某公司场地使用管理规定.doc

形象专区有偿使用管理规定
归属体系：××有限公司经营管理手册—销售系统分册
文件编号：××—销—卖场002
撰写单位：××销售中心卖场部
版 本：第一版
生效日期：2004年4月1日
机密等级：□ 机密 ■ 一般
合计页数：9页 正文页数：5 页
附件个数：3个
制度正文目录：
目 录
页次
1、目的
1
2、范围
1
3、名词解释
1
4、职责
1
5、作业内容
2
6、注意事项
5
7、附件
5

总裁审批

管理研究室审核

撰写
人

制度名称：
形象专区有偿使用管理规定
文件编号:
××—销—卖场002

1.目的：有效地开发和利用卖场资源，改善卖场形象并为公司创收，并出于精细化管理和创收的目的，特制订“形象专区”（厅房）及“促销性”场地资源有偿使用管理规定。
2.范围：
2.1适用范围：××总部采销中心；各分部卖场部
2.2发布范围：××总部各中心、各部门；各分部

3.名词解释：
3.1 厅房:
3.1.1定义:“形象专区”又称“厅房”，专指卖场内供应商占用面积较大、形象特别突出、商品陈列个性化较强（有别于正常陈列方式）的区域。
3.1.2界定：
3.1.2.1“厅房”的面积一般在10㎡以上，进深在2m以上。
3.1.2.2在“厅房”的设计阶段，供应商具有较大的自主性，公司只在顶棚、地面及灯箱的悬挂高度及尺寸等方面做原则性的要求，可由供应商根据场地情况和自身的“VI标准”设计效果图，经公司审核通过后即可制作。
3.1.2.3“厅房”内商品陈列的形式相对独特，个性化强（可制作特殊的展架）。
3.1.2.4制作“厅房”的供应商除需正常交纳进场费外，还需交纳“厅房”使用费。
4、职责：
4.1 分部采购部、市场部和卖场部共同完成各门店“厅房”的布局方案；
4.2总部卖场部负责规定“厅房”的收费标准；
4.3分部采购部负责费用的谈判；
5作业内容：
5.1 制作“厅房”必备的卖场条件
5.1.1使用面积在3000平米以下的卖场，原则上不提倡制作“厅房”。卖场应以满足正常陈列（保证足够的品牌和出样）为主，分部不得因设置“厅房”影响大多数品牌的出样和展示。
5.1.2如卖场使用面积在3000~3500平米，分部可选择于彩电、冰洗、IT等展区设计少量“厅房”。
5.1.3如卖场使用面积在3500~4000平米，可适当增加“厅房”的数量，品类亦可扩展到空调、综合品类供应商等。
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5.1.4如卖场使用面积在4000平米以上，则可在充分满足正常陈列的前提下，将“厅房”制作扩展到全品类。
5.1.5满足“厅房”制作的各品类面积标准（供参考）为：彩电500㎡以上、冰洗550㎡以上、白小500㎡以上、手机400㎡以上、IT350㎡以上、空调300㎡以上（影音的部分产品原本即采取“厅房”形式）。
5.1.6“厅房”原则上要求靠墙制作。如墙面资源有限，也可考虑以立柱为依托设计“厅房”（围柱的“形象区”不能封闭四周，应保持卖场的通透）。
5.2部门配合管理
5.2.1由分部卖场部根据总部的文件核定费用，并提供给采购部。
5.2.2分部采购部负责与供应商谈判（参照卖场部提供的标准），力争高于标准，谈不到位的需详细说明原因。
5.2.3分部卖场部负责合同执行情况的统计和监督，及时督促采购部门在双方约定的时间内收费，或通知财务部按约定帐扣。
5.2.4有关帐目处理，参见总部财务中心管理制度为准。
5.2.5分部卖场部需于每月5日前，将上月的“厅房”收入明细及协议执行情况汇总上转总部卖场部。
5.2.6分部卖场部须于收费期满前一个月（年度），书面通知采购部及财务部，以便及时收取下一年度费用。
5.2.7分部卖场部需分门店编制“厅房”档案，须对制作“厅房”的供应商进行编号，列表填写“厅房”位置、面积、年使用费、协议到帐时间、收费到期日等内容，另需在门店布局图上将“厅房” 的位置清晰地标注。
5.3“厅房”方案的审批流程
5.3.1“厅房”的审批权在总部，各分部事先须申报《厅房制作申请表》（格式见附件），要求详细填写各项内容。
5.3.2为减少失误、最大限度地提高场地使用效率，各分部在“厅房”方案设计阶段应遵循以下程序：
5.3.2.1首先由分部采销部门分析供应商的合作情况、支持力度，品牌可推广性等因素，提出初步的设想方案。
5.3.2.2由采销部门会同分部卖场部、门店，分析卖场的面积和结构，制定有关“厅房”制作的详细方案，包括厅房的数量、位置、面积、品牌、预计收费与销售前景等（通常适用于新开门店和已开门店的翻新或整改）。
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5.3.2.3经三部门协商一致后，由分部卖场部根据总部要求编制《“厅房”制作申请表》，表先报分部采销总监和总经理签字确认，后由分部卖场部报总部卖场部。
5.3.3分部的申请经总部采销中心副总经理签批后，由总部卖场部传分部卖场部，分部卖场部须将批复文件复印两份。其中：
（1）、一份转采购部，作为与供应商谈判的依据。
（2）、一份转财务部，作为审核协议的依据。
（3）、原件留卖场部，以备日常管理用。
5.3.4未正式签约前，分部卖场部不得安排供应商进场测量，不得审核厂家提供的任何“厅房”设计方案。
5.4“厅房”的收费标准
5.4.1“厅房”制作前双方必须正式签署“收费协议”（样本见附件7.1），其中收费必须按年计算，供应商可以一次性交纳一年以上的使用费（但不得少与一年）。为鼓励一次性多付，凡首次交纳两年使用费的，公司给予九折的优惠；首次交纳3年或以上使用费的，公司给予八折的优惠。供应商可以采用支票、帐扣、实物或其它付费方式（但必须便于财务核算）。
5.4.2为充分体现公正、合理与可操作性，分部在制定“厅房”收费标准时须从四个方面综合考虑，即：卖场的租赁成本、供应商的性质（分属不同品类）、“厅房”所处的楼层、“厅房”在楼层内所处的位置。
5.4.3基准房租（单位净陈列面积分摊的房租）计算公式：
物业合同中年度总租赁费用（含物业费）
基准房租=————————————————————
卖场净陈列面积
注：卖场净陈列面积为卖场使用面积剔除库房、办公区、生活区后的面积。
5.4.4“厅房”年度使用费计算公式及注解
5.4.4.1场地使用费=基准房租×倍数×调节系数×实测占地面积
5.4.4.2倍数的确定
（1）3000~3500平米店（净陈列面积）：因场地资源稀缺，只能为极少厂家提供“厅房”面积，所以对销售的贡献最大，倍数定为不小于4。

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（2）3500~4000平米店（净陈列面积），场地条件已允许一部分厂家制作“厅房”，倍数
定为不小于3。
（3）4000平米以上的店（净陈列面积），因场地资源相对丰富，允许相对较多的厂家制作“厅房”，故倍数定为不小于2.5。
5.4.4.3调节系数的确定
5.4.4.3.1品类因素：因不同品类供应商的实力有一定差别，在考虑厂家支付能力的情况下，现设定相应系数：彩电、冰洗、空调为1，手机、白小为0.8，IT为0.7。
5.4.4.3.2楼层因素：因不同楼层的租赁成本有较大的差异，为体现合理，现明确：一层系数1.2、二层系数1.0、三层以上（含三层）或地下室系数为0.8。
5.4.4.3.3位置因素：楼层中不同的位置对销售的促进作用也有所差别，现明确：理想陈列位置（卖场的前半部，形象突出，无遮挡）系数为1.2、一般的位置为0.8、较差（有遮挡或卖场深处）的位置为0.6。
（公式中的“调节系数”=品类因素系数×楼层因素系数×位置因素系数）
5.4.5分部需认真分析拟制作“厅房”的性质，准确定位并测算收费，力争在供应商能够接受的前提下为公司争取更多的利益（采购部应将老门店的前期的销售业绩、赢利率和新门店的预期经营前景作为收费的参考，其中目前的“主力店”应提高“倍数”；一般的门店参照“倍数”；厂商一致看好的新开门店同样要提高倍数）。
5.4.6遇特殊情况，分部只能以低于总部制定的收费标准签协议，则上报时必须详细说明理由。
5.4.7上述收费标准适用于除“试音间”外的所有商品

5.5奖罚条例
5.5.1凡分部新开门店或老门店整改，必须严格参照本规定对拟制作的“厅房”进行界定，并如实按要求上报总部，如出现漏报、瞒报行为，将给予责任人书面指导以上行政处分。
5.5.3总部制定的收费标准，是各分部与供应商谈判的底限，没有特殊原因原则上分部不得上报低于总部收费标准的“厅房”制作方案。为充分调动分部的积极性，总部将给予管理出色的分部奖励。

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5.5.3.1以年度为单位，期间分部如制作“厅房”（包括新开门店或老门店整改，方案均按程序报总部审批）实现的总收入小于或等于按总部收费标准测算的金额，没有奖励。
5.5.3.2以年度为单位，如分部制作“厅房”实现的总收入高于按总部收费标准测算的金额，且费用到帐率在90%以上，则高出部分的分部有权支配。分部有权支配部分的具体用途为：其中10%用于奖励部门和个人（原则上采销部门80%，卖场部20%，详细分配方案由 分部总经理拟订，报总部审批）；其余90%部分可用于促销或其它经营性用途，须履行计划外费用审批程序。

6注意事项
6.1严禁任何人在形象专区的设立过程中向厂家有吃、拿、卡、要等行为；
7附件
7.1《卖场“厅房”使用协议》
7.2《卖场“厅房”制作申请表》
7.3《门店“厅房”分布情况一览表》

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附件7.1：
卖场“厅房”使用协议

卖场“厅房”使用协议
甲方：××有限公司
乙方：
甲、乙双方经友好协商，现就乙方有偿使用甲方场地、设立“厅房”（“形象专区”）事宜达成一致，并签订如下协议：
一、厅房位置：位于 商城，位置：
二、厅房长 米，宽 米，总面积 平方米。（附效果图及位置图）
三、乙方有偿使用的时间为 年。自 年 月 日至 年 月
日。
四、使用费：按年计算，乙方每年的使用费为 元人民币。乙方每次支付 年的使用费（一个使用周期），计 元。
五、支付方式；在本协议签订后十日内，乙方以 方式向甲方支付第一期的使用费
元。此后每一使用周期满前的十天内，乙方支付下一周期的使用费。若甲方十日内未按上述约定付款，则甲方在通知乙方后，有权采取帐扣应付货款的形式收取使用费。
六、进场：本协议签的后 日内，甲方允许乙方现场测量并设计效果图。
七、乙方的设计方案应符合甲方“卖场VI标准”。制作前乙方须将效果方案交甲方审核，经甲方签字认可后，乙方方可进场施工。
八、乙方施工的部分须保证质量，因质量原因造成的一切损失，由乙方承担。
九、协议有效期内，如遇甲方门店改造，乙方有权要求在原商场的可比区域，获得相同面积场地的使用权，直至协议期满。
十、本协议有效期自 年 月 日至 年 月 日止。
十一、合同期满前一个月，如乙方不再续签协议，应书面通知甲方。如续签，则在同等条件下，乙方有优先权。
十二、本协议有效期内，双方应自觉遵守各项约定，不得单方面违约，否则应赔偿守约方的损失。
十三、本协议自双方签字盖章之日起生效。
十四、本协议一式肆份，双方各执两份，具有同等效力。

甲 方： 乙 方：北京××有限公司
代表人： 代表人：
年 月 日 年 月 日
附件7.2：
卖场“厅房”制作申请表
申请时间： 年 月 日
分部、门店

品类

品牌

门店概述及制作理由
（面积、布局、经营状况、整改原因、预期效果等）

“厅房”制作方案
（面积、品牌数、工艺、效果）

“厅房”费用测算
（收费标准、总金额、期限等）

分部销售部

分部采购部

分部卖场部

分部采销总监

分部总经理

总部卖场部

采销中心副总经理

注：如收费未达到总部标准，须后附详细说明。

附件7.3：
分部 门店“厅房”分布情况一览表
编号
品类
品牌
供应商
厅房位置
使用期限
费用标准
到帐情况
备注

制表人：

卖场部经理：