收文管理流程分析样本.doc

收文管理
1 范围
月度采购计划包含适适用于企业统一签收政府相关部门和上级主管部门下发公务文书，并依据要求要求进行办理和办理完成后将公务文书立卷归档全过程
2 控制目标
2.1 确保公文办理工作效率和质量
2.2 在办理下发公文过程中确保国家或企业机密安全
3 关键控制点
3.1 办公室主任审阅上级相关部门下发公文，提出深入处理意见计划人员依据物料品种确定是否本年已经有签约供给商，没有供给商重新进行选择，已经有供给商确实定供给价格
3.2 企业总经理或副总经理批阅相关文件
3.3 对公文办理时间靠近或已经超出要求时限部门催促其立即办理
4 特定政策
4.1 下发办理过程通常使用复印件，若需用原件时，须办理借文手续
4.2 对公文办理超越要求办理时限相关部门，在考评时依据逾期天数计入内部用户满意度调查中
4.3 未经集团企业办公室接收公文，运转中如发生误压、漏办、丢失等情况，由送、接公文人员负担责任
4.4 收文公文运转应做到正确、立即、安全，避免压误、丢失和疏漏，确保公文安全、快捷、高效运转
4.5 公文运转各个步骤全部应在确保质量前提下抓紧办理，做到急件随到随办，通常文件一日一清。凡送领导阅示、审批和职能部门办理公文，如相关领导外出，通常能够送代管领导审批；不能代批，视时间要求灵活办理
4.6 凡包含其它部门或由多个部门共同实施事项，主办部门应主动和相关部门协商，并逐一签署具体意见、责任人名字、加盖印章。在协商过程中，相关部门必需以大局为重，要站在全局立场上看待问题并确保实施。相关部门就相关问题数次协商意见仍不一致时，主办部门应以文字形式给予如实反应，随文件文稿一并送交集团企业办公室，提供企业领导进行协调、决议。重大问题，取得主管领导意见后可直接汇报
5 收文管理步骤C-15-01-002
步骤
包含部门
步骤说明
1
办公室机要管理员
签收上级相关部门来文，登记阅文单
2
办公室主任
审阅外来公文，提出处理提议，决定是否需要企业总经理/主管副总批阅
2.1
办公室秘书
若需要企业总经理/主管副总批阅，将公文提交给企业总经理/主管副总
2.2
企业总经理/主管副总
批阅相关文件，提出处理意见或方法
3
办公室秘书
依据阅文单指示，若需要转发办理，起草企业转发公文，附正式文件交机要管理员下发办理
3.1
办公室机要管理员
依据指示，若需要直接下发办理，通知相关部门签收文件，若不需要下发办理，将公文立卷归档
4
相关部门经理
综合管理员签收公文交本部门经理，本部门经理阅处上级部门下发公文，负责办理或组织学习
5
办公室秘书
公文下发后，确定相关部门办理时间是否临近或已经超出要求时限
5.1
办公室秘书
在临近时限两至五天时下发第一次文件催办单，催促相关部门立即处理公文相关事项，在到期当日下发第二次文件催办单，对超出要求时限，要登记核准超限时间
6
相关部门综合管理员
将办理完成公文返还办公室，延期要向办公室机要管理员说明情况
7
办公室机要管理员
将各部门返还公文立卷归档。对超越时限情况立即向办公室主任汇报
8
办公室机要管理员
年底依据归档要求，将留存公文移交档案室