大型超市采购业务作业流程图.doc

超市普通业务、管理总流程
采购部与供应商洽谈新商品引进

《旧供应商新商品引进流程》
与否新供应商
否

是
《新供应商商品引进流程》

《订货管理作业流程》

《收货工作流程》

商场进行商品销售、管理

采购部与店面共同分析
与否有滞销或质量问题

《退货管理流程》
采购部解决解决
是

采购某些析经营与否有问题
是

否
信息部：新商品试销与否已经到期

否

是
《新商品转正流程》

《供应商分析裁减流》程

与否新供应商
需

《结算流程》
不需

超市新供应商商品引进流程

采购员洽谈新供应商及新商品

将供应商详细资料列表，上报采购经理审批。并注明更换供应商因素：如供货价较低、是生产厂家等

商品与否已有经营

已有经营

不
同
意

无

将供应商详细状况资料列表

填写《新商品录入资料表》和《供应商录入表》

申报采购经理/总监审批

采购部录入组录入：
1、新供应商资料
2、新商品资料
3、设定商品状态

采购员下新品订单，并告知门店

超市旧供应商新商品引进流程

供应商带新商品样品及资料与采购部采购员洽谈

不
同
意
采购文员填写《新品录入资料表》

采购部主管/经理签名批准并由采购总监签字确认

批准

采购部录入组录入新商品资料并确认

新品资料单转交店长

采购员下新品订单，并告知各门店

超市联营及代销供应商引进流程

采购部与供应商协商代销或扣点条件

不
同
采购主管与供应商草签联营或代销合同
意

供应商在合同上签名、盖公章交采购经理和采购总监审核

批准

总经理签名与否批准

不批准

批准

采购员与供应商合同订立备案（一式三份）
供应商留底

采购部留底
财务部留底

采购文员填写《新品录入资料表》和《供应商资料表》

整顿费用收取清单

采购部录入小组供应商和商品资料，进入订货程序

超市新商品转正流程

信息部每周一次检查，试销已到期新商品

类别、品名、规格、进价、售价、毛利率、单品平均日销、类别平均日销、名次、进货总量、销售总量、现库存

信息部出《需裁减到期新商品明细表》

采购部、卖场考核给出书面意见
第一次

采购总监审视签字
告知采购部及信息中心商品转正

保存 第二次

裁减

未
退
告知信息部裁减及退货期限
采购部将商品基本资料属性改为：
不可订、不可进
货
通
知

信息部检查到期与否已退货

退货流程

财务部结清余款及费用
已退货

超市供应商分析裁减流程

信息部每周进行一次检查，已入场三个月供应商，以及供应商销售排行榜

编号、供应商名称、进场日期、品种数、平均日销、结款方式、库存金额……

信息部列〈供应商经营状况一览表〉

采购部订立与否保存意见并交采购总监确认签名

告知信息部：裁减供应商名单及最后期限
信息部检查与否准时完毕

通
总经理签名与否保存
知
告知：采购部、财务部、营运部、信息部该供应商转正
采
购
及
总
经
理

采购部将该供应商资料订为不可订或不可进

退货流程

采购部书面填报各厂家特别费用清单

财务部汇总并收取厂家各项费用

财务部结清供应商余款

超市租赁结算流程

每月指定交款日期，租赁供应商到财务部交租金

财务部依照合同查验应收租金额

采购部书面填报各供应商特别费用清单

收取租赁供应商各种杂费及租赁费用

财务部汇总采购部及营运部各项费用，列明细表

财务列《未交款供应商明细》交采购部催交

本月收款工作到期后，财务部将各表交至指定部门

《已交款供应商明细表》
《未交款供应商明细表》
《合同已到期供应商明细表 》

采购总监
采 购 部
营 运 部
总 经 理

超市联营供应商结算流程

每月指定对帐日期，联营供应商到财务部查询销售额及可结款金额

采购部书面填报各供应商特别费用清单

与财务部进行对帐，核对柜台每日交款项（营业额）
结算组对帐员审核结款金额与否对的

否

财务部汇总各项费用，列明细表

是

收取联营供应商各种杂费

财务部依照合同查验收取提成额与否超过保底数

否

采购部经理签名提出解决意见
是

告知联营供应商开发票到财务部结算

采购总监审核意见与否保存该供应商

本月结算到期后，财务部将如下各表交至指定部门 ：
《正常结算供应商明细表》
《保底额结算供应商明细表》
《合同已到期供应商明细表》

财务确认支票日期，出纳员付款
是

否
总经理签名批准

告知采购部、营运部、财务部裁减供应商
采购总监
采 购 部
总 经 理
营 运 部

供应商清算

超市代销结算流程

采购查询供应商可结算金额并填单签名
采购部书面填报供应商特别费用清单

财务部汇总各项费用，列明细表

财务部核相应结款余额，收取供应商各项费用

采购总监签名批准

财务总监签名批准

供应商按单开具结算发票

财务每月交《代销供应商结算状况表》于总经理
财务部确认支票日期出纳员付款，在电脑系统内做付款确认

超市购销（先货后款）结算流程

供应商检查验收单和送货单并改正
每月5日至15日供应商持验收单至彩虹超市财务部对帐

财务部对帐组将供应商验收单和电脑验收单进行核对

无

检查门店入库单与否有误
拟定供应商验收单与电脑验收单与否平帐

否

补做调节单
是 有
待解决
财务部检查单据与否已到结算期

采购及店面在每月4日前记录供应商各项应扣费用
数量有误，由收货部提出解决方案
金额有误，由采购部提出解决方案
否

到期
财务部结转已平帐单据，财务总监结转不平帐单据

财务总监审批
批准

交采购主管/经理签名确认应付款金额，

采购总监签名确认

总经理签名批准
权限金额范畴之外

权限金额之内
财务总监签名批准

告知供应商在每月21日至28日领款并提交增值税发票

财务部确认付款日期，出纳员付款并在电脑内做付款确认

超市购销（先款后货）结算流程

采购部与供应商协商商品付款条件并订立合伙合同

不批准
采购总监拟定合同内容、付款条件与否符合规定、签名

批准
财务部合同副本备案

总经理在合同上签名，盖公司合同章

采购部合同副本备案

采购部填写《钞票使用申请单》

供应商合同副本备案

采购总监在《钞票使用申请单》上签名

财务总监签名确认
并且查验合同书

采购员下订单

财务部出纳员与采购员提货并且付款

超市类别单品数量管理流程

采购总监每月至少一次查询分类商品状况
采购总监及采购部经理依照公司状况，拟定商品类别及每类应做品种类

不
妥

列分类商品数量表报总经理审批
类别实际单品数与否符指标数

同
意

告知采购总监或采购部经理，由采购总监或采购部经理报告差别因素
由总经理、采购总监与其他高层领导
1、拟定各采购分管大类
2、拟定各大类应有商品品种
3、拟定各大类应占用面积及楼层位置

差别 较大

差别因素与否合理
调节类别中单品数量指标

合理
由电脑部
1、录入商品分类资料
2、设定每类商品种类
3、设定各采购主管分类管理权限

不合理

采购部负责整治，增长新品或裁减滞销品

完毕，下次再查

超市赠品送货流程

采购部、店面
执行商品进货流程

1、录入商品验收单
2、手工填制赠品收货单一式两联，收、付货双方代表签字后自留一联，另一联返供货商。
3、执行商品入卖场流程
4、赠品入赠品库

收货部

1、依照用途，从赠品库中提出赠品，组织发放。
2、未发放完赠品，视详细状况上报关于领导批准 后，可移送行政库、供货商或转为自营商品出售。

店 面

供货商
行政库
店 长

该类商品经营柜组

超市场内、场外促销活动流程

1、供应商自行举办活动：

向采购部提出申请，并上报活动方案
供应商

1、审核方案，与供应商洽谈活动所需人员、场地、物品等事项。
2、视状况制定费用原则。
3、采购总监审核、签批。
4、开具交费单据。

采购部

财务部
收取费用，开具收据。

企划部
审核收据，安排活动

店面
安排活动场地

2、公司举办活动：

1、拟订活动方案，告知参加活动供应商，并与之洽谈活动所需人员、场地、物品等事项。
2、视状况制定费用原则。
3、采购经理审核、签批。
4、开具交收单据。

采购部

财务部

收取费用，开具收据。

企划部
1、审核收据。
2、企划部告知有关部门配合工作。