档案管理工作流程图样本.doc

† 档案管理工作步骤图
单位名称
行政及人力资源部
步骤名称
档案管理工作步骤
层 次
3
任务概要
职员档案管理工作
单位
总经理/分管领导
行政及人力资源部
职员
节点
A
B
C
9
8
7
6
5
4
3
2
1

审批

结束
编号
入库
归档
标识
搜集职员人事材料
身份证实
学历学位证实
各类证书
招聘资料
试用转正文件
奖惩文件
绩效评定汇报
劳动协议及附件
离职文件
各类人事通知单
开始
编制明细目录

提供材料

† 档案管理工作标准

任务名称
节点
任务程序、关键及标准
时限
相关资料
材料搜集

程序

1《个人简历》
2、《相关材料》
B2
由行政及人力资源部建立企业职员人事档案，档案材料包含：个人简历、培训经历、资格认证证书、考评奖惩材料、录用材料、其它材料等
每个月1次
C2
职员应主动提供材料
即时

统一装订
1个工作日

关键

材料搜集

标准

真实、严密、完整

档案编号标识

程序

B4
编制档案内容明细目录，形成人事档案目录一览表
1个工作日
A4
报上级审核
1个工作日

将档案编号，并做出标识
1个工作日

关键

档案编号，并做出标识

标准

正确、合格、严密

档案归档入库

程序

行政及人力资源部应定时或不定时搜集职员资料
每个月1次

审核、分类、整理后查看是否符合要求
即时
B7
按资料内容进行归档
1个工作日
B8
在档案明细表上补填对应内容，将档案入库
1个工作日

关键

档案归档入库

标准

正确、合格、严密

† 档案管理制度

节选企业《人力资源管理制度》第十章人力资源信息管理
1． 人力资源信息管理
1.1为保障合理配置人才，企业行政人事部组建人力资源信息中心,并做好人才贮备工作，即建立内部人才和外部人才信息库。
1.2内部人才信息库是对企业内各类管理或专业人才进行动态掌握，包含对职员简历、考评资料、培训统计和其它材料整理归档。外部人才信息库是在本企业外部人才市场上，对企业现在需求或预期需求各类管理或专业人才，尤其是同行业甚至竞争对手人才信息搜集情况。
1.3 企业将借助现代化人力资源管理软件，逐步实现人力资源管理信息化。
2．人事档案管理基础要求
2.1企业行政人事部责任人事档案工作归口管理。
2.2 人事档案管理必需严格确保材料保密。
3．确立两级档案管理制度
3.1 一级档案为本措施所指人事档案，是职员入司随转人事档案材料；
3.2 二级档案为职员入司以后任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称改变、历年考评等情况及职员基础情况复印件备查材料
4．人事档案分类
第一类：履历材料；
第二类：自传材料；
第三类：判定、考评、考察材料；
第四类：学历和评聘材料；
第五类：政治面貌材料；
第六类：奖励材料；
第七类：处分材料；
第八类：录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休、退职材料及多种代表会代表记录表等材料；
第九类：其它可供组织上参考材料。
4.1通常文档管理
4.1.1行政人事部文件
(1) 行政人事部正式形成发出文件、传真、通知等，除保密薪资文件外，均应保留一份原件或复印件归档，年底按内容类型、依成文时间编号装订成册;
(2) 人力资源工作中形成台帐、汇报，和搜集到业务资料等，由各经办人归口管理、保留。年底依据内容价值酌情归档;
(3) 薪资福利类保密文件由薪酬主管自行建档保留。
4.1.2企业文件
包含百江投资及企业发文、请示和汇报（除保密薪资内容），平时收文即入活页册保留，年底编排目录，装订成册归档。
4.1.3 外部文件
包含国家和市政府相关部门（劳感人事部门）发文，社会公开资讯等，应作为公开业务资料共享。
4.2 职员人事档案管理
4.2.1 行政人事部负责管理（建立、接转、保留、整理）职员人事档案。
4.2.2 行政人事部通常情况在职员试用期满，办理职员档案转入事宜。
4.2.3 职员正当终止/解除劳动协议时，由各相关部门责任人在" 终止/解除劳动关系手续清单" 上签字，确定无遗留问题；
4.2.4查阅职员人事档案应经行政人事部经理同意，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。
4.3职员管理档案管理
4.3.1 “职员管理档案”是企业为每个职员建立内部管理档案。包含该职员相关招聘、录用、协议、考评、薪资、福利、奖惩、培训等材料。建立此档案意在方便内部管理；
4.3.2 职员管理档案自职员到岗之日建立，每人一份，按进企业时间归类。职员终止/
解除劳动关系时，应归进职员人事档案材料归入人事档案，职员管理档案封存；
4.3.3职员管理档案中保留应聘录用、劳动协议、薪酬福利（休假、医疗、工伤、教育培训等）、奖惩、考评、体检等全部材料原件，行政人事部指派专员负责管理；
4.3.4职员管理档案中不应包含秘密内容，行政人事部职员、各部门责任人可依据工作需要查阅相关职员管理档案。任何人员不得私自更改管理档案内容；
4.3.5职员管理档案仅供企业内部使用。