2办公设施办公用品管理规定.doc

办公设施、办公用品管理规定
一、目的
为满足办公需要，提高工作效率及公司经济效益，根据《集团公司办公用品、设施管理规定》的要求，本着节约成本、加强公司财产管理的目的，特制定本规定。
二、范围
1、公司办公设施包括办公桌椅、办公柜、电脑、电话、传真机、打印机、复印机、扫描仪等。
2、公司通用办公用品包括各类记录本、工作用笔、订书机、打孔机、打印纸、便签纸、档案架、文件夹、计算器、胶带、胶水、美工刀、信封、电池等。
3、餐饮类办公用品包括瓶装矿泉水、方便面、香烟、礼品等。
4、卫生类办公用品包括热水瓶、纸杯、洗手液、香皂、洗衣粉、纸篓、卫生纸、餐巾纸、厕所清洁用品、灭蚊用品等。
三、办公设施的管理
1、办公桌椅、办公柜的采购，由各部门填写办公设施采购申请表（必须阐明配置理由），经二级主管审核，交行政管理部办公室行政管理专员处，由行政管理专员核实采购需求后，交财务总监和常务副总联合审批，并最终交采购部门采购。
2、办公桌椅、办公柜采购到货后，由行政管理专员协助采购部门验收、登帐。
3、办公桌椅、办公柜的具体使用人在使用前对所属办公设施的完好状态进行确认，并在办公设施登记表上签字，以做领用、保管、交接的凭据。部门公用的办公设施，由部门主管签字确认。
4、各部门发现办公设施（包括桌椅、柜、办公区域照明、建构物）损坏或发生故障，应填写“办公物品（设备、门窗）报修单”，报行政管理部安保科维修。
5、办公桌椅、办公柜由行政管理部办公室统一登记和调配管理，各使用人或部门负责具体保管。未经行政管理部办公室同意，不得擅自移动、更换任何办公桌椅、办公柜。部门员工离职，其办公桌椅和柜子原则上由该部门二级主管代为签收保管。
6、办公桌椅、办公柜的报废，由使用部门提出申请，行政管理专员核实，并交财务总监和常务副总审核。对于折价变卖的物资，报采购部门核价后，按废旧物资的处理程序进行。具体表格按《办公设施采购、报废申请表》办理。
7、电脑、打印机的采购和维护，按《计算机资源及网络、工业监控、通讯设施管理规定》执行。
8、传真机、复印机、扫描仪原则上不作增补。
四、办公用品的管理
1、办公用品由行政管理部办公室根据库存情况优先到集团申领，在集团无法申领时，可至超市统一采购。
2、办公用品由行政管理部办公室统一发放，在规定的数量范围内，各部门可按实际需要有计划地领用。
3、办公用品由各部门指定专人统一领用，领用时需填写领用申请单，经二级主管（或一级主管兼任）签字后，报至行政管理部办公室。
4、瓶装矿泉水仅供高温季节装置抢修、会议招待用。
5、方便面仅供装置连夜抢修用。
6、礼品、香烟的申领须经常务副总签字审批。
7、卫生纸由各部门每月统一领用一次（办公楼部门除外），其它卫生类用品原则上仅供清洁工领用，各部门可根据实际情况按需领用。
8、员工对办公用品必须爱护，勤俭节约，杜绝浪费。
9、办公用品的领用由行政管理部办公室统计汇总，对于如订书机、打孔机、档案架、计算器等长期使用的办公用品，在离职时，行政管理部办公室要进行交接登记（部门公用除外）。
五、公共设施的管理
1、部门共用的打印机、传真机等设施，由行政管理部办公室指定专门的部门负责，被指定部门应负责该设备的维护与保养，包括耗材的领用等。
2、各部门复印各类技术文件和涉及企业机密的其它资料时，应填写复印申请单并由部门主管签字。行政管理部办公室内勤负责复印或指导需求部门人员进行复印，需求部门人员应复印前说清楚复印的方式（单面或双面）及数量，并进行登记。禁止复印与工作无关的资料或擅自使用复印机。一经发现按0.5元/张进行处罚。
3、外单位复印时须经过行政管理部办公室内勤同意，并进行登记。
4、各部门在需使用彩色打印机打印彩色资料时，须经本部门一级主管同意。如打印大量资料（5张A4纸以上），须请常务负责审批。各部门在打印前请务必排好版面，一次性打印完毕。
六、办公用电的管理
1、各部门的办公用电设备，如照明灯、电脑、打印机等，一定要做到人走即关。夜间办公楼的照明由总调度室负责关闭，杜绝浪费能源。
2、除办公楼的墙面和地面固定插座外，其他任何地方（如仪表DCS系统、品保分析控制台等）禁止用来充电和使用插排，当用电过程发生漏电、断电现象，需立即和电气运行联系排查故障。

办公设施采购、报废申请表
申请部门 申请日期：
办公设施名称
规格（是否需要实测）
数量
具体用途（或报废原因）

申请部门二级主管
审批意见

行政管理专员
核实或处理意见

财务总监
审批意见

常务副总
审批意见

备注：1、电脑、打印机的采购申请，按《计算机资源及网络、工业监控、通讯设施管理规定》执行
2、行政管理专员对报废物资的处理意见包括：折价外售、作为工业垃圾处理。