档案管理实施细则样本.doc
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1、档案管理实施细则第一章 总 则为规范企业内部档案管理工作并确保档案完整性及保密性,合理有效利用档案资料,特制订本细则。第二章 企业管理档案范围及管理权限划分第一条 企业级档案管理范围,由企业行政部专员管理并负责一切借阅、复制、传输相关事宜。企业级档案包含以下文件:1 司设置、变更申请、审批、登记和终止、解散后清算等方面文件材料;2 企业股东会、董事会、监事会形成文件材料;3 财务管理、资金借贷、业务往来方面文件材料(含协议、关键报表、银企联络函件等);4 政府、项目批文、协议;5 企业制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理指示后各项工作步骤、企业决定等);6 工程进度计划控制文件(含各业务单
2、位往来函件等)、工程初设、修改、完工图纸;7 企业及各部门月度、年中、年度工作计划及资金计划;8 企业签定各类协议(含商品房买卖协议);9 企业有效证件、印章;10 含有法律效力及保留价值文件;11 企业关键会议材料,包含会议通知、汇报、决议、总结、领导人讲话、经典讲话、会议简报、会议统计等。12 本企业历史沿革、大事记及反应本企业关键活动剪报、照片、录音、录像等。第二条部门档案管理范围,由各部门指定专(兼)职文书管理,于每三个月末交档案清单至企业立案留底。如工作完成后,原件移交企业管理。部门级档案文件以下:1 各部门报请总经理批复工作联络单、工作计划、总结、统计报表、简报;2 部门例会会议纪
3、要;3 各部门和其相关业务单位函件管理;4 招投标文件管理;5 人事劳资档案及信息管理;(人力资源部统一管理人事档案)6 仪器、设备维修保养资料;7 用户、特约商家资料及信息管理;8 企业媒体宣传资料、销售报表;9 财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表。第三章 企业档案管理体制第三条企业档案工作,要实施集中和分散管理相结合体制。由行政部负责主体档案管理,并对其它部门档案管理工作进行督促和指导。行政部设置专门档案室,配置专员分管企业主体档案工作。第四条 依据相关档案法规要求精神,各部门形成文件材料标准上由本部门负责立卷和归档,并定时向企业档案部门移交保管。第五条 企业应有库房或场地和必需设施及
4、保护设备保管档案,确保档案安全。第六条 档案管理部门及责任人1 企业档案管理部门为行政部;2 企业立档单位为各部门;3 档案管理责任人:各部门责任人和专(兼)职文书。4 各部门均应指定专(兼)职文书,负责管理本部门文件材料,并保持相对稳定。人员变动应立即通知档案室。第七条 各部门专(兼)职文书职责1 了解本部门工作业务,掌握本部门文件材料归档范围,搜集管理本部门文件材料。2 认真实施平时归档制度,对本部门承接文件材料立即搜集归卷,每三个月末前应将归档文件材料归档完成,并向档案室办好交接签收手续。3 承接人员需借用文件材料时,应主动地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材。第四章 档案管理
5、、归档文件整理第八条各部门以企业名义或中心名义制作计划、要求、通知、通告、会议统计、会议纪要、决议、决定、委任书、项目方案、函等文件均应由部门文员制作副本发文、登记、原件存档,抄送行政部档案室立案。第九条各部门全部要建立健全平时归卷制度。公文承接人对处理完成或批存文件材料,搜集齐全并加以整理后,送交专(兼)职文书集中统一归卷。第十条 一项工作由多个部门参与办理,在工作活动中形成文件材料,由主办部门搜集归卷。会议文件由会议主办部门搜集归卷。第十一条 归档时限各部门专(兼)职文书就文件归档工作应做到每日进行。做归档前将资料分类,分组放置在待办卷宗内。应做到立即处理,切忌拖拉积压。第十二条 归档文件
6、整理1 归档材料必需是办理完成正式材料。2 归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起。3归档文件整理以件为单位。通常以每份文件为一件,文件正本和定稿为一件,正文和附件为一件,附件为两件以上并可单独成文可分别计算件数,原件和复制件为一件,转发文和被转发文为一件,报表、名册、图册、会议统计等一册(本)为一件,来文和复文可为一件,关键文件初稿各为一件。4不一样年度文件通常不得放在一起立卷,但跨年度请示和批复,放在复文年立卷;没有复文,放在请示年立卷;跨年度计划放在针正确第十二个月立卷;跨年度总结放在针正确最终十二个月立卷;跨年度会议文件放在会议开幕年,其它文件立卷根据相
7、关要求实施。5卷内文件材料应区分不一样情况进行排列,密不可分文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间亲密联络并进行系统排列。6 整理文件时应遵照文件形成规律和特点,保持文件之间有机联络,区分不一样价值,便于保管和利用。7归档材料文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。通常不得用复印件替换原件存档。8案卷整理幅面应以A4纸为准(210MM*297MM),材料过窄或小于A4幅面粘贴在A4幅面并留出左侧装订线;材料过宽应按A4幅面折叠
8、整齐,折叠时尽可能降低折叠次数,同时折痕处应尽可能在文件、图表字迹之外;字迹难识别,应附抄件。9 归档文件一律不得打孔或使用金属订书机装订。应在归档文件左侧预留出宽度为1CM装订区域。10 归档材料必需文字清楚,严禁作涂改、贴补或其它任何技术处理。11 存档文档为易褪色材料(如热感纸传真文件),必需复印一份后将复印件和原件一并存档。12 文件材料破损、局部残缺、装订边狭小,要在修补或托裱后再归档,修裱时应注意尽可能保持文件原貌。第十三条 归档文件移交1档案室对于日常抄送副件进行登记,并依据登记情况于每三个月末定时和部门文员办理文件档案交接手续。接收档案必需推行手续,填写移交清册,一式两份,写明
9、案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方要署名。移交清单由移交部门和档案室各自存档。2移交档案时,应同时移交相关文件电子文档。行政部档案室逐一查对后,对电子文档进行整理保留。存档后,电子文档之文件名,更改为“档案号+文件标题”。同一档案中有多个电子文档,电子文档装入以档案号命名电子文件夹内。第十四条 档案保管1 预防档案损坏,延长档案寿命,维护档案安全;2企业应有场地和必需设施及保护设备保管档案,确保档案安全。档案管理人员应定时清洁并检验档案案卷状态。保持档案存放室良好通风,做好档案室防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作,门窗应坚固牢靠。3 每十二个月须定
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