青山资料软件操作必备手册模板.doc
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1、5. 资料管理 在WINDOWS桌面上,开启青山工程资料管理系统一直到屏幕出现主窗口。 资料管理功效表现为系统对于多种工程资料统一维护和控制。5.1项目管理5.1.1基础方法青山工程资料管理系统以项目为最顶级管理单位,在资源管理器窗口中表现为树形结构根节点。每个资料项目对应一个独立数据文件,每个资料项目对应唯一一个表格模板。系统第一次安装完成后,将缺省生成一个叫“office.db” 项目数据文件,对应用户安装第一个表格模板。以后用户可依据自己需要生成新项目文件。5.1.2新建项目调用方法:菜单-文件-新建项目功效说明:创建一个新项目文件进行资料编制。首先指定存放项目标数据文件:为项目文件指定
2、名称及存放目录,假如指定项目文件名称在存放目录中已经存在,系统会提醒是否替换已经有文件:为数据安全起见,通常不要替换原有项目文件。项目文件创建成功后,假如目前项目有打开工程资料,系统会自动关闭这些资料并提醒保留已经修改工程资料。然后提醒用户选择资料体系和适宜表格模板相关联。假如用户只安装了唯一表格模板,将不会出现该提醒。5.1.3打开项目调用方法:菜单-文件-打开项目菜单-文件-最近文件列表功效说明:打开一个已经有项目文件进行资料编制。最近文件列表是最近使用4个项目文件名称列表。在文件菜单底部,由系统自动维护,方便快速开启最近使用项目。系统重新运行时会自动打开上一次运行时最终使用项目文件。5.
3、1.4同时项目调用条件:目前活动窗口为列表窗口。调用方法:菜单-文件-同时项目功效说明:资料模板勘误升级后,假如资料数量有所增减,需要使用该功效升级已经建立好项目文件。5.1.5设置项目信息调用条件:目前活动窗口为列表窗口。调用方法:资源管理器-根目录按鼠标右键-项目信息功效说明:设置隶属于项目标相关关键信息。设置用户名或口令可对项目文件进行访问保护。设置多种超偏系数用于验收统计合格率评定。5.1.6其它项目维护工作项目对应是一个单独数据文件,所以对于项目标复制、备份、更名、删除行常规维护操作直接在Windows操作系统中即可完成。5.2工程组管理建立一个新项目或打开一个原有项目以后,就能够创
4、建或维护工程分类结构-工程组。5.2.1创建工程组调用条件:资源管理器中选中根节点或上一级工程组节点。调用方法:菜单-文件-新建目录资源管理器-按鼠标右键-新建目录节点列表-空白区按鼠标右键-新建目录功效说明:对于同一项目下多个工程提供结构化管理机制。能够创建较为复杂树型工程组结构对多个工程进行分类。5.2.2维护工程组调用条件:资源管理器中选中工程组节点。调用方法:资源管理器-按鼠标右键-更名(键盘快捷方法:F2)资源管理器-按鼠标右键-删除(键盘快捷方法: Delete)节点列表-按鼠标右键-更名(键盘快捷方法:F2)节点列表-按鼠标右键-删除(键盘快捷方法: Delete)功效说明:已经
5、创建工程组能够进行更名、删除维护操作。尤其提醒:删除工程组将对应删除其下所属工程!5.3工程管理建立好工程分类结构以后,就进入工程管理工作步骤了。所谓工程就是一类相对独立资料文件集合。5.3.1创建工程调用条件:资源管理器中选中根节点或工程组节点。调用方法:菜单-文件-新建工程菜单-文件-导入工程工具栏快捷按钮-资源管理器-按鼠标右键-新建工程资源管理器-按鼠标右键-导入工程功效说明:创建一个新工程管理相关一套资料文件。能够用三种方法创建一个新工程:创建空白工程:创建工程没有预先建立任何文件组及资料文件。这种创建工程方法通常适适用于该工程可从多个已经有工程引入对应工程资料场所。以默认模板创建工
6、程:创建工程预先建立默认文件组及全部可从模板引入资料文件。这种创建工程方法通常适适用于作为建立一个全新项目后工作开端。以选择模板创建工程:创建工程从用户自定义模板中引入文件组及资料文件。这种创建工程方法通常适适用于从一个原有工程创建一个类似新工程。新建工程成功后,系统会自动弹出工程信息设置窗口供用户进行初始设置。5.3.2设置工程信息调用条件:资源管理器中选中对应工程节点。调用方法:资源管理器-对应工程上点鼠标右键-工程信息功效说明:维护同一工程下全部资料文件共享多种工程信息。工程信息设置窗口以下:系统预设了大量工程信息条目供用户进行取值设置。各项工程信息填写一次以后即可被工程中全部资料文件所
7、共享。下面给出工程信息设置具体应用示例:一条工程信息对应多个取值方法是将多个取值以英文逗号“,” 分隔即可。如上图工程信息“组长”所表示同一工程信息有不一样名称即同义词处理,方法是将工程信息不一样名称以英文逗号“,” 分隔即可。如上图工程信息“质检员,质量员” 所表示。自定义工程信息即使系统已预设了大量工程信息,不过仍许可用户自行定制工程信息方便使用。方法是滚动工程信息设置窗口到底部空行,直接输入即可。5.3.3维护工程调用条件:资源管理器中选中对应工程节点。调用方法:菜单-文件-导出工程资源管理器-对应工程上点鼠标右键-导出工程资源管理器-按鼠标右键-更名(键盘快捷方法:F2)资源管理器-按
8、鼠标右键-删除(键盘快捷方法: Delete)功效说明:已经创建工程能够进行导出、更名、删除维护操作。青山工程资料管理系统以项目对应一个单独数据文件,同时也许可用户单独导出项目下面一个工程进行备份或共享调用。导出工程完成后有以下提醒:按“确定” 按钮将把目前导出工程添加为工程模板,供以后新建工程时经过“以选择模板创建工程” 方法进行调用。该种方法将会完全借用导出工程工程信息、文件组结构、资料文件,使得创建相同工程很快捷和方便。尤其提醒:删除工程将对应删除其下所属资料文件!5.4文件组管理文件组起作用和工程组很类似。工程组用于同一项目下多个工程分类管理;和此相对应,文件组用于同一工程下多个资料文
9、件分类管理。5.4.1创建文件组调用条件:资源管理器中选中工程或工程中上一级文件组节点。调用方法:菜单-文件-新建目录资源管理器-按鼠标右键-新建目录节点列表-空白区按鼠标右键-新建目录功效说明:对于同一工程下多个资料文件提供结构化管理机制。能够创建较为复杂树型文件组结构对多个资料文件进行分类。5.4.2维护文件组调用条件:资源管理器中选中工程中文件组节点。调用方法:菜单-编辑-更名资源管理器-按鼠标右键-更名(键盘快捷方法:F2)节点列表-按鼠标右键-更名(键盘快捷方法:F2)菜单-编辑-复制资源管理器-按鼠标右键-复制(键盘快捷方法:Ctrl+C)节点列表-按鼠标右键-复制(键盘快捷方法:
10、Ctrl+C)工具栏快捷按钮-菜单-编辑-粘贴资源管理器-按鼠标右键-粘贴(键盘快捷方法:Ctrl+V)节点列表-按鼠标右键-粘贴(键盘快捷方法:Ctrl+V)工具栏快捷按钮-资源管理器-按鼠标右键-打印节点列表-按鼠标右键-打印工具栏快捷按钮-菜单-编辑-删除资源管理器-按鼠标右键-删除(键盘快捷方法: Delete)节点列表-按鼠标右键-删除(键盘快捷方法: Delete)工具栏快捷按钮-功效说明:已经创建文件组能够进行更名、复制、粘贴、打印、删除维护操作。文件组打印、复制和粘贴操作均应用于所选文件组下面全部子文件组及资料文件。文件组删除后放置于回收站中,可供以后进行恢复。为方便用户使用,
11、系统支持直接拖放文件组完成复制和粘贴操作。能够在资源管理器中选中一个文件组拖放到资源管理器中目标工程或文件组下;也能够在节点列表中选中一个或多个文件组拖放到资源管理器中目标工程或文件组下。下图为拖放示例:5.5文件管理文件管理是资料管理最终一级。每个文件节点直接对应于一个资料文件。5.5.1创建文件调用条件:资源管理器中选中工程或工程中文件组节点。调用方法:节点列表-空白区按鼠标右键-新建表格节点列表-空白区按鼠标右键-新建文档节点列表-空白区按鼠标右键-加入文件功效说明:用户能够经过复制粘贴操作从模板或其它工程中引入资料文件,也可自行创建空白表格及文档类型资料,同时可从系统外导入已经做好表格
12、及文档资料进行统一管理。5.5.2维护文件调用条件:资源管理器中选中工程中文件组节点。调用方法:菜单-编辑-更名节点列表-按鼠标右键-更名(键盘快捷方法:F2)菜单-编辑-复制节点列表-按鼠标右键-复制(键盘快捷方法:Ctrl+C)工具栏快捷按钮-菜单-编辑-粘贴节点列表-按鼠标右键-粘贴(键盘快捷方法:Ctrl+V)工具栏快捷按钮-节点列表-按鼠标右键-打印工具栏快捷按钮-菜单-编辑-删除节点列表-按鼠标右键-删除(键盘快捷方法: Delete)工具栏快捷按钮-功效说明:已经创建文件能够进行更名、复制、粘贴、打印、删除维护操作。文件打印、复制和粘贴操作均可选择多个资料文件同时进行。文件删除后
13、先暂存于回收站中,可供以后进行恢复。5.5.3文件归档调用条件:目前活动窗口为节点列表。调用方法:菜单-编辑-归档过滤功效说明:编制完成资料根据工程质量验收规范要求,需要分类报送各相关单位立案。为方便用户资料报送,设置此项功效。设置了对应归档目标单位后,工程中资料将按报送要求进行过滤。5.5.4文件保护调用条件:目前活动窗口为节点列表。调用方法:节点列表-点击鼠标右键-锁定节点列表-点击鼠标右键-解锁功效说明:已经编制好资料能够设置锁定,成为只读文件,预防误修改。锁定资料必需解锁后才能修改。如不注意发生误修改,资料保留时有以下提醒:5.5.5文件排序调用条件:目前活动窗口为节点列表。调用方法:
14、点击节点列表对应栏目标表头。功效说明:对于在节点列表中显示资料文件,点击节点列表中对应栏目标表头,资料节点将会以对应栏目为关键字,根据升序或降序进行排序。栏目表头右边出现符号,表示正以该栏目为准进行升序排序;栏目表头右边出现符号,表示正以该栏目为准进行降序排序。对节点按标题进行排序,关键是方便资料按名称查看。对节点按序号进行排序,关键是方便资料按物理次序查看。节点物理次序能够由用户进行调整,方法是在对应节点上按鼠标右键,选择“上移” 或“下移” 功效即可。对节点按说明进行排序,能够方便将相同状态资料组织到一起,用户能够快速确定资料操作历史状态,用以指导工作稳定性和连续性。资料节点有以下状态:模
15、板,表明该资料起源于模板,还未进行过编制操作;文件,表明该资料已经由用户进行了修改;只读,表明该资料修改完成,并由用户为防误修改善行了锁定。以下图所表示,可清楚地看到监督单位用表中有三个资料文件修改过,其中一个资料文件已被只读锁定:5.5.6文件定位调用条件:目前活动窗口为节点列表。调用方法:菜单-工具-节点定位工具栏快捷按钮-功效说明:节点定位是本系统中最为常见工具之一。指定要查找起始位置后,只要输入相关关键词,节点定位工具就会快速地在资源管理器结构树中查找定位到用户需要资料,以定位关键词“水泥” 为例:定位到四个含“水泥” 关键词资料节点全部上浮到节点列表顶端进行显示。方便用户进行对应批处
16、理操作。假如目前活动窗口为资料编制窗口,点击节点定位快捷按钮右边小三角形可快速打开相邻资料文件。6. 资料编制资料编制是工程资料管理系统关键工作。青山工程资料管理系统采取标准Office文档编制界面,使用户不经培训即可轻松上手,同时能够引入大量自定义工程资料,使工程资料管理功效得以无限制地扩展和丰富。6.1打开资料调用条件:目前活动窗口为节点列表。调用方法:节点列表-双击资料节点节点列表-选中资料节点-按回车键节点列表-选中资料节点-按鼠标右键-打开节点列表-选中资料节点-按鼠标右键-打开模板功效说明:打开资料节点进行编制工作。假如目前活动窗口为资料编制窗口,点击节点定位快捷按钮右边小三角形可
17、快速打开相邻资料文件。打开模板功效用于表格模板发生勘误升级后,已经修改资料套用勘误后表格样式。按“确定” 按钮后选汉字档已修改信息将被覆盖。提醒:在菜单-文件-系统设置中能够切换单文档和多文档工作模式,并控制多文档模式下同时打开资料数目。6.2表格操作一个独立资料文件可能由多页表格资料共同组成,系统也许可用户在资料文件中增删表格。6.2.1增加表格调用条件:目前活动窗口为资料编制窗口。调用方法:菜单-编辑-增加表格功效说明:由目前表格复制增加一个新表格。6.2.2删除表格调用条件:目前活动窗口为资料编制窗口。调用方法:菜单-编辑-删除表格功效说明:删除目前表格,只有用户自己增加表格才能删除,起
18、源于模板表格不能删除。6.2.3选择表格选择表格控制区域在资料编制窗口左下角。功效解释图:假如要将资料所属全部表格同时打印,需将全部表格一次性全部选中。调用方法:菜单-编辑-选择表格工具栏快捷按钮- 6.3资料编辑打开资料节点后,就开始资料编辑工作了。资料编辑整个过程和一个标准Office文档编辑完全一致,在编辑工作中需要提醒注意以下几点:6.3.1编辑锁定为保持资料标准性和一致性,起源于模板资料缺省只能在对应空格填写相关信息。假如需要对表格进行格式调整,需要在表格格式解锁后完成。假如需要对表格进行外观调整,除了表格格式解锁外,还需要显示表格行号列标。确定表格是否处于格式锁定状态可看表格上方编
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