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企业质量管理体系内部审核探析

质量管理部
李建玉
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企业质量管理体系内部审核探析
目前市场是一个充满竞争市场，在竞争日趋猛烈情况下，企业怎样提升产品质量，它产品能否吸引用户，能否得到用户认同和满意，能否为企业带来更大市场份额和经济收益，是企业盛衰成败关键所在。质量管理体系能够帮助组织增强用户满意，增强用户满意能够改善企业在市场中形象和地位，为企业带来更大市场拥有率，，即市场份额，促进企业做大做强，使企业长盛不衰。所以，转换企业管理理念，经过为用户发明价值同时，实现企业本身价值增值，从而达成“双赢”或“多赢”局面已成为每个企业共同目标。主动根据国际标准，构建和认证企业质量管理体系，已成为企业全方面提升素质最有效路径之一。
质量管理体系内部审核，作为企业质量管理体系一个关键性和关键性组成部门，正日益引发企业，尤其是取得ISO9000系标准注册资格企业关注和重视。内部审核是企业自我完善、确保质量管理体系有效运行关键手段，它对于体系不停完善和发展，起着极为关键作用。
目前，很多企业经过了ISO9000系质量管理体系认证，但有部分企业为了认证而认证，并没有从质量管理体系本身目标进行深层次考虑质量管理体系给其带来无形巨大资产。在企业内部审核过程中，有部门因为日常工作不到位，在内审中怕内审组检验出本身存在问题，在审核中避实就虚，遮遮掩掩，不敢暴露部门存在问题，怕查出不符合项，不愿意让内审组开具不符合项，这种对质量管理体系检验过程认识，往往带来了是本部门存在问题无法得以有效处理，甚至影响到本身工作连续改善和提升，甚影响到本部门和其它部门之间正常沟通和协作。从而影响到一个企业质量管理体系不停进行连续改善及PDCA方法有效运行。
10月中旬至12月，我企业进行了企业质量管理体系第二次内部审核，在此次审核，领导高度重视，企业精心挑选了一批懂管理、懂程序、懂生产步骤业务骨干组成为内部审核组，并在内部审核实施前进行了培训，对相关文件及程序文件、质量手册进行了系统学习，对企业第二次质量管理体系内部审核做了充足准备工作。此次内部审核企业采取了滚动式审核，抽取了大量样本，覆盖了体系要求各个方面，对查出不符合项对相关单位下达了专题整改计划，并对不符合项逐项进行验证，此次内部审核收到了预期效果。为此，本人结合企业此次质量管理体系内部审核就怎样做好质量体系内部审核作部分粗浅探析，以期对企业贯标工作有所帮助。
一、管理层需对内部质量管理体系高度关注和重视
落实国际标准（简称“贯标”）能否成功，质量管理体系能否连续有效运行，领导作用极为关键。质量管理体系内部审核，包含到体系各职能部门和全部过程，只有企业管理层从思想上重视，从人、财、物等方面给予大力支持，充足调动参与内审工作人员参与热情和主动性，内审工作才能顺利开展，贯标工作才能有所确保，企业认证注册后才能继续努力，实现体系连续有效改善。所以，管理层要把贯标工作作为一项长久战略来抓，变传统企业质量管理“管结果”为“管过程、管原因、管结果”，将贯标工作和企业实际业务运作有机地结合起来，从而使企业质量管理从最初“做”标准，到自觉地“用”标准，进而到“发展”标准转变。
二、质量管理体系内部审核队伍精心培养和建设
　从某种意义上讲，审核队伍素质高低将直接左右着审核效果，所以必需培训并建立一支素质较高内审员队伍，精心地抓审核队伍建设，从组织上为贯标得以有效运行提供基础性保障。首先，聘用适宜审核人员。企业应从各职能部门中选聘含有专业技术知识、富有管理经验和含有强烈责任感，能够公正表示、有职业素养和良好道德行为人员作为体系审核员。其次，对审核人员进行必需审核技能和审核技巧培训，包含ISO9000系标准培训。经过专业机构培训、审核人员之间轮换和适时交流和研讨等手段，使审核人员不仅能熟练掌握标准，正确了解并掌握企业质量手册和程序文件，含有一定审核技巧，熟悉常见数理统计工具和生产步骤，更关键是要能够熟练地利用标准，能够熟练审核并指导质量体系实施。
三、质量管理体系内部审核工作要严谨务实、富有成效
　内审目标是经过发觉问题来推进和实现质量体系连续改善，所以，审核工作必需严谨务实，必需富有成效。企业质量管理体系内部审核，可从以下方面进行策划：
　　1.重视审核前准备工作
　　包含成立审核组、编制并安排好审核计划、搜集并审阅相关文件、准备工作文件等内容，其目标是使审核工作更具针对性，更具效率。每十二个月年初，企业应聘用含有合格资质审核人员组成审核组，委任审核组长。对整年审核工作要进行全方面策划，对质量体系审核范围、活动内容和时间、审核人员分组和审核依据、审核方法等要作出具体安排，该计划经管理高层同意后应立即分送到体系所包含全部职能部门。同时，审核工作文件要齐全，确保全部文件、统计审核组组员全部能得到了解并有效应用。审核组要依据计划安排，根据编制要求提前编制检验表，准备现场审核统计清单，为审核活动顺利开展做好各项准备。
2.开好三个“会议”
　　三个会议关键是指首次会议、审核组会议和末次会议。这三个会议对于审核组和受审部门之间沟通和交流，审核信息立即反馈，和对审核过程控制全部起着十分关键作用。所以，审核组对每个会议侧关键、会议要通报关键事项和要讨论关键议题，要有清楚了解，做好充足准备。
首次会议和末次会议通常由企业领导、审核组全体组员、各相关部门责任人及相关人员参与。会议应“简而短”，切中要害。首次会议关键是申明审核目标和范围，传达审核计划，强调审核标准，澄清相关问题，落实相关安排。末次会议关键是答谢受审方给支持，通报审核结论，汇报不符合项，重申审核标准，关键则是对不符合项提出纠正方法和要求。而审核组会议，是在现场审核结束后审核组召开内部会议，必需“详而实”，具体且有内容，其关键议题是对审核结果进行归纳、分析，协调相关问题，审核不符合项汇报，评价质量体系运行有效性和充足性，为末次会议做准备。
3.认真抓好现场调查
　　现场调查是整个审核工作关键性步骤和关键接口，是整个审核工作最灵魂部分。现场审核获取客观证据和相关信息，将是评价质量体系运行有效性和充足性关键依据。在现场审核中，审核人员不仅要有强烈责任心，严格根据标准要求，更需要正确掌握并利用好审核技巧和策略。现场审核关键围绕两方面展开，一是搜集客观证据，二是对客观证据进行分析。所以，审核必需掌握好切入点，选择好审核路径，利用好审核方法，发挥好专业判定。
在审核路径选择方面，审核人员可依据检验表设计要求，企业本身生产工艺、经营/服务特点，企业组织架构等实际情况，合理安排检验路径。在审核方法选择上，通常采取抽样调查，所以，审核应尽可能抽取其有代表性样本，同时更应取得受审部门亲密配合，方便使审核结论客观公正。现场调查通常包含“听、看、问、查”四个步骤。“听”关键是听受审部门相关人员介绍：“看”关键是查阅受审核部门相关资料，其中包含制度、计划、规范、程序和原始统计等：“问”关键是在听取受审核部门人员介绍情况时提出问题，问清情况，掌握受审核部门现实状况：“查”关键是为立论有据，将听、看、问搜集到情况和问题，采取顺藤摸瓜方法，到现场查证核实，一查到底，由点及面了解全貌，为得出客观、全方面、正确审核结论找出证据。在现场调查中，审核人员要面对较为复杂人和事，会遭碰到多种意想不到情况，审核人员要发挥本身所长，充足利用好专业判定，尤其是对不符合项界定，除了深刻了解标准要求外，还要掌握部分技巧，要落实“以事实为依据，以标准为准绳”判定理念。
4.要撰写好内部质量管理体系审核汇报
　　审核汇报是整个审核工作外在表现，是在对客观证据及审核统计进行认真统计、分析、归纳和评价基础上形成审核总结。审核组长对审核汇报编制、正确性和完整性负责。审核汇报既要简明扼要，又要提供足够信息，使看汇报人能对审核有一个全方面了解。所以，撰写审核汇报既要掌握足够客观证据和审核发觉，又要透过现象看本质，经过局部看全局，要用经典事实、数听说话，要聚焦组织领导和用户关心问题。不符合项纠正和预防方法，既要表现可操作、可控制、可评价，不能就事论事，又要表现预防、系统、发展，落实连续改善思想。经过对不符合项进行列表分类统计，找出各部门在内部审核过程中出现问题集中点和趋式，对于出现问题较集中条款要纳入内部审核汇报中，以利于以后改善。审核结论应和末次会议上结论一致。审核汇报在报相关管理高层审查同意后，立即送达受审方。
四、审核组可按审核计划时间安排进行审核，审核实施步骤图以下：
和受审核责任人确定审核发觉
首次会议
会见受审核区域相关人员
审核QMS相关过程和活动实施情况并统计相关审核证据

是
是否有其它过程和活动需补充审查

末次会议

审核组会议

五、加强内部审核后续跟踪
　跟踪（验证）是审核活动一部分，是审核后续活动，是对受审核方采取纠正方法进行评审，验证纠正方法有效性，并应对验证怀况进行统计。经过对纠正方法跟踪，使受审核方对已出现不合格进行原因分析和总结，预防用户和质量管理体系运行受到其后遗症影响。同时监控受审核方对现有不合格采取方法预防其滋生和蔓延或深入扩大，造成更大后果，督促受审核方认真分析原因，预防不合格再次发生，促进改善质量管理体系，为未来质量管理体系运行发明良好条件。
纠正方法跟踪是质量管理体系审核关键阶段，其标准是：
（1）审核中发觉不符合项，必需由受审核方切实采取纠正方法，并进行跟踪验证，经验证合格后整个审核活动才能结束。
（2）依据不符合项性质或严重程度，可采取不一样纠正方法跟踪验证方法，比如：现场实施验证（适适用于严重不符合项或必需到现场情况），提交纠正方法实施统计（适适用于通常不符合项），提交纠正方法实施方案（适适用于周期较长纠正方法）。
纠正方法跟踪汇报可采取以下格式：
纠正方法跟踪汇报
受检验部门

检验时间

检验人

提交日期

检验情况综述

附录（不符合汇报）

备注

编制：××× 日期：××年××月××日
同意：××× 日期：××年××月××日
改善是永无止境。企业质量管理体系也是一个和时俱进过程，只有经过不停完善和改善，才能推进企业业务运作规范化，从而提升企业整体质量管理平台，愈加好地拓展业务，参与市场竞争。开展质量内部审核关键目标是发觉问题，促进相关职能部门采取纠正和预防方法，以实现质量/服务改善。所以，审核组对审核汇报所揭示问题，要加强后续跟踪，对不符合项纠正和预防方法实施和验证，要进行后续检验，对检验中发觉问题，要立即和相关部门汇总分析，提出整改方法，对实施情况再验证，从而对质量体系正常运作立即提供监督和指导，为质量体系实施提供必需外部保障。[来]