XX公司文件编号管理规定.docx
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广西桂平市中润地产顾问有限公司 中润行通字第(2017)001号 关于发布【锦洲·时代广场】营销中心 《文件编号管理规定》的通知 公司各部门: 为有效管理公司、部门层级起草的文件,确保各职责单位所使用的文件为有效版本,现结合我司锦洲时代广场项目工作实际情况,特制订广西桂平市中润地产顾问有限公司《文件编号管理规定》,具体如下。 该规定自2017年3月1日份起生效,请各部门遵照执行。 特此通知 广西桂平市中润地产顾问有限公司 2017年3月3日 报:总经理 抄:行政部、总经办、财务部、策划部、销售部、按揭部 广西桂平市中润地产顾问有限公司 《文件编号管理规定》 一、目的 对公司、部门层级起草的文件进行有效管理,确保各职责单位所使用的文件为有效版本。 二、适用范围 广西桂平市中润地产顾问有限公司范围内。 三、文件编号细则 1、文件编号格式 2、文件分类 公司文件分为以下几类: 合同类:包括合同、协议、合作意向书等。与客户签订的商品房买卖合同、认购书、协议书等属于广西锦洲投资建设有限公司名义签订,不在本规定范畴。 制度、规定类:包括公司的各项管理制度、规定、决定等。 通知类:以公司、各部门名义下发或向有关合作单位发出的各项通知。 纪要类:以公司名义召开会议形成的各项会议纪要。 公函类:以公司名义向各合作企业、单位、组织或个人发出的函。 申请、请示类:以公司名义向各合作单位、企业、上级机构、行政单位发出的各类申请、请示。 报告、总结类:以公司名义向上级单位、行政机构提交的各类报告。 文件类别简称: 文件类别 简称 公函类 函 申请、请示类 申 纪要、备忘录类 纪 文件类别 简称 合同、协议类 合 制度、规定、决定类 规 通知、通报、通告类 通 方案、总结、报告类 综 发文时对照文件类别使用上述简称。 3、发文单位及简称 发文单位 公司 总经办 行政部 财务部 销售部 策划部 按揭部 简称 空白 总 行 财 销 策 按 凡是向外单位发文的都使用公司名义,发文单位简称为空白。对内发文的,按发文单位使用简称。 公司名称统一用“中润”。 4、年份和顺序号 “年份”属于顺序号的一部分,“年份”记录文件发布的年份,“顺序号”记录该文件在当年发布的顺序。 顺序号不区分文件类别,统一编号。 5、示例 (1)策划部向锦洲公司申请费用: 中润申字第【2017】×××号 (2)行政部发布会议纪要: 中润行纪字第【2017】×××号 (3)按揭部向锦洲公司提交的报告: 中润综字第【2017】×××号 (4)我公司向物业公司发文联系合作的函: 中润函字第【2017】×××号 四、行文的有关规定 1、公司的文件编号由行政部统一管理,其他任何部门不得自行编写编号,其他部门行文需要文件编号的,向行政部申领。 2、只有正式、需要存档的文件才使用文件编号,其他日常往来文件不需要文件编号。 3、行文后文件原件统一由总经办存档,如原件发往其他单位、企业、组织而无法存档的,文件复印件加盖公章后存档。 总经办做好文件归档管理。有需要的各部门可以到总经办查询。 4、只有以公司名义发布的文件可以使用红头文件,其他以部门名义发布的文件不得使用红头文件。 5、文件编号申请流程: 部门负责人在WORKTILE文件上申请: 广西桂平市中润地产顾问有限公司 二零一七年三月三日- 配套讲稿:
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