作业流程管理说明模板.doc

作业步骤管理说明

一.工作单开单总体步骤

D联制管留存
制管至作业记录表登记
（1）、创意制作
A联钉于大工作袋面
转承接人
B联转创作部主管

（2）、媒体市调,资讯,行
销专案

A、B联转行销部

原件联转AE留存
C联转财务留存
用户
AE传输
营业主管确定（单位主管确定）

制管传输
AE传输
制管编工作单号/制作工作袋/建立资料库
协力部门主管确定（会同承接人签约）
AE传输
AE开工作单

二.工作单在创意部运作方法

(A) 前期:创意提案阶段
(B) 后期:实施制作阶段
(C)工作号说明
(D)CHECK事项

(A)内部作业步骤（前期）

用户责任人开卡ßà用户总监确定
â
内部工作简报会
l 用户小组
l 创意小组
l 创意总监
l 媒介经理
â
步骤督导登记卡号
设置工作袋，分发工作卡
l 工作卡原件 à用户责任人
l 工作袋附工作卡à创意组长
l 工作卡复本 à创意总监
à步骤督导
à财务

â
步骤督导于拟案前一天提醒
用户责任人/创意总监/媒介经理作提案准备
â
拟案（参与：用户小组/创意小组/媒介小组）
步骤督导复印提案资料并存档
â
用户责任人询制作估价
程序：用户责任人
â
制作ßà创意组长
â
用户责任人
â
提案/报价

注：
l 修正工作同此作业步骤，由用户责任人开修正卡。
l 修正超出三次，由用户小组同用户重新讨论/修改策略。

(B)内部作业步骤（后期）

用户确定 à 用户责任人开修正卡（制作用,同一卡号）
提案/报价 â
分发修正卡
l 修正卡原件 à用户责任人
l 修正卡复本 à创意组长
à制作管理
à步骤督导
å æ
用户责任人 制作责任人 ä 用户责任人à用户
用户付款ßà请款 提书面进度 à创意组长
æ 步骤管理
â
制作责任人发包制作 à 第三协作单位
â
步骤于完工前三天提醒 若发生意外，制作管理须
制作管理（印刷/制作） 立即书面汇报用户责任人
及创意组长
â
制作验收发包工作 ßà 创意总监确定
通知用户责任人接收
步骤搜集样品存档
â
用户责任人结卡
â
通知财务部结算
â
工作袋存档

(C)内部工作卡号说明

A：代表内容 1、用户服务
2、策略方案
3、提案、比稿
C：代表内容 1、创意发想
2、创作修正
3、制作
M：代表内容 1、媒介资讯
2、媒介计划
3、市场资讯

例：创意工作卡（C-YT990920-1）
C:代表创意
YT：代表用户名称
990920：代表工作开始实施日期99年9月20日（YY/MM/DD）
1：代表工作次序号

(D)、工作单开单需Check事项：

AE/Client
*提案说明
*请款单
AE/Traffic
*AE确定按时交件
*电脑登录
*工作袋存档
*统计成本

Traffic
*设置工作单号码
*制作工作表袋
*登录Deadline
*外发协力厂商
*开立预估单
Creative
*发想Rough Idea
*稿件制作
*如需任何帮助支援，填具PO单经制管外发
*按Deadline完成工作
*Rehearsal提案预习(AE+AD+CD)
*承接人依工作时数填写工作
Creative
*确定工作内容
相关资料
工作进度
Deadline
*署名、画押
AE
*开立工作单
*搜集市场相关资料
*理想工作时间
*Brief资料
（A）创意提案阶段

AE/Client
*平面交稿
*CF交片（B Copy）
*确定和签收
*请款单
核可后
（！）媒体购置
（2）印刷发包
*选择制片企业及导演
*开立及确定作业（PPM…）
*A Copy & B Copy看片（承接人+AD+CD）
Traffic
*设置工作单号码
*制作工作袋
*登录Deadline
*厂商帮助

Creative/Produce
*确定工作内容、进度、资料
*署名、画押
AE & Creative
*按不一样制作项目分别开立工作单
*附用户核可画面、文字、脚本
*确定时间表

*资料
AE/Traffic
*AE/确定按时交件
*电脑登录（结案）
*大、小工作袋存档
*统计成本（小工作袋）
*开立结帐袋
Creative/F/A Produce/Creative
*制稿/插图/摄影/喷修/输出/标色。。。
*按Deadline完成工作
*如需实施发包，填具PO单，经由制管外发，开立估价单
*确定稿件，署名画押
*承接人依工作时数填写工时
（B）实施制作阶段
工作单开单和工作实施须知：
1) 工作单需COPY四份。
2) 工作单之开立，标准上是一件工作一张工作单；若为提案阶段时，可将全部制作物开在同一工作单内，如NP,MG,POSTER等，一旦提案经过需实施时，则必需将全部制作物部分分开开立一张新工作单。
3) AE开工作单需详填开单日期、完成交件日期、内容、Billable, Non-Billable,及业务主管署名、创意部主管署名、承接人署名后，再将工作单转至制管编号。（绝不能够“以和创意人员讨论过”而不写，或修改时仅以口头通知而不开单。如遇用户所给资料不足时，AE应搜集齐全再开工作单。）
4) 和创意组头确定及协议工作进度，含创意idea沟通及完成日期Deadline，并由创意实施人员签字认定。
5) 制管编列工作单号码，制作工作袋。
a）制管将工作袋交予承接人进行制作。
b）工作袋将全程跟随承接人并附有相关资料，如文件件影本…等。
c）工作袋及资料是不可分离亦不可遗失，请个人固定工作袋存放位置。
d）制管将按工作袋编号，搜集全部相关单据，如PO单、签单、发票…等。
6) 创意人员在发想过程，需有完整创意想法，先和业务及CD进行创意检视后，再进行稿件制作。
*请注意；任何内部修改和沟通，Deadline是不可更改，必需按时完成。
7) 如为完稿（需列印色稿）或打样之稿件须盖“校对确定章”，交相关人员签认无误后，始得出稿。
8) 当一件工作完成时，工作袋应随附全部资料传回AE再转回制管
(a)实施者需将实际工作单内工作并署名。
(b)承接人将正片或底片交由制管归档、保留。
(c)业务将相关资料存档（如：商品，介绍，说明书…等）。

9) 色稿经用户确定，则进入实施阶段，单纯个案可加开后续工作单，如原为大型提案，则先Close原工作单，再依单项工作另开新工作单。
10) 工作单之关闭由AE通知，即于每个月20-23日由AE列出可结帐工作单码号至制管处Close工作袋，制管于24-27日间整理结算工作成本后交AE填写请款金额，开立请款单，经用户签核后，AE附上请款资料通知会计开立发票向用户请款。
11) 新签约用户，AE需将向用户收费标准转制管和财务各留执一份。
12) 已结帐之工作单，若需再实施时，则需另开一张新工作单。
13) 业务人员取得用户签认估价，需复印一份至 制管留存。
14）修正单步骤图相同，但工作号以原始工作号为准。

三．外发工作单（PO单）步骤
AE传输
制管开始前估价，AE开估价请款单（请款单）
AE Copy一份已签认估价单予制管
制管Copy一份留存
制管确定/寻求协力厂商
实施者（会同制管）Brief工作内容给协力厂商
厂商传输
AE传输
厂商FAX
制管，厂商沟通，谈价
制管联络
实施者传输
实施者传输
财务切传票，开票付款
转财务呈总经理核签
制管查对、重整、统计填请款单
厂商于月底寄发票于制管
制管于工作进行中控制进度
实施者继续进行内部作业
制管发包协力厂商工作实施
用户签认
协力厂商向制管提报价单（成本）
主管核签
制管开立企业对用户估价单给AE/主管签认
实施者填PO单
工作完成交回实施者QC完成之稿件（会制成）
PO 单开单须知：

1) 、PO单需COPY两份：
第一联交制管留存，作为追讨及查对依据。
第二联交由厂商带回，和请款时随发票结帐。
2) 、工作实施时需制管帮助外包事项如摄影、模特儿、彩印输出、脚本绘制、电脑修片、扫描、网络制片、印刷…等，应事先填写PO单通知。
3) 、PO单工作说明栏填写应详尽，若处电子档时应注明档名、使用软体…等。
4) 、创意、制作人员应注意查证厂商签单是否有没有错误，并加注工作单号码后（必需时需详述发包内容），转制管审核确定，归入成本。
5) 、于工作结束向用户请款后，若实施者仍发觉有外付单据未列报时，其费用由担任此工作Team人员共同责任分摊。

四、出稿步骤

全部稿件需交成品至制管处留存（最少1分）
P．S：平面制作物由AE提供；媒体由经销部提供。
（3）用户留存（Ex：海报…）
AE传输
（1）AE转媒体发稿
（2）AE转创意会制管发包
Client签认
用户总监签认
实施者传输
文案、色稿、打样或半成品盖印品管确定章
AE校对及检视签认
AE传输
AE传输
实施者传输
制管重整可结帐工作成本明细及欲请款明细

五、工作结案步骤AE通知Close工作单号码
财务统计报表
对用户请款
财务/会计确定开发票
制管结案归档
制管重整可结帐工作成本明细及欲请款明细
用户总监主管确定
AE确定后，入电脑制作结帐请款单
Client签认
制管传输
依可结帐之工作单号，向各
协力单位重整所发生之单据
AE传输
AE传输
AE传输
AE传输
制管传输
AE传输或会计邮递
财务部每个月依据工作号列出工作项目群
财务传输

外发工作单

用户 Client:
商品Product: 工作单号Job No.
开单日期Date opened:
完成日期Due date:
早晨下午 ： 前
承包单位(企业) 制管 主管署名 申请发件人
工作项目Job Item:

摄影Photography

脚本storyboard

喷修Airbrush

插画Illustration

电脑修片
Computer Retouching

冲洗/Dupl.

彩色影印Color Xerox

设计Design

完稿
Finished Art Work

打字typing

租片Film Rent

翻译Translation

道具准备Props

色稿Color pint-out

拷贝/CF Tape Copy

印刷Printing

网片制作Color

TVCF/影片制作
Film production

输入(扫描)/Scan

其它 other
工作说明Job Description:
实施内容(附件):
120正(负)片 张 135正(负)片 张 4*5正(负)片 张
反射稿 张 其它
使用机器及软体:  PC MAC Photoshop  PageMaker Quark
Illustrator  Freehand
档案名称及格式: DOC TXT TIFF JPEG PICT Photoshop
字型: 文鼎 华康 其它
磁片: 640MO 片 230MO 片 磁片 片

发包预算Budge：
实际费用Actual Cost：

外发申请单

用户 Client:
商品Product: 工作单号Job No.
开单日期Date opened:
完成日期Due date:
预算Budget:  Billable  Non-billable
工作说明Job Description:

签署：
用户总监 实施人 创意总监 制管