往来帐款的管理规定.doc

往来帐款的管理规定（草案）

往来帐款是公司在经济活动中发生的应收，应付，暂收，暂付款。是公司资产负债的一个重要组成部分。本次对往来帐款的管理规定是对公司往来帐款的核算、核对、帐龄分析、呆死帐确认、帐务清理程序等内容进行规范，明确往来帐款的管理责任，本规定合用于公司往来帐款的管理：
一、个人借款管理办法
　１、个人借款项目：个人借款按借款用途可以分为差旅费借款、代垫货品运费借款、购买办公用品借款、其他借款。
　２、个人借款审批程序（略）。
　３、个人借款的归还和清欠考核：（１）、借款必须于业务发生后或出差返回后的５日内报销，超时未报销还款的，由财务人员从其工资中扣除所借款额，当月工资局限性的财务人员应告知借款人用钞票补足差额部分。同时开出还款收据交于借款人。（２）、遗留借款较大且不能一次还清的，由借款人做出还款计划，分期还款，但最长不得超过3个月。经部门部长、总监、企管审计总监、财务总监批准后。交于财务人员由财务人员按计划执行。（３）、其他借款的还款期限在借款时注明，超过期限又无理由而不还款的，由财务人员将其当月工资扣发抵还借款，当月工资局限性的财务人员应提出告知，由借款人用钞票补足差额部分。同时开出还款收据交于借款人。并对借款人罚款100元。（４）、不得多次借款，财务人员应做到对每一位借款人前次不清后次不借的原则。无特殊因素沒有清还而财务人员不予扣款的，每一人次扣财务部长和财务当事人各50元。
二、 应收帐款的管理与核算。
１、 应收帐款的内容：是指公司在经营过程中，因销售商品，运送劳
务和其他往来形成的尚未收到的各种款项。公司财务应在财务明细账内按客户名称（公司内经办人）分别登记。
２、 应收账款的管理：（一）事前评估：公司在开拓新的销售渠道，发
展新的客户时，必须对客户进行信用调查。每笔协议都要通过协议审批流程，各有关部门在其职责范围内对客户及协议进行综合评审。成本部将从收益的角度对价格、利益进行评估，会计部评估货款回收期是否合理，销售部（或市场部）审查协议条款有无法律陷阱，是否公平，同时对该客户的信用限度进行评估。以上各部门负责人共同组成协议评估委员会，对于协议采用一票否决。对否决后的协议也可由业务人员重新与客户沟通，调整相应条款，进入新一轮的审批流程。使公司的利益得到最大限度的保障。（二）事前控制：公司应设立一个信用管理岗位（可在现有某部门内设立）。职责范围：（１）、组织协议的评估。（２）、对销售部门提出的賖销申请根据事先的评估结论进行审批。（３）、会同销售部门与客户签定销售协议。（４）、销售协议的整理与保管。（５）、客户信息收集管理：客户资料的收集内容涉及：《运送协议》或《销售协议》、《委托书》、《营业执照》、《税务登记证》等复印件，假如是个体委托运送或购货的，则需委托人的身份证复印件。如需开增值税发票的，须提供客户的一般纳税人资格及开票资料（开票单位名称、纳税辨认号、开户行、账号、单位地址、电话等）。（６）、会同业务经办人定期对该客户的付款信用限度定期跟踪，定期向部门部长（总监）报告。重大情况可直接向总经理报告。（三）应收账款的事中监控：（１）、一次性的非月结现款客户产生的应收账款由业务经办人负责催收，财务会计及协议管理员负责监督贯彻，并及时告知业务经办人该客户回款情况。（２）、对签有协议属月结的应收账款，每月终了，由财务会计负责在物流核算组管理系统核对，检查本月委托书及费用清单是否入账完备，物流核算组管理系统核对准确后，于次月１０日前出具应收账款余额表和账龄分析表，提交财务总监和总经理及有关人员。每月１５日前出具对账单，与客户对账，并把对账情况提交业务经办人，由业务经办人负责向客户催收款。（３）、对超期２个月的应收账款经多次催收仍不能收回的，业务经办人和财务会计及协议管理人员必须重点跟踪，并共同及时向部门总监及总经理报告，经公司领导研究采用措施，拟定催款方案。（４）、公司应收账款若出现呆、死账要及时清理，因管理不善导致损失的要追究负责人责任。
３、 应收账款单据传递和核算规定：（１）、公司发生应收账款时，业
务人员负责填制委托书和费用清单，并负责录入物流管理系统，财务会计审核后形成公司的应收账款，对于需要开发票的客户，由财务会计负责审核并做开票申请书，经财务总监审核后，由开票员开具发票。财务会计凭发票登记汇总，并在相应的相关账户入账（２）、应收账款冲销流程：业务经办人收到客户付款告知或付款凭证时，第一时间告知出纳查款，出纳收到款时告知该业务经办人，同时开具收款收据交财务会计，财务会计作会计凭证冲销应收账款。（３）、公司应收账款必须相应应收客户挂账，收取到的货款或运费款，必须按客户名称冲销。对规定开票客户，必须按相应客户挂账款额开票，不得使用A家挂账款开B家发票导致应收账款账户混乱。更不得出现发票金额和收取的帐款金额不一致的现象。
４、 应收账款的交接：（涉及物流和财务两个方面）（１）、业务经办人
岗位调换，离职，必须对本人经手的应收账款进行交接，交接未完的，不得离岗，交接不清的，责任由移交人负责，交接清楚后责任由接替人负责。（２）、凡离职的必须在30日前向公司提出申请，批准后办理交接手续，未办理交接手续自行离职者其工资不予发放，给公司导致损失的将依法追究其法律责任。（３）、业务专管人员提出离职的，必须把经手的应收账款所有收回，特殊因素不能收回的，必须取得客户盖章确认的对帐单，否则不予办理离职。（４）、财务人员接替时对每笔应收账款都必须取得业务专管人员的认可。（５）、接替人对客户确认盖章的对帐单必须在一个月内逐个核算，无异议的由接交人负责接手清收（５）、《离职移交单》一式三份，移交人、接交人、部门部长签字后各留存一份。
三、 其他应收款项的核算
１、 其他应收款的核算内容：其他应收款重要指除应收账款，预付
账款等以外的其他各种应收、暂付款、各种赔款、罚款、应向职工收取的各种垫付款项。公司发生其他各种应收款项时，借：记本科目，贷：记有关科目：收回各种款项时，借：记有关科目，贷：记本科目。因在“其他应收款”中个人借款是一项特殊的借款项目，其核算与管理的具体细则见本管理规定中上述的（个人借款管理办法）。（１）、其他应收款一般情况下为借方余额。为便于帐务管理在其他应收款挂帐核算的个人或客户，不得再通过其他应付款核算。（２）、其他应收款只能对个人和客户挂帐并且挂帐手续必须完整，合法。个人借款要有借款申请，领导批准手续：支付客户的款项必须有协议或协议。支付的押金，代垫款项必须有收据、协议，经办人员申请付款。在没有取得收款客户的收据，发票前，必须挂申请人帐，若取得了客户和收据、发票后再转挂或销帐，不得挂没有户名的帐。（３）、其他应收款只核算公司暂付款项，财务会计必须及时清理，挂帐时间应严格限定，正常情况下不得超过2个月。（４）、其他应收款若出现呆死帐要及时清理，因管理不善导致损失的，要追究管理者的责任。
四、 往来帐的管理：
１、 往来帐帐龄分析：财务部要按月对往来帐进行帐龄分析并填制
帐龄分析表。对于一个月以上的往来账款要及时查明因素，并编制往来帐清理对策表，查出形成因素，贯彻负责人。
２、 往来帐的清理：财务部根据往来帐帐龄分析表，对超帐龄的往
来帐会同有关部门和负责人填制往来帐清理对策表，由负责人对帐目进行清理。必要时责成负责人停职清帐，直至清帐结束。清帐期间负责人停发工资，清账过程中发生的费用原则上由负责人承担。
五、 应收账款坏帐准备的核算与解决：
１、符合下列条件之一的可由财务部门认定为坏帐。（１）、因债务人死亡、失踪，以其遗产清偿后仍然无法收回。（２）、因债务人破产，以其破产清偿后仍然无法收回。（３）、债务人超过2年未履行偿还义务，并有足够的证据表白无法收回。
２、凡发生的坏帐应查明因素，如属业务经办人因素导致的，则按坏帐金
额的５０%先予扣减工资或业务提成。其它因素对于负责人视情节严重程
度给于相应的处罚。
３、坏帐帐务解决：确认坏帐发生后，由业务人员和会计共同填写坏帐解决申请书，报部门部长、企管审计总监、财务总监、总经理签字后，直接转销法列入当期费用，冲减当期损益。
六、附则：为保障上述５项规定的顺利执行，特对有关部门做如下规定：
１、市场部业务员建立《协议执行情况登记表》，对预付款、发货量、发货金额、回款额进行记录。同时用于：
　　１）条件具有时，向生产部下达《生产任务单》进行生产。
　　２）具有条件时，下达《发货告知单》。
　　３）向业务员反馈信息，保证及时追款。
２、每月２５日前财务部与市场部对帐，有问题及时解决，保证数据准确性。
３、公司应对销售部业务人员下达《回款计划》，做为考核销售部业务人员业绩的一项指标。