费用报销管理规定.docx

费用报销业务管理规定

一、 总则
（一）定义：本规定所指的财务报销内容，是指所有涉及现金、银行收支业务产生的成本费用或冲销借款而发生的报销业务，不包含资金调度的付款业务。
（二）目的：规范财务运作管理，防止开支漏洞，提高财务工作效率。
（三）管理范围：个人借款冲账、业务招待费报销、差旅费报销、单据汇总报销、银行付款报销申请单。
（四）适用范围：君德时代投资控股有限公司本部及所属机构。
（五）管理职责：公司财务部进行报销的初始设置，并对各部门报销情况进行监督，防止漏洞，修改并完善报销流程，确保报销业务的顺利开展。
二、报销流程
（一）通讯费、业务招待费、部门交通费、水电费、邮寄费等报销业务先呈报预算，然后做会计报销申请，合同类的付款、报销申请需呈报合同审批单，采购类报销需附采购审批表，差旅类报销需进行公务出差申请，其他费用报销先进行费用预算申请并核准后方可启动报销程序。
（二）报销人打印出经核准的预算申请单、出差申请单、合同审批单，按要求粘贴好，并附上原始票据，填制报销凭证；公务出差报销，部门班子（含）以下人员需按要求附上公务出差报告；合同类报销需附上合同审批单和有效的合同复印件。
（三）报销人按照报销流程呈报公文。
（四）本部门领导审核签批。
（五）预算审核员严格按照实际业务以及管理规定审核原始票据以及报销凭证，并对报销公文签批审核。
（六）签批结束后，在预算执行登记表上，按月份登记报销额度，并在预算系统中核销预算申请。
（七）将签字后的单据转财务核算会计进行账务处理。
三、付款流程
（一）报销公文结束后，报销人打印出网上报销单据和凭证单据，按要求粘贴好，交核算会计进行账务处理。核算会计制作会计凭证本着先冲个人借款后付现的原则，完成后转出纳进行付款。
（二）出纳收到账务处理完毕的单据，每周最后一个工作日将款项转至个人账户。
（三）报销人领取到报销款项后，领款人在账务处理后的会计凭证上签字，确认此笔报销已做领款。
（四）出纳人员在支付报销款后，在用友系统中进行签字审核，并对纸质单据加盖“已付款”或“现金付讫”的印章。
四、报销单据
（一）本规定所指原始单据主要包括地级市及以上税务局、省级财政局、中国人民解放军总后勤部等监制专用章的发票或行政事业单位的收据，个人收取的劳务费等收条等。
（二）从外单位取得的原始单据，必须盖有出票单位“财务专用章”或“发票专用章”。从个人取得的原始单据，必须有填制人员的签名或盖章。
（三）单据所载内容必须是与出票单位经营范围一致（委托税务机关所开的发票除外）。
（四）单据所载金额必须大小写一致，金额正确，不得涂改。
（五）付款单位、开票时间、开票人、项目等内容必须填写齐全，特殊项目经与财务部沟通后通知对方开具。
（六）业务招待费用只接受开票日期在30天之内的发票，超出时间标准的发票财务原则上予以受理。
（七）不同时具备上述条件的单据为不合法的单据，不予报销。
五、报销凭证
报销凭证种类：包括会计报销凭证汇总单、付款申请单、借款单、差旅费报销单。
（一）必须用黑色、蓝色碳素笔或钢笔填写。
（二）有关审批、登记、审核人员签字必须齐全。
（三）报销人（经办人）、审批签字人应署全名。
（四）填写必须工整，金额不得涂改，小写使用阿拉伯数字，即“1、2、3、4、5、6、7、8、9、0”，在小写数字前面加币种符号，如为人民币为 “ ¥ ”，美元为“＄”。大写按照人民币相应的汉字表示，即“零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分”等，所有空白处均以“零”补齐，不允许用其他符号代替。
（五）报销凭证附件数以原始单据的自然张数为准，凡与报销凭证中经济业务记录有关的每一张单据，都应作为报销凭证附件。
（六）报销人将所有单据错开粘贴在三分之一A4大小的纸上，并在左方留出两厘米的装订线，如单据张数多，可使用数张三分之一A4大小纸粘贴；报销人将粘贴后的原始单据与填制好的报销凭证粘贴在一起。
（七）对于填制不规范、不齐全的报销凭证以及未按照规定用途使用的报销凭证，财务部有权要求报销人（经办人）重新填制。
（八）网上报销凭证的使用遵照公司内网上的说明执行。
六、费用类别管理
（一）有明确条文规定和具体计算标准或公司签订的采购合同中有明确收费额度的工资、租赁费、水电费、通讯费、缴纳税款、行政性收费等费用，由经办部门报财务部审批，报送前由部门或机构经办人填写表单，所在部门或机构负责人审核。
（二）公务交通费、加班费、加班误餐费根据“总量包干，节约归己，超支不补”的原则按人头标准划归各部门及所属机构自行管理，各部门及所属机构提供相关票据到财务部据以报销，报销前由各部门或所属机构负责人审批。差旅费等其他费用报销按本规定所附相关管理细则具体执行。
七、注意事项
（一）申请费用报销时，需将预算申请公文作为附件插入附加公文处，明确对应关系。
（二）部门领导班子（含）以下员工出差还需附出差报告，出差报告中需说明是否达成了出差目的以及有无宴请；探亲类无需出差报告；参加培训、会议类的出差报告需附会议通知单，注明会议期间伙食补助以及交通补助的处理方式。
（三）部门及经营层领导费用报销的票据需本人在原始票据上签字。
（四）报销人的人员信息须添加至用友财务系统后方能进行网上报销，因此，报销人员信息由财务部用友财务系统管理员统一维护，新入职员工由人力资源部向财务部提供员工编号和所属部门等信息。
（五）各部门报销人员的变动要及时通知财务进行更新。
八、附则
（一）本规定自下发之日起执行。如本规定与之前已经发布的制度有冲突的，以本规定为准。
（二）本规定由公司财务部负责解释。
附件：1．差旅费报销管理实施细则规定
2．业务活动费管理实施细则

附件：1.差旅费报销管理实施细则
为了规范公司差旅费用管理，保障公司员工出差期间交通、食宿等工作生活所需，有效控制经营成本，特制定本细则。
一、总则
（一）差旅费是指公司工作人员因公出差所发生的住宿费、交通费、伙食费及其他与出差有关的杂费。
（二）员工出差，按其不同级别的相应标准实行费用包干制报销差旅费。因出差地和居住地各方面情况的差异可能对出差人造成不便，故对员工出差给予适当的差旅补贴。差旅补贴标准为每人每天30元。
（三）公司高层差旅费实行实报实销，不再发放差旅补贴。
二、住宿费
（一）出差期间的住宿费一律凭住宿发票和住宿账单按不同级别的住宿标准实报实销，标准内部分已实际报销发票为准，超出标准部分由个人自行负担。 
（二）根据机票或车票时间，凡回程当日14：00（含）以后航班当天可按半天标准计算住宿；20：00点（含）以后航班或车票到第二天14：00前可按全天标准计算住宿。 如出差期间为对方接待或免费住宿招待所、协议宾馆，出差人员应本着实事求是的原则，在差旅费报销单中列明，其住宿费不再予以报销，违反本规定者，扣回其住宿补贴并给予出差人行政处分，同时扣发三个月绩效工资。
（三）员工到外地参加各种会议，如由会议承办单位统一安排住宿，本着节约要求，应及时与会议承办单位联系，建议安排适合自己标准的住房。
（四）住宿费用控制标准
级别
上限标准（元/间/天）
董事长、公司高层、所属公司总经理
实报实销
部门总监（主持工作的副总监）、所属公司副总经理级人员
500以内
部门副总监，所属公司部门总监
400以内
所属公司部门副总监、高级经理
350以内
高级副经理及以下
300以内
（五）出差人员应本着力求节约的原则，当公司两名同性别员工一同出差时（同董事长、公司高层、所属公司总经理出差者除外），必须两人入住同一标准间，如两名员工的级别不同，住宿标准可参照高级别员工的住宿标准执行。
（六）出差住宿应严格执行上述规定，如有虚假现象或执行不力的情况发生，一经发现将交由人力资源部按公司相关规定具体处理。
三、出差交通费
（一）出差交通费指出差人员在出差路途中所发生的乘坐车、船、飞机等交通工具发生的费用和在出差过程中发生的市内交通费。
（二）凡出差需乘坐飞机的，部门总监（含）及以下出差人员应按规定流程，报公司分管领导审批。
（三）凡出差地需乘坐车、船、飞机的，其交通费按下表标准执行。
级别
飞机
火车
董事长、公司高层、所属公司总经理
公务舱
软卧
部门总监（主持工作的副总监）、所属公司副总经理级人员
经济舱
硬卧或软座
部门副总监，所属公司部门总监
经济舱
硬卧或软座
所属公司部门副总监、高级经理
经济舱
硬卧或软座
高级副经理及以下
经济舱
硬卧或软座
（四）部门总监（含）以下人员，出差期间的市内交通费（不含往返机场的交通费）设单日上限，按每人每天60元标准执行，结余部分公司留存，超支部分由个人自理，员工可凭正规的交通费发票据实报销。
（五）员工单次出差时间累计超过30天（含）的，整个出差期间的市内交通费减半执行。
（六）员工乘坐火车，连续乘车时间超过六小时的，可购硬席卧铺票。
（七）员工借出差之便，经部门领导批准就近回家探亲办事的，绕道车、船费扣除出差直线单程车、船费（各种交通工具票价计算标准按其相应级别标准定）超支部分由个人自理，不报销绕道和在家期间的出差住宿费、市内交通费和伙食费用。
（八）参加各类培训班或进修的人员，不论级别高低，报到和返回，均按员工级别标准只报销往返交通路途费。
四、出差伙食费
（一）部门总监（含）以下人员，出差期间的伙食费设单日上限，按每人每天60元标准执行，结余部分公司留存，超支部分由个人自理，员工可凭正规的餐费或食品发票据实报销。上述人员出差期间，公司不再发放每人每天20元的餐补。
（二）会议、事务性出差，出差地接待单位免费提供伙食或公司按会议通知、邀请函内容已支付给接待单位伙食费用的，出差人员不再报销个人伙食费用。
（三）出差期间需宴请或购买礼品的，必须有公司领导批准的费用预算并单独报销，不在差旅费报销中列支。在整个出差期间，按次扣除参加宴请的出差人员的伙食费标准，每人每次扣除20元。
（四）参加进修班、培训班、学习班等学习性出差，学习期限在30天（不含）之内的，伙食费标准按每人每天20元执行；学习期限在30天（含）以上的，超过期限的伙食费部分按每人每天10元标准执行。如参加培训班的人员在交纳的培训费中已包括了伙食费，将不再报销个人伙食费用。
五、出差杂费
（一）出差期间，因为业务关系进行传真、扫描、复印等支出的费用凭有关记录凭证和正式发票可实报实销，因私费用一律不予报销。
（二）出差期间，游览或非工作需要的参观费用，由个人自理。
（三）出差期间，发生的非工作和业务用的购书、报等资料费及其他各种费用均由个人自理。公司用资料，经总裁办签收计入公司资产后，可单独予以报销，不在差旅费报销中列支。
（四）员工出差乘坐飞机的，机场建设费凭票实报实销。乘坐机场到市区的机场班车可凭票实报实销。
（五）员工出差每段行程可报销壹份保险，每份金额不超过20元。因乘坐飞机、车、船等交通工具所发生的购票手续费、行李打包服务费等，可凭票按每人次不超过20元的标准予以报销。
（六）员工出差乘坐飞机、车、船等交通工具在等待期间所发生行李寄存费，凭有效证明可按每人次寄存一件行李不超过5元的标准予以报销。
（七）出差人员原则上使用个人信用卡消费透支额度刷卡垫支差旅费，特殊情况需要出差借款需要报所属部门和财务部及公司领导审批。
（八）员工出差返回后，必须凭公司领导签批的出差审批单、会议邀请通知单、学习培训审批单等办理报销手续；员工调动凭公司领导签批的差旅费报销单及人事部门审批的审批单办理报销手续。使用飞机票者，应凭有效日期的机票签购单和登机牌为报销差旅费的审核依据。
（九）对差旅费中个别项目另有预算审批经费的，报销时须填《差旅费报销单》报销。如故意重复报销费用的，经查实，将扣除其重复计算的费用，提请人力资源部处罚。
（十）凡出差期间遇含国家法定假日的，公司将支付法定假日的差旅补贴，但不再发放假日工资。
（十一）特殊情况超过规定标准的，报请公司总经理审批。
（十二）公司员工的出差审批程序按相关规定执行。
差旅费报销单
（ 年 月 日）
报销部门

归属项目

姓 名

职 务

出差事由

出差日期
自 201 年 月 日起至 201 年 月 日止 共 天
出发地
目的地
交通工具票价
住宿费
餐费及补助
市内交通费
办公费
其他
月 日
地点
月 日
地点
工具
金额
张数
金额
张数
金额
张数
金额
张数
金额
张数
金额
张数

合 计

发票金额

出差补助

备注

实际报销金额大写

￥
共附单据 张
总经理审批意见
财务部负责人
审批意见
财务部预算
审核岗意见
申请部门
负责人意见
领款人签字

差旅申请表
姓名

级别

公司

部门

归属项目

日期

出差事由

行程
出发地
目的地1
目的地2
目的地3

日期

交通工具

预计费用

预借费用

制单
审核
审批
附件：2.业务活动费管理实施细则
一、总则
为进一步加强公司成本控制，规范业务活动费支出管理，保证业务活动费合理、有效地使用，特制定本细则。
二、适用范围
本规定中所指的业务活动费包括公司领导业务活动费、公司业务活动费、部门业务活动费及专项业务活动费。
三、预算审批流程及要求
（一）公司业务活动费、公司领导业务活动费、部门业务活动费及专项业务活动费，按公司采购管理相关程序规定报批，申请报告应附上活动方案和经费预算方案。
（二）业务活动费实际发生前须单项呈报、一事一议、不得将同一业务事项预算化整为零，且单项预算不能分次使用。
四、报销程序及规定
（一）业务费报销手续由活动主办部门或机构统一到财务部办理。
（二）业务活动费发票填写的业务事项必须与填开发票单位的业务经营范围一致。
（三）活动主办部门不得私自更改活动名目进行变相报销，财务部不得对不符合财务有关规定的发票进行报销。
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