
（4）印发会议通知；
（5）准备会议文件材料；
（6）会场卫生、照明、通风、音响、桌椅排列；
（7）安排座次编组和邀请嘉宾；
（8）关键会议新闻公布。
3、会中、会后安排：
（1）会议签到；
（2）导入会场；
（3）安排讲话；
（4）会议统计（录音）；
（5）会场秩序和后勤服务；
（6）参会人员离会；
（7）清理会场；
（8）会议文件整理；
（9）会议新闻报道；
（10）会议纪要印发；
（11）会议精神落实；
（12）会议决定事项督办。
4、精简会议：
办公室应该从实际出发严格控制会议规模、会期，力戒形式主义，开会不得攀规格、讲排场，要严格控制会议成本，努力提升会议质量。

三、办公用具管理制度
1、采购、印制
（1）提前三天书面申请。部门责任人审核，报企业分管领导同意，交由办公室统一采购或印制。（特殊情况可委托办理）。
（2）各部门在申报时，需认真填写计划单，计算好月使用量，通常采购或印制数量以六个月使用数为上限。
（3）申请印制，应设计好规格、件数，并提出初步印制价格。
（4）各部门验收时，要先查明物品规格、件数、价格是否相符，确定后在交货单上签字。
（5）办公室在审核发票时，认真查对交货单，确定无误后签字，报分管领导同意后付款。
（6）低值易耗办公用具，各部门应本着不铺张不浪费标准，从严从细控制使用。
（7）高值办公耗材（如电脑、传真机）在使用中，应注意日常维护和保养；确需维修时，报请分管领导同意后，办公室通知具办。
2、文印、传真
（1）文印、传真用纸一律由办公室统一采购，各部门登记领用。
（2）除有特殊要求外，多种文字材料用纸统一使用A4纸，标题用华文中宋体，小二号字，正文用仿宋体，小三号字，纸张尽可能双面使用。
（3）要求能够手工书写材料尽可能手工书写。
（4）工作之外，需要打、复印，一律收费（总经办代收）；不许可私自打、复印或发传真，一经查实，将给当事人10元——50元/次罚款。
收费标准：打印：A4纸0.50元/张 B5纸1.00/元张
复印：A4纸0.50元/张 B5纸1.00元/张 A3纸1.00元/张
传真：2.00元/次（发） 1.00元/次（收）

四、印章管理制度
1、印章刊刻和启用
（1）企业行政章、协议专用章、财务专用章、钢印、法定代表人署名章、财务使用法定代表章，在刊刻前应该由经办人到企业办公室开具专门介绍信。
（2）企业直属机构印章和出纳印章刊刻前应由经办人到企业办公室开具介绍信。
（3）机构注销、裁撤、法定代表人变更及出纳变更时，相关印章必需由办公室立即收回、集中保管。
（4）印章启用和变更按公安机关相关要求实施。
2.、印章保管
（1）各类印章应确定专员保管，保管人员应该同企业签署《责任状》。
（2）各类印章保管人变动，必需先办理印章交接手续。
3、印章使用
（1）用印审批：经济协议、正式文件用印前必需经领导文字同意，日常事务由办公室主任或分管副职同意。
（2）盖章登记：印章保管人盖章时，应逐笔在《用印记录表》上登记，口头同意用印领导必需在记录表上签字。
（3）空白介绍信：未经主管领导部门文字同意，严禁发出空白介绍信，空白介绍信必需留存根，领导人必需在村跟上签字，空白介绍信上必需注明使用期，未使用空白介绍信应立即退回。
（4）空白信笺：未经领导同意，严禁发出空白信笺。经同意发出空白信笺印章上必需注明用途。
（5）携章外出：办公室主任及经理层人员确因工作需要须携章外出，应该登记，携章人应该签字并确保妥善保管、立即退还。

五、协议管理制度
1、签订协议必需使用湖南省工商局制订统一文本或经省工商局同意、监制，企业设计格式协议文本和数据电文协议，如：电子邮件、电报、传真等，要求先签署协议。若特殊情况用电话、口头、便条订货，必需严格实施事后补订协议。
2、对外签订协议时，必需掌握供方部分基础情况，必需时对供方进行现场考察。
3、签订协议必需遵照平等、自愿、公平老实信用和遵法标准，不得徇私舞弊，违反国家法律法规，损害国家和企业利益。
4、所定协议必需主体合格，标正当，手续完备，条款齐全，意思表示真实，约定明确，文字清楚，语言规范，无矛盾条款，无空白条款。
5、严厉协议报批制度，签订协议时，必需使用统一协议审批标签，经部门责任人审核、签字，报请企业或集团主管领导同意后，加盖协议专用章方为生效。
6、协议管理人员建立协议档案分类台账，协议实施完成叫集团协议管理员存档。
7、委托代理人在签署协议时，不得超越委托书权限范围，不得签署无效协议，违反协议。
8、协议文本由专员保管登记使用。
9、凡和协议相关人员，必需严格遵守企业制度，严守协议秘密。

六、档案管理制度
1、归档范围企业文件材料归档范围，包含上级机关印发相关文件，批件及各部门产生多种文件材料，关键在以下多个方面：①基础管理； ②党群工作； ③经营管理；④产品研发；⑤科学技术；⑥基础建设；⑦会计核实。
2、归档要求：
（1）办公室为企业临时档案室，集中统一管理企业形成全部档案；
（2）归档文件材料应完整、准备、系统；
（3）文件书写和载体材料应耐久保留，文件不能以铅笔，圆珠笔书写，传真件、复印件不得长久存档；
（4）文件材料整理符合规范；
（5）归档电子文件、应有对应纸质文件材料一并归档保留；
（6）各类文件通常归档一份，比较中和利用频繁文件归档2-3份；
（7）各部门负责归档文件搜集和整理并定时或按企业要求交企业办公室集中管理，办公室定时或按集团要求将各部门已归档文件再次分类整理，交由集团档案室集中管理。
3、归档时间
（1）党群工作、行政管理、生产技术管理类文件通常按年度十二个月归档一次，在第二年第二季度前归档；
（2）会计类文件由财会部门整理立类，保管十二个月后向集团综合档案室移交；
（3）企业协议工个人档案要随时归档，如有特殊情况，也能够分阶段归档。
4、档案管理和利用
（1）档案分类：档案形成数量多，可设二级类目；档案行程数量少，可将相关类目合适合并，归档文件整理质量要符合国家标准要求，并要编制各类档案目录；
（2）保管条件：有专室或专柜存放档案，要防潮、防火、防尘、防有害生物等安全设施、并定时检验档案保管情况，对破损或蜕变档案要进行修复，以确保档案完整和安全，并切实加强对知识产权档案和商业秘密档案管理。
（3）保管期限：
①对企业有长远利用价值档案应永久保留；
②对企业在一定时期内有利用价值档案分别为长久或短期保留；
③通常结余两种保管期限之间档案，其保管期限一律从长。
（4）判定和销毁：定时进行档案判定工作，判定具体时间依据实际需要确定；销毁前要造销毁清册，提出销毁汇报，经分管领导同意（关键档案应报集团或县档案机关立案），并由档案人员监销。
（5）其它要求：部门或个人借阅档案，应到办公室登记，立即归还：对不按要求归档而造成文件材料损失，或对档案进行涂改、抽换、仿造、偷窃、隐匿和私自销毁而造成档案丢失或损坏直接责任者，给对应处分，后果严重，将依法进行处理。
七、办公室管理制度
1、保持办公室地面、墙面、窗帘、窗户洁净、清洁，多种公用设施完好无损，严禁乱涂乱贴乱画，严禁在档案柜顶层堆放物品。
2、保持文件资料摆放整齐有序，办公室若配置盆景，要保持盆景鲜艳；水瓶、盆景、报纸夹、办公桌椅、工艺品、办公用具等放在办公室固定位置，严禁随意挪动。
3、上班时间严禁窜岗、嬉戏、溜号、大声喧闹；严禁在办公室吃早餐、零食、抽香烟、嚼槟榔等。
4、讲文明礼貌，注意言行，不假公济私，热情大方，严守企业机密。
5、下班后，整理洁净桌面，关闭电脑、空调、电灯等公用设施，关好门窗。上班期间人员外出办事或下班后，未关闭空调等设施，给部门责任人20元/次罚款。
6、建立“投稿”专箱，报纸、杂志等分类挂放在报纸夹上。
7、样品室摆放美观整齐，窗明几净，废弃物要立即清理。