08合同管理办法.doc

 合同管理办法
一、总则
为加强公司合同管理，依法维护本公司合法权益，进一步完善合同管理制度，减少或避免经济纠纷，保障生产、经营活动的顺利进行，依据《中华人民共和国合同法》制定本办法。
1、依照法律、法规关于合同主体资格的有关规定，凡未按规定程序及未取得本公司法人授权的委托代理证件的，不得以本公司的名义对外商签合同。
2、公司依照本办法的有关规定对外商签合同，商签合同，应当严格按照《合同法》中有关要约、承诺的规定执行；使用统一的“合同专用章”。
3、依照法律规定订立书面合同。采用口头形式或者其他形式的，除可用现金即时清结的以外，应当与对方当事人约定采用书面形式，书面合同应尽量采用合同示范文本。
4、合同公证，依照法律、法规的规定或当事人之间的约定办理。
5、商签合同要依照法律、法规，遵循公平、公正、公开和诚实信用原则，严禁利用商签合同的机会索受财物，损害本公司利益。
6、合同的招标、投标、议标依照本公司《关于招、投标管理办法》有关要求执行。
二、合同管理机构及其职责
1、本公司法律顾问负责本单位的合同管理工作，参与本单位合同项目的考察、谈判、签约等，按照合同管理制度规定审核本单位的合同并对其履行情况，实施跟踪监督检查，代理调处合同纠纷。
2、销售部、制造部为合同的主办部门,负责项目的考察、立项，以及合同的谈判、签订、履行、变更和解除等事项。
3、合同监督管理部门及职责：
企管部负责查处违反合同管理制度及合同管理中的失职、渎职和徇私舞弊行为。
财务部负责审核合同计划、标的价款和酬金等经济指标；负责审核合同审批手续是否完备，控制资金收付。
综合办公室负责合同档案的存档工作。
4、按照合同管理办法要求，公司签定的合同一律实行会审制度。会审由法律顾问、制造部、销售部、财务部等部门组成，重大合同实行多部门集体会审制度。
5、公司成立合同审查领导小组，主要负责审批本公司合同管理制度，落实合同会审制度。
三、合同内容：
1、买卖合同；
2、供用电、水、气、热力合同；
3、赠与合同；
4、借款合同；
5、租赁合同；
6、融资租赁合同；
7、承揽合同；
8、建设工程合同；
9、运输合同；
10、保管合同；
11、仓储合同；
12、委托合同；
13、土地征迁合同；
14、对外合资、合作、联营合同；
15、担保合同；
16、涉外合同；
四、合同的签约、归口及审批权限
1、合同的签约、归口
根据本公司经济业务往来活动，需签定书面合同的，其归口如下：
（1）制造部：生产、非生产经营活动中所需物资、配件、材料合同；技术咨询、产品设计、技术转让及引进合同；
（2）销售部：产品销售、加工承揽合同；
（3）财务部：财产保险合同等；
（4）综合办公室：劳务用工合同；自营建设工程、土地征迁及使用等合同；
2、合同审批权限
本公司各部门签定的以下合同，按照公司合同管理办法要求，报公司总经理审阅并签署意见，经初审后，公司法律顾问审核。
（1）标的额二十万元以上的建设工程合同；
（2）标的额十万元以上的买卖合同。
（3）标的额五万元以上的承揽合同；
（4）单项资产十万元以上的租赁合同；
（5）对外合资、合作、联营合同；
（6）担保合同；
（7）委托合同；
（8）赠与合同；
（9）融资租赁合同；
（10）涉外合同；
（11）标的额二十万元以上的其他合同；
3、违反本办法商签的合同，或未经法律顾问审查签署意见的，财务部门不得办理入账、付款和结算手续。
五、代理
1、商签合同，实行委托代理制度。
2、法定代表人和其他经济组织负责人以外的人对外商签合同的，必须办理委托代理手续。
3、委托代理手续，经法定代表人同意后由法律顾问室统一办理。代理人在其授权范围内依法行使代理权。
4、委托代理证实行年检注册或一事一委托方式。
5、行为人无代理权，超越代理权或者代理权终止后仍以被代理人名义实施代理行为的，除法定代表人予以追认外，其法律后果由行为人自己承担。
六、签订合同的程序
1、业务经办部门签订合同前，应认真审核对方的主体资格、商业信誉、经营范围、履约能力、签约人员的代理权限等，要求对方提供有关证件、执照、身份证明等。
2、业务经办部门的合同经办人，依照工作计划或法定代表人、单位负责人指示，经考察筛选确定签约方后，或经招标、议标确定中标单位和签约方后，由其所在部门负责人签署审核意见，然后将对方当事人的资信材料、投标书、中标通知书及草拟的合同文本等，送法律顾问室审核。
3、送审合同时，经办人员应当认真如实填写“合同审查表”。
4、法律顾问认为送审合同手续、证照材料不全的，应当要求经办人员补齐，认为合同条款确需修改的，应当出具书面修改意见或要求经办人员与对方当事人重新商谈。
5、合同内容合法、条款公正完备，对方当事人证照齐全，合同报审手续符合制度要求，合同管理部门应及时办理，对重大合同应当在二个工作日之内及时办结，否则，不予审批。
6、因抢险救灾，应对突发事件的合同的订立不受前条规限制。
7、不得向对方支付预付款（除法律、法规明文规定的以外），如确需预付款的，应按公司资金管理有关规定执行。预付定金的，定金金额不得超过主合同，标的额的20％。
8、合同标的额超过对方当事人注册资本的50％且我方为付款方时，应当采用货到付款的支付方式结算；对方为付款方时，应当采用先付款，后发货或同时履行方式。
9、订立合同时，双方当事人同意签订确认书的，合同及确认均应按照本办法的有关规定报审。
10、凡有下列情形之一的合同，不予审批。
（1）对方当事人证照及相关手续不齐全或超越其经营范围的；
（2）对方当事人注册资本低于合同标的额，且我方支付预付款或定金的；
（3）因对方过错曾与本公司发生经济纠纷或有重大违约行为的；
（4）对方经办人员没有代理权，超越代理权或代理权已经终止的；
（5）合同内容违反法律、法规，损害国家利益或本公司利益的；
（6）采取欺诈、胁迫、贿赂等手段商订合同的；
（7）双方权利义务显失公平的；
（8）使用对方当事人提供的格式条款，且合同内容不齐全、约定不明确、未对免除或者限制对方当事人责任的条款予以说明的；
(9)一方当事人义务已经履行完毕补办合同的。
(10）未经公司招标办书面同意自行招标的或符合招标条件不招标又不办理相关手续的。
(11)违反本公司有关文件规定的其他情形。
七、合同的履行、变更和解除
1、合同生效后，各业务经办部门对合同的全面履行负责，合同管理部门行使全程检查监督。
2、双方当事人经协商一致同意变更或者解除合同的，应当签订变更或者解除合同的书面协议。
3、合同履行过程中，对方当事人有严重的违约行为，依照法律规定可以解除合同的，业务经办部门应当会同法律顾问报请总经理同意后，依法行使解除权。
4、对方当事人履行义务不符合或者不完全符合合同所约定的条件的，验收人员应及时会同业务经办部门、法律顾问拿出具体的处理意见，报请总经理同意后，以书面形式通知对方。
5、对方当事人书面要求变更或者解除合同的，业务经办部门应在法律、法规规定的期限内，将具体处理意见以书面形式答复对方，但处理意见应当事先报经法律顾问审定、总经理同意。
6、我方因故确实无法按照合同的约定履行义务时，业务经办部门应在征得法律顾问同意并经总经理批准后，以书面形式及时通知对方变更或者解除合同。
7、由于对方当事人的过错，致使合同不能履行或者不能完全履行，给我方造成损失的，业务经办部门应当会同法律顾问室要求对方当事人支付违约金和赔偿损失。
8、我方先行履行合同义务时，有确切证据证明对方当事人有丧失或者可能丧失履行合同义务能力的情形，应当及时行使不安抗辩权。
9、对方当事人按照合同约定应先履行义务而未履行的，业务经办部门应当坚决行使顺序履行抗辩权。
10、合同未约定双方当事人履行义务的顺序，业务经办部门应当坚持行使同时履行抗辩权。
11、因对方当事人怠于行使其到期债权，致使我方债权难以实现的，业务经办部门应当积极配合法律顾问追索，直至行使代位权。
12、对方当事人放弃到期债权，或者无偿转让财产，致使我方债权难以实现的，业务经办部门应当积极配合法律顾问在法定期限内行使撤销权。
八、合同纠纷处理
1、合同发生纠纷后，业务经办部门应当及时查明事实，收集证据，积极配合法律顾问做好纠纷的处理工作。
2、自知道合同发生纠纷之日起五日内，业务经办部门应向法律顾问书面申报案情，法律顾问接到案情申报后，应当及时给予法律指导或者直接参与合同纠纷的处理。
3、合同纠纷需通过仲裁或诉讼解决的，应以法律顾问为主，业务经办部门或者其他相关部门密切配合。
4、合同发生纠纷后，与对方当事人协商、调解不成的，应当根据案件的具体情况，分别处理，确属对方过错的，应当在法律规定的时效以内，提请仲裁机构仲裁或者向人民法院起诉。
九、合同管理
1、法律顾问应建立合同台账登记制度，年度由专人负责归档保存。
2、及时编制、上报合同报表，掌握合同的签订、履行、变更、解除情况。
3、对所审批的合同及相关资料，按照档案管理的具体要求做好归档工作。
4、下列资料应与合同一并归档。
（1）与合同有关的项目计划文件、可行性研究报告、项目建设书、意向书及批复文件等；
（2）商签合同的会议纪要、合同草签文本、法律顾问机构出具的法律意见书、合同审查表、合同确认书、招投标文件等；
（3）对方经办人员的身份证明材料、委托代理书、所在单位的有关证照的复印件等；
（4）合同补充协议书、变更协议书、解除协议书以及双方当事人就合同变更、解除的往来信函、电报、电传、电子邮件、数据电文、录音电话记录以及各种单据等；
（5）合同标的的检验鉴定证明、验收手续和相关凭证、化验单据等；
（6）其它与合同有关的材料。
十、奖惩
1、业务经办部门和合同监督管理部门在合同谈判、签约过程中，通过考察调研，直接减少合同标的金额的，由法律顾问会同财务等部门核查无误，报总经理审查确定后，并由总经理批准，按所减少标的金额总额的1－3％予以奖励。
2、在合同谈判、签订或者履行过程中，索取回扣、收受贿赂，与对方或第三人恶意串通损害本公司利益，或因渎职行为给本公司造成重大经济损失的直接责任人员，应当给予行政处分和经济处罚。构成犯罪的，建议司法机关依法追究其刑事责任。
3、具有下列行为之一，给所在单位造成经济损失的直接责任人员，除给予行政处分外，还应视其过错大小，情节轻重，由其承担经济损失总金额10－100％的赔偿责任：
（1）违反本办法规定，越权审批合同的；
（2）没有代理权，擅自对外签订合同的；
（3）合同未经法律顾问审批，擅自办理入账、付款和结算手续的；
（4）合同发生纠纷后不向法律顾问申报，擅自与对方达成和解协议，解除合同协议的；
（5）隐瞒合同纠纷或者拖延、懈怠，致使丧失仲裁或者诉讼时效的；
（6）与对方当事人或者第三人通谋，损害本公司利益的；
（7）明知对方当事人以假冒伪劣产品充抵合同标的，不退货，不索赔的；
（8）擅自对外提供担保的；
（9）违反合同签订审批程序，擅自指定签约方，强令签约、付款的；
（10）擅自使用“合同专用章”以外的印章对外订立合同的；
（11）合同监督管理部门在合同管理中失职、渎职。