荔湾区街道社区居委会档案综合管理分类方案样本.doc

荔湾区街道小区居委会档案综合管理分类方案

为加强我区小区居委会档案基础业务建设，促进小区居委会各项工作规范化，依据《广州市机关档案工作业务建设规范实施细则》，结合我区小区居委会工作实际，制订本方案。
一、分类标准
1、档案分类以小区居委会所形成全部档案为对象，依据档案内容和载体形态特点进行分类，便于科学管理和开发利用。
2、小区居委会综合档案室档案分为文书、声像、实物、基建等四大类，大类采取英文字母作代号，大类以下属类用阿拉伯数字作代号。
二、类别设置
1、文书档案（代号A）
2、基建档案（代号B）这类依据实际情况设置
3、声像档案（代号G）
4、实物档案（代号K）
三、案卷（件）号编制方法
1、文书档案：按文件形成时间次序，以件为归档单位整理归档。按年度——类别(党务工作、行政工作等)——保管期限（永久、长久、短期）编制1个流水号，每十二个月断号。
A——1
件号次序号
大类代号（文书档案）
2、基建档案：按每一项工程完工验收后整理，编制流水号。
B——1
案卷次序号
大类代号（基建档案）
3、声像档案：按属类分别编制流水号。
照片底片：G1 正片：G2 录音（像）带：G3 磁盘：G4光盘：G5
（1）照片底片：按形成前后编大流水号
G1——1（1）
每张底片次序号
案卷排列次序号
属类代号（底片类）
（2）照片正片：分别以建设面貌、人物、业务活动、荣誉实物四类整理，按形成时间前后编流水号。
G2.1——建设面貌类
G2.2——人物类
G2.3——业务活动类
这类可依据工作实际，按线再分为：
G2.3.1党务行政工作类；G2.3.2调解、治保工作类；G2.3.3人口、计生工作类；G2.3.4民政工作、小区服务类；G2.3.5文、教、体、卫工作类。
G2.4——荣誉实物类
G2.1————1（1）
每张照片次序号
案卷排列次序号
二级属类（如：建设面貌类）
属类代号（照片正片类）
（3）录音（像）带：按形成时间前后编流水号。
G3——1
案卷排列次序号（第1盒录音（像）带）
属类代号（录音（像）带类）
（4）磁盘：按形成时间前后编流水号。
G4——1
案卷排列次序号（第1张磁盘）
属类代号（磁盘类）
（5）光盘：按形成时间前后编流水号。
G5——1
案卷排列次序号（第1张光盘）
属类代号（光盘类）

4、实物档案：按实体形成时间前后次序，以可折叠和不可折叠二类分别编制流水号。
K1：可折叠实物档案；K2：不可折叠实物档案
K1——1
案卷排列次序号
大类代号（实物档案）

小区居委会文件材料归档范围及保管期限

1、党务工作
1.1、小区党支部工作手册（包含会议统计、党员名册）（长久）
1.2、党支部书记、委员任免批复（长久）
1.3、党支部工作计划、总结（长久）
1.4、组建小区党支部材料（长久）
1.5、党员组织关系转入、缴纳党费及党支部基础情况统计（长久）
1.6、特困党员、特困职员家庭登记材料（短期）
1.7、党员电化教育登记册（短期）
1.8、优异党支部、优异党员、党务工作者材料（短期）
1.9、培养及发展新党员材料（短期）
1.10、支部开展各项活动材料（短期）
2、行政工作
2.1、本小区建立、撤并、调整、更名文件材料（永久）
2.2、本小区区域平面图、概况（小区基础情况、介绍）（永久）
2.3、小区居委会居民常住户口登记册（永久）
2.4、换届、选举批复、结果、公布统计汇报书等材料（长久）
2.5、小区居委会组员及专职人员、聘用人员名册（长久）
2.6、小区居委会年度工作计划、总结、大事记（长久）
2.7、小区居委会各项工作管理制度、条约、居民自治章程（长久）
2.8、创建文明示范、特色小区材料（长久或短期）
2.9、小区居委会会议统计（短期）
2.10、小区居委会组员分工（短期）
3、综合治理工作
3.1、治保工作手册（长久）
3.2、治保网络、帮教人员、帮教对象、在押人员名册（长久）
3.3、居委会综合治理工作计划、小结（短期）
3.4、小区治安情况登记薄（短期）
3.5、小区治安整改工作登记薄（短期）
3.6、小区治安会议统计薄（短期）
3.7、小区治安外调接待登记薄（短期）
3.8、小区治安安全检验登记薄（短期）
3.9、暂住外来人员管理登记薄（短期）
3.10、创建“安全小区”手册（短期）
3.11、刑释解教人员安置帮教工作月报表（短期）
3.12、小区治保会关键工作情况月报表（短期）
3.13、荔湾区出租屋外来暂住人员管理服务中心统计月报表、登记册（短期）
3.14、出租层治安管理材料（短期）
3.15、港、澳、台华侨人员临时住宿登记册（短期）
3.16、地域小区治安综合治理目标管理责任书（短期）
3.17、小区火灾隐患记录表（短期）
3.18、群防群治工作材料（短期）
3.19、综合治理方面材料（短期）
4、调解工作
4.1、小区调解纠纷登记薄（短期）
4.2、小区调解人员花名册（短期）
4.3、调解统计及回访统计（短期）
4.4、普法活动材料（短期）
5、民政工作
5.1、民政对象汇总表，民政对象记录表（长久）
5.2、军烈属、伤残军人名册（长久）
5.3、广州市老人优待证记录表（长久）
5.4、街道托管退休人员情况记录表（长久）
5.5、孤寡老人、小区救助困难户名册（长久）
5.6、小区精神病人、残疾人情况登记册（长久）
5.7、民间组织材料（长久或短期）
5.8、民政工作计划小结（短期）
5.9、小区拥军优属服务小组名册（短期）
5.10、小区服务志愿者名册（短期）
5.11、便民利民工作材料（短期）
5.12、小区服务活动相关材料（短期）
5.13、优抚对象座谈会统计（短期）
5.14、小区精神防治康复材料（短期）
5.15、小区精神病防治康复领导小组人员名册（短期）
5.16、小区精神病人随防登记册（短期）
5.17、小区殡葬管理工作会议统计、情况记录表、计划目标责任书（短期）
5.18、死亡人员一览表（短期）
5.19、红、白事理会会员名册（短期）
6、人武工作
6.1、退伍、转业军人情况记录表（长久）
6.2、适龄青年兵役登记册（短期）
6.3、应征（预征）公民兵役登记花名册（短期）
6.4、兵役登记各项材料（短期）
7、计生工作
7.1、独生儿女保健费名册（长久）
7.2、小区计划统计“四大变动”册（长久）
7.3、广东省计划生育服务证记录表（长久）
7.4、户籍人口计划生育统计报表（长久）
7.5、小区计划生育协会工作统计（短期）
7.6、无业育龄落实“四术”报销登记签收册（短期）
7.7、广东省《流感人口计划生育证实》申请表（短期）
7.8、出租屋计划生育签约登记册（短期）
7.9、外来人口育龄生育信息联络单（短期）
7.10、流感人口计划生育统计表（短期）
7.11、流出人员计划生育汇总表（短期）
7.12、流出人员办理《流感人口婚育证实》登记册（短期）
7.13、流入人口计划生育情况记录表（短期）
7.14、用工单位、商铺流感人口计划生育管理责任书（短期）
7.15、出租屋计划生育管理责任书（短期）
7.16、流感人口“三同一”管理材料、育龄妇女登记册（短期）
7.17、育龄妇女情况（短期）
7.18、无业育龄落实“四术”报销登记签收册（短期）
8、卫生环境工作
8.1、卫生工作计划、小结（短期）
8.2、60岁以上老人、关键人群登记册（短期）
8.3、初级卫生保健材料（短期）
8.4、环境保护工作计划、小结（短期）
8.5、爱国卫生工作统计（短期）
8.6、门前三包责任书（短期）
8.7、蚊虫孳生调查记录表（短期）
8.8、除四害月报表和考评统计表（短期）
8.9、城市大变工作情况及进度统计表（短期）
9、劳动调配工作
9.1、下岗、失业人员登记花名册（长久）
9.2、安帮下岗、失业人员情况调查表、统计（长久）
9.3、实施再就业工程目标责任考评内容（短期）
10、其它工作（包含文教、工、青、妇、侨务、民族宗教等工作）
10.1、文化教育规范工作材料（短期）
10.2、妇联工作综合材料（短期）
10.3、失业、下岗妇女情况记录表（短期）
10.4、0—3岁散居儿童名册（短期）
10.5、适龄未入学（辍学）儿童情况（短期）
10.6、归侨侨眷、港澳同胞家眷名册（短期）
10.7、少数民族调查记录表（短期）
10.8、交通安全小区材料（短期）
10.9、小区工会材料（短期）
小区居委会文件材料归档范围及保管期限是依据小区居委会所产生材料编制，如有漏编，各居委会可依据本居委会实际情况补充材料
声像、实物档案归档范围及保管期限

一、照片档案按建设面貌、人物、业务活动、荣誉实物四类整理，保管期限分为永久、长久、短期。归档范围：
1、建设面貌类：本小区居委会辖内名胜古迹、自然风光、民间风俗及小区居委会办公、活动场所、自然灾难等照片；（永久）
2、人物类：本小区居委会历届领导照片；
3、业务活动类：各类会议、领导视察、业务活动、重大事件、事故、文体活动等照片；（长久）
4、荣誉实物类：奖状、奖旗、证书、奖杯、奖牌等实体拍成照片。（长久）
二、声像档案其它载体归档范围：包含录音带、录像带、磁盘、光盘等。（长久）
三、实物档案按可折叠和不可折叠二类整理，保管期限分为永久、长久、短期。
归档范围：
可折叠实物档案：包含奖状、奖旗、证书等；
不可折叠社物档案：包含奖杯、奖牌等。
1、省级以上 永久
2、市级以上 长久
3、区级以上 短期
基建档案归档范围及保管期限
基建档案应依据本小区实际情况设置，保管期限为永久。基建档案按工程项目立卷归档，每一项工程完工验收后进行整理归档。归档范围内容包含：小区计划、小区办公环境改造等材料和图纸及其它材料。