公司材料设备采购管理办法模板.doc
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1、深圳市康发企业材料设备采购管理措施1目标 经过规范材料设备采购程序,形成各部门和步骤有效制衡和协作,以确保采购活动满足数量、质量、成本、交货期和服务方面要求。2. 适用范围企业确定自行采购材料设备。通常金额达成招标条件材料设备采购项目必需严格实施招标管理措施来选择合格供给商,后续管理工作根据本措施实施。3相关文件 招标管理措施(具体见协议预算部招标管理措施)经济协议管理措施财务管理制度企业相关制度4实施标准41“检控并重,以控为主”,控制关键是选择合格供给商;42必需表现企业统一付款和质量标准;43表现运作效率和权力制衡。5. 职责5.1 材料部5.1.1负责制订和完善材料设备采购管理制度和步
2、骤。5.1.2搜集市场信息,建立材料设备和供给商信息库。5.1.3负责对供给商进行评审、考评,建立供给商档案和合格供给商名册。5.1.4制订项目总体材料设备采购计划。5.1.5负责组织制订各类材料设备采购准备文件。5.1.6负责材料设备采购协议谈判和拟订。5.1.7负责材料设备采购协议报审和修改。5.1.8负责组织材料设备进场,组织进场检验。5.1.9负责组织材料设备质量验证对外送检工作。5.1.10参与协调施工过程中和供给商关系。5.1.11负责跟踪统计材料设备使用情况。5.1.12负责搜集整理多种质量合格证书和检验试验文件。5.1.13参与采购设备完工报验。5.1.14负责协调和管理材料设
3、备保修服务工作。5.1.15负责对供给商进行考评评价。5.2 企业质检部(工程技术部)5.2.1参与制订项目总体采购计划。5.2.2负责提出材料设备需用计划。5.2.3参与制作相关采购准备文件。5.2.4参与进场材料设备检验和试验。5.2.5负责监督材料设备保管、标识及进入库管理工作。5.2.6负责组织和协调设备安装施工。5.2.7负责反馈材料设备使用情况和供给商服务情况。5.2.8负责组织设备完工报验。5.3 企业成本控制部(预算部)5.3.1参与制订项目标材料设备采购总体计划。5.3.2负责提出材料设备采购计划成本。5.3.3搜集整理市场材料设备价格改变动态,对报价进行监督审查。5.3.4
4、负责审查材料设备采购协议。5.3.5负责汇总材料设备价款及变更,立即调整工程总造价。5.4财务部5.4.1参与对供给商银行信用及财务情况调查。5.4.2参与制订协议付款条款。5.4.3汇总制订材料设备资金需用计划。5.4.4负责对供给商进行材料设备价款支付。5.5副总5.5.1监督和指导材料设备采购全过程工作开展。5.5.2负责选择材料设备供给商。5.5.3负责审核材料设备采购协议。5.5.4负责处理材料设备进场和施工过程中重大事件。5.5.5负责审核供给商考评结果。5.5.6负责审查材料设备履约完成证实,对材料设备价款支付出具意见。6工作程序6.1 材料设备采购计划6.1.1依据材料设备对工
5、程质量和成本影响程度,将项目物资分成A、B、C三类。量大且对工程质量和成本影响大物资为A类;量小但对工程质量影响大或量大但对工程质量影响通常物资为B类;通常物资为C类(企业五金店供给)。企业应关键控制A类材料设备,具体参见材料设备分类表(附件2)。6.1.2企业依据材料设备关键性分类,由材料采购部和工程技术部会商列明清单,明确该项目由企业自行采购材料设备,上报主管副总和总经理审批后,作为项目标采购范围。6.1.3材料设备部负责组织相关部门制订项目标材料设备总体采购计划(附件10),报总经理审批。6.1.4工程技术部依据工程进度和现场施工需要,预先提出材料设备需用计划,报送到主管副总及总经理经过
6、后,由材料采购部正式开启采购程序。6.2选择合格供给商6.2.1搜集产品和供给商资料和信息6.2.1.1材料采购部负责搜集各类材料设备市场信息,要针对计划采购材料设备建立专题数据库,数据库中每项必需搜集不少于3家供给商以上产品信息。6.2.1.2材料设备部负责向各类材料设备厂家询价,索取产品说明书、样本等资料和信息,并进行分项编目、登记、保管,以备查用。6.2.1.3材料设备部负责了解市场上新产品、新材料情况,定时上交专题分析汇报。6.2.1.4材料设备部负责了解政府对材料设备使用政策、法规。6.2.2制作采购准备文件6.2.1.2由材料采购部组织制作材料设备采购清单,明确采购具体需求作为采购
7、实施依据,其内容应包含相关图纸、设备型号、性能要求、技术参数、品种、加工要求、数量、交货期、验收标准、现场安装要求、质量保修条件等。6.2.1.4计划预算部负责提供材料设备数量、计划采购成本等。6.2.1.5工程技术部负责提出材料设备进场时间要求、现场安装要求、设备型号、参数等,并负责和监理企业沟通,确定采购相关需求。6.2.1.3采购准备文件还包含依据性采购文件:由材料设备部负责归档管理相关材料设备国家标准和部颁标准,作为材料设备进场检验依据。6.2.3供给商资格预审6.2.3.1材料设备要求供给商递交各类证实文件包含:企业介绍、企业资质证实资料(营业执照、生产许可证、资质证书等)、产品质量
8、证实资料(合格证、准用证或立案目录、监测汇报等)、进口物资相关证实(进出口许可证、商检证实等)、获奖证书等,并对其资格进行评审。6.2.3.2材料设备部填写供给商资格评审表(附件3),上报主管副总审批后确定入围供给商,入围供给商不得少于2家。6.2.4供给商评价6.2.4.1针对不一样材料设备特点采取不一样评价方法。a. 对能提供标准产品,进行样品检测,检测结果作为评价依据。b. 对不能提供样品,进行厂家或其承包项目标考察,考察结果作为评价依据。6.2.4.2样品检测和评价a. 材料设备部要求各供给商,按要求数量送样,并附判定书或检测汇报;b. 材料设备部收到样品后,立即填写委托单,将样品送到
9、经过认证专业检测机构检测。c. 材料设备部负责取得检测汇报,并按检测结果对产品进行质量性能评价。d. 必需请监理企业和工程部参与对样品确实定,并进行封样。6.2.4.3对厂家或其承包项目考察a. 材料设备部组织工程部、计划预算部及其它专业人员对厂家或其承包项目进行考察,必需时应邀请监理工程师参与。b. 如样品检测合格后,认为有必需对其生产能力和质量确保能力进行深入了解,也能够组织考察。c. 材料设备部提交考察汇报,汇报内容应包含:企业规模、生产能力和装备、领导质量意识、职员素质、质量管理体系建设、售后服务、设计开发能力、用户满意度反馈等。6.2.5报价和审价a. 当供给商样品符合要求或考察合格
10、后,则可通知各供给商报价;b. 材料设备部负责具体谈判,谈判价格必需经过计划预算部审核。6.2.6选定供给商a. 材料采购部负责向主管副总提交材料设备检测汇报或考察汇报。b. 计划预算部向主管副总提交供给商报价审核表(附件4)。c. 采购金额在 万元以下,由主管副总选定供给商;采购金额在 万元以上,由主管副总提出选择提议,上报总经理审批确定。d. 材料设备负责将选择结果通知各供给商,同时要求中选供给商前来办理相关协议事宜。6.3协议谈判和签署具体实施程序和要求见协议管理措施。6.4材料设备进场检验6.4.1编制进货检验计划6.4.1.1材料设备部工程师在统一组织下,对材料设备进场检验进行全方面
11、策划,编制材料设备进场检验计划(附件9),明确检验地点、检验方法、检验统计方法、抽样方法和百分比、检验量具和仪器、检验统计表格等,为材料设备进场检验作好准备工作。6.4.1.2将材料设备进场时间及安排,最少提前5天通知工程技术部,要求总包和监理单位作好对应准备。6.4.2检验地点6.4.2.1进场检验通常在施工现场进行。因为材料设备检验合格后全部要入库保管,应将进货检验地点设在对应仓库内;对体积尤其大采购材料设备,也能够送到施工现场工作地,在工作地进行材料设备质量检验。6.4.2.2当加工复杂、现场安装要求特殊材料设备,则可将由材料设备部派出专业工程师驻在供给商生产现场进行过程检验和出厂检验。
12、6.4.2.3要进行报关商检进口材料设备,材料设备部专业工程师应到海关进行检验。6.4.3检验方法6.4.3.1由材料采购部组织工程技术部、总包和监理单位、供给商几家联合验收验证,填写相关表格和签字确定,填写材料设备检验认定统计(附件5),只有各家单位经过没有异议并签字认可,才能算经过了检验程序。6.4.3.2对关键材料设备要现场录像或摄影,作为未来备查依据。6.4.4检验和试验标准和范围检验和试验内容、方法和质量标准,实施建筑安装工程质量检验评定标准及国家相关建筑施工规范,物资试验资料管理实施北京市建筑安装工程资料管理规程相关要求。6.4.5检验和试验实施6.4.5.1在进货检验中,材料采购
13、部专业工程师应依据外购材料设备质量关键度分级和供给商质量确保能力评级,可合适地调整检验材料设备数量和检验材料设备质量特征关键。6.4.5.2物资检验首先要对材料设备质量证实文件进行检验,确确保明符合协议和国家相关规范要求;6.4.5.3根据采购协议(或采购计划)对物资名称、型号、规格、产地、材质、数量进行查对。6.4.5.4对要求必需经过检测试验材料设备,由专业工程师进行抽样,委托经过认证检测中心进行检测和试验。6.4.5.5材料设备部负责搜集、整理材质证实及相关证实资料。6.4.6不合格材料设备处理6.4.6.1报废当材料设备不合格特征严重,采购专业工程师则通知供给商报废。为预防供给商将这类
14、不合格品混入合格品以后再交货,材料设备部应扣留这类不合格品,或在不合格品上作出破坏性标志后再交供给商运回。6.4.6.2返工a. 当材料设备不合格时,材料设备部和供给商谈判后,办理退货手续,供给商将材料设备运回进行检验筛选或返工,将筛选出合格品或返工后合格品再送检。b. 绝对不许可供给商对退回不合格材料设备,不作任何处理,就又送检“闯关”。当碰到有这么做供给商时,一旦查实,材料设备部应取消其供给商资格,最低须给“黄牌”警告和经济扣罚。6.4.6.3回用材料设备不合格特征不会给成品质量带来影响时,企业能够作让步处理。回用有两种处理方法,一个是不降价回用;一个是降价回用。决定是否回用由工程管理部出
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