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药品生产企业物料管理全部流程模板.doc
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1、现有业务步骤 调研汇报 物料管理模块综述组织结构供给部组织结构:储运部组织结构:管理综述l 供给部供给部共有些人员四名,其中:经理一名,主管一名,员工二名。岗位职责以下:供给部经理:在生产副总领导下,负责整个部门采购业务、部门日常工作及供给商评定工作。采购主管: 在供给部经理领导下,帮助经理负责生产所用原辅包材具体采购和向两名员工分配共用物品采购业务,供给商评定过程中数据搜集整理。员工: 负责共用物品采购及部门临时工作。l 储运部储运部共有五十三名人员,其中:经理一名,主管三名,报关员一名,仓管员(含记帐员)八名,统计员一名,职员三十九名。岗位职责以下:储运部经理:在生产总监领导下,负责整个部
2、门日常工作。储运部主管:在供给部经理领导下,关键负责安排原辅、包装材料和成品接收、储存、发放工作。报关员: 关键负责企业进出口业务。仓管员: 负责原辅包装材料和成品接收和发放,而且填写对应统计和做月末报表。统计员: 负责成品当日出库和入库统计,共用物品收发统计工作。职员: 负责仓库全部物料和成品转运和装卸。l 其它业务相关部门设备部、财务部及生产部主数据描述 l 物料主数据现在股份所使用物料共分为五种类型:1. 包装材料(21个品种)2. 原辅材料(其中中药材有板有眼6个品种,化学原料有20个品种)3. 宣传品及促销品(指即可用于生产或用于促销宣传材料,现有100个品种)4. 成品(21个品种
3、)5. 共用物品(含低值易耗品、劳保品、化玻品、机物耗及五金配件)l 物料编码范围:物料类型编码范围成品10000 19999半成品0 29999原料、辅料30000 39999包装材料40000 79999宣传品及促销品80000 89999共用物品低值易耗品10000000 19999999劳保品0000 29999999化玻品30000000 39999999机物耗40000000 49999999五金配件由设备部自行编制及管理l 供给商主数据i. 现在股份供给商分以下四大类:1. 中药材(1家)2. 辅料(15家)3. 包材(26家以上)4. 共用物品(3家较为固定,其它常常变动)ii
4、. 股份现无任何供给商编码管理系统。l 货源清单主数据现在太太股份所使用物料依据类型不一样,货源也不相同:1. 包装材料和宣传品及促销品一个物料有两家供给商供货2. 原辅材料中药材:一个物料只有一家供给商供货3. 共用物品货源不固定l 价格主数据1. 每十二个月供给部对每种物料进行一次招标,以制订整年指导价格。年中依据市场价格变动对物料进行对应价格调整。同一物料含有一家或多家供给商,但价格完全相同。2. 全部物料采购价格均为到厂价格。其价格由两部分组成:材料价及材料进项税。3. 付款方法有两种:月结(共用物品)及60天(其它物品)。l 供给商评定现在股份已制订了完善供给商评定制度,包含供给商准
5、入及信誉度两个方面。1. 供给商准入机制关键指标为:报价及上十二个月供给商信誉度分数及硬件设施情况。2. 供给商信誉度机制每个月对供给商交货期、物料质量及物料使用情况进行评选并打分,实施末位淘汰制。关键问题/需求 1. 部分库存物料库存信息反应不立即。2. 对供给商实际交易评定不立即(如供给商交货期、质量情况、生产使用情况等),只有在月末时对供给商进行评定。3. 多种物料采购订单实施情况跟踪查询繁琐,造成各部门无法正确了解订单实施情况。4. 多种物料采购价格历史统计查询繁琐。5. 储运部和业务相关部门之间信息交流不立即:如库房未依据采购订单收货,库房不能立即了解各部门申领数量和报批数量是否相符
6、。6. 无法立即对库存物料进行有效控制,如库存金额、使用期及其它分析指标(ABC分析)等。7. 多种原辅包材安全库存量现在还未完全定义。相关报表/单证 l 相关单证编号单证名称1生产计划2采购计划3采购订单4协议审批表5共用物品采购计划6辅助材料入库单7偏差处理单8不合格品处理反馈单9原辅包装材料接收单10原辅包装材料接收单11付款申请书12购置设备申请汇报13招标申请审批表14标书评审统计15采购订单16设备开箱点收单17设备安装验收汇报18固定资产异动单19包装材料补(退)料单20不合格成品台帐21原辅、包装材料总帐22宣传品、促销品检验统计23偏差处理单24发货通知单25原辅料称量统计2
7、6药品购进统计27原辅、包装材料外观检验统计28不合格原辅、包装材料台帐及处理统计29合格证30原辅、包装材料分类帐31原辅、包装材料库存货位卡32库存物料台板卡33成品库存货位卡34成品台板卡35限额领料单36原辅包装材料接收单37包装材料批料卡38产品退货统计39退货申请表40退货及接收处理单41退货通知单42不合格品处理反馈单43成品总帐44成品入库单45入库单l 相关报表编号报表名称1协议台帐2供给商档案3供给商供货统计4协议审批表5共用物品采购计划6辅助材料入库单7偏差处理单8不合格品处理反馈单9原辅包装材料接收单10原辅包装材料接收单11付款申请书12购置设备申请汇报13日发货和库
8、存汇报14宣传品、促销品月报表15原辅材料综合月报表16辅助材料各部门领用统计表17月各部门共用具领用明细表18月成品报废表19月零售统计表20月送礼.抽检统计表21月末库存成品-盘点表22仓库红字出库月统计表23月成品入库统计表24月仓库成品出库月统计表25月平衡表相关现有步骤清单 步骤名称步骤编号原辅料、包装材料采购AI-MM-010共用物品采购AI-MM-020退货至供给商AI-MM-030外协加工采购AI-MM-040采购发票校验AI-MM-050固定资产采购AI-MM-060原辅包材及宣传促销品收货AI-MM-070成品收货AI-MM-080共用物品收货AI-MM-090成品发货(对
9、分部库存及用户)AI-MM-100原辅包材及宣传促销品发货(对生产需求)AI-MM-110共用物品领用AI-MM-120车间退货(合格品/不合格品)AI-MM-130成品退货(从分部到总部)AI-MM-140成品及原辅、包装材料、中间品报废AI-MM-150运费支付AI-MM-160盘点步骤AI-MM-170系统功效实现范围 主数据管理 供给商 物料 货源清单 信息统计采购订单管理 采购申请处理 采购订单处理 采购申请及订单审批策略 外协加工订单处理 发票校验库存管理 采购订单收货 无采购订单收货 生产订单收货 物料在库位间转移 物料领用 成品发货物料管理信息系统 相关物料采购及库存情况系统报
10、表业务蓝图步骤设计清单 步骤编号步骤图名TB-MM-010主数据维护步骤(MM模块)TB-MM-020标准采购步骤TB-MM-030固定资产采购步骤TB-MM-040委外加工采购步骤TB-MM-050对采购订单收货步骤TB-MM-060无采购订单收货TB-MM-070物料状态转换步骤TB-MM-080物料在不一样库位间转移步骤TB-MM-090物料领用步骤TB-MM-100对生产发料步骤TB-MM-110退货步骤TB-MM-120盘点步骤TB-MM-130发票校验步骤555日-共用物品采购本步骤关键描述了共用物品采购过程。相关岗位职责分工l 质保部:提供化验用具需求计划,由部门经理审核,储运部
11、复核,主管副总审批。l 储运部:提供月劳动保护用具及低值易耗品需求计划由部门经理审核,报主管副总审批。l 设备部:提供月五金配件需求计划,由部门经理审核。报主管副总审批。l 供给部:依据相关需求计划进行采购。l 储运部:负责收货。l单据/报表 l 需求计划l 入库单问题分析此步骤不能立即反应采购员物品采购到位情况,全部要人工去查询才能了解采购任务完成情况,各部门投诉较多,物品价格不能长久稳定。步骤详述 步骤名称:共用物品采购(AI-MM-020)备注1、 质保部、储运部、设备部依据当月生产计划制订多种共用物品需求计划,需求计划包含:物品名称、规格、数量、品牌等,需求计划由部门经理审核、储运部复
12、核。主管副总审批,需求计划一式四联,第一联由需求部门存档,第二联交储运部,第三、四联交供给部。2、 供给部对全部需求计划进行量分配,将各部门不一样需求计划第三联交二名员工,第四联供给部存档,并在存档需求计划上填写采购员姓名方便追踪。材料退货本步骤关键描述了生产使用过程中出现不合格材料退货过程。相关岗位职责分工l 生产部:填写偏差处理单。l 质保部QA:进行质量确定。l 供给部:提出处理意见。l 质保部经理:对处理意见进行确定。l 储运部:依据结果作退货处理。l 财务部:进行冲帐。单据/报表 偏差处理单 不合格品反馈单 原辅包装材料接收单问题分析 步骤处理时间长,发觉问题要层层审批。 单据过多。
13、步骤详述 步骤名称:材料退货(AI-MM-030)备注1、 生产部在使用材料时发觉材料出现质量问题,由生产部操作工填写偏差处理单,并由班长、主管、经理进行确定。2、 质保部QA人员对此批材料质量问题进行确定,供给部、质保部经理也同时对质量问题进行确定。3、 偏差处理单填写完成后由生产部将此批不合格材料退至储运部,并开退货单。4、 储运部材料主管收到退货单后填写不合格品处理反馈单交供给部。5、 供给部填写不合格材料处理意见,并将反馈单交储运部材料主管。6、 储运部填写红色材料接收单,注明材料品名、数量批号交供给部。7、 供给部在红色材料接收单注明材料单价、金额交财务部。8、 储运部依据红色材料接
14、收单退货供给商并记帐。外加工采购本步骤关键描述了外加工物品采购过程相关岗位职责分工l 生产部计划员:负责制订生产计划,分发供给部。l 供给部计划员:依据生产计划制订采购计划。l 供给部经理:负责对采购计划同意。l 质保部:制订相关技术要求及加工工艺。l 供给部经理及计划员:下达加工订单。l 法律事务部:审核加工订单。l 财务部主管:对加工订单复核。l 生产副总对:加工订单进行审批。单据/报表 l 生产计划表l 采购计划表l 加工订单l 订单审批表l 订单台帐l 供给商档案步骤详述 步骤名称:外加工采购(AI-MM-040)备注1、 供给部计划员依据月生产计划、供给商应标价,结合产品需要物品需要
15、量及损耗率制订采购计划。2、 同意后采购计划由采购部经理或计划员结合储运部提供材料日报表扣减库存材料及未完成采购订单量进行筌订月外加工订单。同时质保部确定外加工订单技术要求和加工工艺。3、 外加工订单及技术要求、加工工艺由法律事务部进行条款审核。4、 财务部主管对外加工订单金额、付款方法进行复审。审批合格订单交供给商,由供给商按订单要求组织生产,并由质保部QA人员进行全过程监控。采购发票校验本步骤关键描述了对供给商发票进行处理过程。相关岗位职责分工n 供给部:负责对发票和材料接收单进行复核n 财务部:负责对供给部提供付款申请书和供给商发票进行复核单据/报表 材料接收单 付款申请书问题分析步骤详
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