店铺补货流程手册.docx
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1、主派流程定义:由补货组或采购中心发起的,关于促销商品首单、新品(含换季商品)首单、机关团购商品、换购商品、活动商品等的商品主派。主派发起:采购中心新品首单、买断商品、定制商品、换购商品、活动商品主派补货组缺货商品、机关团购商品等的主派 操作流程:1、 由采购中心发起主派单补货组审批(按权限)进行主派(其中新品按新品引进流程)2、由补货组发起主派:(1)店铺在【主派店铺主派申请】内上报机关团购主派申请(需备注是否厂家送货、到货时间等)补货组接收补货组审批(按权限)进行主派(其中新品按新品引进流程)(2)由自动补货未成功或其他因素影响造成商品缺货补货组进行主派注:1、主派单需区分正品/赠品2、主派
2、单品金额超过1万元的,补货主管进行审批;超过5万元的,补货经理审批;超过50万的,报主管领导审批开店流程定义:补货组对于新开店铺、装改店铺商品主派及增加其自动补货参数的流程操作流程:1、新开店:(1)采购、营运部选定商品确定商品首单补货部主派(2)新开店根据同区域类型商品销售历史数据设定补货参数2、装改店:(1)采购、营运部选定商品确定商品首单补货部主派(2)装改店根据商品销售历史数据设定补货参数注:评估商品选择是否合理商品调拨退货流程(一)残品退货流程定义:基于店铺库存的准确性,为了减少库存不准确对自动补货的影响,要求店铺将实际发生的可退残的残品数量,以及绑赠造成的实物减少的数量进行残品退货
3、处理。操作流程:店铺在【调拨退货店铺残品退货申报】内上报真实数量的残品申请补货组在【店铺残品退货审批】内进行审批确认审批后系统内自动调整可销库存量(店铺帐存-申报残品数量)生成【残品退货通知单】注:1、 不退残商品系统设定不支持店铺进行残品退货申报2、 出现残损商品后,店铺必须在三日内进行申报3、 同一残损商品厂家或大库未拉走的, 天自行作废,且店铺在该期限内不得再次申报4、 临期商品需折价处理,补货组不处理过期商品(二)逾量商品退货流程定义:补货组将影响店铺销售和周转的整箱未拆封(不含二次封箱)的商品进行逾量退货处理。操作流程:1、 补货组品类人员在【调拨退货逾量商品退货申报】内作出逾量商品
4、退货申请补货组主管在【店铺逾量退货审批】内进行审批确认审批后系统内不调整店铺库存量生成【逾量退货通知单】2、 店铺机关团购取消在【调拨退货逾量商品退货申报】内作出逾量商品退货申请补货组在【店铺逾量退货审批】内进行审批确认审批后系统内不调整店铺库存量生成【逾量退货通知单】注:1、 非残非逾量商品补货组做调拨处理2、 ERP沟通是否可实现经由/直配退厂,协力退库3、补货组发起的逾量退货,生成通知单后店铺可见(三)批量调拨/退货流程定义:补货组对于店铺因装改、闭店、清户、换季、下架等需要批量调拨/退货的商品处理流程。操作流程:1、 补货组在OA接收店铺清户、下架、换季等信息(采购中心需备注下架退货或
5、下架封存)确认需退货的商品在【调拨退货批量退货】内输入厂家编码(清户输入厂家编码,非清户输入下架或换季的商品编码)列表按店铺显示商品库存信息列表上勾选【批量退货操作】处理生成【残品退货通知单】2、补货组在OA接收店铺装改、闭店等信息删除店铺参数与采购确认关闭店可退货或调拨厂家明细确认需退货的商品在【调拨退货批量退货】内输入店铺编码列表按厂家显示商品库存信息列表上勾选【批量退货操作】处理生成【残品退货通知单】3、补货组在OA接收店铺装改、闭店等信息删除店铺参数与采购确认关闭店可退货或调拨厂家明细确认需调拨的商品在【调拨退货批量调拨】内输入店铺编码列表按厂家显示商品库存信息列表上勾选【批量调拨操作
6、】处理选择调入店铺生成【商品调拨通知单】注:1、 过期/临期商品店铺自行处理2、补货组发起的调拨/退货,生成通知单后双方店铺可见(四)商品调拨流程定义:由补货组或店铺发起的,关于店铺间商品进行调拨的处理流程。调拨发起:店铺紧急机关团购订货,自行协商调货后,发起调拨申请补货组分析影响店铺销售的逾量商品或者紧俏商品,发起调拨(店铺逾量调拨要追踪单品需求协调调拨,紧俏商品本着有利于集团利益的原则进行店间调拨)例如:茅台酒,已经产生销售需求的门店可向统一补货组申请门店调拨支援)操作流程:1、店铺在【调拨退货调拨申请】内上报调拨申请补货组在【调拨审批】内进行审批生成【调拨通知单】2、补货组人员在【调拨退
7、货调拨申请】内上报调拨申请补货组主管在【调拨审批】内进行审批生成【调拨通知单】注:1、 不同法人店铺间的调拨与ERP沟通2、 与营运部沟通店间调拨后,是调拨即生效还是店铺确认后生效,实现库存增减3、 补货组发起的调拨,生成通知单后双方店铺可见新品引进流程定义:ERP系统内录入的新商品或本店未经营商品均视同新商品。操作流程:补货组每日接收ERP下传的新商品明细与采购中心确认是否引进如引进确认商品属性(正常商品、生鲜商品、日配商品、结构商品、季节商品)确认在营店铺补货经理审批商品主派流程新商品评估报告确定是否保留经营增加参数注:1、部分店铺未经营商品,由新品进入流程的确认在营店铺处进行操作。2、新
8、品的评估标准(和采购协商)由采购制订,当未到达标准时自动退出补货系统,做退货操作处理,退货操作详见退货流程。堆头端架商品申报流程定义:基于店铺堆头端架商品的基准陈列量对库存量的要求影响正常补货参数,因此店铺执行堆头端架商品需进行申报。操作流程:店铺根据采购中心或营运部的陈列要求,确定堆头/端架商品的基准陈列量,提前7天在【堆头端架商品管理堆头端架商品申报】内进行申报,输入商品信息、商品基准陈列量、陈列开始日期及截止日期补货组审批堆头端架商品终止流程定义:基于店铺堆头端架商品的基准陈列量对库存量的要求影响正常补货参数,因此店铺结束执行堆头端架商品需进行申报。操作流程:因特殊或突发因素导致店铺堆头
9、端架商品执行终止,店铺需手工上报终止申请补货组接收信息,做终止滞销品(预淘汰品)处理流程滞销品定义:是指持续销售不佳并且通过更换陈列位置、促销运作仍然不能提高销售,不能继续为企业带来贡献而必须淘汰的商品。预淘汰品定义:是指为降低库存压力,加速库存周转,调整商品结构,对不适应本店或公司销售或销售欠佳的商品准备清理退货的商品。滞销品的处理流程:1、滞销品的确认流程:补货组根据数据报表分析出店铺不动销商品商品参数暂停营运部负责督促店铺核实(未上货/陈列位置问题等)店铺采取相应措施(调整陈列位置/积极上货等)后仍销售不好的2、退货:确认的滞销商品采取参数删除流程;补货员做退货通知单处理。退货相关要求,
10、请参照退货流程。预淘汰品的处理流程:采取退货或调拨处理,门店通过邮件方式上报统一补货组,补货员补货主管补货经理审批后,补货员做退货通知单处理。退货调拨相关要求,请参照退货调拨流程。注:1、 公司滞销品和预淘汰品必须经采购审批才可做退货处理。2、 滞销品和预淘汰品退出门店后,自动补货系统内变为“不适销”状态,退出自动补货系统,如果门店有需求,可申报主派,确需重新进入补货系统,需书面申请门店店长签字,营运经理签字,补货经理审批。参数调整(一)、参数权限设置定义:补货组对参数调整的审批权限设定审批权限设定:参数增加、删除、暂停补货经理自动补货生成订单,单品超过 万元,审批权限由自动变为手动,弹出对话
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