监控技术有限公司质量管理体系文件编制与管理规定.doc

V1.10 Q/DTJK Y0047

1 目的
为使公司质量管理体系文件的编制达到规范、统一；同时，通过健全、有效的管理，确保文件的有效贯彻、执行。
2 范围
本标准规定了质量管理体系文件的分类、编制、审批、发放、更改及管理。
本标准适用于公司质量管理体系文件的编制及管理。
3 职责
3.1 综合管理部负责组织或实施公司质量管理体系文件的编制、评审、标审，确保文件的符合性、有效性、适宜性和发放的正确性。
3.2 综合管理部负责网上文件更新并保证网络的正常运转。
3.3 各部门负责本部门网点文件的查看、控制和管理。
3.4 各部门负责参与编制与本部门活动有关的质量管理体系文件。
4 质量管理体系文件的分类
4.1 质量管理体系文件是质量管理体系运行的依据，可以起到沟通意图、统一行动的作用。公司质量管理体系文件分为公司质量管理体系文件和部门规章制度等。其中，部门规章制度的文件格式、编制、管理等可参照公司级质量管理体系文件，在格式保证统一的前提下，由各部门内部自定。
4.2 公司质量管理体系文件包括：
a) 质量手册（包含质量方针和质量目标）；
b) 质量管理体系程序文件；
c）质量管理体系过程文件；
d）质量计划；
e) 质量记录；
f) 其他作业性或管理体系文件。
5 质量管理体系文件的编制
5.1 基本要求
a）提交的质量管理体系文件电子文档必须是用Windows 98以上软件版本所带的字体和字号进行编排的。
b) 编制的文件采用国家正式颁布的标点符号和简化汉字。
c) 严格使用国家正式颁布的计量单位、符号和代号。
d) 文件的编制应有统一的格式，具体见附录
5.2 文件编制方法
5.2.1 质量手册的编制
5.2.1.1 质量手册由概述部分、正文部分和补充部分组成，其中：
a) 概述部分包括：封面、颁布令、质量方针和目标、前言、目录、首页。
b) 正文部分包括：适用范围、引用标准、术语和定义、质量管理体系、管理职责、资源管理、产品实现、测量、分析和改进、质量手册管理、质量管理体系相关支持文件。
c) 补充部分包括：附加说明、附录或附件
5.2.1.2 概述部分的编制
5.2.1.2.1 封面（格式I）：质量手册应有封面。
a) 文件最右上排“Q/DTT”采用Times New Roman初号字；
b) 文件名“大唐电信科技股份有限公司企业标准”采用黑体22号字；
c) 文件名“（质量手册）”采用黑体22号字；
d) 文件名“西安大唐监控技术有限公司质量管理体系文件”采用宋体16号字；
e) 文件正式名“质量手册”采用宋体26号字；
f) “版本号，受权状态，分发号”采用宋体11号字；
g) “发布，实施，西安大唐监控有限公司 发 布”采用宋体11号字；
5.2.1.2.2 前言（格式Ⅱ）：应明确写出编写目的和依据。(注：“前言”为宋体16号加粗字，正文及其它内容，包括拟制、审核、批准，此部分均采用宋体11号字。)
5.2.1.2.3 目录（格式Ⅲ）：目录是单独的一页，内容描述文件各主要章节的页码位置，以方便使用者的查找。(注：“目录” 为宋体16号加粗字，主体内容采用宋体11号字。)
5.2.1.2.4 各文件首页（格式Ⅳ）：
a) 最上排“西安大唐监控技术有限公司质量管理体系文件”采用宋体16号字；且离文头空一行录入编写；
b) 标准名称采用宋体18号字；与“西安大唐监控技术有限公司质量管理体系文件”空开一行编写录入；
c) 上眉线左上方:如V1.0表示1.0版，若写为三位数如:V1.01表示1.0版第1次修改，采用宋体11号字；
d) 上眉线右上方：如Q/DT B20001，采用宋体11号字；
e) 每页纸最下方中间位置是页数编号：如 10/41 表示质量手册文件共有41页，本页为第10页,采用宋体10号字。
5.2.1.2.5 付页（格式Ⅴ）。
a) 页眉、页脚的内容及格式同5.2.1.2.4中的c）、d）、e）要求;
b) 文件的终结线：正文结束后，在版面的中间划一条粗实线做为终结线，其长度约为版面 宽度的四分之一。
5.2.1.2.6 标准正文编排内容及格式按GB/T 1.1-2000《标准化工作导则 标准的结构和编写规则》的有关规定和要求编写，字体采用宋体 11号，行间距为固定值20磅，无段前段后间距。 (注：正文部分的每章标题与小题标包括条款号代码采用宋体加粗11号字，每章下面的条文内容采用宋体11号字。)
5.2.1.2.7 补充部分
a) 附加说明紧跟正文后，主要给出编制、审核、批准等管理需求信息，其格式同正文，字 体：标题采用宋体加粗11号字，条文内容采用宋体11号字；间隔：每个段落空一行格，行距为1.5倍，第一段落离终结线也应空一格。
b) 附件或附录都应有标识：可直接被作为质量记录的附录，通过下注编号标识；可直接被作为质量记录的附件，正文中标注清楚时，附件部分可不带页眉。
5.2.2 程序文件的编制
5.2.2.1文件由概述部分、正文部分和补充部分组成，其中：
a) 概述部分：封面（合订本有）、目录（合订本有）。
b) 正文部分：分首页和付页，内容一般包括目的、范围、职责、控制要求、相关/支持性文件、质量记录等。字体及格式等可参照5.2.1.2条的有关规定。
c) 补充部分：附加说明、附录或附件。
5.2.2.2 概述部分
5.2.2.2.1 封面：程序文件的合订本应有封面。字体及格式同5.2.1.2.1。
5.2.2.2.2 目录：为合订本时才有目录。字体及格式同5.2.1.2.3。
5.2.2.2.3 首页：其内容及格式同5.2.1.2.4。
5.2.2.2.4 付页：第二页及以后的正文。其字体及格式要求同5.2.1.2.5、。
5.2.2.2.5 附加说明：主要是本文的拟制、审核和批准人，字体：宋体11号，并加注：
“本标准由XXXX（部门）负责编制。”
“本标准自XXXX年XX月XX日开始发布实施。”
5.2.3 公司过程文件、作业文件的编制、格式、结构同程序文件（见5.2.2）。
6 正文的具体写法
6.1 文件正文中间接引用到质量手册、程序文件等文件时，应先写文件代号，后面紧接《标准名称》，“标准名称”必须加《》符号。
6.2 关于正文格式的规定：
6.2.1 标准应按其内容分成若干层次进行叙述。层次的编号采用阿拉伯数字，每两个层之间加圆点，圆点加在数字的右下角。
6.2.2 第一层次为“章”，这是标准内容的基本划分单元，其编号自始至终连续。以下层次统称为“条”，其编号只在所属章、条的范围内连续。如“第1.2条”（或“1.2条”) 、“第1.2.3条”……。层次的划分一般不应超过五节。
6.2.3 当遇有并列条文或层次超过五节的，亦可用 a)、b)、c)表示，在每段结尾处用“;”分号标识分离清楚。在a)、b)、c)……的下面还可再分1）、2）、3）……。
6.2.4 空格的规定
文件中的层次标识与正文间，一般空两个字节，段落具体编排形式参见GB/T1.1--2000《标准化工作导则 标准的结构和编写规则》有关规定。
6.2.5 文件中有关流程图符号应符合附录B有关符号应用定义。
7 质量管理体系文件的归档
质量管理体系文件由商务物流部对签字的书面存档一份，对应电子文挡也应备存一份。
8 质量管理体系文件的发放和管理
8.1 质量管理体系文件的发放和管理按Q/DTJK G08410《文件控制程序》中的有关规定执行。
8.2 网上质量管理体系文件应受控，文件管理部门应保证其正确、有效。在工作现场若发现有非受控文件，应对其来源进行追溯、纠措，并对相关责任人按Q/DTJK Y0053《质量奖惩管理规定》予以处罚。
8.3 公司外部需要借阅书面或电子媒体的文件时，借阅及控制方式等应获得公司管理者代表
的批准。
9 质量管理体系文件的更改、更换及换版
9.1 公司质量管理体系文件的更改情况应及时按Q/DTJK G08410《文件控制程序》中的要求填写T-G08410 “文件更改申请单”。
9.2 质量管理体系文件的更改
9.2.1 更改的管理
9.2.1.1 根据实施效果，现行的质量管理体系文件若需修订，编制者应先填写 “文件更改申请单”(见Q/DTJK 08410附录A),清楚陈述更改的内容，经审核、批准后，综合管理部根据“文件更改申请单”及时更新网上文件、存档和已发放受控文件。
9.2.1.2 文件发生更改时，除作为资料或依据存档的，其余形式的作废文件，由文件管理人员直接替换新文件，销毁作废文件。
9.2.1.3 文件更改过程中，文件管理人员应按规定作好旧版本文件的存档管理。
9.2.2 “文件更改申请单”的填写
a) 申请单上除“编号”、 “新版本号” 栏不填外，其余应按照要求一一填写；
b) 内容更改部分的填写要具体，要清楚标明原某条款中的“......”现改为“......”；或新 增加条款“......”；或删除原“......”条款。 如文件内容更改较多，按要求陈述确实不便，可将最终修订稿或以“修订”状态标识的修订件附在申请单上，一并提交审批。
9.2.3 文件更改的标识
a) 用文件版本号标识在文件每页上横线的左上方，作为更换标记。
b) 更换标记形式规定为： V X.XX
文件版本标识符 文件版本
例如: V2.01表示某个文件已经过一次大的版本升级，现版本为V2.0版本的第一次更换。
c) 为了便于表单管理和使用，文件正文和后附表单实行相对独立。即：若文件正文有更改、表格不变，只对更改的正文升版本；若表格有更改、正文不变，只对更改的表格升版本。　　　　　　　　　　
9.2.4 质量管理体系文件更改信息的发放
文件按9.2.2条要求实施更改后，文件管理人员将“文件更改申请单”等资料存档以备查询，相关更改信息通过电子邮件等通知方式进行发布并提供查询。
9.3 质量管理体系文件的换版
9.3.1 以下几种情况发生时，文件应换版:
a) 企业质量职能机构有较大变动时；
b) 体系过程和质量活动有较大变动时；
c) 经营环境、生产对象、生产方式有较大变动时；
d) 作为文件依据的有关标准、法规已有较大修改时。
9.3.2 换版标识方法：版本号从V1.0、V2.0、V3.0、......依次升级。
9.3.3 文件换版后，文件管理员应作好存档，回收作废文件，更新网上文件。回收的作废文件，除有一套留存作为参考资料外，其余可及时销毁，以防止无效文件的非预期使用。
10 质量体系文件编号方法
10.1 编号方法
QM/хх (x) хххх
文件顺序号
文件类号
企业标准代号

10.1.1 在编写质量体系文件过程中，应将完善的“企业标准代号，文件类号，文件顺序号”统一的标注到文件封面或首页的上眉线右上方：如Q/DTJK B20001，且采用宋体11号字；
10.2 文件类号
10.2.1编号全称
Q/DTJK TX-QM 质量手册
Q/DTJK G08xxx 程序文件（其中“x”表示记录数缩写）
Q/DTJK G08xxx.xx 支持性文件（其中“x”表示记录数缩写）
Q/DTJK Yxxxx 作业文件（其中“x”表示记录数缩写）
Q/DTJK Bxxxx 标准文件（其中“x”表示记录数缩写）
10.2.2编号缩写：
TX-QM——质量手册（一层文件）
G08———程序文件（二层文件）
G08.XX---支持性文件（三层文件）（其中“x”表示记录数缩写）
Y———作业文件（四层文件）
B———标准文件（四层文件）
11 质量管理体系文件的提出、归口、修编与解释
11.1 质量管理体系文件的提出与修编工作由综合管理部负责组织。
11.2 质量管理体系文件由综合管理里部归口管理。
11.3 质量管理体系文件的解释权归综合管理部。
12 相关/支持性文件
Q/DTJK G08410 文件控制程序
Q/DTJK Y0044 企业标准化管理办法
Q/DTJK Y0053 质量奖惩管理规定
GB/T 1.1--2000 标准化工作导则 标准的结构和编写规则

————————————

附加说明：
本标准由综合管理部负责编制。
本版本标准自2009年03月01日开始发布实施。
编制：鲍 博
审核：李喜良
批准：李明一

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附 录 A
标准的格式（补充件）
(宋体 11号)
(宋体 11号)
(宋体 11号)
VX.XX Q / DT G0XXXX (宋体 11号)
(宋体 11号)
(宋体 11号)
Q/DTT
大唐电信科技股份有限公司企业标准
（文件名称）
Q/DTJK XXXXX

（西安大唐监控技术有限公司）
文 件 名 称

（格式 I）

文 件 号:
版 本 号：
受控状态：
发 放 号:

XXXX-XX-XX 发布 XXXX-XX-XX 实施
西安大唐监控技术有限公司 发布

9/13

前 言（格式 II）

××××××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
本标准由××× 提出；
本标准由×××归口；
本标准起草单位：×××

附录A（提示的附录） V4.0

V 4.x Q / DT XXXXXX --- 20XX

前言 ………………………………………………………………………………………… Ⅱ
1 XXX …………………………………………………………………………………… 1
2 XXXXXXXXXX ……………………………………………………………………… 1
3 XXXXXXX …………………………………………………………………………… 2
4 XXX …………………………………………………………………………………… 5
5 XXXX ………………………………………………………………………………… 10
附录A（规范性附录）XXXX …………………………………………………………… 15

图1 XXXXXXXX …………………………………………………………………… 6
图2 XXXXXXX …………………………………………………………………… 12

表1 XXXXXXX ……………………………………………………………………… 11

13/14

V X.X Q / DTJK XXXXXX
1 目的
××××××××××××××××××××××××××××××
2 范围
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××
×××××××××××××××××××××××××
3 标题
3.1 标题
3.1.1 ×××××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
3.1.2 ××××××××××××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××××××××××××××。
3.2 标题
××××××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
a) ××××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××。
b) ××××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××××××××××。
1） ×××××××××××××××××××××××××××××××。
2） ×××××××××××××××××××××××××××××××××。

（格式 V）

___________________

附加说明：
本标准由XXXX（部门）负责编制。
本标准自XXXX年XX月XX日开始发布实施。
拟制：
审核：
批准：

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附 录 B