用户操作基础手册总账.doc
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1、一丁集团股份有限公司ERP 项 目SAP 系 统 用 户 操 作 手 册GL模块文档准备:郑晓燕,许正华项目经理:张振飞项目文档编号文档日期:-07-25目 录1前言42 SAP常用系统图标及功能阐明43基本概念简介54 SAP系统登陆74.1登陆界面74.2更改密码74.3执行事务途径84.4工具栏简介94.5显示协助信息94.6菜单途径搜索协助105操作阐明105.1总分类账科目寻常业务解决105.1.1普通科目凭证过账105.2.1迅速录入、帐户查模型、调用凭证205.2.2重置已清项235.2.3更改总账科目凭证265.2.4显示总账科目凭证305.2.5显示更改总账科目凭证335.2
2、.6凭证冲销345.3预制凭证375.3.1生成预制凭证375.3.2更改预制凭证405.3.3显示预制凭证415.3.4显示更改预制凭证415.3.5过帐预制凭证425.4暂存凭证455.4.1生成暂存凭证455.4.2调用暂存凭证485.4.3显示暂存凭证495.4.4删除暂存凭证495.5周期性凭证515.5.1生成周期性凭证515.5.2执行周期性凭证545.5.3查看周期性凭证清单585.5.4更改周期性凭证595.5.5显示周期性凭证595.5.6显示更改周期性凭证595.5.7删除周期性凭证605.6帐户查询605.6.1总账科目余额查询605.6.2凭证日记帐查询615.6.3
3、帐户余额/明细查询621前言本文档是在ERP项目中用于培训系统操作手册,旨在协助顾客学习和掌握系统操作流程和办法。此文档必要结合系统内操作和外部业务流程,以及顾客岗位职责,详述每个业务操作环节。外部业务阐明是为了协助顾客理解整个业务过程及加深对系统功能理解和掌握。*此文档会进行补充校正,请参阅者注意文档版本更新信息*2 SAP常用系统图标及功能阐明功能SAP系统符号阐明保存按钮保存您在数据库中工作。返回(上一级)按钮使您在不保存当前工作状况下返回此前屏幕。取消(退出当前屏幕)按钮使您在不保存当前工作状况下退出当前任务。取消/放弃操作按钮使您在不保存当前工作状况下退出当前任务。确认(回车)按钮使
4、您可以进入下一种屏幕或窗口。Enter 按钮有相似功能。下拉菜单选取项全选 取消全选翻页按钮使您可以进入后来或此前页,既可以进入第一页也可以是最后一页。列按钮使您可以显示后来或此前列,既可以显示第一列也可以是最后一列。创立新会话按钮使你迅速打开一种新会话窗口。执行键按钮使您开始运营一种系统活动。批准检查按钮可检查屏幕输入内容(或程序等)精确性及完整性。打印新建项目取消项目 按钮在同一订单中删除一种或各种行项目。单据删除按钮删除整个订单。显示凭证流程按钮使您可以依照系统中某张单据或凭证,查找到与其有关单据及凭证。显示凭证昂首细目状态总览协助使您获得在线协助。执行批量解决变量在执行报表时为不固定、
5、可选条件。如可将公司代码、利润中心、期间设立成变量。取消激活项目激活项目更改点击后对屏幕上有关项目进行更改。错误信息(红色)需要对提示错误处进行修改,方可执行后继操作。警告信息(黄色)可继续执行操作,但对也许错误处提示警告信息。可直接回车跳过。提示信息(绿色)表达已对的完毕某项操作3基本概念简介1,集团:SAP原则层次中最高档别,集团水平定义参数合用于该集团下属各公司代码。2、公司代码:一种必要公司构造,一种合法独立实体。是一种可以执行会计最小组织单元(进行业务交易级别;会计科目管理级别;产生合法独立实体和损益报表级别)。3,会计科目表:用于一种或各种公司代码所有总帐科目清单。3、成本要素:是
6、对成本、费用明细分类,用于详细记录成本、费用发生方式和发生因素;当使用成本要素时,必要附加一种成本对象,如:成本中心,内部定单等。成本要素是基于一定有效期间创立,超过有效期将无法使用。成本要素分为初级成本要素和次级成本要素。4、成本中心:是在成本控制范畴中代表独立成本发生地点组织单元,成本中心可以依照职能需求、分派原则、提供作业或服务、地点或职责范畴建立。成本中心是基于一定有效期间创立,超过有效期将无法使用。5、财务专用供应商主数据:和采购集成业务无关应付挂帐业务需要创立财务专用供应商主数据,且考虑将来员工信息将和人力资源模块进行接口,因此将公司员工作为供应商进行管理,此类供应商主数据只需要创
7、立基本视图和公司代码视图,帐户组设立如下:6、凭证类型:决定凭证编号范畴,系统通过不同凭证类型编号范畴存储一种凭证类型所有凭证。例如:SA 总帐凭证等等7、记 账 码:控制每一种凭证行项目是借方还是贷方,也控制了用于行项目过账特定科目类型(客户、供应商、G/L 科目、资产、物料)。记账码同步还协助控制行项目字段状态。字段状态指行项目屏幕布局。依照行项目上所使用记账码定义,个别字段可以是禁止、可选或必须。如:普通总帐凭证过帐,40 借方,50 贷方。记账码描述借方/贷方科目类型01应收帐款/其他应收款(应收模块)借方客户11应收帐款/其他应收款贷方客户21应付帐款/其他应付款(应付模块)借方供应
8、商31贷方凭证贷方供应商40借方分录(总账)借方G/L科目50贷方分录贷方G/L科目70借方资产(资产)借方资产75贷方资产贷方资产09预收/应收票据/其他应收款借方客户19预收/应收票据/其他应收款贷方客户29预付/应付票据/短期借款/其他应付款借方供应商39预付/应付票据/短期借款/其他应付款贷方供应商应收帐款/应付帐款/预收/预付/其他应收/其他应付/应付票据/应收票据/短期借款/固定资产/无形资产/长期待摊费用都按统驭科目进行管理,如果客户或供应商同步又是预收帐款/应收票据/其他应收款/预付帐款/应付票据/短期借款/其他应付款客户或供应商,就通过09/19/29/39特别总帐标记来记帐
9、。4 SAP系统登陆4.1登陆界面在指定顾客名下,单击,运营后进入下一屏幕:输入顾客名及密码(密码栏自身为空白,设立密码最长为8位,可以短于8位),单击或直接回车后进入系统菜单。注:如果输入为第一次初始密码进入SAP,系统会立即提示需要设立新密码来更改初始密码。4.2更改密码如果需要对密码进行修改,单击浮现如下屏幕:按系统提示规定在栏内输入新密码,单击或直接回车完毕修改。4.3执行事务途径【注1】:在事务代码栏输入如下符号,可实现下列功能:代码功能/n结束当前事务(可在n背面直接加上事务代码,即可进入事务操作界面)/o创立新会话执行事物/i结束当前会话(退出操作系统)【注2】:点击(本地格式设
10、立),在“迅速剪切和粘贴”前打“”选中,在系统中实现迅速复制、粘贴功能。【注3】:在菜单状态下,对任何事务代码单击右键,可将此事务代码列入收藏夹,便于寻常使用。4.4工具栏简介4.5显示协助信息4.6菜单途径搜索协助回车或点即可查找到该事务代码途径,生成如下屏幕:5操作阐明5.1总分类账科目寻常业务解决5.1.1普通科目凭证过账5.1.1.1菜单途径及事务代码菜单途径会计核算财务会计总分类账过账F-02普通过账事务代码F-025.1.1.2举例操作例1,苹果事业本部报销快递费250用钞票支付双击或点输入SAP事务代码:F-02,进入下一屏幕:屏幕解释:字段名称描 述顾客操作和输入值1凭证日期记
11、账日期-04-272凭证昂首文本凭证摘要员工报销快递费3记账码依照业务所定义过账码,可拟定记账方向40(借方)4科目记账科目5凭证类型凭证类型决定凭证编号范畴:系统通过不同凭证类型编号范畴存储一种凭证类型所有凭证。SA6过账期间凭证记账月份47货币/汇率凭证记账货币RMB8 G/L详细汪释可输入科目核心字进行搜索点进入下一屏幕:帐户模型和迅速数据输入都 是可以多行录入双击进入下一屏幕:回车进入下一屏幕:有些科目是要输业务范畴,已设为必输了回车进入下一屏幕:再点回车进入下一屏幕:选取完因素代码后,点进入下一屏幕:检查无误后点生成如下屏幕:例2,员工郑晓燕借款元点进入下一屏幕:双击进入下一屏幕:点
12、进入下一屏幕:双击选取进入下一屏幕:回车进入下一屏幕:备注:统驭科目:统驭科目不能直接被过账,保证总账数据与明细账数据实时集成统驭科目涉及:客户、供应商、资产等当记录明细账时,系统自动更新相应统驭账户总账回车进入下一屏幕:回车或点进入下一屏幕:点生成如下屏幕:点进入下一屏幕:5.2.1迅速录入、帐户查模型、调用凭证在F-02做凭证时,屏幕上显示如下:第一种帐户模型,可以在一种屏幕里做总帐类分录得到屏幕如下:录完后点返回,得到如下:检查无误后保存就行了。迅速录入也类似,都可以从EXCEL表复制数字过来,但是只能一列一列复制点调用凭证时显示如下:选完后回车就调用了,再录好数字后,要更改再改一下就行
13、了。检查无误后保存就行了。5.2.2重置已清项5.2.2.1菜单途径及事务代码菜单途径会计核算财务会计总分类账凭证FBRA-重置已结清项目事务代码FBRA重置已清帐FBRA指对清账凭证进行冲销,对于普通凭证冲销使用事务FB085.2.2.2举例操作把清账凭证进行冲销点,进入下一屏幕:表达只取消已清项目之间关联。(借款凭证和报帐凭证依然存在,但借款凭证体现为未清状态):1、取消已清项之间关联;2、冲销原清帐凭证。(冲销原费用报帐凭证)点进入下一屏幕:点进入下一屏幕:屏幕显示已经被冲销,点进入下一屏幕:屏幕显示冲销凭证记账到1000中,用事务代码FB03即可显示该凭证:点可以看到原被冲销凭证:备注
14、:反记帐:科目帐户明细帐会在原记帐方向用红字反映冲帐金额,但凭证上不会用红字凭证显示。5.2.3更改总账科目凭证5.2.3.1菜单途径及事务代码菜单途径会计核算财务会计总分类账凭证FB02-更改事务代码FB025.2.3.2举例操作备注:对凭证修改,系统仅容许对文本、分派、参照等非核心字段进行修改,对记账日期、金 额、业务范畴、凭证类型等核心字段系统不容许修改,错误状况下仅能对此凭证进行冲销。可直接输入凭证编码后回车进入凭证修改,也可单击凭证右上方,找到所需修改凭证后进行修改。点进入下一屏幕,屏幕下方提示(黄色警告),可继续回车进入下一屏幕:点进入下一屏幕:双击要修改凭证编号,进入下一屏幕:双
- 配套讲稿:
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