现代企业综合档案管理标准讲义样本.doc

综合档案管理标准

1998－××－××公布 1998－××－××实施
企业公布

企业管理标准
综合档案管理标准

1、专题内容和适用范围
本标准要求了综合档案管理标准和管理体制，档案搜集、档案判别、档案整理、档案保管、档案利用，库房、档案、销毁管理，图样更改、补充管理，档案图书借阅管理，档案统计工作管理措施。
2、引用政策要求
《中国档案法》
3、职责

4、综合档案管理标准管理体制
4.1综合档案管理包含生产、经营、科研、工程等各部门、各企业归本企业经理分工领导，由本企业办公室归口管理，并列入企业领导议事日程，作为考评企业相关领导人政绩一部分。
4.2本企业档案工作，实施统一领导，分级管理标准，本企业设综合档案室，配置专职档案人员，它是档案、资料贮存基地和利用中心，并负责监督、指导、统筹、协调、组织、管理本企业各部门、各企业档案、资料工作。各部门、各企业由责任人指定配置专、兼职档案员，负责档案、资料搜集、整理立卷、案卷管理。
5、综合档案搜集管理
5.1搜集范围
5.1.1产品生产方面：有产品设计、工艺、工装图样和技术文件、原材料检验、产品生产过程和生产调度工作过程中形成多种文件、材料等。
5.1.2经营销售方面：有企业经营决议和经营管理多种统计、文件、协议、协议等文件材料、市场经济信息、广告宣传和用户服务工作中形成文件材料等。
5.1.3设备仪器方面：有设备仪器图样和技术文件，设备仪器安装，调试和验收过程中技术性，凭证性文件材料，设备仪器运行、维修统计、设备改善、改装和报废文件材料等。
5.1.4技术管理方面：有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环境保护、科技情报等所形成多种文件材料等。
5.1.5科技研究方面：有科技研究准备、研究试验、总结判定、结果奖励，推广应用等各阶段工作形成计划、统计、汇报及技术性往来文件资料等。
5.1.6物资供给方面：有物资、原材料外协件采购、训存保管、供给和工具管理中形成多种文件材料。
5.1.7人事劳资方面：有定额、定员和劳动调配和劳动工资、安全生产、劳动保护等工作中形成多种文件材料，教育培训方面，有干部、职员教育和技术培训、人事文件材料等。
5.1.8财务管理方面（包含计划、财会、统计）：有财务管理中多种帐册、报表、凭证和文件等。
5.1.9工程提议方面：有工程依报性，基础性文件材料、工程设计、施工、验收等文件材料。
5.1.10声像实物方面：有产品、科研、设备、基建项目：市以上领导开临检验指导工作等重大活动、本企业重大活动所拍摄照片、录像（底片），录音、录像带，还有奖旗、奖状、奖杯、奖章、证书、奖品、赠品等材料。
5.1.11综合、后勤方面：办公用具和生活用具、用房、保卫治安、通讯设备、环境绿化等过程中所成文件材料。
5.1.12党、工、团、妇方面：在各项工作中形成文件材料。
5.2搜集时间
5.2.1凡生产、经营、设备、技术、计划统计、物资、劳动工资、工事保卫、教育培训、行政等工作中形成文件材料，由各部门、各企业兼职档案保管负责搜集整理立卷，经各部门、各企业责任人审定后，在第二年第一季度，向综合档案室归档。
5.2.2科研、工程建设，在工程或项目经过判定投产后，三个月内由部门指定专员负责，将档案材料整理立卷，由工程或项目责任人审定后，向综合档案归档。
5.2.3声像实物在各项活动后，由相关部门整理好随时归档。
5.2.4财务档案，要在第二年第二季度前，由财务部门负责立卷，装订成册，统好案卷目标，由财会部门保管十二个月后，由立卷人写好说明，再由部门责任人审定后，向综合档案室归档。
5.3文件材料搜集要求。
5.3.1搜集文件材料必需完整、正确、齐全、字迹端正禁用贺珠笔、铅笔，要用墨水书写，传真件必需做到立即复印、层次分明，符合其形成规律。
5.3.2搜集图样及技术文件要完整性审查签字程序实施。
5.3.3搜集文件材料中，应该将每份文件正件和附件、印件和定稿、批复和请示、转阅文件和原件、多个文字形成同一文件，不得分开，分别要立在一起，文电应合一立卷。
5.3.4不一样年度文件通常不得归入同一卷内,但跨年度请示和批复,归入复文年度内立卷,没有复文,归入请示年度内立卷，跨年度计划放在针正确第十二个月立卷。非诉讼案件放在结案年立案。其它文件材料立卷，按相关要求实施。
5.3.5搜集时，各部门、各企业应由兼职档案人员填写档案移交目录，一式三份，经综合档案室专职档案人员验收签章后，双方各执一份，另一份作检索用。
5.3.6产品试制订型，科研结果判定，基建工程完工验收，必需由档案部门参与。搜集文件材料完整、正确、统一。
6、档案判别
6.1多种文件搜集，按《档案法》要求和实际利用价值，编制档案保管期限表，档案期限分永久、长久、短期三种，由本企业主管副经理、专业技术人员和档案人员等相关人员参与判别小组确定。
7、档案整理
依据一定标准和方法，将经过判别材料，以档案材料分类为特征，装订成内容条理、系统专门案卷，并不停地对档案内容进行补充。
7.1档案分类
7.1.1档案分类就是依据档案材料性质、内容和名称等属性，把性质相同、内容和名称等属性，把性质相同、内容上互有联络集中在一起，不一样区分开来，使档案成为一个条理清楚、内容系统有机体系。
7.2档案技术加工
7.2.1在管理过程中形成部分材料，不仅其书写形式不符合，档案工作要求，而且其规格和外形也很不规则，作为档案不便于保留，所以在档案材料整理过程中必需进行必需技术加工，使其符合档案管理要求。
7.3档案材料排列、编目和装订
7.3.1档案材料排列就是将各类型材料根据一定次序排列起来，其作用在于经过排列，使每一份文件全部有一个固定位置，使之更条理、更系统地反应各类内容，更深入地表现分类作用。
7.3.2所谓编目就是编制目录。目录是所保管档案材料清单，是著录案卷或文件内容成份并按一定次序编排一览表。它对档案材料所在位置起固定和指导作用。
7.3.3装订是固定档案整理结果关键一环，必需做好。
8、档案保管
8.1凡国家正式同意或本企业主管副经理以上领导划定各项密级文件档案。凡本企业经营重大决议，关键科研结果、工程建设，产品工艺、底图、财务、人事、协议、协议书中提出保管部分，均属密级档案范围。
8.2凡查阅密级档案，须经本企业主管副经理以上领导同意后，限在档案室内查阅，不得复印或摘抄。
8.3由综合档案室统一保管文件材料，任何部门和个人不得私自提供赠予或出卖给外单位及个人，不得任意带出本单位，违者严厉处理。
8.4档案人员要严格实施保管纪律，对密级档案要关键保管，严格档案借阅手续，并不得随便谈论档案中秘密资料，以防失密，发觉泄密现象，按情节轻重，给予处理。
9、档案作用
9.1档案信息开发利用要关键服务于改善企业经营管理，提升产品质量、降低物资消耗和增加经济效益等方面。
9.2编制和交流档案资料目录，在内部逐步实施扩大开架范围。
9.3在档案资料进行加工整理、汇编专题资料或编制产品科研结果，基建工程介绍，文摘和数据手册，图表手册，市场信息，用户反应，中国外同行生产情况介绍等。
9.4档案开发利用必需严格实施档案保密管理要求。
9.5档案利用是档案管理根本目标，综合档案室应编制必需检索工具（目录、索引、卡片）为查找利用发明条件，做到调卷快速正确。
10、库房、档案、销毁管理
10.1非档案管理人员不得私自进入库房。需要进入时，必需由档案管理人员陪同下方可进入。
10.2库内资料、柜架、设备必需摆放整齐、排列科学、不得在库内抽烟、饮食、喧哗及发生其它违反管理要求行为。
10.3库内应保持整齐、空气流通、光线充足、温湿度适宜、定时打扫卫生、在场地许可情况下，尽可能做到办公室、查阅室分开。
10.4库房保持做好七防(防火、防水、防盗、防光、防污染、防有害气体、防有害生物)。
10.5定时安全检验，发觉不安全原因，立即汇报并采取方法，消亡事故隐患，确保库房安全。
10.6要定时进行库藏档案清理查对工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质档案，要立即进入修补和复制，以延长档案使用期。
10.7坚持文明管理，档案分类清楚、检索明确，做到查阅调卷快速，归卷上架立即，确保卷本完整。
10.8对超出保管期限档案，由综合档案室定时列出清册，提出销毁申请，经判定小组经过，由本企业主管副经理同意，方可进行。并应报请保卫部门人员参与监毁。
11、图样更改、补充管理
11.1更改内容较小时，可直接在图画“杠改”、 “刮改”，应在更改处做“更改标识”。
11.2更改内容较多时，应另出新图替换，原来图样作废。新图列入原图样目录，而且注明新替换原图号。作废图样注明新图编号，依据需要另行保管。
11.3整个保管单位内图样作废，由新图替换时，应重新编制保管单位，而且注明保管单位编号。原保管单位标注新保管单位编号后，依据需要另行保管。
12、档案图书借阅管理
12.1综合档案是本企业生产、经营、科技、基建等活动中积累文件材料，是以后生产经营发展关键依据，是科技和设计工作必需条件，所以企业职员不得私自查阅。
12.2凡本企业人员，因工作需要，经企业副总经理以上同意，并办理登记手续，均可向综合档案室查阅。
12.3查阅档案只限室内查阅、查阅时不得任意更改、涂划、拆散、剪挖、转借、携带外出，如有违反，档案管理员有权停止使用，情节严重者，报请主管领导，严厉处理。
12.4归还档案时需经档案管理员检验无误后，方能签收。
12.5查阅档案确需外借（不包含密级档案），须经档案主管部门同意，通常限三天内交还，如需延期，要办理延期手续。
12.6借阅图书时，应办理借阅手续，当面清点，借期不得超出半月，科技图书仅供专业人员借阅，每人不得超出二本，借期半月，凡超期不补办手续者，一律停止借阅。
13、档案统计工作管理
建立健全现有库藏档案概况：档案资料开发利用概况。图样和技术文件更改情况。多种图样、文件资料复制情况。上级档案业务普查和年报。档案管理“五率”（归
档率、完整率、正确率、查准率、查全率）专业统计工作。
13.1建立健全档案归案，档案查阅，利用效果反馈登记，做好各类档案数量，档案利用人次，利用效果登记，各型号图样晒发单，图样技术文件更改等原始统计，确保专业统计数据正确、可靠。
13.2档案管理人员，应不停加强业务学习，明确档案统计范围和区划，如实填写登记，完善统计汇总，确保统计质量。
14、检验和考评
14.1本标准由本企业行政办公室归口管理，每十二个月进行一次全方面检验落实实施情况，并将检验结果写成总结，除报相关部门外，反馈给企管办。
14.2本标准实施情况，结合检验考评相关部门，相关人员部门工作标准及个人工作标准一并检验考评。

附加说明：
本标准由本企业企管办提出。
本标准由本企业企管办归口管理。