某公司场地使用管理规定.doc

形象专区有偿使用管理规定归属体系：有限公司经营管理手册销售系统分册文件编号：销卖场002撰写单位：销售中心卖场部版 本：第一版生效日期：2004年4月1日机密等级： 机密 一般合计页数：9页 正文页数：5 页附件个数：3个制度正文目录：目 录页次1、目的12、范围13、名词解释14、职责15、作业内容26、注意事项57、附件5总裁审批管理研究室审核撰写人制度名称：形象专区有偿使用管理规定文件编号:销卖场0021.目的：有效地开发和利用卖场资源，改善卖场形象并为公司创收，并出于精细化管理和创收的目的，特制订“形象专区”（厅房）及“促销性”场地资源有偿使用管理规定。2.范围：2.1适用范围：总部采销中心；各分部卖场部2.2发布范围：总部各中心、各部门；各分部3.名词解释：3.1 厅房:3.1.1定义:“形象专区”又称“厅房”，专指卖场内供应商占用面积较大、形象特别突出、商品陈列个性化较强（有别于正常陈列方式）的区域。3.1.2界定：3.1.2.1“厅房”的面积一般在10以上，进深在2m以上。3.1.2.2在“厅房”的设计阶段，供应商具有较大的自主性，公司只在顶棚、地面及灯箱的悬挂高度及尺寸等方面做原则性的要求，可由供应商根据场地情况和自身的“VI标准”设计效果图，经公司审核通过后即可制作。3.1.2.3“厅房”内商品陈列的形式相对独特，个性化强（可制作特殊的展架）。3.1.2.4制作“厅房”的供应商除需正常交纳进场费外，还需交纳“厅房”使用费。4、职责：4.1 分部采购部、市场部和卖场部共同完成各门店“厅房”的布局方案；4.2总部卖场部负责规定“厅房”的收费标准；4.3分部采购部负责费用的谈判；5作业内容：5.1 制作“厅房”必备的卖场条件5.1.1使用面积在3000平米以下的卖场，原则上不提倡制作“厅房”。卖场应以满足正常陈列（保证足够的品牌和出样）为主，分部不得因设置“厅房”影响大多数品牌的出样和展示。5.1.2如卖场使用面积在30003500平米，分部可选择于彩电、冰洗、IT等展区设计少量“厅房”。5.1.3如卖场使用面积在35004000平米，可适当增加“厅房”的数量，品类亦可扩展到空调、综合品类供应商等。生效日期：2004年4月1日页次：1/5附件数：3制度名称：形象专区有偿使用管理规定文件编号:销卖场0025.1.4如卖场使用面积在4000平米以上，则可在充分满足正常陈列的前提下，将“厅房”制作扩展到全品类。5.1.5满足“厅房”制作的各品类面积标准（供参考）为：彩电500以上、冰洗550以上、白小500以上、手机400以上、IT350以上、空调300以上（影音的部分产品原本即采取“厅房”形式）。5.1.6“厅房”原则上要求靠墙制作。如墙面资源有限，也可考虑以立柱为依托设计“厅房”（围柱的“形象区”不能封闭四周，应保持卖场的通透）。5.2部门配合管理5.2.1由分部卖场部根据总部的文件核定费用，并提供给采购部。5.2.2分部采购部负责与供应商谈判（参照卖场部提供的标准），力争高于标准，谈不到位的需详细说明原因。5.2.3分部卖场部负责合同执行情况的统计和监督，及时督促采购部门在双方约定的时间内收费，或通知财务部按约定帐扣。5.2.4有关帐目处理，参见总部财务中心管理制度为准。5.2.5分部卖场部需于每月5日前，将上月的“厅房”收入明细及协议执行情况汇总上转总部卖场部。5.2.6分部卖场部须于收费期满前一个月（年度），书面通知采购部及财务部，以便及时收取下一年度费用。5.2.7分部卖场部需分门店编制“厅房”档案，须对制作“厅房”的供应商进行编号，列表填写“厅房”位置、面积、年使用费、协议到帐时间、收费到期日等内容，另需在门店布局图上将“厅房” 的位置清晰地标注。5.3“厅房”方案的审批流程5.3.1“厅房”的审批权在总部，各分部事先须申报厅房制作申请表（格式见附件），要求详细填写各项内容。5.3.2为减少失误、最大限度地提高场地使用效率，各分部在“厅房”方案设计阶段应遵循以下程序：5.3.2.1首先由分部采销部门分析供应商的合作情况、支持力度，品牌可推广性等因素，提出初步的设想方案。5.3.2.2由采销部门会同分部卖场部、门店，分析卖场的面积和结构，制定有关“厅房”制作的详细方案，包括厅房的数量、位置、面积、品牌、预计收费与销售前景等（通常适用于新开门店和已开门店的翻新或整改）。生效日期：2004年4月1日页次：2/5附件数：3制度名称：形象专区有偿使用管理规定文件编号:销卖场0025.3.2.3经三部门协商一致后，由分部卖场部根据总部要求编制“厅房”制作申请表，表先报分部采销总监和总经理签字确认，后由分部卖场部报总部卖场部。5.3.3分部的申请经总部采销中心副总经理签批后，由总部卖场部传分部卖场部，分部卖场部须将批复文件复印两份。其中：（1）、一份转采购部，作为与供应商谈判的依据。（2）、一份转财务部，作为审核协议的依据。（3）、原件留卖场部，以备日常管理用。5.3.4未正式签约前，分部卖场部不得安排供应商进场测量，不得审核厂家提供的任何“厅房”设计方案。5.4“厅房”的收费标准5.4.1“厅房”制作前双方必须正式签署“收费协议”（样本见附件7.1），其中收费必须按年计算，供应商可以一次性交纳一年以上的使用费（但不得少与一年）。为鼓励一次性多付，凡首次交纳两年使用费的，公司给予九折的优惠；首次交纳3年或以上使用费的，公司给予八折的优惠。供应商可以采用支票、帐扣、实物或其它付费方式（但必须便于财务核算）。5.4.2为充分体现公正、合理与可操作性，分部在制定“厅房”收费标准时须从四个方面综合考虑，即：卖场的租赁成本、供应商的性质（分属不同品类）、“厅房”所处的楼层、“厅房”在楼层内所处的位置。5.4.3基准房租（单位净陈列面积分摊的房租）计算公式： 物业合同中年度总租赁费用（含物业费）基准房租=卖场净陈列面积注：卖场净陈列面积为卖场使用面积剔除库房、办公区、生活区后的面积。5.4.4“厅房”年度使用费计算公式及注解5.4.4.1场地使用费=基准房租倍数调节系数实测占地面积5.4.4.2倍数的确定（1）30003500平米店（净陈列面积）：因场地资源稀缺，只能为极少厂家提供“厅房”面积，所以对销售的贡献最大，倍数定为不小于4。生效日期：2004年4月1日页次：3/5附件数：3制度名称：形象专区有偿使用管理规定文件编号:销卖场002（2）35004000平米店（净陈列面积），场地条件已允许一部分厂家制作“厅房”，倍数定为不小于3。（3）4000平米以上的店（净陈列面积），因场地资源相对丰富，允许相对较多的厂家制作“厅房”，故倍数定为不小于2.5。5.4.4.3调节系数的确定5.4.4.3.1品类因素：因不同品类供应商的实力有一定差别，在考虑厂家支付能力的情况下，现设定相应系数：彩电、冰洗、空调为1，手机、白小为0.8，IT为0.7。5.4.4.3.2楼层因素：因不同楼层的租赁成本有较大的差异，为体现合理，现明确：一层系数1.2、二层系数1.0、三层以上（含三层）或地下室系数为0.8。5.4.4.3.3位置因素：楼层中不同的位置对销售的促进作用也有所差别，现明确：理想陈列位置（卖场的前半部，形象突出，无遮挡）系数为1.2、一般的位置为0.8、较差（有遮挡或卖场深处）的位置为0.6。（公式中的“调节系数”=品类因素系数楼层因素系数位置因素系数）5.4.5分部需认真分析拟制作“厅房”的性质，准确定位并测算收费，力争在供应商能够接受的前提下为公司争取更多的利益（采购部应将老门店的前期的销售业绩、赢利率和新门店的预期经营前景作为收费的参考，其中目前的“主力店”应提高“倍数”；一般的门店参照“倍数”；厂商一致看好的新开门店同样要提高倍数）。5.4.6遇特殊情况，分部只能以低于总部制定的收费标准签协议，则上报时必须详细说明理由。5.4.7上述收费标准适用于除“试音间”外的所有商品5.5奖罚条例5.5.1凡分部新开门店或老门店整改，必须严格参照本规定对拟制作的“厅房”进行界定，并如实按要求上报总部，如出现漏报、瞒报行为，将给予责任人书面指导以上行政处分。5.5.3总部制定的收费标准，是各分部与供应商谈判的底限，没有特殊原因原则上分部不得上报低于总部收费标准的“厅房”制作方案。为充分调动分部的积极性，总部将给予管理出色的分部奖励。生效日期：2004年4月1日页次：4/5附件数：3制度名称：形象专区有偿使用管理规定文件编号:销卖场0025.5.3.1以年度为单位，期间分部如制作“厅房”（包括新开门店或老门店整改，方案均按程序报总部审批）实现的总收入小于或等于按总部收费标准测算的金额，没有奖励。5.5.3.2以年度为单位，如分部制作“厅房”实现的总收入高于按总部收费标准测算的金额，且费用到帐率在90%以上，则高出部分的分部有权支配。分部有权支配部分的具体用途为：其中10%用于奖励部门和个人（原则上采销部门80%，卖场部20%，详细分配方案由 分部总经理拟订，报总部审批）；其余90%部分可用于促销或其它经营性用途，须履行计划外费用审批程序。6注意事项6.1严禁任何人在形象专区的设立过程中向厂家有吃、拿、卡、要等行为；7附件 7.1卖场“厅房”使用协议 7.2卖场“厅房”制作申请表 7.3门店“厅房”分布情况一览表生效日期：2004年4月1日页次：5/5附件数：3附件7.1：卖场“厅房”使用协议卖场“厅房”使用协议甲方：有限公司乙方： 甲、乙双方经友好协商，现就乙方有偿使用甲方场地、设立“厅房”（“形象专区”）事宜达成一致，并签订如下协议：一、厅房位置：位于 商城，位置： 二、厅房长米，宽米，总面积平方米。（附效果图及位置图）三、乙方有偿使用的时间为年。自 年 月 日至 年 月日。四、使用费：按年计算，乙方每年的使用费为 元人民币。乙方每次支付 年的使用费（一个使用周期），计 元。五、支付方式；在本协议签订后十日内，乙方以 方式向甲方支付第一期的使用费 元。此后每一使用周期满前的十天内，乙方支付下一周期的使用费。若甲方十日内未按上述约定付款，则甲方在通知乙方后，有权采取帐扣应付货款的形式收取使用费。六、进场：本协议签的后 日内，甲方允许乙方现场测量并设计效果图。七、乙方的设计方案应符合甲方“卖场VI标准”。制作前乙方须将效果方案交甲方审核，经甲方签字认可后，乙方方可进场施工。八、乙方施工的部分须保证质量，因质量原因造成的一切损失，由乙方承担。九、协议有效期内，如遇甲方门店改造，乙方有权要求在原商场的可比区域，获得相同面积场地的使用权，直至协议期满。十、本协议有效期自 年 月 日至 年 月 日止。十一、合同期满前一个月，如乙方不再续签协议，应书面通知甲方。如续签，则在同等条件下，乙方有优先权。十二、本协议有效期内，双方应自觉遵守各项约定，不得单方面违约，否则应赔偿守约方的损失。十三、本协议自双方签字盖章之日起生效。十四、本协议一式肆份，双方各执两份，具有同等效力。甲 方： 乙 方：北京有限公司代表人： 代表人：年 月 日 年 月 日附件7.2： 卖场“厅房”制作申请表申请时间： 年 月 日分部、门店品类品牌门店概述及制作理由（面积、布局、经营状况、整改原因、预期效果等）“厅房”制作方案（面积、品牌数、工艺、效果）“厅房”费用测算（收费标准、总金额、期限等）分部销售部分部采购部分部卖场部分部采销总监分部总经理总部卖场部采销中心副总经理注：如收费未达到总部标准，须后附详细说明。附件7.3： 分部 门店“厅房”分布情况一览表编号品类品牌供应商厅房位置使用期限费用标准到帐情况备注制表人：卖场部经理：