医药公司招待物品管理规定.doc

招待物品管理规定

总 则
第一条  为进一步满足公司日常招待工作的需要，加强招待用烟酒采购、保管、领用、使用过程中的管理工作，堵塞漏洞，杜绝不合理支出，降低招待成本，特制订本规定。
第二条  本规定中的烟酒是指公司采购的用于业务公关和招待的香烟、白酒、红酒。其使用范围为：
1、用于上级主管单位、政府部门到我公司检查指导工作，以及合作单位之间的因公接待。
2、用于公司组织和承办的各类活动的招待；
3、用于业务公关招待方面的招待应酬；
4、用于各部门对外工作的必要招待。
第三条 公司烟酒由行政部负责管理。采用内部回避管理，采购人不得兼任保管，保管人不得自己领用。如遇特殊情况需报行政副总核准。
第四条 财务部负责监管和盘存。
采购及报销
第五条 烟酒采购工作由采购部负责采购。行政部负责人对采购工作进行监督，确保采购烟酒的质量合格、价格合理。财务部、行政部共同验货入库。
第六条 由行政部负责人根据上月烟酒领用和库存情况，于每月5日前提出采购计划，并填写《烟酒采购申请表》，交予行政副总批示后，由采购部按计划执行。
第七条 采购人员需要定期对烟酒市场进行市场调查，并每季度初向行政副总提供三个及以上烟酒供应商的信息，由行政副总挑选其中一家作为公司烟酒供应商。
第八条 采购人员根据《烟酒采购申请表》于三个工作日内采购公务接待烟酒，采购回假烟假酒的，按该批次物品价值的50%赔偿损失。
第九条 采购回来的烟酒必须当天入库，并获取保管人员开具的《烟酒入库单》。如遇特殊情况，保管人员不在或无法返回公司，采购人员对已经采购但未入库的烟酒负保管责任，遗失或损坏都由采购人员负责赔偿。
第十条 采购人员须持《烟酒采购申请表》、《烟酒入库单》、烟酒发票申请报销，财务部按正常流程报销。临时性采购，未能入库直接使用的情况，需要填写烟酒使用情况说明，并交予行政副总批示后，凭《烟酒采购申请表》及烟酒发票方可申请报销。
保 管
第十一条 行政部专员负责烟酒保管工作。财务部对保管工作进行实物盘存，确保账实相符。
第十二条 烟酒保管人员必须建立烟酒台账，烟酒入库、出库应如数登记，注明领用人、领用用途、数量等，做到账物相符。保管人应每个月定期进行账物盘存。财务部应不定期进行盘查，并至少每一个月进行一次定期盘查。如未按期盘存者，保管人和财务部负责人各罚款30元/次。
第十三条 采购人员采购回烟酒后凭《烟酒采购申请表》入库，保管人认真清点核实数量，品类后，开具《入库单》，一式三份，保管人一份，采购人一份，财务部一份（财务部留存三年备查）。
第十四条 采购回的烟酒堆放整齐，防霉防潮。烟酒需要按照保质日期依次排放，领用时采用先进先出法依次发放。以保证烟酒的品质。
第十五条 烟酒领用出库需凭《烟酒领用单》,并经行政副总签字核准后方能领取。如遇特殊情况行政副总不在，领用人必须事后补签，如至当月底表单仍未补签者，罚款80元/次。
第十六条 保管人员须每月月末将《烟酒领用单》汇总，交财务部核查作为每月烟酒实物盘存的依据之一。
第十七条 保管人员换岗或离岗时，应将账物盘点清楚，随入库单、烟酒台账一并移交下任专管人员。保管人员因其他原因不在时，应由行政部负责人指定人员代管，在专管人员到岗后立即与代管人员核查账物，以免出现账物不符。在代管期间的一切责任，都由代管人员负责。
第十八条 在保管期间内如遇帐物不符的情况，处理办法如下：
1、在保管人日常盘点中发现账物不符，未及时向上级报告的，行政部负责人与财务部经查实，保管人按照遗失烟酒的金额赔偿。
2、经发现擅自拿取烟酒者，按拿取烟酒市价的2倍作为罚款。
领 用
第十九条 烟酒的领用由需要申领烟酒的部门经办人提出申请，并完整填写《烟酒领用单》，经由部门负责人签字，行政副总审批，方可领用。
第二十条 烟酒的级别分类：
品名
价格（元/包）
级别
品名
价格区间（元/瓶）
级别
香烟
≤40
C
白酒
≤100（广仁液、15年迎珍酒）
C
≤50
B
≤350（30年迎珍酒）
B
≤80
A
≤1000
A

第二十一条 烟酒领用参考标准
招待对象
级别
备注
贷款银行业务主办人员、
业务合作方的三总师或教授级科技负责人
C
特殊情况经由部门负责人上报，由行政副总审批后，可按高级别标准领用烟酒。
政府相关业务部门的科处长级人员
贷款银行主任（经理）级人员、
公司合作方董事长或总经理级领导
B
政府相关主管单位主要领导
贷款银行行长、
其他有关公司重大利益的合作方的关键人物
A
政府地厅级以上领导（含）

使 用
第二十二条 领用人领用的烟酒必须依照《烟酒领用单》上的使用情况如实使用，领用人所在部门的部门负责人对使用情况进行监督审核。如与实际情况有出入，需要依照实际情况补充出具烟酒使用情况说明，并交予部门负责人，行政部负责人及行政副总签字。
第二十三条 领用的烟酒如未能使用或有结余，必须于次日下班前归还，并填写《烟酒归还单》。保管人员做好入库手续，并将《烟酒归还单》附在领用单之后。
第二十四条 公司建立烟酒使用监督制度，对于每次领用的烟酒使用，陪同招待人员有监督职责。行政部负责人有权不定期向相关陪同人员核实烟酒使用情况。如遇与实际情况不符，经公司行政部及公司查证属实的，公司对领用人员罚款100元/次。
第二十五条 在使用期间如遇未使用或使用有结余领用人私自将烟酒据为己有，按拿取烟酒市价的2倍作为罚款，其所在部门负责人负管理连带责任，并处罚款500元/次。
第二十六条 对于使用期间陪同人员包庇领用人私吞公司烟酒者，经公司行政部及财务部查证属实，陪同人员按所包庇烟酒市价作为罚款。
附 则
第二十七条 如遇特殊情况，经行政副总批示后，另行处理。
第二十八条 本规定由行政部制定，从颁发之日起执行。

*******生物医药产业有限公司
二〇一四年四月二十八日

烟酒采购申请表
年 月 日
申请部门

申请人

申请内容
序号
名称
品类
数量
单价预算
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

合计预算

采购用途说明：

行政负责人意见
年 月 日
行政副总意见
年 月 日

烟酒入库单
年 月 日
序号
名称
品类
单价
数量
保质日期
级别

采购人： 保管人：

烟酒领用单
年 月 日
领用部门

领用人

使用时间

用途、招待对象

领用内容
序号
名称
品类
数量
备注

行政副总审批

部门经理

保管人：
烟酒领用单
年 月 日
领用部门

领用人

使用时间

用途、招待对象

领用内容
序号
名称
品类
数量
备注

行政副总审批

部门经理

保管人：
烟酒归还单 序号:

年 月 日

归还部门

归还人

归还内容
序号
名称
品类
数量
备注

保管人：

烟酒归还单 序号:
年 月 日

归还部门

归还人

归还内容
序号
名称
品类
数量
备注

保管人：