集装箱班轮船舶代理港口现场代理业务流程NEW.doc

集装箱班轮船舶代理港口现场业务流程一、船舶代理的概念及集装箱班轮代理的业务范围（一）班轮船舶代理的概念1、船舶代理的概念船舶（或船务）代理是指船舶（或船务）代理公司或代理人接受船舶所有人（船公司）、船舶经营人、承租人的委托，在授权范围内代表委托人（或被代理人）办理与在港船舶有关的业务，提供有关的服务或进行与在港船舶有关的其他法律行为的代理行为。2、船舶代理人接受委托人的授权，代表委托人办理与在港船舶有关业务和服务，并进行与在港船舶有关的其他法律行为的法人或公民，则是船舶代理人。3、集装箱班轮班轮运送又称定期船运送，是指船舶按照规定的时间表（船期表）在一定的航线上，以既定的挂靠港口顺序，经常地从事航线上各港间的船舶集装箱运送业务。（二）集装箱班轮船舶代理的业务范围1、办理船舶进出港口和水域的申报手续，联系安排引航、靠泊。2、办理船舶、集装箱的进出口申报手续，联系安排集装箱装卸、堆存、理货、监装、监卸和船舶货舱检查，以及运送、拆箱、装箱、清洗、熏蒸和检疫。3、洽办船舶检查、修理及燃料、淡水、伙食、物料等的供应。4、洽办集装箱的修理、检查、交接、转运、收箱、发箱、盘存等。5、联系海上救助、洽办海事解决。6、代办船员护照、领事签证，联系申请海员证书，安排船员就医、调换、遣送、参观游览。7、转递船用备件、物料、海图等。8、提供业务征询和信息服务。9、委托人在委托代理协议中委托经营、承办的其他业务。二、船舶代理关系的建立（一） 签订长期的船舶委托代理协议1、建立长期代理关系集装箱船舶班轮公司根据航线规划和船舶营运的需要，在船舶靠泊的港口为自己选择适当的代理人，通过一次有效的长期委托的方法，委托船舶代理人照管到港的本船公司所有所有船舶的业务，并签订长期代理协议（或协议），建立长期代理关系，称为长期代理。就集装箱班轮运送而言，由于船舶航行在固定的航线上，经常往返于航线固定的挂靠港之间，所以不需要按船逐航次委托。代理关系一经建立，只要没有发生协议或协议所规定的可以成为终止长期代理关系的事项，代理关系就可以一直继续保持下去。2、船舶代理协议或协议的重要条款（1） 委托人应提供达成该港口的船舶规范给代理人。（2） 委托人应提前提供应代理人挂靠港口的船期表。（3） 委托人应将船员名单和运送协议或提单以及其他委托的事项寄给或其他方式按协议规定期间传递给代理人。（4） 委托方或船长应在船舶到港前约定的时间将船舶确切到港时间电告代理人，若船舶到港时间有变更应随时告知。（5） 双方应约定各项费用的结算方式、结算日期。（6） 双方之间的各项往来业务、委托业务项目，以及互相权利和义务。（7） 协议的履行、变更、补充和终止条款。（8） 协议争议的合用法律和解决方式。（9） 协议的生效日期、有效期、延续等条款。 （10）其他条款，例如，信息传递方式。 （二）第二委托方代理 委托人一般是指提出委托，并负责结算船舶港口费用的人。除此之外，对于同一艘船舶规定代办有关业务的其他委托人均称为第二委托方。第二委托方可以是船方、承运人或其他有关方。 假如承租人通过租船来从事集装箱班轮运送，承租人就是委托方。假如同时船舶所有人也规定代理人为他办理业务，则船舶所有人就是第二委托方。 代理人与委托方以外的有关方建立第二委托方代理关系时，也必须由第二委托方的委托人提出书面委托，并签订委托代理协议（或协议）。否则，就没有第二委托方。 代理人与第二委托方签订委托代理协议的条款由双方协商拟定，并应具有协议的必备条款。 （三）委托人和代理人的责任和义务 1、委托人的责任和义务 （1）委托人应及时给予代理人明确具体的指示。除按照委托代理协议（协议）约定办理的事宜外，委托人规定代理人要做的事项，必须及时给予明确具体的指示，以便代理人凭以执行，特别对代理人征询某项工作的解决意见，委托人必须及时答复。假如由于指示不及时或不妥而导致工作损失，代理人则不承担任何责任，此责任由委托人承担。 （2）支付代理佣金。委托人必须按事先约定支付给代理人佣金，作为对代理人所提供服务的报酬。 （3）支付费用和补偿。委托人必须支付代理人由于办理委托代理业务和事项而发生的有关费用。 2、代理人的责任和义务 （1）根据委托代理协议（协议）约定和委托人的指示负责办理委托事项，必须在委托人授权范围内行事。假如违反这一规定而给委托人导致损失，代理人应自行负责。 （2）向委托人如实报告一切重要事宜。在代理工作中，代理人向委托人提供的情况和资料必须真实。假如任何隐瞒或提供的资料不实而给委托人导致损失，委托人有权向代理人追偿并撤消代理。 （3）负保密义务。代理人不得把代理过程中得到的保密情报和重要资料向第三者泄露。 （4）如实向委托人报帐。代理人在进行代理业务过程中产生的一切费用应提供对的的账目，对特殊费用和开支应事先征得委托人的批准。 （四）接受委托代理的程序 1、审核委托代理协议具体内容 签订具体的委托代理协议，一方面要审核委托代理协议的内容。 （1）查明船舶国籍，熟悉船舶的国籍特点； （2）明确委托代理的项目和船舶代理的任务； （3）了解船舶规范：船名、国籍、总吨、净吨、载重吨、箱位数、每厘米吃水吨、长度、宽度、呼号、船舶代码、卫星电传号、传真号、舱口数、舱容、船级社、建造年份、舱口尺寸及位置，以及其他也许影响船舶靠泊、装卸作业的设备等； （4）船舶所载集装箱货品特点：是否可装载超长、超重、冷冻箱等特殊箱的情况； （5）采用谁家的提单，提单格式、条款，由谁签发等； （6）每航次是否需添购燃油、淡水、垫料，以及船员的伙食供应和船舶航次修理等内容； （7）船舶吨税执照期限及其他船舶证书情况； （8）需否检查检疫、船舶检查出证和换证； （9）假如船舶是租船，租船协议及重要条款，例如，起租、停租时间，以及地点、方式等； （10）船舶停泊其他港口的代理名称、通讯地址等。 2、告知船长发抵港时间、吃水等船舶动态及船员名单的联系、变动等内容。 3、拟定舱单内容及特殊规定，例如，委托方规定的信息联系方式，电报、电传、传真、电话，以及保函和需委托方的书面确认等。 4、费用的付款方式以及结算规定等。 5、接到特殊货品和对船代的特殊委托，特别应注意需事先与海事局联系，取得认可的委托内容。 6、委托方为租方时，如有备件、船员调换时，应取得委托方确认，贯彻费用；船方委托借支、备件、遣返船员的，应向船东索取费用或备用金，以及加收第二委托方代理费。 7、制订计划 （1）接受委托后，与港口、船长、码头洽定码头靠泊计划； （2）具体记录委托方名称、地址、电话、传真、船舶规范、来港任务、货品数量、装卸条款、备件托运、船员遣返、快件挂号、船员借支、加油加水等委办事项内容，供登轮业务员备查。 （3）如需要，必须对装卸超长、超重件等特殊货品的情况及时将超长、超重件的尺寸、重量报港口码头，制订使用特殊装卸设备或特殊装卸工艺的计划。 8、贯彻计划。 三、船舶抵港前的准备 （一）部门负责人或船务调度的业务 1、了解船舶的性质，明确委托代理关系，掌握船舶来港的任务。将船舶的名称、船籍、所属的船公司、船舶呼号、船长、船舶规范、船舶装卸情况。 2、了解掌握船舶来港动态，保持与委托方、船长联系，解决委托方和装货及其他关系方的往来函电。 3、制订船舶本航次的工作计划。在船舶到港前与港方商定靠泊时间，将靠泊时间、指定锚泊地点告知委托方和船长，并及时将船舶动态和变化情况告知港口有关单位。 4、电告船长有关港口规定和水道的变化情况，以及船舶引航、靠泊地点、装卸作业计划情况。 5、了解进口集装箱、货品和出口集装箱、货品的疏运和集中，以及港口对船舶作业准备的规定、变化情况。 6、保持与委托方、船方和各港的船舶代理人的联系，掌握来港船舶和港口有关船舶靠泊、作业计划的动态。 （二）船舶代理现场业务员业务1、提前向港口计划部门作船舶入境预报,贯彻好泊位、引水，并在码头登记，向海事局港监进行申报，来自国外的船舶向检查、检疫局传输“检疫报”。2、确切掌握船舶营运性能、来港任务、船舶抵港时的前后吃水、驶来港、开往港，以及船员情况；具体阅读与委托方、船长的往来函电，了解船舶的委办事项，如加油、加水、修理、借支等以做好内勤工作准备。 3、与船长通话,了解船舶动态、船员人数与更换情况、集装箱数，以及船长对其他代办事项的规定。 4.了解进口集装箱和货品情况及计划安排,注意出口货品的备货情况和发货人对集装箱货品装运的特殊规定，了解来港船舶受载的准备情况，并与有关方面联系，做好准备。 5.向委托方索取进口货运单证，涉及载货清单、提单副本（或电放）、货品积载图、集装箱箱位图等，通过传真或直接通过EDI传递给码头作业计划部门。 6、准备并填写船舶进港所需各种单证。（1） 填写“国际航行船舶进口岸申请书”（见附表1），送海事局和港口计划部门。（2） 准备进口货品的“危险货品清单”，填制“船舶载运危险货品申报单”，并了解出口危险货品，以备出口申报。（3） 准备进口货品的“进出口载货清单”（进/出口舱单）送到海关并确认输入海关船舶动态系统。（4）准备船舶进港后，向边检、海关、海事局、检查检疫局申报的各种其他单证。四、船舶抵港后的业务（一）船舶在锚地待泊期间的业务1、船舶到达锚地后，现场业务员应立即与船长取得联系，了解船舶锚位、抵港实际吃水，船上存油、存水情况，告知船长靠泊计划、锚地检疫时间、引水上船时间，同时向委托方发出到船电讯。2、将船舶下锚时间、锚位立即告知海事局和港口计划部门。3、及时安排检疫，将预先准备的“船舶吨税执照申请书”（吨税申请书）（附表2）、“船舶进境（港）申报单”（总申报单）（附表3)、“船员名单”（附表4）、“船员物品申报单”（附表5）和“船用物品申报单”（附表6）、“航海健康申报书”（附表7）、 “货品申报单”（附表8）、 “船舶进出口载货清单”（附表9）及其他所需文献、表格，准备靠泊后分别向边检、海关、海事局、检查检疫部门办理进口申报手续。（1）向边检申报：总申报单、船员名单、船员物品申报单和边封、并办理船舶入境告知书。第一次抵港船舶。需要首航表。（2）向海关申报：“进境（港）船舶报关单” （附表10）、“总申报单”、“货品申报单”、“船员物品申报单”、“船用物品申报单”、“船员名单”、“吨税申请书”，关封、船舶进出口载货清单（进/出口舱单），在海关登记，把单据装入海关信封，并注明船名、航次及日期。 （3）向海事局申报：“船舶概况报告单”（附表11）、“总申报单”、“货品申报单”、“船员名单”、“船舶港务费申报单”（附表12）、上一港的“离港证”、“船舶载运危险货品申报单”。 （4）向检查检疫申报：“总申报单”、“货品申报单”、“船员名单”、“航海健康申报书”、“船用物品申报单”、“国际航行船舶入境检疫申报书”（附表13）。4、业务员专人24小时值班，密切保持与船上联系，保证委托方和船方信息有效沟通。5、协助并掌握船舶在港修理、加油、加水、检修主机、船员调动等情况。6、进港靠泊计划拟定后，立即告知船长作船舶进港靠泊准备，以及引水员上船、起锚和作业时间，并向委托人和船公司报告船舶动态。7、对来自疫区的船舶要向检查检疫部门申报检疫手续；假如船长电告有烈性传染病，则要告知检查检疫部门，先进行检疫，然后再办理其他手续。8、根据委托方和船长的规定，及时安排在锚地进行燃料、淡水、伙食补给，或者船员调整、遣返、就医等事宜。（二）船舶在港作业期间的业务1、船舶从锚地引靠码头后，现场（外勤）业务员立即登轮，向船长核算靠泊时间、拖轮使用时间、引水员上/下船时间，告知船长船舶在港作业安排和预计离港时间，并向委托方发送船舶靠泊电。2、协助船长填写各种申请表格、单证，盖船舶印章，并询问船长航次规定，协助船长办理各种有关部门登轮的手续。将船到前收到的需要转给船长的有关电传、传真、信件交船长并规定签收。3、检查船舶有无有效的吨税执照，假如没有，需请船长填报“船舶吨税执照申报书”在本港购买。4、向船长索取进口货品单证，例如，进口货品舱单、装箱单、提单副本、船舶积载图、危险货品清单、大件尺码单。下船后复制所需份数分送本公司货运业务部门和港口有关单位。同时准备一套齐全的进口舱单，经船长核对签字后，交海关、检查检疫部门。5、把“船员名单”和边防“船舶出入境告知书” （外籍船员需要登轮证）交给码头门岗，并告知船长船上的船员可以下船，以便船员登陆。6、现场（外勤）业务员第二次登轮，把检疫部门出具的“船员出境健康表”、海关出具的“船舶出境日期证明书”、“船舶离港证”、“出口危险货品清单” 以及“TO CAPT档案袋”交给船长。记录船舶入境状态，逐项贯彻船长规定办理的事项完毕情况。7、对来港装卸出口货品和集装箱的船舶，将“出口货品装货清单”、“危险货品准装单”、“大件尺码单”等有关出口货品单证交给船长，供缮制“出口货品船舶积载图”使用。请船长签署各项已产生的费用单据，记录船长交办的事宜。8、协助船方办理委托方委托的一些特殊事项。（1）接受由船长签字的海事报告，连同航海日记摘抄和举证材料，于24小时内交给海事局有关部门备案和其他有关方。（2）假如船舶需要修理，应及早联系船厂，安排修船。假如维修主机、喷漆、明火作业须向海事局报备；需要排污油、污水须向海事局申报。假如需要船级社进行船舶检查时，要协助船长做好船检准备。（3）假如是期租船在本港还船交接，根据委托方规定及时申请检查和测油，并将检查证书和制作的还船证书一同寄委托方。9、现场（外勤）业务员天天要到港口码头现场了解有无移泊计划、装卸数量、作业班数和预计作业完毕的时间，将作业进度告知船长，并向委托方发港口作业动态报告。假如靠泊后不能准时作业，要了解因素电告委托方，同时与港方联系尽早开始作业。10、随时关注船舶装卸现场情况和也许发生影响作业正常进行的各种因素，对出现的问题，要及时联系船方、货方、港方，分析因素并研究措施加以解决，对重大的问题，要及时报告委托方。11、根据委托方的指示安排理货，向委托方说明集装箱船是强制理货。12、做好装卸时间事实记录。内容涉及船舶到达、装卸准备、装卸作业、装卸时间，因气象、船舶因素停工、船舶动态，以及熏蒸等特殊解决。记录时应注意：（1）事实记录要准确、真实；（2）掌握事实记录方法；（3）文字精炼、统一；（4）及时核对，做好签署。 五、船舶离港代理业务 （一）船舶离港前的业务 1、根据港方安排及时告知船长预计船舶装卸完毕时间和船舶开航时间，向委托方、船公司、下一挂靠港口代理发出船舶预离告知，船长做好开航准备，船舶离港前4小时提醒船员及时回船。 2、对卸进口货品的船舶，假如货品有残损、溢短单，船方与理货人员是否取得一致，船长是否已经签署。如有争议，应抓紧时间协商解决，以免影响开船时间。 3、对装载出口货品的船舶，随船单证是否已交船长签收，大副收据、提单、事实记录有无未经船方签署，代签提单有无船东的正式书面委托，各种费用单据，涉及“拖轮申请单”，汽车费用、修船费用确认单，船员就医申请单，遣返船员委托书等，是否都经船长签署了。 4、验船报告、更换证书、检查检疫报告、海事证明等，是否已送交船方，期租船舶停租或还船证书是否已经签字，存油、存水是否准确，如有争议，应迅速协商解决。 5、假如船舶在本港进行航次修船，应了解是否已完毕。注意所需加油、加水、伙食供应，需填购的物料，是否按规定办妥。 6、告知并协助船长填写有关出口单证，准备所需各种表格，涉及“出口载货清单”、“船舶出境（港）总申报单”（同附表3）、“国际航行船舶出境检疫申请书”（同附表13） 、“国际航行船舶出境自查报告表”（附表14） 、“危险货品清单”、“船舶出口载货运费清单”和其他需要的文献。 7、船舶出境向边检、海关、检查检疫局和海事局申报：（1） 向边检申报：“船舶出境总申报单” 、“出口自查报告” 、“船员名单”并办理“船舶出境告知书”。（2） 向海关申报：“出境船舶报关单”（附表15） 、“船舶出境总申报单”、“出口装货清单”、“出口载货清单”，并办理出境时间证明书。（3） 向检查检疫申报：“船舶出境总申报单” 、“出口货品载货清单” 、“船员名单”、“船员出境健康申报表” 、“船员出境健康卡” 、并办理“船舶出境健康表”。 （4）向海事局申报：“船舶出境总申报单” 、“出口载货清单”、“船舶载运危险货品申报单”（附表16）、“联系单”，并办理“船舶出境日期证明书”（附表17）和船舶“离港证”。 8记载船舶完货时间、开航时间、预计到达下港时间和离港时船舶前后吃水，船舶存油、存水以及在本港装卸集装箱的类型、数量以及吨数。9、假如委托方和船长规定本航次加滑油、加水可直接与燃供、水供通电话联系即可，但要掌握加油、加水的贯彻，以免延误船期；到边检办理船员出境应持有出境证明、出境登记卡和海员证，假如多人出境，船员必须亲自到边检，并注意海员证是否出境章有误，并注意保管。 10检查是否尚有未了事项，并向船长了解船舶离港后的通讯地址，如有必要，可向船长了解离港时船舶剩余舱容情况。开船前应办以下事项： （1）交船长签收各种文献表格、证书和随船货品单证； （2）请船长签署各种已产生的费用单据； （3）装出口货品的船舶，要将“出口载货舱单”交船长签字后到海关申报； （4）无载货出口的空放船舶，请船长向海关填报“出口无货载货舱单”； （5）将“装卸时间事实记录”交给船长签字确认； （6）记录船舶离港后船长需要办理的事项。 （二）船舶离港后应办理的事项1将船舶准确的开航时间、离港时的吃水、船上的存油存水情况、装卸集装箱的数量（40、20分别记录）、货品吨数、预抵下一港口的时间，以及在本港办理的特殊事项，电告委托方、船公司和挂靠的下一港口的代理。2、及时将本航次的船舶积载图、出口载货清单、提单副本和危险品清单传递给委托方和卸港代理，将随船单证及发货人随船文献经船方签收的“回执”交公司内有关部门，将“船舶准备就绪告知书”、“船舶在港装卸时间事实记录”，租船的船舶停租、还船证书和还船测油、货舱检查报告送寄委托人。3、将各种收费单据、证明和船舶在港发生的各项费用，整理汇总，连同所有原始单据转给结算或财务部门办理费用结算。船公司或委托方有备用金的船舶，将船方的退款、存款及时送公司财务部门记账，办理航次清账手续。并将船员就医、旅游、调换遣返船员等各项费用，作好记录，经整理后，连同原始单据送公司财务部办理结算手续。4、立即办理船长或船员委托交办或代发函件等未办事项。（三）作好航次小结1、在航次代理任务完毕后，要提醒结算部或财务部，迅速做出航次结算账单。2、召集本航次有关人员进行讨论，找出本航次船舶在港期间发生的问题，总结经验教训，并提出改善措施，以便不断提高船代工作质量，并要用文字写出航次总结报告。3、本航次有关资料的整理、汇总。（1）客户资料：将委托方的名称、通讯地址、电话、传真、EMAIL等联系方式，以及本航次委托方的特殊委托规定，反映的意见和建议等进行扼要记载。（2）船舶资料：根据船名和日期将委托函、船舶资料、货运资料、事实记录、申报单据、账单复印件等有关资料。4、建立船舶航次档案。按公司档案管理制度中业务档案第二十条规定整理归档。档案内应涉及：船公司的委托代理协议或函电、委托方和船东确认、单航次记录，办理联检手续后的各种单证、船舶积载图、提单副本、舱单、订舱委托、加油加水、靠泊、验舱申请、大副收据、装卸准备就绪告知书、船舶作业事实记录以及与委托方往来函电、传真等。附件一附 表 目 录附表1、国际航行船舶进口岸申请书附表2、船舶吨税执照申请书（吨税申请书）附表3、船舶进境（港）申报单（总申报单）附表4、船员名单（CREW LIST）附表5、船员物品申报单附表6、船用物品申报单附表7、航海健康申报书附表8、货品申报单附表9、船舶进出口载货清单（进出口舱单）附表10、进境（港）船舶报关单附表11、船舶概况报告单附表12、船舶港务费申报单附表13、国际航行船舶入境检疫申报书附表14、国际航行船舶出境自查报告书（出境自查报告）附表15、出境（港）船舶报关单附表16、船舶载运危险货品申报单附表17、船舶出境日期证明书