接待工作综合流程.docx

接待工作步骤

一、目标
为树立企业良好形象，做好用户接待，规范接待行为、步骤，做到有律可循。
二、 标准
接待工作标准：统一协调、有序，服务热情、周到、贴心。
三、范围
接待事务适适用于企业日常工作中发生为开展各类经营业务和其它活动需要而产生招待，如参观、来访、业务洽谈等方面。
四、 职责
1、综合部为企业接待工作归口服务部门。企业层面作为主接待；部门层面作为配合接待（副接待），保障接待过程通畅；
2、企业领导、各部门发出邀请或所属用户提出前往企业，负责做出接待安排。需要综合部帮助，企业层面由综合部按领导提供信息和要求填《接待单》；部门层面接待用户则由部门填写《接待单》报至综合部。
五、 分类
为规范做好接待工作，对来访客人不一样目标进行不一样接待等级划分：
贵宾等级：有一定影响力；关键用户；对企业经营发展有推进作用；
嘉宾等级：关键用户；关键合作伙伴；
常规等级：一般业务来访、检验、面试；
六、 接待程序
用户提出前往企业
接待步骤：
接待
接待工作
准备
填报
接待表单
主接待
统筹安排

企业发出邀请

会后工作
整理、核实、总结
欢送

接待前：
1、前来企业用户/客人信息，由主对接人（企业领导、各部门经理）提前通知综合部，填写接待单，综合部按单做好接待工作；
信息包含：来访人员身份、姓名（依据需要提供）、职务、人数、时间、目标；
综合部依据信息及要求做好接待前准备工作：
1）会议室、卫生间、洗手池卫生保持洁净整齐，洗手液、用纸量充足；
2）是否打出LED欢迎辞；
3）是否需要备好桌牌；
4）是否需要果盘、餐巾纸，数量；
5）是否需要投影仪、电脑；
6）茶水（茶叶、茶杯数量及清洁）；
7）相机（充电情况及内存）；
8）其它：企业宣传资料；礼品；车接车送；就餐、住宿等。
接待通用备品：茶水、企业宣传资料；
环境标准：洁净卫生无脏物，空气流通，室温适度，灯光适宜，所需物品摆放整齐；
2、综合部依据信息、要求着手准备：贵宾接待要掌控好时间节点。在贵宾入司前，以下工作全部到位：
1）环境卫生要达标，包含会议室、洗手间等；
2）打开LED欢迎屏；
3）会议室空调、电脑、投影打开（查看电脑投影显示情况）；
4）主、客双方桌牌（若有需要）、茶杯、果盘按人员数排齐：
A. 桌牌在位置正前方；
B. 茶杯在右手方向，伸手可拿到位置，内备茶叶，客人入座，倒水沏茶，水至七、八分满；或依据需要按客人数量准备好洁净茶杯、内置茶叶，在客人抵达入座后，沏茶双手端至客人面前（2人以上用茶托盘）；
C. 果盘按人员数量准备，平均两座中间放一盘，果盘摆放在人员伸手可触位置；果盘中水果按季节配置，若有西瓜、葡萄之类水果则需配置纸巾；
5）相机和拍照人员随时等候客人到来进行会客现场拍摄。（相机内容及电容量要有确保）。
接待中：
1） 茶水续添，常规情况下在20分钟左右续添1次茶水，或由跟随摄像人员微信提醒续添；
2） 摄像人员对于会谈、合影、企业领导讲话等进行拍照，为积累素材做出充足准备；
接待结束，：
1）接待现场进行清理：
A. 收拾茶具进行清洗、存放；
B. 收拾果盘，进行重整、洗涮；
C. 桌面清洁，坐椅归位，关闭投影、电灯、空调；
D. 开窗通风，清理垃圾。
2） 相机拍摄照片导出、拷贝、存档；
3） 其它事项：
A. 礼品发放（人手一份在客人离司时送至客人手中或按预先要求进行）；
B. 车辆保持送客状态（送走客人或送达就餐地点）；
C. 参观（包含参观步骤，拍摄人员需陪同随行）。
4）费用结算：接待所生产费用需有明细、发票，按财务要求报销步骤走审批、核销。
5）对此次接待工作做出总结，肯定成绩、找出差距，深化对接待工作认识，促进接待工作水平不停提升。
七、 接待标准
需综合部配合接待工作，属企业层面，由相关领导提前半个工作日以上时间通知综合部做出准备工作；属部门层面（如市场部洽谈业务），则由部门责任人提前1日填写接待信息表通知综合部。
贵宾接待标准：
会谈场地、环境安排；桌牌、茶水、果盘准备；迎宾词展放；企业相关宣传品准备；礼品准备；相机、投影、电脑等准备就续；
嘉宾接待标准：
会谈场地、环境安排；茶水、相机、投影、电脑准备；迎宾词展放；企业相关宣传品准备；
常规接待标准：
茶水及按提出要求其它事项配合接待。
八、 其它注意事项
1）接待礼仪：
仪表：面貌清洁、衣着得体
举止：稳重端庄，从容大方
言语：语气温和，礼貌文雅
态度：热情真诚，不卑不亢
奉茶：客人落座后，双手奉茶，客人先，主人后，领导先，同事后；
2）桌牌摆放：
左边客人，右边主人（大会议室）
关键领导居中，2号领导在主领导左手，3号领导在主领导右手；
3）就餐座次：
主陪面对房门位置，副主陪在主陪对面；1号客人在主陪右手，2号客人在主陪左手；3号客人在副主陪右手，4号客人在副主陪左手；
4）仪式座次：
签字双方主人在左边，客人在主人右边；双方其它人数通常对等，按左右排列；
5）乘车座次：
小轿车：1号位置在司机右后边；2号位置在司机正后边；3号位置在司机旁边；
6）综合部配合主接待部门对接待中各步骤时间节点要有把控：接客人时间、到企业时间、就餐时间、住宿安排等。

北京XXXXXX
年 月 日

招待信息表
填表日期：
来访单位

来访目标

来访时间

来访人员、职务

人数

陪同人员

人数

准备事项
本部门
综合部
责任人
实施人
具体事项
交通

就餐

住宿

欢迎词

桌牌

茶水

果盘

宣传册

电脑、投影

拍照

其它要求

填表人： 部门经理： 综合部：
备注：企业层面接待时，填表人为综合部接待人员；部门性质则填表人部门人员、部门经理审批、综合部确定；