物业项目拓展办法.doc

物业项目拓展办法
以下是XX公司的物业项目拓展办法，供读者参考。
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第1章 总则
第1条 目的
为拓展市场拓展工作，实现公司市场拓展目标，特制定本办法。
第2条 适用范围
本办法适用于物业项目拓展工作全过程的管理。
第2章 管理职责与分工
第3条 市场拓展部经理职责
市场拓展部经理在物业项目确立过程中所担负的职责如下。
1． 负责确定物业项目的市场拓展目标，并对物业项目方案、投标书等进行审核，报总经理审批。
2． 组建物业项目投标小组，并确定小组负责人（一般为市场拓展主管，有时由市场拓展部经理兼任）。
第4条 市场拓展主管职责
市场拓展主管在物业项目拓展过程中所担负的职责如下。
1． 负责对收集整合后的市场信息进行分析、判断并确定物业项目。
2． 组织安排人员针对物业项目进行详细调察，根据调查后的情况判断是否进行投标。
3． 项目考察后进行工作总结，并对谈判结果进行判断，确定是否应该签订合同。
第5条 市场拓展专员职责
市场拓展专员在物业项目拓展过程中所担负的职责如下。
1． 负责项目标书编写检查、答辩准备工作，并对答辩过程中发生状况进行及时处理；陪同项目考察人员进行实地考察，进行谈判，双方达成一致后签订合同。
2． 对收集到的信息进行筛选、汇报，制定《项目考察相关注意事项》并通知相关部门。
3． 负责定期收集相关市场信息，并在确定市场拓展项目后针对项目的开发商、业主以及竞争对手进行详细的调查。
第3章 物业项目拓展程序
第6条 确定物业项目拓展目标
经营管理部经理制定公司项目拓展计划，市场拓展主管根据此计划确定物业项目拓展目标，制定物业项目具体应满足的要求与标准，并上报部门经理审批。
第7条 收集物业项目市场信息
市场拓展专员以定期市场调查、与客户进行联络或经相关单位与个人介绍等多种方式进行物业项目市场信息的收集工作。一般收集到的信息分为原始信息与二手信息，具体区别如下表所示。
物业项目市场信息列表
信息种类
来源
特点
原始信息
通过调查问卷而获得的信息
1． 最为客观、真实
2． 需要大量经费以及专业人才
通过实地考察所了解到的信息

二手信息

政府机关、房地产管理机构、金融机构所统计、公布的资料、公报、内参等

1．收集容易、花费少
2．时效性、准确性、可靠性差
物业管理协会、机构团体所公布的资料
研究机构所提供的资料
广告代理商、电视、报纸、杂志等媒体发布的信息
公共图书馆所储藏的资料及提供的关于物业市场的资料
第8条 信息筛选、确定目标项目
1． 信息筛选、汇总。市场拓展专员对所收集到的项目相关信息按照准确性、时效性、可靠性的原则进行分析、筛选、汇总，并上报市场拓展主管。
2． 确定拓展目标项目。市场拓展主管根据拓展专员汇总的项目信息进行分析，考虑其是否符合物业公司项目拓展的总体目标，并考虑合作的可能性，最终确定市场拓展目标项目，并上报市场拓展部经理审核、总经理审批。
第9条 掌握拓展项目相关信息
1． 市场拓展主管在部门经理对项目审批通过后，安排部门优秀的市场拓展专员对拟拓展的物业项目相关的各种情况进行详细调查，具体调查内容如下表所示。
物业项目情况调查表
调查对象
调查内容

开发商
政府开发商
各地区政府对物业管理的重视程度、是否有地方保护主义思想等
房地产开发商
资质和资历、开发项目数量、项目质量、品牌知名度

物业项目
位置、价格、配套、项目质量、交通状况、城市规划、项目规模、朝向、外观、室内装饰、环保、户型设计、销售情况、停车位数量、物业管理
业主/物业人
收入水平、文化水准、安全需求、环境需求、服务需求、精神需求、物业保值
竞争对手
从事物业管理时间、管理规模、管理物业的结构类型、专业化程度、综合因素
2． 在调查竞争对手前要了解竞争对手是优劣，由市场拓展主管指定竞争对手作为参照物进行调查，根据本物业公司目前现有状况或预期目标进行比较，要从多方面尽可能全面掌握项目信息，了解开发商的实力和主要目的。
3． 市场拓展主管根据调查、分析后所得出的结果来确定是否接手，以及采取哪种方式接手。
4． 明确项目拓展目标后，市场拓展主管组织相关人员进行实地考察，为投标方案构思打下基础。
第10条 制定项目方案、投标书等文件
1． 市场拓展部经理组建投标决策小组，挑选项目方案、项目负责人、标书编写人员，对编写人员进行合理分工，相互协作撰写标书，审查后，报总经理审批。
2． 投标书的主要内容包括以下13个项目。
（1） 综合说明目标物业概况
（2） 本公司概况、经营管理过的物业项目。
（3） 对目标物业投标的意图。
（4） 对目标选择的管理模式。
（5） 物业管理经营宗旨、方针、内容。
（6） 对目标物业进行管理的组织架构及人员编制。
（7） 管理、技术、操作等各类人员的培训。
（8） 目标物业管理服务费用测试。其测试内容主要包括五点，如下表所示。
物业服务费用测算内容表
费用测算项目
具体内容
1．前期介入发生的费用
办公设备购置费、清洁设备购置费、安全保卫设备购置费、绿化设备购置费、工程设备购置费、通信设备购置费、商务设备购置费等
2．第一年度物业服务费用
管理服务人员的工资、福利费、办公费、绿化清洁费、培训费、招待费、邮电通信费、维修费等
3．物业所具有的各项经营项目的收入预算
各项收入、利润分配等
（续表）
4．年度能源费用
包括水费、电费等
5．年度经营管理指出费用
人员费用、办公及业务费、维修消耗费等
（9） 目标物业的前期介入。
（10） 建立的目标物业管理的各项规章制度，主要包括业主管理制度、岗位责任制度、内部管理运作制度、服务管理制度等。
（11） 各项管理承诺，包括管理指标的承诺、无偿便民服务措施及社区文化的开展等的承诺。
（12） 提高物业管理服务水平的新设想。
（13） 我公司愿意承受的相关奖惩，即向开发商（或业委会）承诺自己有能力、有决心管理好该物业，并表示如果管理不好愿接受惩罚。
3． 编制投标书时应遵守下列要求。
标书内容要有针对性、可操作性，要体现本公司的优势和专业水平，顺应该小区业委会的医院，标书的文字要言简意赅、真诚可信。
第11条 投标答辩
1． 项目负责人在招标答辩前，应做如下准备工作。
（1） 分析评委可能提出的问题，做好答辩提纲。
（2） 准备一些能体现公司物业管理特色的资料。
（3） 对竞争对手进行深入调察分析，充分了解其优劣势，并对比己方的优劣势。
（4） 自行模拟训练，主要是对陈述提纲、答辩总结及答辩人对仪表、声音、动作等进行训练，及时发现问题及时纠正。
2． 现场答辩，由项目负责人根据答辩流程进行人员组织、安排，并对突发状况进行稳妥性处理。
第12条 接待物业项目考察事宜
1． 成为中标候选方后，进行考察准备
公司成为中标候选方后，部门经理英语相关部门经理进行沟通，做好招标方考察仟的准备工作。市场拓展专员制定《项目考察接待有关事项》并告知相关部门进行了解，以便中标方进行暗访考察时能给柒刘霞良好的印象。
2． 项目考察接待
项目负责人在了解中标方具体考察时间后，进行相关工作安排，避免突发事件发生；热情迎接招标方来访，陪同柒参观、考察。
3． 考察后的总结
市场拓展主管与项目负责人对考察结束后客观地进行工作总结，明确整个项目考察过程中所反映出的问题，并提出具体的解决措施来改进。
第13条 签约
项目负责人与招标方进行具体事项谈判，并将谈判结果上报市场拓展主管，市场拓展主管对其进行判断是否应该签约，并上报部门经理，部门经理审批通过后，根据谈判结果，明确双方的权利与义务后，与开发商或委托方签订合同，包总经理审核。
第4章 附则
第14条 本办法由物业公司市场拓展部负责制定、修订补充与解释。
第15条 本办法报总经理审批后，自 年 月 日起实施。
1.2.2物业接管实施规程
以下是ＸＸ公司的物业接管实施规程，供读者参考。
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第１条 目的
为规范物业接管工作，确保接管工作完善、平稳、高效，特制定本规程。
第２条 适用范围
适用于物业管理部对外物业接管工作。
第３条 管理职责与分工
１． 公司总经理负责物业接管工作的组织、安排。
２． 公司接管小组具体负责一句本规程实施物业的接管工作。
第４条 物业接管工作流程
物业接管工作流程如下所示。
１． 总经理同发展商签订物业委托管理合同。
２． 总经理下令筹备项目物业管理处。
３． 总经理下令组建物业接管验收小组。
４． 进行物业的接管验收。
５． 对接管验收的问题进行整改。
６． 钥匙移交。
７． 移交管理用房。
８． 物业管理处进驻物业。
９． 发展商移交商业用房。
１０．发展商移交公共设施维修基金。
１１．发展商提供《住宅使用说明》和《质量保证书》。
１２．开通相关设施使用。
１３．开始进入正式管理。
第５条　接管验收程序要点
接管验收程序的要点如下所示。
１． 签订《物业管理委托管理合同》
（１） 按照现行物业管理法规的规定，在房地产开发建设完毕后业主管理委员会尚未成立前，发展商可以自己选择物业管理公司来接管已建成并通过竣工验收的物业。已成立业主管理委员会的物业项，由业主管理委员会依照法规选择委托物业管理公司接管物业。
（２） 委托接管物业，发展商（或业主管理委员会）应当与选择的物业管理公司签订《物业管理委托合同书》。
（３） 当物业管理公司同发展商达成一致时，公司总经理应当同托管方签订好正式的《物业管理招商合同》。
２． 筹备物业管理处
《物业管理委托合同》签订后，总经理应立即下令筹备接管项目物业管理处。物业管理处的筹备工作包括以下内容。
（１） 确定物业管理处的组织架构和岗位设置。
（２） 结合接管物业的实际情况确定管理处的员工定编。
（３） 任命管理处经理／副经理、管理处各部门主管／副主管。
（４） 向社会公开招聘一部分员工，初步达到定编。
（５） 全方位、高密度地进行员工培训。
（６） 提前派各专业业务骨干进入接管物业跟踪工程的收尾竣工和设备安装调试工作，为接管验收和日后管理做好准备。
３． 编制管理方案
依照所接管物业的特点和实际情况编制《物业管理方案》，方案阿虎要确定以下事项。
（１） 物业管理服务费的收费标准和收费方案。
（２） 物业管理前期固定资产投入明细和流动资金额度。
（３） 物业管理水、电、气、电话、有线电视的收费方案（代收代缴方案）。
（４） 保安、消防的具体管理方案和成本指标。
（５） 清洁管理方案和成本指标。
（６） 园林绿化管理和成本指标。
（７） 水电维修保养管理方案和成本指标。
（８） 公共事务管理方案和成本指标。
（９） 内部控制管理方案和成本指标。
（１０） 同公司签订目标管理责任书。
４． 接管验收
在物业开发建设竣工验收完毕具备入住和接管条件时，公司总经理应适时组建物业接管验收小组对接管物业进行详细的验收。对房屋进行验收时，应严格按照《房屋接管验收标准》进行并填制“房屋接管验收表”，格式如下表所示。
房屋接管验收表
物业名称

房号

时间
年　　月　　日
电气类
电源箱
电表
接线盒
灯具
开关
插座
排气扇
门铃

详情记录

建筑类
大门、房门、落地门、猫眼、门锁等
墙面
天花
地面
窗户窗台
衣柜橱柜
镜子
毛巾架
阳台
护栏
楼梯

详细记录

给排水类
浴缸、洗手盆、
花洒、链堵等
座便器
水箱配件
热水器
给水管
表阀
洗菜盆
水龙头
地漏
单元门

详情记录

居家
报警
系统
键盘
门磁
紧急按钮
煤气报警器
红外探测器
保安对讲

详情记录

其他
排烟管道
煤气灶
煤气管
消毒柜
抽油
预留部位
室内

详情记录

水表对号

电表对号

燃气表对号

问题整改情况

复查人： 年 月 日
甲方代表：

日期： 年 月 日
乙方代表：

日期： 年 月 日
物业代表：

日期： 年 月 日
5.解决接管验收过程中出现的问题
（1）对于接管验收出现的问题，公司总经理应当积极协助接管验收小组与发展商（或业主管理委员会）协商，迅速解决问题。
（2）在接管物业未发现重大质量或其他方面的问题时，公司总经理应当同意发展商（或业主管理委员会）对物业进行移交。
6．钥匙移交
物业管理公司项目管理处将发展商提供的楼宇全套钥匙逐一检查登记在“钥匙移交一览表”中，如下表所示，然后由移交双方签字确认。

钥匙移交一览表
序号
钥匙编号
钥匙名称
数量（把）
移交人签字
接收人签字
备注
01

02

03

…

备注

移交签字
发展商/业主委员会代表
物业公司代表

年 月 日

年 月 日
7．全面接管，签收《物业移交清单》
项目管理处将接管小组的验收清单和实物逐一登记接受后，公司总经理同发展商（或业主管理委员会）签收《物业移交清单》。
8．签订《物业移交书》
公司总经理在完成上述工作后，同发展商签订《物业移交书》，同时指令物业管理处做好业主的入住准备工作，向业主发出《入住通知书》。物业移交书如下表所示。

物业移交书
物业名称

开工日期

竣工验收日期

接管验收日期

建设单位

设计单位

施工单位

监理单位

占地面积

建筑面积

移交内容
房屋产权清册
份 张
供水供电合同
份
配套设施/设备/场地/房屋产权清册
份 张
住宅质量保证书和住宅使用说明书
份
移交顾客房屋钥匙
把
土地使用证出让证明
份
移交管理用钥匙
套
地界界桩放点报告
份
小区规划图
张
建筑用地规划许可证
份
竣工总平面图
套 张
建筑工程规划许可证
份
单体建筑竣工图
套 张
建筑物命名、更名审批资料
份
单体结构竣工图
套 张
施工许可证
份
单体设备竣工图
套 张
建筑执照
份
给排水竣工图
套 张
工程竣工验收备案证明
份
电气竣工图
套 张
工程规划验收合格证明
份
绿化竣工图
套 张
消防验收合格证明
份
室外地下管网竣工图
套 张
环保达标验收合格证明
份
（续表）
移交内容
道路、停车场竣工图
套 张
电梯（扶梯）合格证证明和准用文件
份
户型平明图及水电线路图
套 张
民防工程竣工验收合格证明
份
设备订货合同、合格证、随机使用说明书、检验报告、随机用工具清单
套
燃气工程竣工验收合格证明
份
所有设施设备安装、测试、验收记录
套
隐蔽工程等竣工验收合格证明
份
售楼资料及规划要点
份

移交意见：

移交单位签名（盖章）：
接收意见：

接收单位签名（盖章）：

第６条 本规程由总经理办公室负责解释、补充。
第７条 本规定自 年 月 日期实施。